maro-news
Image
maro-news
Follow US:
Quick Search
Kỹ Năng Làm Việc

Lá Thư Từ Chối Ứng Viên Tinh Tế Khiến Ứng Viên Muốn Nộp Lại Hồ Sơ Ngay!

Lá Thư Từ Chối Ứng Viên Tinh Tế Khiến Ứng Viên Muốn Nộp Lại Hồ Sơ Ngay!

Khi tuyển dụng, không phải ai cũng có thể vượt qua tất cả các vòng phỏng vấn và đạt được công việc mong muốn. Tuy nhiên, cách mà nhà tuyển dụng gửi lá thư từ chối có thể tạo ra sự khác biệt lớn trong cảm nhận của ứng viên. Một lá thư từ chối tinh tế không chỉ giúp bảo vệ hình ảnh thương hiệu của công ty mà còn khiến ứng viên cảm thấy được tôn trọng và khuyến khích họ tiếp tục ứng tuyển trong tương lai. Vậy làm thế nào để viết một lá thư từ chối mà ứng viên không cảm thấy bị từ chối quá thô lỗ? Cùng tìm hiểu chi tiết dưới đây.

Việc làm nhân sự
Xem thêm >>>> Việc làm Nhân sự lương hấp dẫn $1000+

1. Tại sao cần gửi lá thư từ chối ứng viên tinh tế?

1.1. Bảo vệ hình ảnh thương hiệu nhà tuyển dụng

Hình ảnh của một công ty không chỉ được xây dựng qua sản phẩm, dịch vụ mà còn qua cách ứng xử với nhân viên và ứng viên. Khi bạn gửi đi một lá thư từ chối tinh tế, ứng viên sẽ có ấn tượng tốt về doanh nghiệp, ngay cả khi họ không được chọn. Điều này có thể giúp công ty xây dựng danh tiếng tốt trong ngành, thu hút được nhiều nhân tài hơn trong tương lai.

1.2. Giữ mối quan hệ với ứng viên

Dù ứng viên không phù hợp với vị trí hiện tại, họ có thể phù hợp với các vị trí khác trong tương lai. Gửi một lá thư từ chối ứng viên tinh tế sẽ giúp duy trì mối quan hệ và giữ lại những ứng viên tiềm năng. Việc giữ liên lạc với các ứng viên không trúng tuyển cũng giúp công ty có nguồn ứng viên dồi dào khi cần tuyển lại trong tương lai.

1.3. Tránh gây cảm giác tiêu cực cho ứng viên

Từ chối ứng viên là một điều không hề dễ dàng, nhưng nếu không làm đúng cách, nó có thể gây ra cảm giác tiêu cực, ảnh hưởng đến sự tự tin của ứng viên. Một lá thư từ chối thông minh, khéo léo có thể giúp giảm bớt nỗi thất vọng, đồng thời tạo ra sự khích lệ cho ứng viên.

vì sao cần gửi lá thư từ chối ứng viên tinh tế
Xem thêm >>> Làm Gì Để Nổi Bật Giữa Cuộc Cạnh Tranh Tuyển Dụng Gay Gắt?

2. Cấu trúc của một lá thư từ chối ứng viên tinh tế

Việc viết lá thư từ chối không chỉ dừng lại ở việc thông báo rằng ứng viên không được chọn, mà cần phải được thực hiện một cách cẩn trọng, tỉ mỉ. Cấu trúc của một lá thư từ chối tinh tế thường bao gồm:

2.1. Lời cảm ơn chân thành

Mở đầu bằng cách cảm ơn ứng viên vì đã dành thời gian và nỗ lực để ứng tuyển vào công ty. Câu mở đầu càng lịch sự và chân thành, ứng viên càng cảm thấy được tôn trọng. Ví dụ:

"Cảm ơn bạn đã dành thời gian ứng tuyển vào vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty]. Chúng tôi rất trân trọng sự quan tâm và những kỹ năng bạn mang đến cho quá trình ứng tuyển."

2.2. Thông báo kết quả một cách nhẹ nhàng

Sau khi đã bày tỏ sự cảm ơn, hãy đi thẳng vào vấn đề nhưng đừng quá thô bạo. Việc dùng từ ngữ nhẹ nhàng sẽ làm giảm sự căng thẳng cho ứng viên. Ví dụ:

Những việc làm hấp dẫn

Giám Đốc Nhân Sự (Sản Xuất)

Hà nội, Hà Nam, Hưng Yên Nhân sự , Sản Xuất

Giám Đốc Nhân Sự (Sản Xuất)

Hà nội, Hà Nam, Hưng Yên Nhân sự , Sản Xuất

Trưởng Phòng Hành Chính - Nhân Sự (Thương Mại/ Dịch Vụ)

Hồ Chí Minh, Bình Dương , Đồng Nai Hành chánh/Thư ký , Nhân sự

"Sau quá trình xem xét kỹ lưỡng và đánh giá, chúng tôi rất tiếc phải thông báo rằng bạn không phải là ứng viên được chọn cho vị trí này."

2.3. Đánh giá tích cực về ứng viên

Thay vì chỉ thông báo kết quả, hãy đánh giá cao những điểm mạnh của ứng viên để họ không cảm thấy mình hoàn toàn thất bại. Điều này không chỉ giúp ứng viên thấy mình có giá trị mà còn tăng khả năng họ sẽ nộp lại hồ sơ cho các vị trí khác. Ví dụ:

"Chúng tôi rất ấn tượng với kỹ năng [kỹ năng cụ thể của ứng viên] mà bạn đã thể hiện trong quá trình phỏng vấn. Tuy nhiên, vị trí hiện tại yêu cầu một số yếu tố khác mà ứng viên khác đã phù hợp hơn."

2.4. Khuyến khích ứng viên tiếp tục ứng tuyển

Đây là phần quan trọng nhất giúp ứng viên cảm thấy được khuyến khích để tiếp tục đồng hành cùng công ty trong tương lai. Hãy mở lời mời ứng viên nộp lại hồ sơ cho các vị trí phù hợp khác.
Ví dụ: "Chúng tôi thực sự hy vọng có thể giữ liên lạc và sẽ xem xét lại hồ sơ của bạn khi có những vị trí phù hợp hơn trong tương lai. Đừng ngần ngại nộp lại hồ sơ cho chúng tôi khi có cơ hội khác mở ra."

cấu trúc của lá thư từ chối ứng viên

2.5. Lời kết thúc chuyên nghiệp và chân thành

Kết thúc thư bằng một lời chúc may mắn và sự chân thành trong lời nhắn gửi đến ứng viên. Điều này thể hiện rằng bạn thật sự quan tâm đến hành trình sự nghiệp của họ. Ví dụ:

"Một lần nữa, chúng tôi xin cảm ơn bạn vì sự quan tâm đến [Tên công ty] và chúc bạn sẽ gặp nhiều thành công trong sự nghiệp tương lai."

3. Một ví dụ mẫu về lá thư từ chối ứng viên tinh tế

Dưới đây là một mẫu lá thư từ chối tinh tế, thể hiện đầy đủ sự chuyên nghiệp và tôn trọng với ứng viên:

Tiêu đề: Cảm ơn bạn đã ứng tuyển vào vị trí [Tên vị trí]

Kính gửi [Tên ứng viên],

Trước tiên, chúng tôi muốn bày tỏ lời cảm ơn chân thành vì bạn đã dành thời gian và tâm huyết để ứng tuyển vào vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty]. Hồ sơ của bạn thực sự để lại ấn tượng tốt với chúng tôi và chúng tôi rất đánh giá cao những kỹ năng và kinh nghiệm mà bạn đã mang đến trong suốt quá trình ứng tuyển.

Sau quá trình đánh giá kỹ lưỡng, chúng tôi rất tiếc phải thông báo rằng tại thời điểm này, bạn không phải là ứng viên phù hợp nhất cho vị trí này. Tuy nhiên, điều này không hề làm giảm giá trị và tiềm năng của bạn. Chúng tôi rất ấn tượng với kỹ năng [kỹ năng cụ thể của ứng viên] và tin rằng bạn sẽ thành công trong những cơ hội phù hợp hơn.

Chúng tôi luôn tìm kiếm những tài năng như bạn và thực sự hy vọng có thể hợp tác trong tương lai. Nếu bạn quan tâm đến các vị trí khác tại [Tên công ty], đừng ngần ngại nộp lại hồ sơ. Chúng tôi rất mong chờ được đón nhận sự đóng góp từ bạn.

Một lần nữa, cảm ơn bạn vì sự quan tâm và nỗ lực. Chúc bạn nhiều may mắn và thành công trên hành trình sự nghiệp sắp tới.

Trân trọng,

[Tên người gửi]
[Tên công ty]
[Chức danh]
[Thông tin liên hệ]

Có thể bạn quan tâm: Mẫu thư từ chối ứng viên chuyên nghiệp, tinh tế
mẫu thư từ chối ứng viên

4. Lợi ích của việc gửi lá thư từ chối tinh tế

4.1. Xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng tích cực

Một lá thư từ chối tinh tế giúp xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp cho công ty, khiến ứng viên và cộng đồng có cái nhìn tích cực về cách làm việc và văn hóa doanh nghiệp.

4.2. Thu hút nhân tài trong tương lai

Ứng viên khi nhận được sự tôn trọng từ công ty sẽ cảm thấy có động lực để quay lại ứng tuyển các vị trí khác trong tương lai. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận và thu hút nhân tài.

4.3. Tạo mối quan hệ lâu dài với ứng viên

Việc từ chối ứng viên một cách tinh tế giúp doanh nghiệp duy trì mối quan hệ tốt với ứng viên, ngay cả khi họ không trúng tuyển. Điều này có thể giúp công ty dễ dàng tiếp cận họ trong các đợt tuyển dụng tiếp theo.

5. Những điều cần tránh khi viết lá thư từ chối ứng viên

  • Không gửi thư tự động: Dù có thể sử dụng hệ thống tự động để gửi thư từ chối, nhưng hãy cố gắng cá nhân hóa lá thư để ứng viên cảm thấy được quan tâm. Việc gửi thư tự động sẽ làm mất đi tính chuyên nghiệp và sự tôn trọng với ứng viên.

  • Không quá ngắn gọn: Một lá thư từ chối quá ngắn sẽ khiến ứng viên cảm thấy mình không được đánh giá đúng mức. Hãy đảm bảo rằng lá thư từ chối của bạn đủ chi tiết để thể hiện sự chân thành.

  • Không hạ thấp ứng viên: Dù ứng viên không phù hợp với vị trí, việc hạ thấp họ trong lá thư từ chối là điều tối kỵ. Hãy luôn giữ một tông giọng tích cực và tránh những từ ngữ có thể gây tổn thương hoặc làm ứng viên cảm thấy kém cỏi.

  • Tránh cam kết không chắc chắn: Khi khuyến khích ứng viên nộp lại hồ sơ, hãy đảm bảo rằng bạn không hứa hẹn điều gì mà bạn không thể thực hiện. Sự minh bạch trong thông tin là rất quan trọng.

những điều cần tránh khi viết lá thư từ chối
Tham khảo >>> Bắt mạch lý do ứng viên từ chối "job offer" của doanh nghiệp

6. Các lưu ý khi gửi lá thư từ chối ứng viên

6.1. Thời gian gửi thư

Gửi lá thư từ chối càng sớm càng tốt sau khi kết thúc quá trình tuyển dụng. Điều này giúp ứng viên có thể nhanh chóng tìm kiếm các cơ hội khác mà không phải chờ đợi lâu.

6.2. Phương thức gửi thư

Hãy lựa chọn phương thức gửi thư phù hợp. Gửi qua email là lựa chọn phổ biến nhất, nhưng nếu bạn có mối quan hệ gần gũi hơn với ứng viên, bạn có thể xem xét việc gửi thư tay hoặc gọi điện trực tiếp. Điều này cho thấy sự quan tâm và tôn trọng của bạn đối với ứng viên.

6.3. Cá nhân hóa nội dung

Cố gắng cá nhân hóa lá thư càng nhiều càng tốt. Đề cập đến những điều cụ thể mà bạn đã thảo luận trong buổi phỏng vấn hoặc những kỹ năng mà ứng viên đã thể hiện. Điều này giúp ứng viên cảm thấy rằng họ đã được xem xét kỹ lưỡng và không chỉ là một con số trong danh sách.

Việc viết một lá thư từ chối ứng viên tinh tế không chỉ là một phần của quy trình tuyển dụng mà còn là một nghệ thuật. Một lá thư từ chối tốt không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp của công ty mà còn giúp xây dựng hình ảnh tích cực và duy trì mối quan hệ với ứng viên. Bằng cách thể hiện sự trân trọng và tôn trọng, bạn không chỉ giúp ứng viên cảm thấy được khích lệ mà còn có thể tạo ra những cơ hội mới trong tương lai cho cả hai bên.

Dù là một thông báo khó khăn, nhưng khi được thực hiện đúng cách, nó có thể trở thành một cơ hội để xây dựng thương hiệu và thu hút tài năng. Vì vậy, hãy đầu tư thời gian và công sức vào việc viết lá thư từ chối. Điều này không chỉ mang lại lợi ích cho ứng viên mà còn cho chính công ty của bạn trong việc phát triển một đội ngũ nhân sự mạnh mẽ và tài năng.

Dịch vụ headhunter- Săn đầu người
------------------------------------

HRchannels - Headhunter -  Dịch vụ tuyển dụng cao cấp
Hotline: 08. 3636. 1080
Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com
Website: https://hrchannels.com/
Địa chỉ: Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam

Nguồn ảnh: internet


HRchannels

HRchannels

HRchannels là nền tảng tuyển dụng và thu hút nhân sự cấp cao hàng đầu tại Việt Nam. Với hơn 16 năm kinh nghiệm tuyển dụng nhân sự cấp cao. Chúng tôi là công ty headhunter hàng đầu ở Việt Nam.