KPI cho vị trí Giám đốc vận hành

Giám đốc vận hành là chức danh có tầm quan trọng đặc biệt trong bộ máy quản lý của doanh nghiệp. Vì vậy, việc áp dụng KPI cho vị trí này rất được các doanh nghiệp xem trọng. 

Nếu bạn đang tìm cách xây dựng KPI Giám đốc vận hành thì bài viết này của Ms Uptalent sẽ mang đến cho bạn nhiều thông tin hữu ích. Hãy cùng theo dõi bài viết để khám phá chìa khoá mang lại thành công trong việc thiết lập KPI cho vị trí này bạn nhé.

MỤC LỤC
1- Giám đốc vận hành là gì? 
2- KPI cho vị trí Giám đốc vận hành gồm những gì?
3- Những lưu ý khi thiết lập KPI cho vị trí Giám đốc vận hành 
    3.1- Xác định mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp
    3.2- Lựa chọn các chỉ số KPI phù hợp cho Giám đốc vận hành 
    3.3- Số lượng chỉ số KPI
    3.4- Quan tâm đến KPI nguyên nhân
    3.5- Điều chỉnh KPI theo thời gian
    3.6- Đảm bảo tính nhất quán, thực tế cho các chỉ số KPI
4- Cần chú ý gì để thực hiện KPI tốt nhất cho vị trí này?

1- Giám đốc vận hành là gì?  

Giám đốc vận hành (COO) là người chịu trách nhiệm vận hành bộ máy tổ chức trong một doanh nghiệp. Họ có vai trò thiết kế cấu trúc doanh nghiệp, thiết lập chính sách, văn hoá và tầm nhìn cho doanh nghiệp. Đồng thời, họ cũng chịu trách nhiệm vận hành và quản lý các đội nhóm khác nhau trong doanh nghiệp nhằm đảm bảo các chính sách, chiến lược của doanh nghiệp được thực thi một cách nghiêm túc.

Giám đốc điều hành giữ vai trò chỉ huy thứ hai sau CEO. Họ sẽ giám sát tất cả các hoạt động và quy trình diễn ra trong nội bộ doanh nghiệp và chịu trách nhiệm đảm bảo các bộ phận chức năng đạt được mục tiêu tăng trưởng bền vững.

COO là cách tay đắc lực của CEO. Trên thực tế, họ thường có nhiều kinh nghiệm thực tế hơn cả CEO. Trong khi đó, CEO thường là người khởi nghiệp, họ có thể đưa ra một ý tưởng hoặc khái niệm xuất sắc nhưng thiếu bí quyết vận hành và quản lý trong giai đoạn đầu của doanh nghiệp.

Vì vậy, COO sẽ là người đưa ra các chiến lược hoạt động, truyền đạt các chính sách và hỗ trợ bộ phận nhân sự xây dựng đội ngũ nhân viên cốt lõi cho doanh nghiệp.

Thồng thường, các COO đều là những người tài năng, có thể thực hiện đa nhiệm tốt. Nhờ vậy họ có thể đáp ứng được các yêu cầu nhiệm vụ khác nhau và có thể giải quyết hàng loạt các vấn đề phức tạp.

2- KPI cho vị trí Giám đốc vận hành gồm những gì? 

KPI cho vị trí Giám đốc vận hành bao gồm những chỉ số sau:

- Doanh thu, tốc độ tăng trưởng doanh thu

- Lợi nhuận

- Tỷ suất lợi nhuận trên tổng tài sản (ROA)

- Tỷ suất lợi nhuận trên vốn tự có của doanh nghiệp (ROE)

- Thu nhập trên mỗi cổ phiếu (EPS)

- Giá trên thu nhập của cổ phiếu (P/E)

- Sản lượng (hàng hóa/dịch vụ)

- Nộp ngân sách Nhà nước

- Chi phí, định mức phí quản lý, phí bán hàng…

- Sản phẩm mới, thị trường mới, khách hàng mới

- Công nợ, khả năng thanh toán

- Thương hiệu, chất lượng (giải thưởng, chứng nhận,…)

- Các chỉ số về mức độ hài lòng của khách hàng

- Các chỉ số đổi mới quản trị

- Lương bình quân tháng / người lao động

- Năng suất lao động bình quân

- Tỷ lệ nghỉ việc

- Các chỉ số đào tạo bình quân / nhân viên

- Các chỉ số về mức độ hài lòng của người lao động

- Thời gian hoàn thiện chu trình đơn hàng (Order Fulfilment Cycle Time)

- Tỷ lệ giao hàng đủ và đúng thời hạn (Delivery In Full, On Time Rate – DIFOT)

- Tỷ lệ hao hụt hàng tồn kho (Inventory Shrinkage Rate – ISR)

- Chênh lệch so với tiến độ dự án (Project Schedule Variance – PSV)

- Chênh lệch chi phí dự án (Project Cost Variance – PCV)

- Đo lường giá trị thu được (Earned Value Metric)

- Thời gian tới thị trường (Time to Market)

- Tỷ lệ hàng đạt chất lượng ngay từ đầu (First Pass Yield – FPY)

- Mức độ gia công lại (Rework Level)

- Chỉ số chất lượng (Quality Index)

- Chỉ số hiệu quả thiết bị tổng thể (Overall Equipment Effectiveness – OEE)

3- Những lưu ý khi thiết lập KPI cho vị trí Giám đốc vận hành   

Khi thiết lập KPI cho Giám đốc vận hành, bạn cần lưu ý những điều sau:

3.1- Xác định mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp 

Các chỉ số KPI cần có sự liên kết chặt chẽ với mục tiêu của doanh nghiệp. Do đó, trước khi bắt tay xây dựng KPI cho Giám đốc vận hành, bạn cần xác định mục tiêu cụ thể của doanh nghiệp tại thời điểm đó.

Thực chất, xây dựng KPI là bạn đưa ra một kết quả cụ thể để định hướng và đo lường hiệu quả công việc của Giám đốc vận hành. Đồng thời, bạn cũng có thể dựa trên các chỉ số này để đánh giá mức độ hoàn thành các mục tiêu của doanh nghiệp.

KPI không giống như mục tiêu của doanh nghiệp, nhưng, chắc chắn các chỉ số này phải được xây dựng dựa trên các mục tiêu cụ thể. Bên cạnh đó, các chỉ số KPI còn phải có sự tương quan chặt chẽ với mục tiêu tổng thể và là những chỉ số quan trọng nhất.

Thông qua việc áp dụng KPI cho Giám đốc vận hành, doanh nghiệp có thể tập trung các nguồn lực cần thiết để đạt được hiệu quả kinh doanh tối ưu. Hơn nữa, việc sử dụng KPI để đánh giá hiệu suất làm việc của Giám đốc vận hành cũng là biện pháp hữu hiệu giúp doanh nghiệp tiết kiệm tài nguyên, nguồn lực và nhanh chóng đạt được các mục tiêu đã đề ra.

3.2- Lựa chọn các chỉ số KPI phù hợp cho Giám đốc vận hành  

Các chỉ số KPI cho Giám đốc vận hành đều phải liên quan đến tính chất và yêu cầu công việc của vị trí này. Bạn không thể tuỳ ý lựa chọn KPI vì điều này sẽ ảnh hưởng không nhỏ đến việc đánh giá hiệu suất làm việc của Giám đốc vận hành.

Khi thiết lập KPI, bạn phải bám sát mô tả công việc cũng như trách nhiệm, quyền hạn của Giám đốc vận hành. Điều này đảm bảo họ luôn hoàn thành tốt vai trò của mình và có thể giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đã đặt ra.

Bên cạnh đó, bạn cũng cần xem xét các yếu tố có thể tác động đến kết quả công việc của Giám đốc vận hành. Hãy đảm bảo các yếu tố này được đối chiếu với mục tiêu của doanh nghiệp tại từng giai đoạn cụ thể.

Mỗi ngành nghề sẽ có các tiêu chuẩn riêng khi xây dựng KPI. Bạn có thể tham khảo các chỉ số KPI đang được áp dụng tại các công ty khác, nhưng không nhất định phải sử dụng các chỉ số giống như vậy.

Bạn chỉ nên chọn lựa những chỉ số phù hợp với vị trí Giám đốc vận hành tại công ty mình và mục tiêu của doanh nghiệp. Đây chính là điểm quan trọng mang lại hiệu quả tối ưu cho doanh nghiệp khi xây dựng KPI cho vị trí này.

3.3- Số lượng chỉ số KPI 

Bạn có thể sử dụng rất nhiều chỉ số KPI khác nhau để đo lường và đánh giá hiệu quả công việc của Giám đốc vận hành. Tuy nhiên, bạn nên tránh việc sử dụng quá nhiều hoặc quá ít chỉ số để tránh phạm phải những sai lầm đáng tiếc.

Theo các chuyên gia, số lượng KPI tối ưu bạn nên sử dụng là từ 4 – 10 chỉ số. Đồng thời các chỉ số này phải là những chỉ số thực sự quan trọng và có thể tác động đến sự thành công của doanh nghiệp.

3.4- Quan tâm đến KPI nguyên nhân   

Sai lầm thường thấy ở nhiều doanh nghiệp là chỉ thiết lập KPI kết quả mà không hề nhắc đến KPI nguyên nhân. Chính điều này đã khiến các chỉ số KPI trở nên mơ hồ và khó mà thực hiện được.

Khi xây dựng KPI cho Giám đốc vận hành, bạn cần hiểu rõ mối quan hệ nhân quả giữa các chỉ số KPI. Từ đó, bạn có thể giúp nhân sự thực hiện công việc nhận thức rõ nhiệm vụ của mình và những mong đợi của doanh nghiệp.

Nếu có thể cân bằng tốt các chỉ số KPI, bạn có thể xây dựng được những chỉ số phù hợp nhất cho vị trí Giám đốc vận hành. Đồng thời, doanh nghiệp có thể đạt được hiệu quả tối ưu khi áp dụng KPI cho vị trí này.

3.5- Điều chỉnh KPI theo thời gian 

Các mục tiêu của doanh nghiệp chỉ được áp dụng trong một khoảng thời gian nhất định và sẽ thay đổi theo từng giai đoạn kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy, bạn không thể sử dụng cố định các chỉ số KPI cho vị trí Giám đốc vận hành. Bạn cần kiểm tra và điều chỉnh các chỉ số này cho phù hợp với những thay đổi của doanh nghiệp.

Khi tiến hành điều chỉnh KPI theo thời gian, bạn sẽ giúp Giám đốc vận hành tập trung các nỗ lực của mình vào những việc thực sự quan trọng. Từ đó, hiệu quả và chất lượng công việc của họ cũng được nâng cao hơn trước đó.

3.6- Đảm bảo tính nhất quán, thực tế cho các chỉ số KPI 

Điều sau cùng bạn cần lưu ý khi xây dựng KPI cho Giám đốc vận hành là đảm bảo tính nhất quán, thực tế cho các chỉ số KPI. Với các chỉ số có tính nhất quán cao, bạn có thể dễ dàng điều chỉnh khi cần thiết. Còn tính thực tế sẽ đảm bảo khả năng thực hiện được của các chỉ số KPI.

4- Cần chú ý gì để thực hiện KPI tốt nhất cho vị trí này? 

Sau khi thiết lập xong KPI cho Giám đốc vận hành, bạn cần chú ý những điều sau để thực hiện KPI tốt nhất cho vị trí này:

4.1- Truyền đạt các chỉ số KPI một cách rõ ràng, cụ thể

Bạn cần đảm bảo Giám đốc vận hành nắm rõ những thông tin liên quan đến các chỉ số KPI cần thực hiện. Có như vậy họ mới biết phải làm gì để hoàn thành công việc với hiệu quả tối ưu nhất.

Đồng thời, bạn cũng cần giúp họ hiểu rõ kết quả doanh nghiệp mong muốn đạt được. Đây chính yếu tố quan trọng giúp họ định hướng và tìm ra các phương thức làm việc phù hợp.

4.2- Đánh giá sự phù hợp của các chỉ số KPI 

Việc đánh giá chỉ số KPI thường xuyên mang lại khá nhiều lợi ích cho việc thực hiện KPI trong doanh nghiệp. Bởi vì, điều này tạo ra cơ hội thuận lợi giúp Giám đốc vận hành nắm rõ các trách nhiệm, yêu cầu công việc của họ. Đồng thời, nó còn giúp các mục tiêu của doanh nghiệp luôn xuyên suốt trong toàn bộ quá trình hoạt động.

4.3- Chú ý đến lợi ích của Giám đốc vận hành 

Những lợi ích nhận được từ công việc có khả năng cải thiện tinh thần làm việc rất tốt. Vì vậy, bạn cần quan tâm đến các vấn đề như điều kiện làm việc, lương thưởng, phúc lợi,… của vị trí Giám đốc vận hành.

Đồng thời, bạn cũng phải chú ý đến mức độ hiểu biết của Giám đốc vận hành đối với tầm nhìn và sứ mệnh của doanh nghiệp. Đây cũng là một trong những yếu tố có thể khích lệ tinh thần làm việc của họ. 

4.4- Lựa chọn công nghệ theo dõi, đánh giá KPI phù hợp

Các công nghệ doanh nghiệp sử dụng để theo dõi, đánh giá KPI sẽ được tích hợp trực tiếp vào phần mềm quản lý hiện hữu. Do đó, trách nhiệm của bạn là phải chọn được công nghệ phù hợp. Điều này đảm bảo quy trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp sẽ không phải chịu các xáo trộn nghiêm trọng.

Qua những thông tin trên đây, chắc rằng bạn đọc đã biết phải xây dựng và thực hiện KPI cho Giám đốc vận hành như thế nào rồi phải không nào? Mong rằng bạn có thể vận dụng khéo léo những thông tin Ms Uptalent chia sẻ để thiết lập được những chỉ số KPI phù hợp nhất cho vị trí này. Chúc bạn thành công!

------------------------------------

HRchannels - Headhunter -  Dịch vụ tuyển dụng cao cấp

Hotline: 08. 3636. 1080
Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com
Website: https://hrchannels.com/
Địa chỉ: Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam

Nguồn ảnh: internet