Làm sao để team không phụ thuộc vào bạn?

Nhiều quản lý cấp trung thường lầm tưởng rằng một đội ngũ không thể vận hành nếu thiếu vắng mình là minh chứng cho thấy bản thân là một lãnh đạo tài ba. Nhưng dưới góc nhìn của quản trị hiện đại, việc team phụ thuộc hoàn toàn vào bạn là bằng chứng rõ ràng cho thấy bạn đang thất bại thảm hại trong việc xây dựng hệ thống vận hành. Sau đây, Ms Uptalent sẽ giúp bạn biết cách làm sao để team không phụ thuộc vào bạn và nắm vững nghệ thuật xây dựng đội ngũ tự vận hành trong tay.
MỤC LỤC:
1- Chiếc bẫy tâm lý người hùng và sự thui chột năng lực độc lập của nhân viên
2- Chiến lược bốn bước để kiến tạo một đội ngũ tự vận hành xuất sắc
2.1- Hãy tổng hợp và quy trình hóa toàn bộ kiến thức hệ thống
2.2- Thiết lập ranh giới tự quyết định bằng hạn mức quyền lực rõ ràng
2.3- Áp dụng triệt để nguyên tắc mang giải pháp không mang câu hỏi
2.4- Chấp nhận chi phí sai số trong phạm vi cho phép
3- Ứng dụng sức mạnh công nghệ để nâng cao năng lực vận hành của hệ thống

1- Chiếc bẫy tâm lý người hùng và sự thui chột năng lực độc lập của nhân viên 

Muốn biết làm sao để team không phụ thuộc vào bạn, trước hết bạn cần hiểu được lý do gốc rễ khiến một đội ngũ rơi vào trạng thái tê liệt khi vắng sếp. Nguyên nhân chính của việc này thường bắt nguồn từ chính những cạm bẫy tâm lý sâu kín bên trong của người quản lý. Khi nhân viên đến hỏi ý kiến, việc bạn đưa ra câu trả lời ngay lập tức sẽ mang lại một sự thỏa mãn vô thức cho cái tôi lãnh đạo của bạn, nhưng cũng chính vì vậy mà bạn tình nuôi dưỡng nên một đội ngũ lười tư duy và có thói quen ỷ lại.

Bên cạnh đó, nỗi sợ giao quyền (Fear of Delegation) cũng là một sai lầm rất lớn. Nhiều vị sếp luôn lo lắng rằng nhân viên ít kinh nghiệm sẽ dễ làm hỏng việc, khiến họ mất thời gian đi sửa lỗi, nên tốt nhất là tự tay vào làm cho nhanh và an tâm. Chính điều này đã triệt tiêu hoàn toàn cơ hội rèn luyện bản lĩnh của nhân viên, lâu dần họ hình thành nên phản xạ, cứ làm đại đi, kiển gì sếp cũng sửa lại từ đầu. Theo thời gian, bạn tự làm hao mòn giá trị cá nhân nơi công sở, biến mình thành người “dọn rác” cho nhân viên, con đường phát triển sự nghiệp dài hạn cũng lao dốc, còn team thì thui chột năng lực về số 0.

2- Chiến lược bốn bước để kiến tạo một đội ngũ tự vận hành xuất sắc 

Để giải bài toán “Làm sao để team không phụ thuộc vào bạn?”, bạn phải biết cách giải thoát bản thân khỏi đống hỗn độn của những công việc vụn vặt và xây dựng nên một đội ngũ có khả năng tự giải quyết công việc mạnh mẽ. Quy trình bốn bước dưới đây sẽ giúp bạn làm điều này một cách hiệu quả:

2.1- Hãy tổng hợp và quy trình hóa toàn bộ kiến thức hệ thống 

Sai lầm của nhiều quản lý là để cho các bí kíp, kinh nghiệm xử lý công việc lưu giữ độc quyền trong bộ não của chính mình hoặc một vài nhân sự kỳ cựu. Kết quả là khi những người này vắng mặt, đội ngũ lập tức sụp đổ. Giải pháp tối ưu nhất là bạn phải xây dựng một hệ thống Quy trình vận hành chuẩn (SOP - Standard Operating Procedure) cho team.

Bạn cần văn bản hóa, tổng hợp mọi quy trình làm việc từ cách viết một email gửi khách hàng, xử lý một ca khiếu nại, cho đến checklist nghiệm thu một dự án. Khi mọi thứ được hiển thị rõ ràng, trực quan trên giấy tờ, thì dù là một nhân sự mới tinh đi nữa cũng có thể tự mình thực hiện công việc chính xác đến 80% khối lượng công việc mà không cần chạy đi hỏi sếp.

2.2- Thiết lập ranh giới tự quyết định bằng hạn mức quyền lực rõ ràng 

Nhân viên thường không dám ra quyết định vì họ sợ phải chịu trách nhiệm và sợ bị sếp trách mắng khi làm sai. Muốn phá bỏ nỗi sợ này, bạn phải áp dụng nghệ thuật giao quyền bằng cách xác định quyền hạn cho họ, làm rõ việc nào nhân viên được quyền tự quyết định 100% không cần xin phép, việc nào cần thảo luận với đồng nghiệp và việc nào bắt buộc phải có chữ ký phê duyệt của sếp.

Ví dụ, với bộ phận chăm sóc khách hàng, bạn có thể đưa ra quy định "Mọi hóa đơn đền bù cho khách hàng dưới mức năm trăm nghìn đồng, các em được toàn quyền tự xử lý hoàn tiền cho khách ngay lập tức để tối ưu trải nghiệm, chỉ cần ghi nhận lại vào file báo cáo cuối tuần". Việc trao quyền lực có giới hạn này sẽ giúp giải phóng đến năm mươi phần trăm khối lượng công việc vặt vãnh của bạn.

2.3- Áp dụng triệt để nguyên tắc mang giải pháp không mang câu hỏi 

Đây là biện pháp mạnh mẽ nhất giúp bạn tái cấu trúc tư duy của nhân viên, buộc họ phải chuyển từ trạng thái thụ động sang chủ động. Từ ngày mai, mỗi khi có nhân viên tìm bạn để báo cáo sự cố và hỏi "sếp ơi việc này làm thế nào", tuyệt đối không được đưa ra câu trả lời ngay lập tức, thay vào đó hãy hỏi ngược lại họ "Phương án đề xuất của em để xử lý việc này là gì?" để cắt đứt sự ỷ lại của họ.

Hãy yêu cầu nhân viên phải áp dụng nghệ thuật kỹ năng quản trị ngược – khi mang một vấn đề đến bàn sếp, bắt buộc phải đính kèm theo ít nhất hai giải pháp thay thế do chính họ nghiên cứu, phân tích ưu nhược điểm. Nói cách khác, bạn sẽ không làm thay phần việc của họ mà chỉ đóng vai trò lắng nghe, định hướng và chọn phương án tối ưu nhất. Một khi nhân viên hiểu rằng họ không thể tới gặp sếp với cái đầu rỗng, họ sẽ tự biết phải suy nghĩ để tìm ra giải pháp.

2.4- Chấp nhận chi phí sai số trong phạm vi cho phép 

Muốn xây dựng một đội ngũ tinh nhuệ, bạn phải có một trái tim đủ rộng lượng và sự dũng cảm để cho phép nhân viên được làm sai và sửa sai trong một biên độ an toàn được kiểm soát. Hãy nhớ, nhân viên sẽ không thể trưởng thành nếu họ không tự mình thực hiện công việc. 

Bên cạnh đó, bạn cũng tuyệt đối không được xăm soi, can thiệp thô bạo vào quá trình làm việc của nhân viên theo kiểu quản lý vi mô, mà hãy tập trung quản lý đội ngũ dựa trên chỉ số hiệu suất đầu ra (Output). Khi nhân viên được tin tưởng, được trai quyền và học hỏi từ những vấp ngã, năng lực của họ sẽ gia tăng vượt bậc và nhanh chóng trở thành những nhân sự vận hành độc lập ngay cả khi bạn vắng mặt.


Xem thêm tại>>>Kinh nghiệm nhiều khác với năng lực cao

3- Ứng dụng sức mạnh công nghệ để nâng cao năng lực vận hành của hệ thống 

Trong kỷ nguyên số hiện đại, một nhà quản lý có kỹ năng quản trị nhân sự hiệu quả sẽ không phải tốn thời gian cho việc giám sát, đốc thúc công việc của từng nhân viên theo cách thủ công. Thay vào đó, bạn có thể tiến hành chuyển đổi số toàn diện cho phòng ban của mình bằng cách sử dụng các phần mềm quản trị dự án tự động hóa tiên tiến như ClickUp, Asana, Jira hay Base.

Bạn hãy đưa toàn bộ các đầu việc, tiến độ, thời hạn hoàn thành và người chịu trách nhiệm lên một hệ thống dashboard chung hiển thị một cách minh bạch. Điều này giúp bạn nhanh chóng nắm được tình hình thực tế của cả phòng chỉ với một cái liếc mắt quét qua màn hình vào đầu ngày mà không phải tổ chức các cuộc họp dông dài chỉ để biết tiến độ.

Bên cạnh đó, để triệt để giải quyết bài toán làm sao để team không phụ thuộc vào bạn, hãy tận dụng sức mạnh của trí tuệ nhân tạo (AI) để chuẩn hóa các biểu mẫu báo cáo, tự động hóa các thông báo nhắc nhở deadline. Vận dụng công nghệ chính là đòn bẩy giải phóng bạn khỏi những công việc lặp đi lặp lại, từ đó có trọn vẹn tám mươi phần trăm quỹ thời gian trống để tập trung vào những việc tạo ra giá trị thặng dư cao nhất cho doanh nghiệp như thiết lập tầm nhìn dài hạn, tìm kiếm nguồn lực mới, xây dựng văn hóa đội ngũ lành mạnh và trở thành một người Mentor truyền cảm hứng cho cả team.

Lời kết

Đẳng cấp cao nhất của một leader được đo lường bằng việc đội ngũ của bạn vẫn vận hành một cách trơn tru, hoàn hảo và doanh số vẫn tăng trưởng đều đặn ngay cả khi bạn không có mặt trực tiếp. Bởi vậy, hãy trung vào việc giúp nhân viên nâng tầm năng lực, giúp họ trở thành những nhà lãnh đạo độc lập, có tư duy tự chủ mạnh mẽ bằng cách dũng cảm buông tay và ngừng đóng vai người hùng để nhường sân khấu tỏa sáng cho nhân viên. Đây cũng chính là giải pháp giúp bạn thoát khỏi xiềng xích của những việc vặt để định hướng sự nghiệp cá nhân một cách bền vững.

Hy vọng những chia sẻ của Ms Uptalent đã giúp bạn biết phải làm sao để team không phụ thuộc vào bạn, từ đó bạn vừa nâng tầm kỹ năng quản lý vừa xây dựng được đội ngũ mạnh mẽ với khả năng vận hành độc lập xuất sắc. Chúc bạn thành công!

------------------------------------

 

HRchannels - Headhunter -  Dịch vụ tuyển dụng cao cấp
Hotline: 08. 3636. 1080
Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com
Website: https://hrchannels.com/
Địa chỉ: Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam

Nguồn ảnh: internet