Mô hình quản trị ma trận là gì? Lợi ích và khó khăn của mô hình

Sự phát triển nhanh chóng đòi hỏi doanh nghiệp phải có một cơ cấu tổ chức phù hợp để phát triển và đạt tới thành công. Trong rất nhiều lựa chọn cơ cấu tổ chức, mô hình quản trị ma trận được khá nhiều doanh nghiệp tín nhiệm bởi những khả năng giao tiếp, phối hợp nhịp nhàng và sáng tạo của nó.

Hãy cùng Ms Uptalent khám phá các thành phần, lợi ích và cả những khó khăn của mô hình ma trận qua bài viết dưới đây để hiểu rõ hơn vì sao nó lại là sự lựa chọn của nhiều doanh nghiệp nhé!

MỤC LỤC:
1- Mô hình ma trận là gì?
2- Lợi ích của mô hình ma trận
3- Mô hình ma trận gồm những gì?
4- Khó khăn khi áp dụng mô hình ma trận
5- Lời kết

>>> Xem thêm: Việc làm Manager

1- Mô hình ma trận là gì? 

Mô hình ma trận có tên gọi tiếng Anh là Matrix organizational structure. Nó được định nghĩa như sau:

“Mô hình ma trận là một cơ cấu tổ chức mà mỗi người lao động sẽ báo cáo cho nhà quản lý bộ phận mà họ là nhân lực cơ hữu và nhà quản lý chương trình, dự án.”

Mô hình ma trận được vận hành theo nguyên tắc hỗ trợ đa chiều và hệ thống quyền hạn. Theo đó, các thông tin trong tổ chức sẽ được luân chuyển theo chiều dọc (chức năng hoạt động) và cả chiều ngang (sản phẩm hay cơ sở hoạt động).

Ban đầu, mô hình quản trị ma trận được thiết kế để áp dụng cho ngành hàng không bởi ngành này có những phần việc cần phải xử lý riêng biệt. Nếu sử dụng phương thức quản trị truyền thống sẽ làm trì trệ công việc của toàn bộ tổ chức.

Đến hiện tại, ma trận đã trở thành một trong những lựa chọn hoàn hảo dành cho các doanh nghiệp thường xuyên thực hiện nhiều dự án hay sản xuất đa dạng sản phẩm.

Các nghiên cứu cũng cho thấy, mô hình ma trận phát huy hiệu quả tốt nhất trong các trường hợp như: công ty cần tập trung nguồn lực để đối phó với những yếu tố bên ngoài, công ty gặp áp lực phải chia sẻ nguồn lực hay cần tập trung năng lực để xử lý lượng thông tin lớn.

2- Lợi ích của mô hình ma trận 

Mô hình ma trận được đánh giá là phức tạp hơn các mô hình quản trị khác rất nhiều. Tuy vậy, nó lại có thể mang tới cho doanh nghiệp, tổ chức sử dụng nhiều lợi ích. Cụ thể:

2.1- Xác lập định hướng rõ ràng để thực hiện mục tiêu của dự án

Khi áp dụng mô hình ma trận, bạn sẽ phải báo cáo công việc cho cấp trên trực tiếp và người quản lý dự án. Điều này giúp mục tiêu của dự án luôn được củng cố và việc thực hiện dự án sẽ luôn là ưu tiên hàng đầu.

>>> Bạn có thể xem thêm: Mô hình 5Ps là gì? Áp dụng mô hình 5Ps hiệu quả trong quản lý nhân sự

2.2- Sử dụng hiệu quả nguồn lực 

Với mô hình quản trị phân cấp truyền thống, doanh nghiệp thường tốn nhiều thời gian hơn cho việc thực hiện dự án bởi đội nhóm của họ không có các thành viên với những chuyên môn khác nhau.

Trong khi đó, mô hình ma trận lại có thể cho phép doanh nghiệp sử dụng kết hợp thành viên đến từ các bộ phận chuyên môn khác nhau. Nhờ có cơ cấu này mà doanh nghiệp sẽ sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực và giảm thiểu thời gian thực hiện dự án.

Ngoài ra, mô hình ma trận còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí. Thông thường, khi không có một nhóm thực hiện dự án với các thành viên có chuyên môn khác nhau, doanh nghiệp sẽ phải thiết lập lại cơ cấu nhóm và tốn thêm chi phí tuyển dụng.

2.3- Tạo ra dòng thông tin thông suốt

Áp dụng mô hình ma trận là phương thức hiệu quả giúp doanh nghiệp tạo nên dòng chảy thông tin thông suốt, chính xác vì nhân viên phải báo cáo với nhiều cấp quản lý khác nhau. 

Nếu như trong mô hình phân cấp nhân viên phải tự mình ghi nhớ và chuyển tiếp thông tin nhanh chóng thì với mô hình ma trận luồng thông tin chính là nhu cầu của họ.

2.4- Tạo cơ hội để quản lý dự án nâng cao năng lực

Đặc điểm cấu trúc của mô hình ma trận đòi hỏi quản lý dự án phải đảm đương nhiều trách nhiệm khác  nhau. Họ cũng có nhiệm vụ phải dẫn dắt nhóm của mình trong suốt quá trình triển khai dự án.

Chính những thách thức trong công việc sẽ thúc đẩy quản lý dự án phải tự nâng cao chuyên môn, kỹ năng. Từ đó, năng lực của họ cũng ngày càng cải thiện hơn.

2.5- Góp phần duy trì, ổn định nguồn nhân lực

Trong mô hình ma trận, các chuyên gia thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau sẽ cùng phối hợp, hỗ trợ lẫn nhau để hoàn thành dự án. Họ sẽ hợp tác cùng nhau dưới quyền kiểm soát của các trưởng phòng chức năng và trưởng phòng dự án.

Chính sự hợp tác thường xuyên này sẽ tạo nên mối quan hệ thân thiết giữa các chuyên gia, thành viên tham gia dự án. Sau này, họ sẽ còn tiếp tục cộng tác cùng nhau để thực hiện các dự án mới.

>>>> Bạn có thể quan tâm: Mô hình GROW là gì? Ứng dụng mô hình vào trong Coaching

3- Mô hình ma trận gồm những gì? 

Mô hình ma trận được phát triển dựa trên hệ thống quyền lực và hỗ trợ đa chiều. Nó bao gồm hai tuyến quyền lực chính là tuyến chức năng, hoạt động theo chiều dọc và tuyến sản phẩm hoặc cơ sở, hoạt động theo chiều ngang.

Trong ma trận quản trị, các dòng thông tin sẽ lưu chuyển theo cả hai hướng, dọc và ngang. Đồng thời, sẽ có thêm các vị trí quản lý giữ vai trò phối hợp giữa các bộ phận. Những người này sẽ phân chia quyền lực với các nhà quản trị theo chức năng.

Vì được xây dựng trên cơ sở kết hợp cơ cấu trực tuyến và chương trình mục tiêu nên vị thế của nhà quản trị theo chức năng và theo sản phẩm trong mô hình ma trận sẽ như nhau. Cả hai đều có thẩm quyền ra quyết định với mảng công việc mình phụ trách và phải báo cáo cho cùng một cấp lãnh đạo.

Nhờ có sự kết hợp rõ ràng, cụ thể trong hệ thống quyền hạn giữa các nhà quản lý và cơ chế phối hợp mà mô hình ma trận có thể phát huy tối đa lợi thế của nó.

Trong khi đó, nhân viên sẽ làm việc dưới sự chỉ đạo của trưởng bộ phận chuyên môn và trưởng phòng dự án. Trưởng phòng chuyên môn hay lãnh đạo trực tiếp sẽ quyết định người thực hiện công việc, thực hiện như thế nào và trưởng phòng dự án sẽ quyết định thời gian, nội dung chương trình cần triển khai.

Để tổ chức mô hình ma trận hiệu quả, doanh nghiệp phải lựa chọn nhà quản lý dự án có năng lực, mối quan hệ phù hợp khi xác định cơ cấu theo chiều ngang và chọn ra những nhà quản lý có chuyên môn, tinh thần trách nhiệm cao theo chiều dọc. Sau cùng mới tiến hành kết nối các mối quan hệ và dòng thông tin.

4- Khó khăn khi áp dụng mô hình ma trận 

Sự phức tạp của mô hình ma trận khiến nó cũng có hạn chế nhất định. Sau đây là những khó khăn bạn phải đối mặt nếu lựa chọn mô hình này:

>>> Quan tâm thêm: SCOR là gì? Ứng dụng mô hình SCOR trong quản lý chuỗi cung ứng

4.1- Quy trình báo cáo phức tạp

Đây là bất lợi điển hình khi doanh nghiệp sử dụng mô hình ma trận trong công tác quản trị dự án. Nguyên nhân là vì các thành viên trong dự án có thể gặp khó khăn trong việc xác định phải báo cáo công việc cho ai, vào lúc nào.

Dù mục đích của việc báo cáo là nhằm mang tới lợi ích cho các đội nhóm tham gia vào cùng một dự án, nhưng nó lại có thể khiến mọi việc trở phức tạp hơn, thậm chí gây ra sự xáo trộn trong quy trình thực hiện.

Giải pháp để khắc phục khó khăn này là bạn cần làm rõ hai điểm sau:

- Người nào báo cáo cho ai?

- Báo cáo như thế nào?

4.2- Thời gian phản hồi chậm

Sự phức tạp của mô hình ma trận khiến thời gian phản hồi thông tin chậm hơn và dẫn tới việc trì hoãn tiến độ dự án. Thời gian phản hồi chậm là do phải báo cáo với nhiều người.

Việc có nhiều thành viên tham gia là một thuận lợi, nhưng nó cũng khiến bạn phải tốn nhiều thời gian hơn để truyền tải thông tin đến tất cả mọi người. Để khắc phục điều này, bạn có thể cân nhắc sử dụng các phần mềm quản lý phù hợp cho doanh nghiệp.

4.3- Dễ nảy sinh xung đột

Cơ cấu ma trận khuyến khích tinh thần đồng đội, nhưng nó cũng có thể gây ra phản ứng ngược do những ảnh hưởng từ sự khác biệt về tính cách. 

Chẳng hạn, khi quản lý dự án và trưởng phòng chức năng không đồng quan điểm sẽ dễ dẫn tới xung đột. Lúc này, để giải quyết vấn đề, trưởng phòng chức năng và quản lý dự án cần giao tiếp tích cực với nhau. Bằng cách trao đổi, trò chuyện cùng nhau, họ sẽ thấu hiểu và đạt được sự thống nhất về quan điểm.

>>> Tham khảo thêm: Lean là gì? Tất tần tật thông tin về mô hình Lean

4.4- Sự mâu thuẫn thông tin

Cấu trúc của mô hình ma trận là nhân viên sẽ phải báo cáo cho hai nhà quản lý. Điều này khiến họ phải đảm nhận nhiều trách nhiệm hơn.

Đồng thời, mỗi nhà quản lý có thể cung cấp các phản hồi, hướng dẫn khác nhau cho nhân viên. Do đó, việc xảy ra mâu thuẫn trong luồng thông tin là điều khó tránh khỏi.

Để ngăn ngừa vấn đề này, bạn cần đảm bảo giữa hai nhà quản lý có một hệ thống phù hợp cho phép họ làm việc trực tiếp với nhau. 

Thông qua hệ thống, họ có thể thảo luận, thống nhất ý kiến và có sự sắp xếp phù hợp cho các đầu mục công việc trước khi giao cho nhân viên. Điều này giúp nhân viên nhận được chỉ dẫn rõ ràng và không còn phải băn khoăn nên nghe theo nhà quản lý nào.

4.5- Khó khăn khi cần xác định thứ tự ưu tiên công việc

Trưởng phòng chức năng có thể cho rằng nhiệm vụ họ giao là quan trọng nhất và trưởng phòng dự án cũng vậy. Khi đó, nhân viên sẽ gặp khó khăn trong việc xác định thứ tự ưu tiên công việc và không biết nên nghe hướng dẫn từ ai.

Sở dĩ xảy ra vấn đề này là vì hai nhà quản lý không làm việc cùng với nhau hoặc họ không đạt được sự đồng lòng về quan điểm, ý tưởng.

Giải pháp tốt nhất để khắc phục vấn đề này chính là hai nhà quản lý phải thường xuyên làm việc cùng nhau để đạt được sự thống nhất thứ tự công việc phù hợp với các mục tiêu dự án.

Có thể thấy, việc áp dụng mô hình ma trận có thể phát sinh không ít khó khăn. Tuy nhiên, những khó khăn này đều có thể khắc phục bằng cách tăng cường sự hợp tác, giao tiếp giữa các nhà quản lý và thành viên trong nhóm.

5- Lời kết 

Điểm nổi bật của mô hình ma trận là nó đã khắc phục được những nhược điểm của cơ cấu tổ chức truyền thống về việc xử lý công việc phân mảnh, không có người chịu trách nhiệm chung và hiệu quả luồng thông tin thấp.

Tuy mô hình này vẫn có những hạn chế nhất định nhưng nó vẫn được đánh giá cao bởi khả năng mang tới nhiều lợi ích, tính hiệu quả cao cho doanh nghiệp trong bối cảnh kinh doanh nhiều biến động.

Hy vọng những chia sẻ của Ms Uptalent trong bài viết này đã giúp bạn có cái nhìn rõ ràng hơn về mô hình quản trị ma trận. Từ đó, bạn sẽ biết cách ứng dụng nó một cách hiệu quả cho doanh nghiệp của mình. Chúc bạn thành công!

------------------------------------

HRchannels - Headhunter -  Dịch vụ tuyển dụng cao cấp

Hotline: 08. 3636. 1080
Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com
Website: https://hrchannels.com/
Địa chỉ: Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam

Nguồn ảnh: internet