KPI cho Trưởng phòng vật tư

Bạn đang cần thiết lập KPI cho Trưởng phòng vật tư? Bạn chưa biết KPI cho vị trí này gồm những chỉ số nào? Hãy cùng khám phá những thông tin hữu ích liên quan đến việc xây dựng và thực hiện KPI cho Trưởng phòng vật tư qua bài viết sau đây của Ms Uptalent để hiểu rõ hơn về chủ đề này.

MỤC LỤC
1- Trưởng phòng vật tư là gì? 
2- KPI cho vị trí Trưởng phòng vật tư gồm những gì?
    2.1- Kết quả kỳ vọng
    2.2- Các công việc thường xuyên theo mục tiêu công việc và tinh thần thái độ
    2.3- Các dự án và công việc đột xuất khác
3- Những lưu ý khi thiết lập KPI cho vị trí Trưởng phòng vật tư
4- Cần chú ý gì để thực hiện KPI tốt nhất cho vị trí này?

1- Trưởng phòng vật tư là gì?  

Trưởng phòng vật tư là người chịu trách nhiệm toàn bộ những vấn đề liên quan đến vật tư cũng như nguyên vật liệu của doanh nghiệp. Nhiệm vụ chính của vị trí này là lên kế hoạch, tổ chức và kiểm soát tất cả các hoạt động liên quan đến nguồn nguyên liệu đầu vào của công ty. 

Đồng thời, Trưởng phòng vật tư cũng chịu trách nhiệm xác định yêu cầu vật tư, số lượng nguyên vật liệu cần thiết, xác định mức tồn kho, đảm bảo lượng tồn kho hợp lý và thiết lập kế hoạch bổ sung.

Nhìn chung, vị trí này giữ vai trò rất quan trọng trong chuỗi cung ứng của doanh nghiệp. Nhờ có họ mà nhu cầu vật chất trong chuỗi cung ứng luôn được đảm bảo ở mức tối ưu. 

2- KPI cho vị trí Trưởng phòng vật tư gồm những gì?  

KPI cho vị trí Trưởng phòng vật tư thường bao gồm những chỉ số sau đây:

2.1- Kết quả kỳ vọng 

Chỉ tiêu này được biết đến là mục tiêu cá nhân và gắn liền với KPI bộ phận. Nó thường bao gồm các chỉ số sau:

- Kiểm soát tồn kho theo định mức: đo lường giá trị bình quân tồn kho / doanh thu / tháng

- Tỷ lệ hàng lỗi từ nhà cung cấp

- Tỷ lệ chênh lệch chi phí mua hàng thực tế so với kế hoạch được duyệt 

- Tỷ lệ số lần giao hàng đúng tiến độ của nhà cung cấp

- Số lượng nhân sự kế thừa đạt chuẩn

- 100% Số lượng vị trí có chuẩn năng lực

- Số lượng nhân viên đạt chuẩn

2.2- Các công việc thường xuyên theo mục tiêu công việc và tinh thần thái độ 

Bao gồm các chỉ số:

- Xây dựng và từng bước hoàn thiện mạng lưới cung ứng

- Công bằng trong phân công công việc

- Công bằng trong đánh giá nhân viên

2.3- Các dự án và công việc đột xuất khác 

Bao gồm các chỉ số:

- Triển khai hệ thống BSC - KPIs

- Triển khai hệ thống ERP

- Xây dựng định mức chi phí nguyên vật liệu

3- Những lưu ý khi thiết lập KPI cho vị trí Trưởng phòng vật tư 

Bạn cần lưu ý những điều sau khi thiết lập KPI cho vị trí Trưởng phòng vật tư:

3.1- Đảm bảo mối liên kết giữa mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp và các chỉ số KPI

Các chỉ số KPI cho vị trí Trưởng phòng vật tư phải là những chỉ số quan trọng. Đồng thời, các chỉ số này cần được thiết lập dựa trên mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp. Từ đó, doanh nghiệp có thể tập trung các nguồn lực, tài nguyên cần thiết để đạt được kết quả như mong đợi.

Bản chất của KPI không giống như mục tiêu. Tuy nhiên, chúng phải có mối liên kết chặt chẽ với với các mục tiêu của doanh nghiệp. Nếu việc xây dựng và đánh giá KPI không có sự tương quan với mục tiêu có thể khiến doanh nghiệp lãng phí nguồn lực và tài nguyên. Đồng thời, các kết quả nhận được cũng không như kỳ vọng của doanh nghiệp.

Bằng cách thiết lập KPI trên cơ sở mục tiêu tổng thể, doanh nghiệp có thể tập trung tối đa nguồn lực để phát triển. Hơn nữa, quá trình kinh doanh không thể tránh khỏi những trở ngại nhất định. Nhưng với mục tiêu, kế hoạch hành động cụ thể doanh nghiệp sẽ biết chính xác điều họ cần làm để đạt được kết quả tối ưu nhất.

3.2- Lựa chọn các chỉ số KPI phù hợp

Điều kiện tiên quyết khi xây dựng KPI cho Trưởng phòng vật tư là bạn phải thiết lập được các chỉ số cụ thể và rõ ràng. Quan trọng hơn là những chỉ số này phải có liên quan với tính chất công việc của Trưởng phòng vật tư.

Bạn cần xác định rõ mô tả công việc, trách nhiệm, quyền hạn cũng như yêu cầu công việc đối với nhân sự đảm nhận vị trí Trưởng phòng vật tư. Điều này được xem là yếu tố quan trọng giúp người đó thực hiện tốt nhất nhiệm vụ của mình và thúc đẩy việc hoàn thành các mục tiêu diễn ra nhanh hơn.

Đồng thời, bạn cũng cần chú ý các yếu tố có thể tác động đến hiệu quả công việc của Trưởng phòng vật tư và cả những yếu tố được sử dụng để đo lường kết quả công việc. Bạn hãy đảm bảo các yếu tố này được đối chiếu với các mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp.

Tuỳ thuộc vào từng ngành nghề, lĩnh vực mà sẽ có những quy chuẩn riêng khi thiết lập KPI. Nhưng bạn không nhất thiết phải áp dụng các chỉ số KPI giống như các công ty khác.

Điều quan trọng nhất bạn cần quan tâm là các chỉ số KPI phải phù hợp với mục tiêu và công việc của Trưởng phòng vật tư. Bởi vì, đây chính là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp phát triển và đạt được những thành công lớn trong quá trình hoạt động kinh doanh.

3.3- Số lượng chỉ số KPI

Có rất nhiều chỉ số KPI khác nhau được sử dụng để đánh giá kết quả công việc của Trưởng phòng vật tư. Tuy nhiên, bạn không cần thiết phải sử dụng toàn bộ các chỉ tiêu đó. 

Thực tế cho thấy, bạn chỉ nên chọn ra các chỉ số thực sự phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp tại từng giai đoạn. Đồng thời, các chỉ số được chọn bắt buộc phải là những chỉ số thực sự quan trọng.

Có nhiều doanh nghiệp đã phạm phải sai lầm khi chọn quá nhiều hoặc quá ít chỉ số. Điều này khiến họ không thể tập trung nguồn lực cho những KPI quan trọng hoặc có thể bỏ qua một chỉ số KPI cần thiết nào đó.

Theo Uptalent, số lượng KPI tối ưu cho vị trí Trưởng phòng vật tư là từ 4 – 10 chỉ số. Đồng thời, các chỉ số này phải có khả năng tác động đến kết quả công việc và sự thành công của doanh nghiệp.

3.4- Chú trọng cả KPI nguyên nhân và KPI kết quả

Nhiều doanh nghiệp chỉ thiết lập KPI kết quả mà bỏ qua KPI nguyên nhân. Trong khi đó, KPI nguyên nhân thể hiện các hành động cần thực hiện để đạt được kết quả mong đợi.

Các chỉ số KPI có mối quan hệ nhân quả vô cùng chặt chẽ. Nếu bạn bỏ qua KPI nguyên nhân, KPI kết quả sẽ trở nên mơ hồ và rất khó thực hiện được.

Chính vì vậy, bạn cần chú ý đến mối quan hệ mật thiết giữa hai loại KPI này để có thể giúp Trưởng phòng vật tư nắm rõ công việc cần thực hiện và kỳ vọng của doanh nghiệp.

Hơn nữa, khả năng thành công khi xây dựng KPI phụ thuộc vào việc bạn có thể cân bằng hai loại chỉ số này hay không. Nếu có thể làm tốt việc này, chắc chắn bạn sẽ xây dựng được các chỉ số KPI phù hợp nhất cho Trưởng phòng vật tư.

3.5- Kịp thời điều chỉnh KPI phù hợp với những thay đổi của doanh nghiệp

Dựa trên các chỉ số KPI, Trưởng phòng vật tư có thể tập trung toàn bộ sức lực vào việc hoàn thành các mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, tuỳ thuộc vào từng thời điểm, giai đoạn cụ thể mà doanh nghiệp sẽ đặt ra các mục tiêu riêng. Khi đó, các chỉ số KPI cũng phải được điều chỉnh để đáp ứng được tình hình thực tế của doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, việc điều chỉnh KPI theo sự thay đổi của doanh nghiệp còn giúp Trưởng phòng vật tư tập trung thực hiện những công việc quan trọng. Nhờ vậy, kết quả và chất lượng công việc của họ cũng được cải thiện.

3.6- Đảm bảo tính nhất quán và thực tế cho KPI

Các chỉ số KPI chỉ được áp dụng trong thời gian ngắn và do nhiều nhà quản lý cùng tham gia xây dựng. Tuy nhiên, bạn cần đảm bảo sự hài hoà và nhất quán cho các chỉ số này nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng KPI để đánh giá kết quả công việc.

Ngoài ra, bạn còn phải đảm bảo tính thực tế cho các chỉ số KPI. Có nghĩa là bạn cần đưa ra các chỉ số KPI có thể thực hiện được. 

4- Cần chú ý gì để thực hiện KPI tốt nhất cho vị trí này? 

Để thực hiện KPI tốt nhất cho Trưởng phòng vật tư, bạn cần chú ý những điều sau:

4.1- Truyền đạt các chỉ số KPI một cách rõ ràng

Các chỉ số KPI cần được truyền đạt một cách rõ ràng và cụ thể cho Trưởng phòng vật tư. Bạn cần chắc chắn họ hiểu được các mục tiêu và kỳ vọng của doanh nghiệp. Khi đó, họ mới biết phải thực hiện những công việc gì và làm như thế nào để đạt được kết quả công việc tốt nhất.

4.2- Thường xuyên đánh giá các chỉ số KPI

Việc đánh giá các chỉ số KPI cần được thực hiện thường xuyên trong suốt quá trình áp dụng KPI cho Trưởng phòng vật tư. Điều này sẽ giúp bạn đảm bảo sự phù hợp của các chỉ số KPI này.

Bên cạnh đó, việc đánh giá KPI còn giúp Trưởng phòng vật tư hiểu rõ trách nhiệm và yêu cầu công việc của mình. Từ đó, họ có thể nỗ lực hết mình cho công việc và đảm bảo các mục tiêu của doanh nghiệp luôn được duy trì.

4.3- Quan tâm đến các lợi ích của Trưởng phòng vật tư

Trưởng phòng vật tư sẽ làm việc tốt hơn nếu họ hài lòng với những lợi ích do công việc mang lại. Do đó, bạn cần xem xét lại các yếu tố như môi trường, điều kiện làm việc, lương thưởng, phúc lợi,… của vị trí này. 

Đồng thời, bạn còn phải đảm bảo họ luôn hiểu rõ tầm nhìn, sứ mệnh của doanh nghiệp. Điều này có tác dụng khích lệ tinh thần làm việc của họ rất lớn. 

4.4- Sử dụng công nghệ quản lý KPI phù hợp

Công nghệ quản lý KPI sẽ được tích hợp vào phần mềm quản lý của doanh nghiệp. Vì vậy, bạn cần chọn công nghệ sao cho phù hợp để không làm xáo trộn quy trình hoạt động của doanh nghiệp.

Mong rằng những thông tin trong bài viết có thể giúp bạn hiểu rõ hơn về KPI cho Trưởng phòng vật tư. Các chỉ số này có hiệu quả rất lớn trong việc đánh giá kết quả công việc của nhân sự và hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp. Vì vậy, bạn hãy khéo léo vận dụng những gì Ms Uptalent chia sẻ để thiết lập được các chỉ số KPI phù hợp nhất cho vị trí này. Chúc bạn thành công!
 

------------------------------------

HRchannels - Headhunter -  Dịch vụ tuyển dụng cao cấp

Hotline: 08. 3636. 1080
Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com
Website: https://hrchannels.com/
Địa chỉ: Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam

Nguồn ảnh: internet