KPI cho vị trí Quản lý kho

KPI cho vị trí Quản lý kho là công cụ hữu hiệu để đánh giá hiệu quả công việc của nhân sự phụ trách việc quản lý kho hàng của doanh nghiệp. Vậy KPI cho vị trí Quản lý kho gồm những chỉ số nào? Làm sao để xây dựng KPI cho vị trí Quản lý kho hiệu quả? Bạn đọc hãy cùng theo dõi bài viết sau của Ms Uptalent nhé.

MỤC LỤC
1- Quản lý kho là gì? 
2- KPI cho vị trí Quản lý kho gồm những gì? 
    2.1- Chỉ số KPI tổng quát (The Big Picture)
    2.2- Chỉ số KPI về hàng hóa được tiếp nhận (Receiving KPIs)
    2.3- Chỉ số KPI về hàng hóa cất đi (Put-Away KPIs)
    2.4- Chỉ số KPI về hàng hóa lưu trữ (Storage KPIs)
    2.5- Chỉ số KPI về lấy hàng và đóng gói (Picking and Packing KPIs)
    2.6- Chỉ số KPI về phân phối hàng hóa (Distribution KPIs)
    2.7- Chỉ số KPI về vấn đề thu hồi hàng hóa (Reverse Logistics KPIs)
    2.8- Chỉ số KPI về độ chính xác của hàng tồn kho (Inventory Accuracy)
    2.9- Chỉ số KPI về các thiết bị sử dụng trong việc quản lý kho (Equipment KPIs)
3- Những lưu ý khi thiết lập KPI cho vị trí Quản lý kho
4- Cần chú ý gì để thực hiện KPI tốt nhất cho vị trí này?

1- Quản lý kho là gì?  

Quản lý kho là người chịu trách nhiệm về tất cả các vấn đề liên quan đến hàng hoá trong kho như bảo quản, sắp xếp, nhập xuất kho, vận chuyển,… Từ đó có thể góp phần vào việc làm giảm chi phí lưu thông và sử dụng hiệu quả cơ sở vật chất trong kho.

Mỗi doanh nghiệp sẽ có đặc thù riêng về hàng hoá. Người quản lý kho sẽ phải giám sát các mặt hàng này để sử dụng cho doanh nghiệp, bán ra thị trường hoặc cho thuê. 

Công việc chính của Quản lý kho là giám sát những nhân viên làm việc tại kho, kiểm kê kho và báo cáo cho cấp trên về tình trạng hàng hoá cũng như các hoạt động diễn ra trong kho hàng.

2- KPI cho vị trí Quản lý kho gồm những gì?   

KPI cho vị trí Quản lý kho bao gồm các chỉ số sau đây:

2.1- Chỉ số KPI tổng quát (The Big Picture) 

Chỉ số này gồm có 3 thành phần chính là: KPI về đánh giá vận hành nội bộ, KPI đối với nhà cung cấp và KPI về khách hàng.

2.2- Chỉ số KPI về hàng hóa được tiếp nhận (Receiving KPIs) 

Bao gồm các chỉ số:

- Các chi phí tiếp nhận mà kho bãi phải chịu trên mỗi lô hàng hóa

- Năng suất nhận được hàng hóa / nhân viên kho / giờ làm việc

- Tỷ lệ phần trăm các biên lai được ghi nhận chính xác với hóa đơn đặt hàng của công ty

- Tỷ lệ phần trăm Dock (tổng số cửa ra vào) được sử dụng

- Thời gian thực hiện quy trình tiếp nhận hàng hóa trên mỗi biên lai

2.3- Chỉ số KPI về hàng hóa cất đi (Put-Away KPIs) 

Bao gồm các chỉ số:

- Các chi phí phát sinh trong quá trình cất giữ hàng hóa tồn kho tại mỗi trạm di chuyển

- Năng suất thực hiện quy trình cất giữ

- Tỷ lệ phần trăm mức độ chính xác của mặt hàng tại các vị trí được chỉ định

- Tỷ lệ phần trăm sử dụng nguồn lao động và thiết bị trong quá trình di chuyển

- Tổng thời gian thực hiện toàn bộ quy trình cất giữ

2.4- Chỉ số KPI về hàng hóa lưu trữ (Storage KPIs) 

Bao gồm các chỉ số:

- Các chi phí lưu kho, chi phí vốn, chi phí thiệt hại và chi phí vận chuyển hàng tồn kho trong khoảng thời gian xác định

- Năng suất lưu trữ hàng tồn kho trên một feet vuông

- Tỷ lệ phần trăm không gian được chiếm dụng cho việc lưu trữ hàng tồn kho

- Số vòng quay hàng tồn kho trong một khoảng đơn vị thời gian xác định

- Tỷ lệ hàng tồn kho trên doanh thu hàng tháng

2.5- Chỉ số KPI về lấy hàng và đóng gói (Picking and Packing KPIs) 

Bao gồm các chỉ số:

- Các chi phí phát sinh trong quá trình nhận và đóng gói mỗi dòng sản phẩm cho một đơn hàng

- Số lượng sản phẩm được lựa chọn trong một giờ

- Tỷ lệ chính xác của mặt hàng được chọn và đem đóng gói

- Tỷ lệ sử dụng lao động và thiết bị điện tử trong việc lựa chọn và đóng gói hàng hóa

- Tổng thời gian thực hiện lựa chọn và đóng gói cho mỗi một đơn hàng

2.6- Chỉ số KPI về phân phối hàng hóa (Distribution KPIs) 

Bao gồm các chỉ số:

- Thời gian trung bình cho một đơn đặt hàng được thực hiện đến tay khách hàng

- Tỷ lệ đặt hàng thành công từ khách hàng 

- Tỷ lệ đáp ứng đơn hàng từ nhà cung cấp

2.7- Chỉ số KPI về vấn đề thu hồi hàng hóa (Reverse Logistics KPIs) 

Chỉ số này xoay quanh các sản phẩm, hàng hoá có khả năng đổi trả hoặc tái chế. Tỷ lệ hàng đổi trả được phân chia theo lý do sẽ giúp nhà quản lý dự đoán nguyên nhân tăng phí lưu kho hoặc lý do khiến khách hàng không hài lòng.

2.8- Chỉ số KPI về độ chính xác của hàng tồn kho (Inventory Accuracy) 

Chỉ số này đo lường độ chính xác của mức độ tồn đọng hàng hóa trong kho.

2.9- Chỉ số KPI về các thiết bị sử dụng trong việc quản lý kho (Equipment KPIs) 

Chỉ số này được tính dựa trên tỷ lệ thời gian sử dụng kể từ lần bảo trì gần nhất với thời gian trung bình giữa các lần bảo trì của thiết bị đó.

3- Những lưu ý khi thiết lập KPI cho vị trí Quản lý kho 

Khi thiết lập KPI cho vị trí Quản lý kho bạn cần lưu ý những điểm quan trọng sau:

3.1- Đảm bảo mối liên kết giữa mục tiêu của doanh nghiệp và các chỉ số KPI

Tại từng giai đoạn cụ thể, doanh nghiệp sẽ có các mục tiêu kinh doanh riêng. Trong khi đó, các chỉ số KPI có thể giúp doanh nghiệp tập trung nguồn lực để thực hiện các mục tiêu này.

Khi xây dựng KPI cho vị trí Quản lý kho, bạn cần xác định mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp và dựa trên các mục tiêu này để thiết lập KPI cho phù hợp. Bạn sẽ phải chọn ra những chỉ số thực sự quan trọng và có thể tác động đến kết quả kinh doanh của công ty.

Việc xây dựng KPI phải đảm bảo được mối liên kết chặt chẽ với các mục tiêu của doanh nghiệp. Nếu không doanh nghiệp sẽ phải bỏ ra nhiều tài nguyên và nguồn lực mà kết quả lại không như mong đợi.

3.2- Lựa chọn các chỉ số KPI phù hợp 

Để lựa chọn được các chỉ số KPI phù hợp nhất cho vị trí Quản lý kho bạn cần làm rõ chức năng, nhiệm vụ và yêu cầu công việc của vị trí này. Đồng thời, bạn còn phải nắm bắt tính chất công việc thực tế của Quản lý kho.

Bạn nên xây dựng KPI cho Quản lý kho dựa trên các cơ sở trách nhiệm của họ. Điều này đảm bảo nhân sự thực hiện công việc có thể hoàn thành tốt nhất mô tả và yêu cầu công việc đã đặt ra.

Đồng thời, bạn cũng nên cân nhắc các yếu tố có tác động đến kết quả công việc và các yếu tố được sử dụng để đánh giá hiệu quả công việc của Quản lý kho. Hãy đảm bảo các yếu tố này được đối chiếu với các mục tiêu của doanh nghiệp.

Mỗi ngành nghề đều có tiêu chuẩn KPI riêng. Bạn có thể tham khảo các chỉ số KPI của các công ty khác. Nhưng, bạn không nhất thiết phải sử dụng các chỉ số giống như họ.

Các chỉ số KPI được chọn cần phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp tại từng giai đoạn. Đồng thời, chúng còn phải đáp ứng được các nhu cầu quản lý và đánh giá hiệu quả công việc của Quản lý kho.

3.3- Số lượng KPI

Hiệu quả công việc của Quản lý kho có thể được đánh giá bởi rất nhiều chỉ số KPI khác nhau. Tuy nhiên, bạn không cần thiết phải sử dụng tất cả các chỉ số đó. Tốt nhất bạn nên chọn ra 4 – 10 chỉ số phù hợp và có thể tác động đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, bạn cũng không nên sử dụng quá nhiều hoặc quá ít chỉ số. Hãy đánh giá các mục tiêu, chiến lược của công ty để tìm ra những chỉ số thực sự quan trọng.

Bằng cách thiết lập các chỉ số phù hợp, doanh nghiệp có thể tập trung các nguồn lực cần thiết để nhanh chóng hoàn thành các mục tiêu đã đặt ra. Hơn nữa, sự tập trung này còn tạo điều kiện thuận lợi để doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động.

3.4- Chú trọng cả KPI nguyên nhân và KPI kết quả

Các chỉ số KPI có mối quan hệ nhân quả rất chặt chẽ. Nếu như KPI nguyên nhân thể hiện những hành động cần thực hiện thì KPI kết quả cho thấy kết quả cần đạt được.

Sai lầm thường thấy khi xây dựng KPI của nhiều doanh nghiệp là chỉ tập trung vào KPI kết quả mà bỏ qua KPI nguyên nhân. Do đó, các KPI kết quả trở nên khá mơ hồ và khó mà thực hiện được.

Khi thiết lập KPI cho vị trí Quản lý kho, bạn nên cố gắng cân bằng thật tốt hai loại chỉ số KPI này. Từ đó, bạn sẽ đạt được hiệu quả tối ưu khi áp dụng KPI cho doanh nghiệp của mình.

3.5- Cập nhật và điều chỉnh KPI phù hợp với những thay đổi của doanh nghiệp

Các mục tiêu của doanh nghiệp chỉ được thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định. Do đó, bạn cần cập nhật và điều chỉnh KPI phù hợp với những thay đổi của doanh nghiệp nhằm đảm bảo doanh nghiệp có thể tập trung các nguồn lực cần thiết để phát triển.

Điểm đặc trưng của KPI là phải SMART. Tức là các chỉ số này có thể tùy chỉnh dựa trên cơ sở dữ liệu hợp lý và tình hình thực tế của công ty. Bên cạnh đó, các chỉ số KPI cần phải có chu kỳ rõ ràng và điểm đó cuối mỗi chu kỳ.

Ngoài ra, bạn còn phải dự đoán được các yếu tố có thể ngăn trở quá trình thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp. Từ đó, bạn có thể kịp thời điều chỉnh các chỉ số KPI cho phù hợp hơn.

3.6- Đảm bảo tính nhất quán, thực tế cho các chỉ số KPI

Các chỉ số KPI cho vị trí Quản lý kho chỉ được áp dụng trong thời gian ngắn. Đồng thời quá trình xây dựng KPI có sự tham gia của nhiều nhà quản lý. Vì vậy, bạn cần đảm bảo tính nhất quán cho các chỉ số KPI. Điều này sẽ tạo điều kiện thuận lợi để bạn tuỳ chỉnh KPI sau này.

Bên cạnh đó, các chỉ số KPI còn phải có tính thực tế cao. Tức là các chỉ số bạn thiết lập phải có khả năng thực hiện được. Khi thiết lập KPI cho Quản lý kho, bạn nên cân nhắc mức độ phù hợp của KPI với trình độ phát triển của doanh nghiệp để đưa ra những chỉ số phù hợp nhất.

4- Cần chú ý gì để thực hiện KPI tốt nhất cho vị trí này? 

Để có thể thực hiện KPI tốt nhất cho vị trí Quản lý kho, bạn cần chú ý những điều sau:

4.1- Xác định yêu cầu công việc của Quản lý kho

Công việc của Quản lý kho có liên quan trực tiếp đến việc quản lý và bảo quản hàng hoá, vật tư trong kho hàng của doanh nghiệp. Nếu thực hiện tốt công việc này, quá trình hoạt động của doanh nghiệp sẽ luôn ổn định và liên tục.

Khi người Quản lý kho hiểu rõ yêu cầu công việc của mình họ mới có thể thực hiện công việc với kết quả tốt nhất. Từ đó, các chỉ số KPI mới phát huy tác dụng thực sự của chúng trong việc đánh giá và đo lường hiệu suất làm việc.

4.2- Các tiêu chuẩn đánh giá KPI cần được lượng hoá 

Khi xây dựng tiêu chuẩn đánh giá KPI cho Quản lý kho bạn cần dựa trên yêu cầu công việc của vị trí này. Đồng thời các tiêu chuẩn đánh giá phải được lượng hoá thành các con số cụ thể. Nhờ vậy, việc đánh giá mới được thực hiện một cách khách quan, khoa học.

4.3- Xác định quy trình đánh giá KPI

Để việc thực hiện KPI cho vị trí Quản lý kho đạt hiệu quả cao nhất, bạn cần xây dựng quy trình đánh giá KPI cụ thể và khách quan với các bước rõ ràng, bao gồm:

- Bước 1: đánh giá kết quả thực hiện KPI

- Bước 2: duyệt kết quả

- Bước 3: tổng hợp kết quả

- Bước 4: thông báo kết quả cho nhân viên và lên kế hoạch phát triển sao cho hợp lý

- Bước 5: lưu hồ sơ theo quy định

4.4- Sử dụng phần mềm để đánh giá KPI quản lý kho

Bằng cách sử dụng các phần mềm hiện đại, doanh nghiệp có thể cập nhật các số liệu một cách chính xác và nhanh chóng. Mặt khác, việc sử dụng phần mềm còn giúp hạn chế các sai sót, nhầm lẫn khi nhập liệu thủ công.

Với cơ sở dữ liệu chính xác, đầy đủ và kịp thời, việc thực hiện và đánh giá KPI cho vị trí Quản lý kho sẽ đạt hiệu quả cao hơn rất nhiều.

Bằng cách xây dựng KPI cho quản lý kho, doanh nghiệp có thể đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên chính xác và khách quan hơn. Đồng thời, các hoạt động trong kho cũng được quản lý tốt hơn. Mong rằng những chia sẻ của Ms Uptalent đã mang đến cho bạn nhiều thông tin hữu ích về KPI cho Quản lý kho. Chúc bạn thành công!
 

------------------------------------

HRchannels - Headhunter -  Dịch vụ tuyển dụng cao cấp

Hotline: 08. 3636. 1080
Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com
Website: https://hrchannels.com/
Địa chỉ: Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam

Nguồn ảnh: internet