Bạn có ý định nghỉ việc nhưng lăn tăn không biết phải trình bày sao cho thuyết phục mà vẫn giữ được mối quan hệ tốt với đồng nghiệp, sếp cũ. Bạn rời đi nhưng muốn để lại ấn tượng tốt cũng như tác phong làm việc của mình với tập thể.
Dưới đây là mẫu đơn xin nghỉ việc nói chung, các bạn có thể tùy theo hoàn cảnh và tình cảm của mình với công ty cũ, với sếp cũ để có những buổi họp, buổi nói chuyện thân mật hơn trước khi viết đơn xin nghỉ việc, để đảm bảo không làm sếp quá bất ngờ và buồn bã. Vì dù bạn có làm một thời gian ngắn tại công ty, nhưng cũng đủ nảy sinh tình cảm giữa bạn và những đồng nghiệp cũ. HRchannels nghĩ rằng, chúng ta nên cố gắng giữ một mối quan hệ tốt, và thân thiện với đồng nghiệp cũ, đây cũng là cách tỏ lòng biết ơn với sếp cũ, với công ty cũ – những người đã đào tạo mình – và cũng là cách để mở rộng mối quan hệ trong xã hội.
MỤC LỤC:
1- Đơn xin nghỉ việc/thôi việc là gì?
2- Tổng hợp 10 Mẫu đơn xin nghỉ việc/thôi việc
2.1- Mẫu chung
2.2- Đơn xin nghỉ việc tiếng Anh
2.3- Đơn xin nghỉ việc giáo viên, viên chức
2.4- Đơn xin nghỉ việc không lương
2.5- Đơn xin nghỉ việc viết tay
2.6- Đơn xin nghỉ việc công nhân
2.7- Đơn xin nghỉ việc chuyên nghiệp
2.8- Đơn xin nghỉ việc dành cho cấp Quản lý
2.9- Đơn xin nghỉ việc hài hước
3- Cấu trúc tờ đơn xin nghỉ việc
4- Quy trình xin nghỉ việc
5- Sự quan trọng một đơn xin nghỉ việc/thôi việc chuẩn, chuyên nghiệp
6- Những lưu ý khi viết đơn xin nghỉ việc
1- Đơn xin nghỉ việc/thôi việc là gì?
Đơn xin nghỉ việc / thôi việc là một dạng văn bản mà người lao động sẽ biên soạn nội dung và gửi đến doanh nghiệp nơi mà họ muốn ngừng làm việc. Đây là thủ tục bắt buộc để việc ngừng công việc của người lao động đảm bảo tính hợp pháp, đúng quy định và không ảnh hưởng đến các quyền lợi khi nghỉ việc.
Thông qua nội dung đơn xin việc / thôi việc, phía quản lý của doanh nghiệp sẽ biết được quyết định rời bỏ công việc của người lao động và lý do của quyết định đó. Từ đó, phía doanh nghiệp sẽ sắp xếp thương lượng để giữ chân người lao động ở lại, hoặc lên kế hoạch tuyển dụng người mới để lấp vào vị trí của người lao động sắp nghỉ việc.
2- Tổng hợp 10 Mẫu đơn xin nghỉ việc/thôi việc
Dưới đây là các mẫu đơn xin nghỉ việc / thôi việc phù hợp cho nhiều tính chất ngành nghề và vị trí công việc:
2.1- Mẫu chung
2.2- Đơn xin nghỉ việc tiếng Anh
>>> Tham khảo: 10 Câu hỏi quan trọng trong phỏng vấn thôi việc
2.3- Đơn xin nghỉ việc giáo viên, viên chức
2.4- Đơn xin nghỉ việc không lương
2.5- Đơn xin nghỉ việc viết tay
2.6- Đơn xin nghỉ việc công nhân
2.7- Đơn xin nghỉ việc chuyên nghiệp
2.8- Đơn xin nghỉ việc dành cho cấp Quản lý
2.9- Đơn xin nghỉ việc hài hước
>>> Xem thêm: Exit interview là gì? Tại sao cần có buổi Exit interview
3- Cấu trúc tờ đơn xin nghỉ việc
Một tờ đơn xin nghỉ việc chuyên nghiệp sẽ bao gồm trình tự nội dung sau:
3.1- Lời chào
Lời chào đầu đơn xin việc / thôi việc nên ghi trực tiếp tên và chức danh/ phòng ban nơi người nhận đang làm việc. Bạn có thể “Kính gửi” đến nhiều người cùng một lúc, thường sẽ là Trưởng phòng chuyên môn nơi bạn làm việc và Trưởng phòng nhân sự của doanh nghiệp.
3.2- Thông tin cá nhân
Thông tin này sẽ giúp xác định Họ tên của bạn và phòng ban nơi bạn đang làm việc trước khi xin nghỉ.
3.3- Mục đích viết đơn
Ý định nghỉ việc/ thôi việc sẽ được đề cập ngay đoạn mở đầu của đơn xin nghỉ việc/ thôi việc. Bạn nên súc tích trong khoảng 3 – 4 dòng ở phần này, nêu rõ ý định “xin nghỉ việc” và lý do phù hợp.
3.4- Ngày làm việc cuối cùng
Thông báo trong đơn ngày làm việc cuối cùng của bạn để bên quản lý doanh nghiệp sắp xếp nhân sự thay thế và giải quyết các thủ tục, quyền lợi nghỉ việc đúng thời gian cho bạn.
3.5- Trách nhiệm khi nghỉ việc
Ở phần này, bạn sẽ đề cập đến quá trình bàn giao công việc trước khi nghỉ việc, bao gồm cả người sẽ tiếp quản công việc tạm thời, các dữ liệu phục vụ cho công việc và thể hiện thiện chí sẵn sàng hỗ trợ khi doanh nghiệp cần.
3.6- Lời cảm ơn
Đoạn kết thúc sẽ là lời cảm ơn doanh nghiệp vì đã hỗ trợ bạn trong công việc suốt thời gian qua. Bạn có thể đề cập đến những cá nhân cụ thể đã hỗ trợ bạn tích cực nhất, điển hình như Trưởng phòng hay Trưởng bộ phận.
3.7- Kết đơn
Kết thúc đơn xin nghỉ việc / thôi việc sẽ là lời kết “Trân trọng” hoặc “Thân ái” kèm theo những thông tin về: ngày tháng năm viết đơn, ký tên, họ tên người viết đơn.
4- Quy trình xin nghỉ việc
4.1- Quy trình xin nghỉ việc
Tùy theo quy định thủ tục hành chính của mỗi doanh nghiệp mà trình tự chi tiết sẽ có một vài nét đặc thù riêng, nhưng nhìn chung, hầu hết mọi quy trình xin nghỉ việc đều không thể thiếu các bước sau:
Bước 1: Thông báo ý định nghỉ việc với người quản lý trực tiếp:
Đôi bên sẽ có một buổi trao đổi để tìm hiểu lý do và có thể là thuyết phục bạn ở lại làm việc tiếp
Bước 2: Viết đơn xin nghỉ việc:
Nếu bạn và quản lý không thể tìm thấy điểm chung để tiếp tục hợp tác thì người quản lý sẽ đồng ý với quyết định của bạn. Lúc này, bạn sẽ tiến hành viết đơn xin nghỉ việc / thôi việc để gửi cho quản lý trực tiếp hoặc Trưởng phòng nhân sự.
Bước 3: Phê duyệt đơn xin nghỉ việc / thôi việc
Sau khi tiếp nhận đơn của bạn, người nhận đơn sẽ liên hệ với các phòng ban liên quan để tiến hành phê duyệt đơn xin nghỉ việc. Trong lúc này, bạn vẫn phải tiếp tục công việc thường ngày và chờ quyết định phê duyệt, không được tự ý nghỉ ngang khi chưa có quyết định bạn nhé.
Bước 4: Giải quyết thủ tục, quyền lợi khi nghỉ việc
Phòng nhân sự sẽ tiến hành các thủ tục giải quyết thanh lý hợp đồng lao động, kèm theo đó là các quyết định thanh toán lương, quyền lợi, phúc lợi, tiền thưởng và cả những nội dung phạt (nếu có). Tất cả nội dung này sẽ được thông báo chi tiết đến người lao động nghỉ việc để người lao động phối hợp hoàn tất sớm cùng phía doanh nghiệp.
Bước 5: Bàn giao công việc và cơ sở vật chất
Người lao động trước ngày làm việc cuối cùng phải hoàn tất công tác bàn giao công việc cho người mới hoặc cho người phụ trách tạm thời. Hiệu quả việc bàn giao sẽ được Trưởng phòng hoặc Trưởng bộ phận kiểm tra lại và ký xác nhận vào phiếu bàn giao.
Bước 6: Nhận quyết định nghỉ việc
Trước ngày làm việc cuối cùng, doanh nghiệp sẽ trao trả các giấy tờ, thủ tục cần thiết (Sổ BHXH có thể sẽ gửi sau vài hôm) và Quyết định nghỉ việc.
Bước 7: Bàn giao cơ sở vật chất
Ngày làm việc cuối cùng, người lao động sẽ bàn giao những vật dụng được công ty cung cấp phục vụ cho quá trình làm việc, đó có thể là chìa khóa vào văn phòng, laptop làm việc….
4.2- Giấy tờ/ văn bản liên quan trong quá trình xin nghỉ việc
Trong quá trình xin nghỉ việc (cả trước, trong và sau khi nghỉ việc), người lao động cần lưu ý đến những giấy tờ/ văn bản sau:
Đơn xin nghỉ việc / thôi việc
Đây là thủ tục đầu tiên được chính người lao động biên soạn nội dung gửi cho doanh nghiệp để thông báo quyết định nghỉ việc.
Biên bản bàn giao công việc
Nội dung bàn giao công việc thường sẽ do Trưởng phòng chuyên môn biên soạn, phía người lao động sẽ kiểm tra lại và hoàn tất các nội dung bàn giao trong đó. Từng nội dung sẽ được kiểm duyệt và ký xác nhận từ người quản lý. Biên bản làm thành 2 bản, người lao động giữ 1 bản
Biên bản bàn giao cơ sở vật chất
Những cơ sở vật chất có giá trị lớn hoặc mang giá trị bảo mật thông tin sẽ được phòng nhân sự và Trưởng phòng chuyên môn lên danh sách gửi người lao động. Trước khi kết thúc ngày làm việc cuối cùng, người lao động sẽ phải hoàn tất những nội dung bàn giao trong đó. Biên bản làm thành 2 bản, người lao động giữ 1 bản.
Bảng quyết toán lương, thưởng, phạt
Những quyền lợi và trách nhiệm liên quan đến tài chính sẽ được hoàn tất chậm nhất là vào ngày người lao động kết thúc công việc, hoặc sau đó nếu đôi bên có thỏa thuận khác. Bảng quyết toán này là bằng chứng xác nhận người lao động và doanh nghiệp cũ không còn day dưa vấn đề nào về tiền bạc nữa.
Quyết định nghỉ việc
Phòng hành chính sẽ hoàn tất quyết định này và gửi cho người lao động một bản gốc. Đây là một trong giấy tờ quan trọng để người lao động hoàn tất thủ tục hưởng trợ cấp thất nghiệp.
Sổ Bảo hiểm xã hội
Doanh nghiệp phải có trách nhiệm chốt sổ BHXH và trả sổ BHXH cho người lao động, nếu vi phạm doanh nghiệp sẽ bị phạt. Thường sổ BHXH sẽ được trả sau ngày làm việc cuối cùng, tuy nhiên, người lao động phải giữ liên lạc với nhân sự để cập nhật thời gian trả sổ BHXH, bởi lẽ đây là giấy tờ không thể thiếu nếu muốn hưởng bảo hiểm thất nghiệp, mà thời gian làm thủ tục bảo hiểm thất nghiệp tối đa chỉ 3 tháng sau ngày ký quyết định nghỉ việc. Sau thời gian này, tiền bảo hiểm thất nghiệp sẽ được bảo lưu cho đợt sau.
Chứng từ liên quan thanh toán thuế thu nhập cá nhân
Nếu người lao động đã khấu trừ tạm thuế thu nhập cá nhân, và số tiền này lớn hơn khoản thuế phải nộp, nghĩa là Nộp dư thì sẽ được cơ quan thuế hoàn lại phần đóng dư đó (bạn sẽ phải tự làm thủ tục hoàn thuế với cơ quan thuế nơi cư trú, doanh nghiệp cũ không làm dùm đâu nhé)
Ngược lại, nếu khấu trừ thuế ít hơn số thuế phải nộp, nghĩa là Nộp thiếu thì người lao động phải nhanh chóng nộp đủ số thuế đúng hạn, nếu không mức phạt sẽ khá cao (tính theo từng ngày nộp trễ). Do đó, người lao động nghỉ việc phải yêu cầu doanh nghiệp cung cấp chứng từ hoàn tất nộp thuế cho mình và đừng quên, phải chủ động tự kiểm tra tình trạng thuế thu nhập cá nhân của bản thân trên hệ thống của chi cục thuế nơi cư trú.
4.3- Mail xin nghỉ việc nên viết thế nào?
Đối với trường hợp nộp đơn xin nghỉ việc qua mail thì nội dung cần súc tích và trình bày theo hình thức mail chuyên nghiệp. Mẫu mail xin nghỉ việc tiêu biểu:
Mẫu mail tiếng Việt
Mẫu mail tiếng Anh
5- Sự quan trọng một đơn xin nghỉ việc/thôi việc chuẩn, chuyên nghiệp
Thông báo nghỉ việc bằng một đơn thôi việc chuyên nghiệp không chỉ là mang tính chất thủ tục mà còn sở hữu nhiều giá trị quan trọng:
5.1- Phương tiện thông báo
Đơn xin nghỉ việc/ thôi việc là một phương tiện “truyền tin” chính thức cho phép nhân viên truyền đạt ý định của mình, đồng thời giúp doanh nghiệp tiếp nhận thông tin một cách chuẩn xác để có sự sắp xếp nhân sự hợp lý và kịp thời.
5.2- Đáp ứng quy định quản lý lao động
Dù trong hợp đồng có đề cập hay không thì theo quy định pháp luật lao động, người lao động phải cung cấp đơn/ thư/ email xin nghỉ việc đến người sử dụng lao động khi có quyết định nghỉ việc. Hoàn tất thủ tục này, quá trình nghỉ việc mới được đánh giá là hợp pháp, không gây ảnh hưởng đến quyền lợi của người lao động xin nghỉ việc.
5.3- Chủ động bố trí nhân lực
Thời gian từ lúc gửi đơn xin nghỉ việc đến khi nhân viên chính thức nghỉ việc tùy theo thời hạn ký kết trong hợp đồng mà người lao động sẽ phải báo trước 3, 30 hoặc 45 ngày (quy định tại điều 35 Bộ luật lao động 2019). Khoảng thời gian này đủ để doanh nghiệp chủ động sắp xếp thuyên chuyển nhân viên hoặc tuyển dụng người thay thế, đảm bảo guồng máy vận hành của doanh nghiệp không bị ảnh hưởng.
5.4- Giải quyết hồ sơ nhân sự
Biết được ngày cuối cùng làm việc của nhân viên, phòng nhân sự sẽ chủ động sắp xếp hoàn tất thủ tục, chứng từ, văn bản cần thiết cho quá trình nghỉ việc. Điều này vừa đảm bảo doanh nghiệp không vi phạm các quy định pháp luật về quản lý nhân sự, vừa an tâm không ảnh hưởng đến thời gian hưởng các quyền lợi lao động hợp pháp của nhân viên nghỉ việc (ví dụ thủ tục hưởng trợ cấp thất nghiệp phải hoàn thành trong vòng 3 tháng kể từ ngày quyết định nghỉ việc được ký)
5.5- Phỏng vấn thôi việc
Đây là một cuộc phỏng vấn, hay nói cách khác là một buổi trò chuyện giữa doanh nghiệp và nhân viên có ý định thôi việc. Mục đích có thể là:
-
Thuyết phục nhân viên ở lại tiếp tục làm việc với những cải thiện về chính sách, quyền lợi nhân viên.
-
Ghi nhận lý do nhân viên nghỉ việc để cải thiện hệ thống, cung cấp chất lượng quản lý nhân sự tốt hơn cho những nhân viên đang làm việc cho doanh nghiệp.
6- Những lưu ý khi viết đơn xin nghỉ việc
6.1- Những thứ nên có trong đơn xin nghỉ việc
Nội dung rõ ràng, súc tích đi thẳng vào nội dung cần tuyền đạt, không nên lan man giải thích hay kể lể dài dòng
Cho dù bạn đang thất vọng hay bất mãn điều gì đó ở doanh nghiệp thì cũng hãy chọn một lý do nhẹ nhàng, dễ chấp nhận và được trình bày theo văn phong lịch sự, chuyên nghiệp
Nói lời biết ơn cho thấy bạn là người tử tế, đồng thời giúp duy trì mối quan hệ tốt với doanh nghiệp cũ. Dù có vài điều khó chịu trong quá trình làm việc nhưng suốt thời gian qua thu nhập trang trải cơm áo gạo tiền cho bản thân và gia đình bạn cũng đến từ công việc mà doanh nghiệp trao cho bạn.
Thể hiện thiện chí hỗ trợ ngay cả khi đã rời khỏi doanh nghiệp, điều này phản ánh tinh thần trách nhiệm và sự yêu quý của bạn đến với doanh nghiệp. Mai sau nếu có ý định quay trở lại thì mọi việc cũng suôn sẻ hơn.
6.2- Những điều không nên có trong đơn xin thôi việc
Thông tin về nơi làm việc mới
Nếu lấy lý do “tìm thấy cơ hội nghề nghiệp mới”, nhiều lắm bạn cũng chỉ ghi chung chung “ở một doanh nghiệp phù hợp mục tiêu phát triển chuyên môn” chứ đừng ghi cụ thể tên doanh nghiệp hay vị trí công việc mà bạn được tuyển dụng.
Phê bình doanh nghiệp
Cho dù là tính cách hay cách làm việc của một cá nhân nào đó, hoặc chính sách quản lý của doanh nghiệp thì cũng hãy giữ điều đó trong lòng ngay cả khi doanh nghiệp khuyến khích bạn nói ra những “lỗ hổng” thiếu sót để họ cải thiện. Vì thực tế, bạn cũng sắp rời đi rồi mà những cái gì thuộc về cơ cấu tổ chức liệu có vì một sự góp ý của bạn mà có thể thay đổi?
Hứa hẹn quá nhiều
Đừng vì kỳ vọng doanh nghiệp sẽ nâng quyền lợi để giữ mình lại, hay có được sự yêu mến vượt trội từ người quản lý mà hứa hẹn quá nhiều sự hỗ trợ cho tổ chức ngay cả khi đã rời khỏi doanh nghiệp, ví dụ: tôi sẽ có mặt hỗ trợ ngay khi được liên lạc, sẵn sàng đến công ty cũ để hướng dẫn người mới ngoài giờ làm việc... Bạn không có trách nhiệm phải làm những việc này, bạn biết mà. Hơn nữa, hứa mà không thực hiện sẽ còn tệ hơn là không hứa.
7- Những câu hỏi thường gặp về đơn xin nghỉ việc
- Khi nào nên viết đơn nghỉ việc
Để an toàn, nhiều người lao động sẽ đợi khi tìm được thông báo tuyển dụng từ doanh nghiệp mới rồi mới viết đơn xin nghỉ việc ở doanh nghiệp hiện tại.
Trường hợp bạn muốn tạm nghỉ làm việc một thời gian, từ từ tìm việc mới thì hãy dựa vào thời hạn hợp đồng mình đã ký để xác định thời gian cần báo trước khi kết thúc công việc và nộp đơn ở thời điểm phù hợp.
- Nên nộp/gửi đơn xin nghỉ việc như thế nào?
Bạn nên hỏi phòng nhân sự để biết văn hóa nộp đơn xin nghỉ việc của doanh nghiệp là như thế nào, đánh máy trên giấy, viết tay hay email.
- Đơn xin nghỉ việc dài bao nhiêu?
Tối đa 2/3 trang A4 bạn nhé, kể cả viết đơn trên giấy hay gửi email vì nội dung chỉ cần súc tích, không nên quá dài dòng, lan man.
- Có rút lại đơn xin nghỉ việc được không?
Trước khi doanh nghiệp ký Quyết định nghỉ việc và tiến hành các thủ tục, chứng từ cho người nghỉ việc thì bạn vẫn có thể rút lại đơn xin nghỉ việc.
- Có nên giữ lại bản sao đơn xin nghỉ việc
Rất nên bạn nhé, vì biết đâu sau này có những vấn đề tranh luận về nội dung không khớp với đơn xin nghỉ việc bạn đã gửi (ví dụ thời điểm ngày làm việc cuối cùng, tên người tiếp quản công việc tạm thời…) thì bạn còn có bằng chứng đưa ra.
Nếu bạn chuẩn bị tham dự cuộc phỏng vấn mới, bạn có thể tham khảo 9 mẹo để chiến thắng mọi cuộc phỏng vấn
Nếu bạn muốn tìm kênh tìm việc hiệu quả, bạn tham khảo thêm Tại đây
Nếu bạn còn băn khoăn chưa biết chọn nghề cho mình, bạn có thể xem Định hướng nghề nghiệp tương lai
Nếu bạn đã đi đến vòng phỏng vấn cuối cho công việc mới, Hrchannels muốn tư vấn cho bạn cách đàm phán lương hiệu quả, để bạn luôn gây thiện cảm với nhà tuyển dụng mà vẫn đạt được mức lương mong muốn.
------------------------------------
HRchannels - Headhunter - Dịch vụ tuyển dụng cao cấp
Hotline: 08. 3636. 1080
Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com
Website: https://hrchannels.com/
Địa chỉ: Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam
Nguồn ảnh: internet
HRchannels
HRchannels là nền tảng tuyển dụng và thu hút nhân sự cấp cao hàng đầu tại Việt Nam.
Với hơn 16 năm kinh nghiệm tuyển dụng nhân sự cấp cao. Chúng tôi là công ty headhunter hàng đầu ở Việt Nam.
