Những chỉ số nào cần có trong hệ thống KPI cho vị trí Trưởng phòng mua hàng? Doanh nghiệp cần chú ý những gì khi xây dựng KPI cho vị trí này? Bạn đọc hãy cùng theo dõi bài viết sau đây của Ms Uptalent để có thêm nhiều thông tin hữu ích nhé.
MỤC LỤC
1- Trưởng phòng mua hàng là gì?
2- KPI cho vị trí Trưởng phòng mua hàng gồm những gì?
2.1- Kết quả kỳ vọng
2.2- Các công việc thường xuyên theo mục tiêu công việc và tinh thần thái độ
2.3- Các dự án và công việc đột xuất
3- Những lưu ý khi thiết lập KPI cho vị trí Trưởng phòng mua hàng
3.1- Xây dựng KPI có sự liên kết với các mục tiêu của doanh nghiệp
3.2- Lựa chọn các chỉ số KPI phù hợp
3.3- Số lượng chỉ số KPI
3.4- Thiết lập cả KPI nguyên nhân và KPI kết quả
3.5- Điều chỉnh KPI phù hợp với những thay đổi của doanh nghiệp
3.6- Đảm bảo tính nhất quán và thực tế cho các chỉ số KPI
4- Cần chú ý gì để thực hiện KPI tốt nhất cho vị trí này?
4.1- Truyền đạt các chỉ số KPI một cách rõ ràng
4.2- Thường xuyên đánh giá các chỉ số KPI
4.3- Cải thiện tinh thần làm việc của nhân viên
4.4- Lựa chọn công nghệ quản lý KPI phù hợp
1- Trưởng phòng mua hàng là gì?
Trưởng phòng mua hàng là người chịu trách nhiệm quản lý tổng thể phòng mua hàng. Họ có nhiệm vụ xây dựng chính sách, chiến lược để phát triển quy trình mua hàng tiêu chuẩn và hiệu quả nhằm đảm bảo hoạt động mua sắm hàng hoá, nguyên vật liệu của doanh nghiệp luôn ổn định.
Bên cạnh đó, Trưởng phòng mua hàng cũng chịu trách nhiệm quản lý nhân sự, tuyển dụng, đào tạo nhân viên mới. Họ còn phải tìm kiếm các phương án hiệu quả nhằm tiết kiệm chi phí mua hàng và quản lý ngân sách hiệu quả.
Người đảm nhận vị trí này cần thành thạo kỹ năng mua hàng. Đồng thời còn phải có khả năng điều hành, lãnh đạo và quản lý chu trình mua hàng của doanh nghiệp. Chính vì vậy, ngoài nhiệm vụ chính là thu mua hàng hoá, Trưởng phòng mua hàng còn phải xử lý các công việc liên quan đến giấy tờ, chứng từ khác nhằm đảm bảo quá trình mua hàng luôn diễn ra theo đúng các quy định của doanh nghiệp.
2- KPI cho vị trí Trưởng phòng mua hàng gồm những gì?
KPI cho vị trí Trưởng phòng mua hàng gồm những chỉ tiêu sau đây:
2.1- Kết quả kỳ vọng
Chỉ số này thể hiện mục tiêu công việc của từng cá nhân và có liên quan đến KPI bộ phận. Theo đó, KPI kết quả kỳ vọng sẽ bao gồm các chỉ số sau:
- Kiểm soát tồn kho theo định mức: được tính bằng giá trị bình quân tồn kho / Doanh thu / tháng
- Tỷ lệ hàng lỗi từ nhà cung cấp khác
- Tỷ lệ hàng lỗi từ nhà cung cấp Trung Quốc
- Tỷ lệ chênh lệch chi phí mua hàng thực tế so với kế hoạch được duyệt
- Tỷ lệ số lần giao hàng đúng tiến độ của nhà cung cấp
- Số lượng nhân sự kế thừa đạt chuẩn
- 100% Số lượng vị trí có chuẩn năng lực
- Số lượng nhân viên đạt chuẩn
2.2- Các công việc thường xuyên theo mục tiêu công việc và tinh thần thái độ
Bao gồm các chỉ số:
- Xây dựng và từng bước hoàn thiện mạng lưới cung ứng
- Công bằng trong phân công công việc
- Công bằng trong đánh giá nhân viên
2.3- Các dự án và công việc đột xuất
Bao gồm các chỉ số:
- Triển khai hệ thống BSC – KPI
- Triển khai hệ thống ERP
- Xây dựng định mức chi phí nguyên vật liệu
3- Những lưu ý khi thiết lập KPI cho vị trí Trưởng phòng mua hàng
Bạn cần lưu ý những điều sau khi thiết lập KPI cho vị trí Trưởng phòng mua hàng:
3.1- Xây dựng KPI có sự liên kết với các mục tiêu của doanh nghiệp
KPI cho Trưởng phòng mua hàng phải là những chỉ số quan trọng. Đồng thời, các chỉ số này phải được xây dựng dựa trên các mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp tập trung các nguồn lực cần thiết để đạt được hiệu quả kinh doanh như mong muốn.
Các chỉ số KPI không giống như mục tiêu của doanh nghiệp. Nhưng, giữa KPI và các mục tiêu của doanh nghiệp có mối liên kết vô cùng chặt chẽ.
Nếu bạn xây dựng KPI không có sự tương quan với mục tiêu có thể khiến doanh nghiệp lãng phí tài nguyên, nguồn lực mà các kết quả thu được cũng không được như kỳ vọng.
Quá trình kinh doanh của doanh nghiệp có thể gặp phải những trở ngại nhất định. Tuy nhiên, bằng cách xác định mục tiêu cụ thể và xây dựng KPI bám sát với mục tiêu hoạt động, doanh nghiệp có thể nhận biết những điều họ cần làm để đạt được thành công và ngày càng phát triển.
3.2- Lựa chọn các chỉ số KPI phù hợp
Các chỉ số KPI cho Trưởng phòng mua hàng phải được xây dựng một cách rõ ràng và cụ thể. Đồng thời, bạn phải đảm bảo các chỉ số này có liên quan chặt chẽ với tính chất công việc thực tế của Trưởng phòng mua hàng.
Bạn nên xác định mô tả công việc, trách nhiệm, quyền hạn và yêu cầu công việc của vị trí Trưởng phòng mua hàng. Đây chính là yếu tố cần thiết giúp nhân sự đảm nhận vị trí này có thể thực hiện tốt vai trò, công việc của mình. Qua đó, họ sẽ giúp doanh nghiệp nhanh chóng hoàn thành các mục tiêu đã đặt ra.
Mỗi ngành nghề, vị trí công việc luôn có những tiêu chuẩn riêng khi xây dựng KPI. Bạn hoàn toàn có thể tham khảo các chỉ số đang được áp dụng tại các công ty khác. Nhưng, bạn không nhất thiết phải sử dụng các chỉ số giống như họ.
Điều bạn cần quan tâm khi thiết lập KPI cho Trưởng phòng mua hàng là phải làm sao chọn lựa được những chỉ số phù hợp nhất với mục tiêu và đặc thù công việc của vị trí này. Đây mới chính là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp ngày một phát triển và thành công trên thương trường.
Ngoài ra, bạn cũng phải xem xét các yếu tố có thể tác động đến kết quả công việc và cả những yếu tố được dùng để đánh giá hiệu quả công việc đạt được. Các yếu tố này cần được đối chiếu với mục tiêu của doanh nghiệp nhằm đảm bảo sự phù hợp của các chỉ số KPI.
3.3- Số lượng chỉ số KPI
Doanh nghiệp có thể sử dụng rất nhiều các chỉ số khác nhau để đánh giá kết quả và hiệu suất công việc của Trưởng phòng mua hàng. Tuy nhiên, bạn chỉ nên chọn ra các chỉ số phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp tại từng giai đoạn chứ không cần thiết phải sử dụng tất cả các chỉ tiêu đó.
Bạn cũng không nên sử dụng quá nhiều hoặc quá ít chỉ số KPI. Nếu quá nhiều, doanh nghiệp có thể không tập trung đủ nguồn lực. Còn quá ít lại khiến doanh nghiệp bỏ sót một chỉ số KPI quan trọng nào đó.
Số lượng KPI tối ưu bạn nên sử dụng là từ 4 – 10 chỉ số. Đồng thời, các chỉ số này bắt buộc phải là những chỉ số thực sự quan trọng và có thể tác động trực tiếp đến kết quả công việc cũng như sự thành công của doanh nghiệp.
3.4- Thiết lập cả KPI nguyên nhân và KPI kết quả
Rất nhiều doanh nghiệp chỉ tập trung vào KPI kết quả mà không hề đề cập đến KPI nguyên nhân. Trong khi đó, các chỉ số KPI có mối quan hệ nhân quả rất chặt chẽ. Một khi bỏ qua KPI nguyên nhân, KPI kết quả sẽ rất mơ hồ và khó thực hiện được.
Khi xây dựng KPI cho Trưởng phòng mua hàng bạn nên chú ý đến mối quan hệ giữa hai loại KPI này. Bởi vì điều này sẽ giúp họ hiểu rõ công việc cần làm cũng như kỳ vọng của doanh nghiệp.
Nếu bạn có thể đảm bảo sự cân bằng giữa KPI nguyên nhân và KPI kết quả thì chắc chắn bạn sẽ thiết lập được những chỉ số KPI phù hợp nhất cho Trưởng phòng mua hàng.
3.5- Điều chỉnh KPI phù hợp với những thay đổi của doanh nghiệp
Thông qua các chỉ số KPI, Trưởng phòng mua hàng có thể tập trung toàn bộ các nỗ lực của mình để hoàn thành các mục tiêu của doanh nghiệp. Tuy nhiên, các mục tiêu của doanh nghiệp chỉ được sử dụng trong một khoảng thời gian nhất định. Do đó, bạn cần kiểm tra và tuỳ chỉnh KPI khi cần thiết để bám sát tình hình thực tế của doanh nghiệp.
Ngoài ra, việc thường xuyên kiểm tra KPI cũng giúp Trưởng phòng mua hàng luôn tập trung vào những công việc thực sự quan trọng. Từ đó, kết quả công việc của họ sẽ được nâng cao hơn trước.
3.6- Đảm bảo tính nhất quán và thực tế cho các chỉ số KPI
Các chỉ số KPI thường chỉ được sử dụng trong thời gian ngắn. Tuy nhiên, bạn cần đảm bảo các chỉ số này luôn nhất quán để có thể tiến hành điều chỉnh khi cần thiết.
Bên cạnh đó, bạn cũng cần chú ý đến tính thực tế của KPI. Bạn cần đảm bảo các chỉ số KPI phù hợp với trình độ phát triển của doanh nghiệp và các chỉ số này có thể thực hiện được.
4- Cần chú ý gì để thực hiện KPI tốt nhất cho vị trí này?
Để thực hiện KPI tốt nhất cho Trưởng phòng mua hàng, bạn cần chú ý những điều sau:
4.1- Truyền đạt các chỉ số KPI một cách rõ ràng
Bạn cần đảm bảo các chỉ số KPI được truyền đạt một cách rõ ràng và cụ thể cho Trưởng phòng mua hàng. Hãy chắc chắn rằng, nhân sự thực hiện công việc hiểu rõ mục tiêu và mong đợi của doanh nghiệp. Điều này sẽ giúp họ biết rõ những việc cần làm và biết phải làm như thế nào để đạt hiệu suất tối ưu.
4.2- Thường xuyên đánh giá các chỉ số KPI
Trong quá trình thực hiện KPI, bạn cần thường xuyên đánh giá các chỉ số KPI nhằm đảm bảo sự phù hợp của các chỉ số với mục tiêu và những thay đổi của doanh nghiệp.
Hơn nữa, việc đánh giá này cũng giúp Trưởng phòng mua hàng nắm rõ trách nhiệm và yêu cầu công việc. Từ đó, họ có thể tập trung sức lực để đạt được kết quả công việc tốt nhất.
4.3- Cải thiện tinh thần làm việc của nhân viên
Thông thường, Trưởng phòng mua hàng sẽ thực hiện công việc tốt hơn nếu họ cảm thấy hài lòng với những lợi ích mà mình nhận được. Vì vậy, bạn nên cân nhắc lại các vấn đề như môi trường, lương thưởng, điều kiện làm việc,… để có thể động viên tinh thần làm việc cho họ.
Bên cạnh đó, bạn cũng cần quan tâm đến sự hiểu biết của họ về tầm nhìn, sứ mệnh của doanh nghiệp. Đây cũng là một trong những yếu tố có tác dụng lớn trong việc cải thiện tinh thần làm việc của Trưởng phòng mua hàng.
4.4- Lựa chọn công nghệ quản lý KPI phù hợp
Các chỉ số KPI sẽ được theo dõi và đánh giá bởi các phần mềm công nghệ. Các công nghệ này sẽ được tích hợp vào phần mềm quản lý của doanh nghiệp. Vì vậy, bạn cần đảm bảo công nghệ được chọn phù hợp với phần mềm quản lý để không làm xáo trộn quy trình hoạt động của doanh nghiệp.
Các chỉ số KPI cho Trưởng phòng mua hàng có tác dụng rất lớn trong việc đánh giá kết quả và hiệu suất công việc của vị trí này. Vì vậy, xây dựng KPI cho Trưởng phòng mua hàng là việc mà doanh nghiệp nào cũng cần thực hiện. Mong rằng với những chia sẻ của Ms Uptalent bạn sẽ dễ dàng thiết lập được các chỉ số KPI phù hợp nhất. Chúc bạn thành công!
------------------------------------
HRchannels - Headhunter - Dịch vụ tuyển dụng cao cấp
Hotline: 08. 3636. 1080
Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com
Website: https://hrchannels.com/
Địa chỉ: Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam
Nguồn ảnh: internet
HRchannels
HRchannels là nền tảng tuyển dụng và thu hút nhân sự cấp cao hàng đầu tại Việt Nam.
Với hơn 16 năm kinh nghiệm tuyển dụng nhân sự cấp cao. Chúng tôi là công ty headhunter hàng đầu ở Việt Nam.
