Hướng dẫn viết mail xin việc bằng tiếng Anh từ A-Z

Gửi hồ sơ xin việc qua các ứng dụng trực tuyến – tiêu biểu như email – đang là sự lựa chọn hàng đầu hiện nay. Lúc này, chúng ta không thể chỉ đính kèm CV rồi gửi đi được mà phải soạn một mail xin việc chỉnh chu, sau đó mới đính kèm CV. Viết mail xin việc bằng tiếng Việt đã phải suy tư câu chữ thì viết bằng tiếng Anh càng khiến các bạn ứng viên chú tâm hơn. Đừng lo lắng, cách viết mail xin việc bằng tiếng Anh chuyên nghiệp sẽ được Ms. Uptalent gửi đến bạn ngay bây giờ.

MỤC LỤC:
1. Mail xin việc là gì?
2. Hướng dẫn cách viết mail xin việc bằng tiếng Anh
   2.1. Tiêu đề mail xin việc tiếng Anh
   2.2. Lời chào mở đầu
   2.3. Giới thiệu về bản thân
   2.4. Nội dung chính thân mail
   2.5. Lời kết mail xin việc
   2.6. Ký tên
3. Lưu ý giúp mail xin việc tiếng Anh thêm hoàn hảo
4. Mẫu mail xin việc bằng tiếng Anh chuyên nghiệp


>>>> Tìm việc làm Tiếng Anh tại HRchannels.com

1. Mail xin việc là gì? 

Một số bạn cho rằng mail xin việc giống như thư xin việc, nhưng thực chất đây là hai nội dung khác nhau. Mail xin việc là nội dung bạn viết trên thân email khi muốn gửi hồ sơ ứng tuyển tới nhà tuyển dụng thông qua email. Hơn nữa, độ dài nội dung mail xin việc chỉ tối đa khoảng nửa trang A4,  do đó, nội dung trình bày rất súc tích, chứ không trình bày dài như Thư xin việc.

Đây được xem như phần chào hỏi nhà tuyển dụng và cung cấp những thông tin liên quan đến công việc như thông tin cá nhân, giới thiệu chuyên môn, tóm tắt kinh nghiệm làm việc… để nhà tuyển dụng có thể đánh giá sơ bộ về bạn. Qua đó, nhà tuyển dụng sẽ cân nhắc xem liệu có nên mở file CV đính kèm hay không.

2. Hướng dẫn cách viết mail xin việc bằng tiếng Anh 

Mức độ sử dụng mail xin việc ngày càng cao, hiện nay, gần như 95% hồ sơ ứng tuyển đều gửi theo hình thức này. Chính vì vậy, trau dồi kinh nghiệm soạn mail xin việc là kỹ năng nghề nghiệp rất hữu ích, đặc biệt là mail xin việc bằng tiếng Anh – ngôn ngữ quốc tế được ưu tiên sử dụng nhiều nhất.

Ở phần này, Ms.Uptalent sẽ đồng hành cùng các bạn ứng viên khám phá từng bước trong cách viết mail xin việc tiếng Anh chuyên nghiệp

2.1. Tiêu đề mail xin việc tiếng Anh 

Để người sàng lọc không bỏ qua email ứng tuyển mà bạn gửi đến thì ngay phần tiêu đề mail xin việc, bạn cần sử dụng cụm từ đề cập trực tiếp đến việc ứng tuyển tìm việc. Kèm theo đó là vị trí ứng tuyển, họ tên của bạn để người phụ trách dễ dàng tìm lại email khi cần.

Gợi ý:

• Application for Sales Executive – Nguyen Van A

• Những việc làm hấp dẫn

  

  Sales & Marketing Manager (Open for Japanese Expat)

  Hà nội, Hải Phòng, Hải Dương Bán hàng kỹ thuật, Người nước ngoài/Việt Kiều, Bán hàng (Khác)

  

  Sales  Manager ( Open For  Korean Expat)

  Hà nội, Hồ Chí Minh, Bình Dương Người nước ngoài/Việt Kiều, Quản lý điều hành , Bán hàng (Khác)

  

  Japanese Sales Manager (Logistics,Open for Expat)

  Hà nội, Hồ Chí Minh, Bình Dương Người nước ngoài/Việt Kiều, Sales Logistic

  

  Garment Technician (Open for Chinese Expat)

  Hà nội, Hải Phòng, Thái Bình Dệt may/ Sợi/ Giầy da, Người nước ngoài/Việt Kiều

  

  Equipment Sales Advisor (Open for Chinese/Taiwanese Expat)

  Hồ Chí Minh, Bình Dương , Đồng Nai Người nước ngoài/Việt Kiều, Bán hàng (Khác)

  Application: Sales Executive – candidate Nguyen Van A

• Nguyen Van A – Application for Sales Executive

2.2. Lời chào mở đầu 

Bước đầu vào phần thân email, chúng ta cần gửi lời chào đến nhà tuyển dụng, đây là yêu cầu bắt buộc, vừa thể hiện sự chuyên nghiệp, vừa thể hiện thái độ tôn trọng. Có hai trường hợp sẽ xảy ra

2.2.1. Biết tên của người nhận hồ sơ

Trong bản tin đăng tuyển dụng, ở phía cuối, doanh nghiệp có thể sẽ ghi họ tên của người phụ trách. Bạn nên lưu tâm tìm kiếm thông tin này, vì việc gửi lời chào đúng người, đúng tên sẽ luôn tạo thiện cảm tốt hơn.

Gợi ý:

• Dear Ms. Nguyen Thi Chi,

• Dear Mr. Duy An – HR Department of ABC Co.,Ltd,

• Dear (Ms. / Mr.) Han – HR Department of ABC Co.,Ltd, (áp dụng khi bạn không chắc chắn giới tính người phụ trách khi xem tên của họ)

• Dear Mr. Wilson, (chào theo họ của người phụ trách nếu là tên nước ngoài)

2.2.2. Không biết tên người nhận hồ sơ

Trường hợp này, bạn nên gửi lời chào đến doanh nghiệp, hoặc đến phòng tuyển dụng của doanh nghiệp

Gợi ý:

• Dear ABC Co.,Ltd,

• Dear Recruiting Team,

• Dear HR Department,

• Dear HR Department of ABC Co.,Ltd,

>>>> Tham khảo: Dịch tiếng Anh sang tiếng Việt có những cách nào?

2.3. Giới thiệu về bản thân 

Bạn không cần chia sẻ nhiều thông tin cá nhân ở phần này, chỉ cần giới thiệu họ tên và vị trí bạn ứng tuyển là được

Gợi ý:

• My name is Nguyen Van A. I would like to apply for the Sales Executive position at ABC Co.,Ltd as advertised on HRchannels.com. 

• My name is Nguyen Van A. I’m writing to submit my application for the current job opening as Financial Analyst at your company.

2.4. Nội dung chính thân mail 

Đây là phần quan trọng quyết định nhà tuyển dụng có tiếp tục mở CV đính kèm để xem xét hồ sơ của bạn hay không. Ở phần nội dung chính này, bạn không nên ghi tất cả trong cùng một đoạn mà nên chia nhỏ nhiều đoạn để người đọc dễ chắt lọc nội dung cụ thể.

Thông thường sẽ chia thành 03 đoạn:

Đoạn 1: Giới thiệu học vấn, bao gồm cả chuyên ngành cao đẳng / đại học, tin học, ngoại ngữ, chứng chỉ nghiệp vụ khác…

Đoạn 2: Đề cập đến kinh nghiệm làm việc, chỉ nói sơ lược nhiệm vụ chung mà bạn đã làm, nên hướng đến sự tương đồng cao nhất với nhiệm vụ của vị trí bạn đang ứng tuyển.  

Đoạn 3: Đúc kết lý do chứng tỏ bạn phù hợp với yêu cầu công việc, từ kiến thức, kỹ năng đến những năng lực, thành tích đã tích lũy được.

Gợi ý:

I graduated in Business Administration from National Economics University. In terms of foreign language and computer skills, I have a TOEIC 550 certificate and a B degree in informatics technology.

I have more than 5 years of experience in real estate sales, including apartment and townhouse projects. My CV is attached with this email to show full my experiences.

With the experience I have accumulated in the real estate industry, I am confident that I am capable of meeting the tasks set by the company.

2.5. Lời kết mail xin việc 

Lời cám ơn và thể hiện sự mong đợi có cơ hội tham gia buổi phỏng vấn sẽ là lời kết chuẩn nhất.

Gợi ý:

Thank you for spending your time reviewing my profile. I am looking forward to having the opportunity to join an interview to share more about my capabilities.

2.6. Ký tên 

Phần cuối mail bạn sẽ ký tên, ghi rõ họ tên, đừng quên cung cấp thêm cách thức liên lạc nhanh nhất.

Gợi ý:

Your sincerely,

(Ký tên)

Nguyen Van A

Zalo / Handphone: 090…

3. Lưu ý giúp mail xin việc tiếng Anh thêm hoàn hảo 

Nội dung email sẽ do mỗi ứng viên tự soạn nhằm sở hữu bản sắc riêng của từng cá nhân. Bên cạnh những gợi ý đã chia sẻ, Ms. Uptalent muốn chia sẻ thêm một số lưu ý quan trọng, giúp cho mail xin việc tiếng Anh của bạn trở nên hoàn hảo hơn:

3.1. Không chia sẻ nhiều thông tin về bản thân

Những thông tin cá nhân chi tiết, bạn đã thể hiện trong CV, còn ở mail xin việc, bạn cần tập trung để làm nâng cao mức độ tương thích giữa năng lực làm việc cá nhân và yêu cầu của nhà tuyển dụng. Thông tin cá nhân chỉ cần ghi họ tên, số điện thoại là được.


>>>> Xem thêm: Lợi ích và khó khăn của một phiên dịch viên Tiếng Anh

3.2. Ngắn gọn, súc tích

Bạn cứ canh toàn nội dung thân mail xin việc khoảng ½ đến ¾ trang A4 là ổn. Không nên trình bày dài dòng, lan man, điểm quan trọng vẫn là đánh mạnh vào học vấn và kinh nghiệm làm việc.

3.3. Không được sai chính tả

Hiện nay có rất nhiều công cụ hỗ trợ kiểm tra lỗi chính tả tiếng Anh, nhiều web hoàn toàn miễn phí, hoặc bạn có thể nhờ bạn bè, người thân. Đảm bảo bạn chắc chắn không phát sinh sai sót về mặt chính tả, ngữ nghĩa trong email.

3.4. Đừng quên đính kèm CV

Trước khi nhấn gửi email, bạn phải chắc chắn mình đã đính kèm CV ứng tuyển đầy đủ. Việc quên đính kèm, sau đó gửi mail xin việc thêm một lần nữa sẽ dễ bị nhà tuyển dụng đánh giá ứng viên cẩu thả, không tốt cho quá trình xét duyệt hồ sơ.

3.5. Tạo sự trang trọng cho mail

Trong tiếng Anh, danh từ và câu bị động sẽ góp phần mang đến sự trang trọng trong cách diễn đạt. Bạn nên tận dụng trong quá trình diễn đạt mail.

3.6. Thống nhất kiểu chữ, kích thước

Bạn nên soạn mail ở file word trước, sau đó canh chỉnh bố cục, kiểu chữ, kích thước đồng bộ rồi hãy copy/paste vào thân mail xin việc. Như vậy sẽ hoàn toàn an tâm về mặt hình thức.

3.7. Địa chỉ email gửi đi

Địa chỉ email cần chuyên nghiệp, tốt nhất, bạn nên tạo email riêng dùng trong công việc (ví dụ: nguyenvan.a@gmail.com, an.tranminh@gmail.com). Tránh sử dụng những mail có tên hài hước, nhí nhố sẽ không phù hợp môi trường công sở.

4. Mẫu mail xin việc bằng tiếng Anh chuyên nghiệp 

Ngoài những phần gợi ý ở từng mục, bạn có thể tham khảo thêm các mẫu mail xin việc tiếng Anh dưới đây:

4.1. Mail xin việc tiếng Anh cho người có kinh nghiệm

Tiêu đề email: [Vị trí ứng tuyển] - [Tên ứng viên]

Dear Hiring Manager/ HR Department,

This is in reference to the job posting by you on (nơi đăng tin tuyển dụng). I have read the job description and find that my work experiences as well as my skills and the job requirements may be a perfect match.

I have been working for the past five years as a (vị trí công việc) in ABC Company. During that time, I have gained a significant amount of experiences and such skills as (liệt kê kỹ năng) needed for (vị trí đang ứng tuyển)

I have attached my CV to this email. I hope you will learn more about my background, education, achievements, and awards through my CV.

Please feel free to let me know if I can provide you with any further information. I am looking forward to hearing from you.

Your Sincerely,

(chữ ký)

(Họ tên)

(Điện thoại liên lạc)


>>>> Có thể bạn quan tâm: 10 website dịch tiếng Anh sang tiếng Nhật chuẩn nhất

4.2. Mail xin việc tiếng Anh cho sinh viên mới ra trường

Tiêu đề email: Application for HR Internship_ [ Tên ứng viên ]

Dear Mr. An Truong,

My name is [Tên ứng viên] - a graduate from the Foreign Trade University with a Bachelor's degree in International Business. I have been seeking an internship program where I can gain more in-depth knowledge in Human Resource Management. Knowing that ABC Company is looking for an HR intern, I'm confident that I’ll be the right fit for this role. 

Please kindly check out my CV and let me know if you have any questions. I await your response and thank you for your consideration! 

Sincerely,

(chữ ký)

(Họ tên)

(Điện thoại liên lạc)

Tùy theo vị trí công việc ứng tuyển mà nội dung mail xin việc sẽ khác nhau, nhưng bố cục và những lưu ý mà Ms. Uptalent nhấn mạnh trong cách viết mail xin việc bằng tiếng Anh trên đây sẽ luôn hữu ích trong mọi trường hợp. Bạn chỉ cần điều chỉnh chút nội dung theo mẫu mail đã được chia sẻ là có ngay mail xin việc hoàn hảo cho chính mình. Chúc bạn thành công trên con đường sự nghiệp. 

------------------------------------

HRchannels - Headhunter -  Dịch vụ tuyển dụng cao cấp

Hotline: 08. 3636. 1080
Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com
Website: https://hrchannels.com/
Địa chỉ: Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam

Nguồn ảnh: internet