KPI dành cho phòng vật tư ra sao?

Ngày nay, các doanh nghiệp đều rất chú trọng đến việc xây dựng KPI cho các phòng ban. KPI được biết đến là chỉ số đánh giá mức độ hoàn thành công việc và cũng là thước đo mức độ hoàn thành của các mục tiêu đã đặt ra. Thực tế cho thấy, việc đánh giá và quản lý KPI gắn liền với hoạt động quản lý doanh nghiệp. Hơn nữa mỗi bộ phận khác nhau sẽ có các KPI đặc thù riêng cho bộ phận đó. Trong bài viết này, HRchannels sẽ gửi đến bạn đọc một số KPI của phòng vật tư quan trọng. Các bạn hãy xem đó là gì nhé!

1. Nhóm chỉ số liên quan đến hiệu quả mua sắm vật tư

1.1 Tiết kiệm

Chỉ số này tập trung theo dõi tổng chi phí để có được vật tư, như là: chi phí giao hàng, chi phí quản lý nhà cung cấp,…và xem xét giá trị đồng tiền theo thời gian. Theo dõi chỉ số này, giúp bạn đánh giá xem, khi chuyển nhà cung cấp bạn có nhận được mức giá tốt hơn hay không?

1.2 Giảm chi phí 

Chỉ số này chú trọng đến việc tối ưu hóa quy trình và giảm chi phí lao động, giúp bạn có một bức tranh tổng thể trong việc giảm chi phí.

1.3 Chi tiêu không đúng quy định

Trong doanh nghiệp, thường xảy ra trường hợp nhân viên không tuân theo quy trình phê duyệt khi mua vật tư. Để tối ưu hóa hiệu quả mua sắm, bạn cần tìm cách làm giảm, thậm chí là phải loại bỏ hoàn toàn các khoản chi tiêu không đúng quy định này.

1.4 ROI mua sắm

Đánh giá giá trị các khoản đầu tư cho việc mua sắm vật tư.


>>> Xem thêm: Mô tả công việc của phòng vật tư

1.5 Thời gian chu kỳ đặt hàng

Thể hiện thời gian đặt hàng nhanh như thế nào. Đặt hàng càng nhanh thì doanh nghiệp hoạt động càng hiệu quả.

1.6 Mức độ tuân thủ hợp đồng

Đánh giá mức độ tuân thủ các thỏa thuận của nhà cung cấp.

2. Nhóm KPI liên quan đến việc quản lý vật tư

2.1 Định mức vật tư

Phòng vật tư cần xác định định mức vật tư cho từng loại sản phẩm trong quá trình sản xuất của doanh nghiệp. Tùy thuộc vào đặc điểm của từng loại sản phẩm mà tỷ lệ và thành phần cũng sẽ khác nhau.

2.2 Tỷ lệ hao hụt vật tư định mức

Quá trình sản xuất không thể tránh khỏi việc hao hụt vật tư. Tuy nhiên cần đảm bảo mức hao hụt hợp lý, trong giới hạn được cho phép (khoảng 3-5%).

2.3 Tỷ lệ hao hụt thực tế

Thực tế trong quá trình sản xuất, tỷ lệ hao hụt có thể thay đổi vì nhiều nguyên nhân khác nhau. Chẳng hạn như hiệu quả quá trình quản lý vật tư không tốt.

2.4 Tỷ lệ hư hỏng vật tư

Các loại vật tư có thể bị hư hỏng do chịu tác động bởi các yếu tố bên ngoài hoặc do chính bản thân loại vật tư đó. Vì vậy theo dõi tỷ lệ hao hụt vật tư về mặt số lượng và chất lượng rất quan trọng. Thông thường tỷ lệ này là 5%.

2.5 Tỷ lệ vật tư hao hụt do lỗi của nhân viên

Việc vật tư bị hao hụt do lỗi của nhân viên là điều khó tránh. Vì vậy cần có KPI liên quan đến tỷ lệ này, để góp phần làm giảm hao hụt về vật tư.

3. Nhóm KPI liên quan đến công tác quản lý kho

3.1 KPI về việc tuân thủ nguyên tắc nhập xuất

Cần đảm bảo hoạt động nhập xuất kho chỉ được thực hiện khi có chứng từ hợp lý. Cụ thể cần đảm bảo các chỉ tiêu sau:

• Kiểm đếm đúng số lượng, chủng loại vật tư nhập, xuất kho.

• Kiểm soát chất lượng vật tư nhập kho. Lập tức thông báo khi phát hiện chất lượng vật tư không đạt yêu cầu. 

• Kịp thời cung cấp vật tư theo yêu cầu cho bộ phận sản xuất.

• Thực hiện việc xuất vật tư theo đúng quy định, điều phối phương tiện vận chuyển nhanh chóng, đảm bảo đúng tiến độ, số lượng và chủng loại vật tư được yêu cầu.

• Thực hiện đúng các quy trình, quy định liên quan đến việc nhập, xuất vật tư.

3.2 KPI liên quan đến việc sắp xếp và bảo quản vật tư

Nhân viên phòng vật tư phải tuân thủ đúng quy định về việc sắp xếp và bảo quản vật tư. Cụ thể phải đảm bảo các tiêu chí:

• Tránh để vật tư bị ảnh hưởng bởi các nhân tố bên ngoài làm giảm chất lượng. Lập báo cáo theo dõi tình trạng hư hỏng vật tư, chất lượng kém và các trường hợp có thể bị hư hỏng.

• Thực hiện những việc phải chuẩn bị cho công tác kiểm kê định kỳ.

• Bảo quản số lượng vật tư, không để xảy ra mất mát, hư hỏng.

3.3 KPI về quản lý sổ sách 

Phải đảm bảo cập nhật kịp thời và chính xác các nghiệp vụ nhập, xuất vào sổ sách theo đúng quy định:

• Cập nhật thẻ kho chính xác, kịp thời. Định kỳ tiến hành đối chiếu thẻ kho với kế toán.

• Cập nhật thẻ các vật tư được lưu kho đúng quy định.
• Sắp xếp, bảo quản và lưu trữ sổ sách, chứng từ, thẻ kho theo quy định của công ty.

>>> Có thể bạn quan tâm: Chức năng, nhiệm vụ phòng vật tư

3.4 KPI đánh giá mức độ hoàn thành công việc

Chỉ số này nhằm đánh giá mức độ hoàn thành các công việc được giao của nhân viên phòng vật tư. Căn cứ vào % hoàn thành công việc và đánh giá thái độ làm việc, mà nhà quản lý dễ dàng đánh giá tiêu chuẩn này.

------------------------------------

HRchannels - Headhunter -  Dịch vụ tuyển dụng cao cấp
Hotline: 08. 3636. 1080
Email - Doanh Nghiệp: sales@hrchannels.com
Email - Ứng Viên: job@hrchannels.com
Website: https://hrchannels.com/
Địa chỉ: Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam

Nguồn ảnh: internet + HRchannels