Chuyên viên hành chính tổng hợp là người phụ trách quản lý bao quát mọi vấn đề “xung quanh” nhằm bảo đảm mọi hoạt động “cốt lõi” của doanh nghiệp luôn đạt hiệu suất cao nhất. Một chuyên viên hành chính tổng hợp giỏi chính là một “quản gia” tài ba, một “cánh tay phải” đắc lực của ban lãnh đạo. Vậy làm cách nào để tuyển được chuyên viên hành chính tổng hợp như mong đợi ? Dưới đây là bài viết mà HRchannels đã tổng hợp các bước triển khai tuyển dụng hiệu quả nhất cho vị trí này.
Những khó khăn nhà tuyển dụng gặp phải khi tuyển dụng chuyên viên hành chính tổng hợp
Cũng như nhiều vị trí khác, tuyển dụng chuyên viên hành chính tổng hợp vẫn còn tồn tại nhiều khó khăn mà nhà tuyển dụng đang tìm cách khắc phục, điển hình là những yếu tố sau:
1. Công tác sàng lọc hồ sơ mất nhiều thời gian
Đa phần những nhiệm vụ chuyên viên hành chính tổng hợp phù hợp nhiều chuyên ngành học nên số lượng hồ sơ ứng viên nộp về rất nhiều.
Dù một số ứng viên không đáp ứng đầy đủ kinh nghiệm yêu cầu nhưng họ vẫn muốn thử vận may và hy vọng sẽ được đào tạo thêm những kỹ năng còn thiếu.
2. Nhân viên không gắn kết lâu dài
Vị trí chuyên viên hành chính tổng hợp phải đảm nhận hầu hết những việc xung quanh hoạt động chuyên môn của các phòng ban. Số lượng mục công việc nhiều nhưng yêu cầu về kỹ thuật chuyên ngành lại không cao. Do vậy, nhiều ứng viên trúng tuyển sau một thời gian cảm thấy mỏi mòn trong công việc và mong muốn thay đổi môi trường.
Bên cạnh đó, công tác hành chính tổng hợp ít nhiều liên quan đến lợi ích của nhiều phòng ban nên việc có những mâu thuẫn phát sinh cũng thường xảy ra. Chuyên viên trước mắt sẽ tự mình giải quyết nhưng nếu thiếu sự hỗ trợ từ ban lãnh đạo, họ sẽ cảm thấy mình lẻ loi trong tập thể.
>>> Xem thêm: Mô tả công việc chuyên viên hành chính tổng hợp
Các bước triển khai tuyển dụng chuyên viên hành chính tổng hợp hiệu quả nhất
Do tính chất công việc đa năng nên việc tuyển dụng một chuyên viên hành chính tổng hợp giỏi, gắn bó lâu dài cùng doanh nghiệp không hề đơn giản. Để tuyển dụng thành công như mong đợi, đây là những bước triển khai được chia sẻ từ nhiều chuyên gia tuyển dụng nhân sự:
1. Xây dựng những yêu cầu dành cho ứng viên
Để nhà tuyển dụng và ứng viên có thể tìm thấy điểm chung ở nhau thì danh sách những yêu cầu tuyển dụng, bao gồm :
-
Kỹ năng của ứng viên phù hợp với công việc
-
Trình độ chuyên môn
-
Kinh nghiệm làm việc
-
Giới tính, thời gian làm việc (toàn thời gian, bán thời gian, thời vụ…)…
cần được xây dựng cụ thể. Việc xây dựng những yêu cầu tuyển dụng chi tiết còn giúp hệ thống tự động sàng lọc hồ sơ hiệu quả.
>>> Có thể bạn quan tâm: Câu hỏi phỏng vấn chuyên viên hành chính tổng hợp
2. Soạn bản tin tuyển dụng chất lượng
Trong thị trường cạnh tranh nhân lực khốc liệt như hiện nay thì bản tin tuyển dụng chính là yếu tố đầu tiên thu hút ứng viên của mỗi doanh nghiệp.
Tiêu đề thu hút, nội dung rõ ràng, thông tin chi tiết… luôn hỗ trợ hoàn hảo cho việc thu hút ứng viên từ nhiều nguồn tuyển dụng.
Đối với vị trí chuyên viên hành chính tổng hợp, một bản tin đăng tuyển sở hữu bản mô tả công việc chi tiết là rất cần thiết. Bởi lẽ, đây là một công việc đa nhiệm, nếu bản tin tuyển dụng quá sơ sài, lượng hồ sơ ứng viên sẽ nhiều nhưng khi vào thực tế, họ sẽ bị bất ngờ và không muốn tiếp tục công việc.
3. Lựa chọn nguồn ứng viên phù hợp
Với vị trí chuyên viên hành chính tổng hợp, những nguồn ứng viên dưới đây được vận dụng nhiều nhất :
-
Công ty headhunter chuyên tìm kiếm những chuyên viên hành chính tổng hợp cấp cao theo sự ủy thác của doanh nghiệp như HRchannels, HR2b, Navigos…
-
Trang web tuyển dụng trực tuyến có tính phí đăng tin như Vietnamworks.com, Careerbuilder.vn, timviecnhanh.com …
-
Trang web tuyển dụng trực tuyến miễn phí chất lượng cao như: HRchannels, TalentBold, topcv, …
-
Mạng xã hội : Facebook, Twitter, Linkedin…
- Nhóm (group) tuyển dụng hành chính văn phòng:
4. Xây dựng bảng câu hỏi phỏng vấn
Bên cạnh kinh nghiệm làm việc, bảng câu hỏi cần chú trọng khai thác tính cách và kỹ năng giao tiếp của ứng viên, cụ thể là sự kiên nhẫn, cẩn trọng, chịu khó, sẵn sàng chấp nhận thử thách và khả năng xử lý tình huống linh hoạt.
Những mẹo kiểm tra thường được áp dụng:
-
Một CV với nhiều lỗi chính tả cho thấy sự cẩu thả trong tính cách.
-
Trao đổi trước về lịch phỏng vấn với ứng viên qua điện thoại, đồng thời kiểm tra cách giao tiếp của ứng viên.
-
Một quy trình tuyển dụng thường phỏng vấn trực tiếp từ 2 – 3 vòng cũng nhằm kiểm tra sự chịu khó, nhẫn nại mà chuyên viên hành chính tổng hợp cần có.
-
Một vài câu hỏi giải quyết tình huống theo thực tế từng trải tại doanh nghiệp sẽ là cách kiểm tra tính linh hoạt xử lý tình huống hiệu quả.
5. Thử thách ứng viên trúng tuyển
Giai đoạn thử việc chính là thách thức đầu tiên mà doanh nghiệp muốn ứng viên trúng tuyển vượt qua.
Một số doanh nghiệp, tổ chức lớn, giai đoạn thử việc còn là cuộc cạnh tranh sàng lọc không kém giai đoạn tuyển dụng trước đó. Bộ phận hành chính nhân sự sẽ trực tiếp theo sát sự thể hiện của ứng viên trúng tuyển và chỉ giữ lại những nhân tố xuất sắc nhất khi giai đoạn thử việc kết thúc. Chất lượng ứng viên nhờ vậy được nâng cao đáng kể.
>>>> Xem thêm: Kỹ năng cần tích lũy của chuyên viên hành chính tổng hợp
6. Quan tâm phúc lợi dành cho chuyên viên hành chính tổng hợp
Sự gắn kết lâu dài không chỉ nằm ở phía chuyên viên mà cả ở phía doanh nghiệp nữa. Một chính sách phúc lợi phù hợp, đào tạo nâng cao nghiệp vụ chuyên môn, cùng sự quan tâm hỗ trợ chuyên viên hành chính tổng hợp trong quá trình công tác luôn mang đến hiệu ứng gắn kết tích cực lâu dài.
Với những thông tin mà HRchannels đã tổng hợp và chia sẻ trong bài viết này, hy vọng mỗi doanh nghiệp đều đã tìm ra lời giải cho câu hỏi “làm cách nào để tuyển được chuyên viên hành chính tổng hợp” thành công cho chính mình. Chúc doanh nghiệp bạn luôn có được những nhân tài xuất sắc !
------------------------------------
HRchannels - Headhunter - Dịch vụ tuyển dụng cao cấp
Hotline: 08. 3636. 1080
Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com
Website: https://hrchannels.com/
Địa chỉ: Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam
Nguồn ảnh: internet
HRchannels
HRchannels là nền tảng tuyển dụng và thu hút nhân sự cấp cao hàng đầu tại Việt Nam.
Với hơn 16 năm kinh nghiệm tuyển dụng nhân sự cấp cao. Chúng tôi là công ty headhunter hàng đầu ở Việt Nam.
