KPI cho vị trí Trưởng phòng nhân sự

Hiện nay, việc xây dựng KPI cho vị trí Trưởng phòng nhân sự được kỳ vọng có thể gia tăng hiệu suất công việc cho vị trí này. Thế nhưng, làm sao để xây dựng và áp dụng KPI hiệu quả cho Trưởng nhân sự là việc không dễ thực hiện. Vậy, KPI cho vị trí này gồm những gì? Cần lưu ý những gì khi xây dựng KPI cho vị trí này? Bạn đọc hãy cùng theo dõi bài viết sau của Ms Uptalent để có câu trả lời nhé.

MỤC LỤC
1- Trưởng phòng nhân sự là gì? 
2- KPI cho vị trí Trưởng phòng nhân sự gồm những gì?
3- Những lưu ý khi thiết lập KPI cho vị trí Trưởng phòng nhân sự 
4- Cần chú ý gì để thực hiện KPI tốt nhất cho vị trí này?
    4.1- Truyền đạt KPI một cách rõ ràng
    4.2- Đánh giá sự phù hợp của các chỉ số KPI 
    4.3- Quan tâm đến các vấn đề lợi ích
    4.4- Lựa chọn công nghệ quản lý KPI phù hợp

1- Trưởng phòng nhân sự là gì?  

Trưởng phòng nhân sự là vị trí chịu trách nhiệm quản lý tất cả các công việc liên quan đến nhân sự trong một công ty, bao gồm tuyển dụng, đào tạo, thực thi các chính sách, quyền lợi cho từng nhân viên. Đồng thời, họ cũng là người tạo nên sự gắn kết giữa đội ngũ nhân viên trong công ty để mọi người có thể cùng nhau hoàn thành các mục tiêu chung của doanh nghiệp.

Hai nhiệm vụ cơ bản của Trưởng phòng nhân sự là quản lý các hoạt động của bộ phận và quản lý toàn bộ nhân viên trong công ty. Điều này đòi hỏi họ phải thành thạo các kiến thức chuyên ngành về tuyển dụng, đào tạo, lương thưởng, phúc lợi và quản lý mối quan hệ giữa các nhân viên.

Một Trưởng phòng nhân sự giỏi chuyên môn sẽ vừa có kiến thức về kinh doanh vừa có kiến thức về quản lý. Bên cạnh đó, họ còn giỏi giao tiếp và có khả năng ra quyết định dựa trên kỹ năng phân tích và đánh giá chuyên sâu.

Tại các công ty lớn, Trưởng phòng nhân sự sẽ báo cáo công việc cho Giám đốc nhân sự hoặc giám đốc nhân sự cấp cao. Còn tại các công ty nhỏ, họ sẽ thực hiện tất cả các chức năng của bộ phận nhân sự hoặc làm việc cùng trợ lý nhân sự hay người chịu trách nhiệm về công tác hành chính. Cho dù làm việc tại công ty có quy mô ra sao thì họ cũng cần sở hữu các kỹ năng cần thiết của một nhà quản lý nhân sự.

2- KPI cho vị trí Trưởng phòng nhân sự gồm những gì?  

KPI cho vị trí Trưởng phòng nhân sự bao gồm các chỉ số sau:

- Tỷ lệ nhân viên được đào tạo ban đầu / tổng số nhân viên tuyển dụng

- Sử dụng có hiệu quả ngân sách đào tạo

- Tỷ lệ nhân viên đựơc học tập về an toàn lao động / tổng số nhân viên trong kỳ

- Tổng số vụ tai nạn lao động trong kỳ

- Số ý kiến phàn nàn của các đơn vị, phòng ban về bảo hiểm lao động, an toàn lao động

- Tỷ lệ bản mô tả công việc cập nhật trên toàn công ty

- Tỷ lệ hoàn thành các mục tiêu chất lượng ISO liên quan đến công việc cá nhân trong kỳ đánh giá

- Tỷ lệ công nhân sản xuất trực tiếp được đào tạo về chuyên môn / tổng số công nhân trong kỳ

- Tỷ lệ người lao động phàn nàn về công tác tính lương

- Tỷ lệ số vụ hòa giải thành công về tranh chấp lao động phát sinh

- Tổ chức công tác đánh giá nhân sự đúng kỳ hạn quy định

- Tỷ lệ thông tin được cập nhật chính xác: được xác định theo phương pháp kiểm tra xác suất bằng cách lấy số hồ sơ sai hỏng chia cho tổng hồ sơ quản lý.

- Tỷ lệ nhân viên kêu ca, phàn nàn về việc giải quyết chế độ chính sách (bảo hiểm, thai sản, đau ốm, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp,...) trong kỳ

3- Những lưu ý khi thiết lập KPI cho vị trí Trưởng phòng nhân sự  

Bạn cần lưu ý những điểm sau để thiết lập được các chỉ số KPI phù hợp nhất cho Trưởng phòng nhân sự:

3.1- Xác định các mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp 

Trên thực tế, các chỉ số KPI không phải là kết quả sau cùng doanh nghiệp mong muốn đạt được. Mà nó chỉ là công cụ giúp doanh nghiệp định hướng và tập trung nguồn lực để hoàn thành các mục tiêu kinh doanh đã đặt ra.

Bởi vậy, bạn cần xác định rõ các mục tiêu của doanh nghiệp khi xây dựng KPI cho Trưởng phòng nhân sự. Từ đó bạn sẽ dựa trên các mục tiêu này để thiết lập các chỉ số KPI cho phù hợp.

Các chỉ số KPI không giống như mục tiêu. Nhưng, chúng phải có mối tương quan chặt chẽ với các mục tiêu của doanh nghiệp tại từng giai đoạn cụ thể và phải là những chỉ số thực sự quan trọng.

Nếu việc xây dựng KPI không được dựa trên các mục tiêu tổng thể sẽ chỉ khiến doanh nghiệp lãng phí tài nguyên và nguồn lực. Hơn nữa, các kết quả nhận được cũng không như mong đợi.

3.2- Lựa chọn các chỉ số KPI phù hợp 

Lựa chọn được các chỉ số KPI phù hợp đồng nghĩa với việc bạn đang nắm giữ chìa khóa thành công khi xây dựng KPI cho Trưởng phòng nhân sự.

Tuỳ thuộc vào từng ngành nghề, lĩnh vực mà sẽ có những tiêu chuẩn nhất định về KPI. Bạn có thể tham khảo các chỉ số được sử dụng tại các công ty khác. Tuy nhiên, bạn chỉ nên chọn lựa những chỉ số thực sự phù hợp với mục tiêu và vị trí Trưởng phòng nhân sự của công ty mình.

Quan trọng hơn là bạn phải đảm bảo các chỉ số được chọn có thể đáp ứng được yêu cầu quản lý và đánh giá hiệu suất công việc của vị trí Trưởng phòng nhân sự.

Để chọn được KPI phù hợp, bạn cần xác định các chức năng, nhiệm vụ và yêu cầu công việc cụ thể của Trưởng phòng nhân sự. Đồng thời, bạn hãy đảm bảo luôn bám sát tính chất công việc thực tế của vị trí này.

Bằng cách xây dựng KPI dựa trên cơ sở các trách nhiệm công việc chính của Trưởng phòng nhân sự, bạn có thể đảm bảo nhân sự thực hiện công việc luôn hành động theo như mô tả và yêu cầu công việc đã đặt ra.

Ngoài ra, bạn cũng phải xem xét các yếu tố có thể tác động đến kết quả công việc và cả những yếu tố được dùng để đánh giá hiệu suất làm việc. Tất cả các yếu tố này phải được đối chiếu với mục tiêu kinh doanh của công ty nhằm đảm bảo mức độ phù hợp cao nhất.

3.3- Số lượng chỉ số KPI

Doanh nghiệp có thể sử dụng rất nhiều chỉ số khác nhau để đánh giá và đo lường hiệu suất công việc của Trưởng phòng nhân sự. Tuy nhiên, bạn không cần thiết phải sử dụng tất cả các chỉ số đó. 

Bạn cũng cần tránh việc sử dụng quá nhiều hoặc quá ít chỉ số. Số lượng tối ưu bạn nên sử dụng là từ 4 – 10 chỉ số. 

Những chỉ số được chọn phải là những chỉ số phù hợp với mục tiêu, chiến lược của doanh nghiệp tại từng giai đoạn cụ thể. Đồng thời các chỉ số này phải có khả năng tác động đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.

Bạn nên xem xét các mục tiêu của doanh nghiệp để đưa ra những chỉ số cần thiết nhất cho vị trí Trưởng phòng nhân sự. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp tập trung được các nguồn lực và đảm bảo các mục tiêu luôn xuyên suốt quá trình hoạt động.

3.4- Chú trọng cả KPI nguyên nhân và KPI kết quả

Có nhiều doanh nghiệp chỉ thiết lập KPI kết quả mà không hề đề cập đến KPI nguyên nhân. Trong khi đó, các KPI nguyên nhân sẽ cho thấy những hành động cần thực hiện để đạt được kết quả doanh nghiệp mong đợi.

Nếu bỏ qua KPI nguyên nhân, bạn sẽ khiến các KPI kết quả trở nên mơ hồ và khó thực hiện hơn. Vì vậy, bạn nên hiểu rõ mối quan hệ nhân quả giữa các chỉ số KPI và cố gắng hết sức để cân bằng chúng. Khi đó, bạn sẽ đạt được hiệu quả tối ưu khi áp dụng KPI cho Trưởng phòng nhân sự.

3.5- Cập nhật và điều chỉnh KPI theo thời gian

Các mục tiêu của doanh nghiệp chỉ được áp dụng trong một khoảng thời gian nhất định. Bởi vậy, bạn không thể sử dụng cố định các chỉ số KPI trong thời gian dài mà không có bất cứ điều chỉnh nào.

Bạn nên nhớ rằng, yêu cầu của KPI là phải SMART. Tức là các chỉ số này sẽ phải dựa trên các dữ liệu hợp lý và tình hình kinh doanh thực tế của doanh nghiệp. 

Ngoài ra, các chỉ số KPI còn phải có chu kỳ rõ ràng cũng như có các điểm đo cụ thể ở cuối mỗi chu kỳ. Bạn cũng phải dự đoán được những yếu tố trở ngại ngoài tầm kiểm soát có thể ảnh hưởng đến quá trình thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp để có phương án dự phòng phù hợp.

3.6- Đảm bảo tính nhất quán và khả năng thực hiện được của các chỉ số KPI

Việc xây dựng KPI thường có sự tham gia của nhiều nhà quản lý và các chỉ số này cũng chỉ được áp dụng trong thời gian ngắn. Do đó, bạn cần đảm bảo sự hài hoà và tính nhất quán cho các chỉ số KPI để có thể dễ dàng áp dụng và tùy chỉnh khi cần thiết.

Ngoài ra, bạn cũng cần chú ý đến trình độ thực tế của doanh nghiệp để xây dựng nên những chỉ số KPI phù hợp với khả năng thực hiện được cao nhất.

4- Cần chú ý gì để thực hiện KPI tốt nhất cho vị trí này? 

Bạn sẽ cần lưu ý những điều sau để áp dụng KPI cho vị trí Trưởng phòng nhân sự đạt hiệu quả tốt nhất:

4.1- Truyền đạt KPI một cách rõ ràng 

Trước tiên, bạn sẽ phải thông báo, hướng dẫn các chỉ số KPI cần thực hiện cho Trưởng phòng nhân sự. Bạn cần đảm bảo họ hiểu rõ các mục tiêu và kỳ vọng của doanh nghiệp. Từ đó họ sẽ biết phải làm gì và làm như thế nào để đạt được kết quả tối ưu nhất.

4.2- Đánh giá sự phù hợp của các chỉ số KPI  

Các chỉ số KPI cần có mối liên kết chặt chẽ với mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp. Vì vậy, bạn sẽ phải thường xuyên kiểm tra và đánh giá các chỉ số KPI nhằm đảm bảo tính xuyên suốt cho các mục tiêu của doanh nghiệp trong quá trình hoạt động kinh doanh.

Bên cạnh đó, việc đánh giá KPI còn tạo điều kiện thuận lợi để trưởng phòng nhân sự biết rõ trách nhiệm, yêu cầu công việc của mình. Qua đó, họ có thể nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc.

4.3- Quan tâm đến các vấn đề lợi ích 

Những lợi ích do công việc mang lại có tác dụng khích lệ tinh thần làm việc rất lớn. Vì vậy, bạn cần xem xét các yếu tố về lương thưởng, phúc lợi, môi trường làm việc,… của Trưởng phòng nhân sự để có những điều chỉnh cần thiết.

Ngoài ra, bạn cũng cần giúp họ hiểu rõ tầm nhìn, sứ mệnh của doanh nghiệp. Đây cũng là yếu tố có khả năng khích lệ tinh thần làm việc của họ rất tốt.

4.4- Lựa chọn công nghệ quản lý KPI phù hợp  

Việc theo dõi và đánh giá KPI sẽ được thực hiện qua các nền tảng công nghệ. Đồng thời, các công nghệ này sẽ được tích hợp vào phần mềm quản lý doanh nghiệp đang sử dụng.

Do đó, bạn cần xem xét cẩn thận khi lựa chọn công nghệ để tránh làm xáo trộn quy trình hoạt động của doanh nghiệp.

Trên đây là một số thông tin Ms Uptalent muốn chia sẻ cùng bạn về KPI cho Trưởng phòng nhân sự. Hy vọng với những thông tin trong bài viết bạn có thể dễ dàng thiết lập KPI cho vị trí này. Chúc bạn thành công!

------------------------------------

HRchannels - Headhunter -  Dịch vụ tuyển dụng cao cấp

Hotline: 08. 3636. 1080
Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com
Website: https://hrchannels.com/
Địa chỉ: Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam

Nguồn ảnh: internet