Mô tả công việc của phòng kinh doanh

Trong các doanh nghiệp, phòng kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong sự thành công của doanh nghiệp. Phòng kinh doanh chính là bộ phận chịu trách nhiệm tạo ra doanh thu và đảm bảo hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp tạo ra lợi nhuận. Ngoài ra, phòng kinh doanh còn phối hợp hoạt động với các bộ phận khác trong công ty để đẩy mạnh tăng trưởng doanh nghiệp. Làm việc với bộ phận tiếp thị để triển khai các chương trình nâng cao nhận thức thương hiệu, giới thiệu sản phẩm ra công chúng và một số các công việc khác nữa. Khi sản phẩm hoàn thành, sẵn sàng đưa ra thị trường để tiêu thụ, phòng kinh doanh sẽ phải tìm ra cách thức hiệu quả nhất để bán sản phẩm cho khách hàng mục tiêu của doanh nghiệp.

Tùy theo quy mô và đặc thù kinh doanh của mỗi công ty mà cơ cấu tổ chức phòng kinh doanh sẽ có những khác biệt nhất định. Nhưng nhìn chung mô tả công việc của phòng kinh doanh sẽ bao gồm các việc chính sau đây:


>>> Đọc thêm: Chức năng, nhiệm vụ, vai trò phòng kinh doanh

1. Nghiên cứu thị trường

Nghiên cứu thị trường là một tập hợp các hoạt động liên quan đến việc thu thập, phân tích, đánh giá các thông tin liên quan đến môi trường mục tiêu, để đưa ra giải pháp kinh doanh hiệu quả nhất. Tiến hành việc nghiên cứu thị trường sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu các rủi ro trong hoạt động sản xuất, tránh tình trạng sản xuất vượt nhu cầu tiêu thụ của thị trường, hoặc là sản xuất không đủ đáp ứng nhu cầu thị trường. Sản xuất dư sẽ gây thiệt hại về tài chính cho doanh nghiệp, còn sản xuất thiếu cũng khiến doanh nghiệp chịu thiệt hại không kém.

Nghiên cứu thị trường là một công cụ hữu hiệu giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về thị trường và khách hàng. Qua đó đưa ra các quyết định về chiến dịch truyền thông và kế hoạch tiêu thụ sản phẩm hiệu quả hơn.

Khi tiến hành nghiên cứu thị trường, phòng kinh doanh cần lưu ý các yếu tố sau: xu hướng phát triển dân số, các biến động theo chu kỳ, theo mùa, tính chất của sản phẩm, đối thủ cạnh tranh, các cơ chế chính sách của chính phủ.

2. Thực hiện các chiến dịch quảng cáo để bán sản phẩm

Để đưa sản phẩm ra bán trên thị trường, trước tiên phòng kinh doanh cần tiến hành việc quảng bá thông tin liên quan đến sản phẩm, giúp sản phẩm tiếp xúc được với khách hàng tiềm năng. Các chiến dịch quảng cáo sẽ phát đi một thông báo đến khách hàng về sản phẩm và nơi họ có thể mua được sản phẩm đó.

Hoạt động quảng cáo thúc đẩy quá trình thương mại và tạo ra nhu cầu . Vì vậy quảng cáo được coi là trục xoay của thương mại trong kinh doanh hiện đại. Thông qua các chiến dịch quảng cáo mà khách hàng biết đến sản phẩm, hiểu rõ hơn về sản phẩm và thúc đẩy họ đi đến quyết định mua sản phẩm.

3. Triển khai hoạt động bán hàng

Suy cho cùng tất cả các hoạt động của phòng kinh doanh đều hướng về một mục đích là bán được hàng và thu về lợi nhuận tối đa. Vì vậy, phòng kinh doanh liên tục tìm kiếm, mở rộng thị trường có khả năng đem về lợi nhuận cao nhất. Một loạt các đại lý trong và ngoài nước được mở ra với mục đích bán được nhiều sản phẩm nhất. Ngoài ra, phòng kinh doanh còn tổ chức các chương trình khuyến nhằm khuyến khích các đại lý, nhà phân phối và người tiêu dùng mua nhiều sản phẩm hơn. Các hoạt động xúc tiến bán hàng cũng được triển khai mạnh mẽ để hỗ trợ cho hoạt động quảng cáo và các nỗ lực bán hàng của mỗi nhân viên kinh doanh.

4. Trực tiếp làm việc với khách hàng

Phòng kinh doanh là nơi trực tiếp báo giá, đàm phán, thương lượng và ký kết hợp đồng với khách hàng. Khi báo giá nên chú ý gửi đến một lượng khách hàng lớn và cố gắng mở rộng phạm vi thị trường rộng hơn. 

Khi nhận được thư phản hồi từ khách hàng cần nhanh chóng trả lời trong thời gian sớm nhất. Ngôn ngữ trong thư phải đơn giản, lịch sự, dễ hiểu, cung cấp các thông tin hữu ích và giải đáp được thắc mắc của khách hàng. 

Nếu các cam kết liên quan đến thời gian giao hàng hay các vấn đề khác không thể thực hiện được, cần ngay lập tức thông báo cho khách hàng và đưa ra được lý do cho việc chậm trễ hay nguyên nhân xảy ra sự việc đó.


>>> Có thể bạn quan tâm: Công việc chính của một trưởng phòng kinh doanh là gì?

5. Phát triển dịch vụ chăm sóc khách hàng

Ngày nay các công ty nhận ra rằng dịch vụ chăm sóc khách hàng là một phần thiết yếu của hoạt động bán hàng. Các nhà sản xuất thường có một đội ngũ kỹ sư và thợ máy lành nghề, sẵn sàng hỗ trợ và tư vấn cho khách hàng về sản phẩm. Đây không chỉ là một dịch vụ cho khách hàng mà còn là một biện pháp hữu hiệu, giúp doanh nghiệp tránh khỏi những phàn nàn và sự không hài lòng của khách hàng.

Phát triển tốt dịch vụ chăm sóc khách hàng không chỉ giúp doanh nghiệp tạo dựng lòng trung thành và sự hài lòng của khách hàng, mà còn là một công cụ marketing vô cùng hữu ích khi hiện nay xu hướng marketing truyền miệng có thể thu hút lượng lớn khách hàng.

Cách tốt nhất để có dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt là biết cách lắng nghe, tạo dựng niềm tin và nắm bắt nhanh chóng thị hiếu của khách hàng. Dịch vụ chăm sóc khách hàng có khả năng khiến người mua hàng trở thành người hâm mộ và là đại sứ thương hiệu cho công ty.

6. Quản lý và phát triển các sản phẩm của doanh nghiệp

Phòng kinh doanh cần nắm rõ tình hình tiêu thụ của từng loại sản phẩm của doanh nghiệp bao gồm doanh thu, số lượng tồn kho, cũng như các thông tin về sản phẩm (công dụng, kiểu dáng, màu sắc, …). Chịu trách nhiệm xây dựng các quy trình, quy chế liên quan đến việc phân phối và tiêu thụ sản phẩm. Định kỳ phân tích, đánh giá hiệu quả tiêu thụ các sản phẩm của doanh nghiệp, từ đó nghiên cứu, đưa ra đề xuất cải thiện và phát triển sản phẩm. 

Ngoài ra phòng kinh doanh còn đưa ra các đề xuất về việc đóng gói sản phẩm. Hình thức đóng gói cần phù hợp với từng loại sản phẩm cụ thể. Thực tế cho thấy việc đóng gói cũng có ảnh hưởng lớn đến việc tiêu thụ sản phẩm. Khi sản phẩm được đóng gói tốt, chất lượng sản phẩm khi tới tay người tiêu dùng sẽ được đảm bảo. Hơn nữa, đóng gói tốt, bắt mắt cũng là cách hữu hiệu để quảng bá sản phẩm và thu hút nhiều khách hàng hơn.

7. Xây dựng và tổ chức bộ máy hoạt động của phòng 

Tiến hành xây dựng kế hoạch, chiến lược công việc của phòng theo từng tháng và xây dựng ngân sách hoạt động trong năm. 

Tổ chức bộ máy nhân sự và phân công công việc trong phòng hợp lý, khoa học để hoàn thành kế hoạch công việc và phù hợp với ngân sách hoạt động được Ban Giám đốc phê duyệt. 

Xây dựng quy trình và nghiệp vụ liên quan đến hoạt động của phòng kinh doanh, đánh giá hiệu quả của quy trình để có cải tiến phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của toàn công ty. 

Định kỳ cần lập báo cáo về các hoạt động nội bộ phòng kinh doanh và các báo cáo quản lý khác theo yêu cầu của công ty.

Ngoài ra, phòng kinh doanh còn có nhiệm vụ đưa ra các định hướng, kế hoạch, tham mưu tư vấn cho Ban Giám đốc và phối hợp với các phòng ban khác để xây dựng chiến lược phát triển kinh doanh hiệu quả nhất cho doanh nghiệp.

---------------------------------------------------------

HRchannels - Dịch vụ tuyển dụng cao cấp
Hotline: 08. 3636. 1080
Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com
Website: www.hrchannels.com
Địa chỉ: Tầng 12A.3, Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam

Nguồn ảnh: internet