KPI cho Trưởng phòng kho vận

KPI cho Trưởng phòng kho vận là các chỉ số giúp doanh nghiệp đo lường và đánh giá hiệu quả công việc của nhân sự đảm nhận vị trí này. Bạn có đang gặp khó khăn khi thiết lập KPI cho Trưởng phòng kho vận? Hãy theo dõi bài viết sau đây của Ms Uptalent để có thêm nhiều kiến thức hữu ích.

MỤC LỤC
1- Trưởng phòng kho vận là gì?
2- KPI cho vị trí Trưởng phòng kho vận gồm những gì?
    2.1- KPI vận chuyển
    2.2- KPI giao hàng
    2.3- KPI cung ứng khác
3- Những lưu ý khi thiết lập KPI cho vị trí Trưởng phòng kho vận
4- Cần chú ý gì để thực hiện KPI tốt nhất cho vị trí này?

1- Trưởng phòng kho vận là gì?  

Trưởng phòng kho vận là người đứng đầu bộ phận kho vận của doanh nghiệp. Trách nhiệm của họ là giám sát toàn bộ quy trình quản lý hàng hoá, bao gồm luân chuyển, phân phối, lưu trữ các loại vật tư, nguyên liệu và sản phẩm trong doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, họ cũng chịu trách nhiệm lên kế hoạch tuyến đường, phân tích ngân sách, xử lý chuyến hàng, lựa chọn phương tiện vận chuyển, giải quyết các vấn đề kho bãi,… 

Trong bộ máy quản lý của doanh nghiệp, Trưởng phòng kho vận là một trong những vị trí quản lý cấp trung với vai trò rất quan trọng. Họ giữ quyền kiểm soát, điều hành tất cả các hoạt động liên quan đến vận chuyển cũng như lưu trữ hàng hoá.

Trưởng phòng kho vận có thể làm việc trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Họ có thể làm việc tại các công ty sản xuất, bán lẻ, logistics, xuất nhập khẩu,… Tuỳ thuộc vào quy mô, thị trường, xuất xứ các loại sản phẩm, hàng hoá mà họ sẽ thực hiện các công việc khác nhau.

2- KPI cho vị trí Trưởng phòng kho vận gồm những gì?  

KPI cho vị trí Trưởng phòng kho vận thường bao gồm các chỉ số sau:

2.1- KPI vận chuyển 

Bao gồm các chỉ số:

- Thời gian vận chuyển từ cảng về kho và ngược lại

- Tổng các loại chi phí giao thông

- Chi phí xăng dầu

2.2- KPI giao hàng 

Bao gồm các chỉ số:

- Tỷ lệ giao hàng đúng hạn: được tính bằng số lần giao hàng đúng hạn chia cho tổng số lần giao hàng

- Tỷ lệ giao hàng đúng chất lượng, số lượng: được tính bằng tổng số lần giao hàng đúng chất lượng, số lượng chia cho tổng số lần giao hàng

- Giá trị thiệt hại do giao hàng

2.3- KPI cung ứng khác 

Bao gồm các chỉ số:

- Chi phí giao hàng cho mỗi đơn vị sản phẩm

- Thời gian từ khi order đến khi giao hàng

- Chi phí giao nhận

- Chính xác invoice

- Thời gian trung bình để mua từng loại hàng

3- Những lưu ý khi thiết lập KPI cho vị trí Trưởng phòng kho vận 

Bạn cần lưu ý những điểm sau để thiết lập KPI cho Trưởng phòng kho vận đạt hiệu quả tốt nhất.

3.1- Xác định mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp

Các chỉ số KPI chính là một kết quả cụ thể giúp doanh nghiệp định hướng và đánh giá mức độ hoàn thành các mục tiêu của mình. Bởi vậy, việc đầu tiên bạn cần làm khi xây dựng KPI cho Trưởng phòng kho vận là xác định mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp.

Bản chất của KPI không giống như mục tiêu của doanh nghiệp. Tuy nhiên, giữa các chỉ số KPI và mục tiêu phải có mối tương quan chặt chẽ với nhau.

Bên cạnh đó, KPI phải là những chỉ số thực sự quan trọng. Các chỉ số này phải được xây dựng và đánh giá dựa trên các mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp tại từng giai đoạn cụ thể.

Bằng cách thiết lập và áp dụng KPI cho vị trí Trưởng phòng kho vận, doanh nghiệp có tập trung tối đa các nguồn lực cần thiết để đạt được kết quả hoạt động như mong đợi. Ngoài ra, các chỉ số KPI này còn là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp tiết kiệm nguồn lực và tài nguyên. Qua đó, doanh nghiệp có thể nhanh chóng đạt được các mục tiêu đã đặt ra.

3.2- Lựa chọn các KPI phù hợp nhất cho Trưởng phòng kho vận

Việc thiết lập KPI luôn được các doanh nghiệp xem trọng vì nó có thể ảnh hưởng lớn đến sự phát triển và thành công của họ. 

Khi xây dựng KPI cho Trưởng phòng kho vận bạn cần xem xét kỹ lưỡng để chọn được các KPI phù hợp nhất. Bạn nên thực hiện nhiều thao tác khác nhau như xem xét quy trình làm việc, xác định yêu cầu công việc, thiết lập các thông số đo lường kết quả và các sai số để điều chỉnh KPI.

Đồng thời, bạn cũng phải đánh giá cẩn thận các yếu tố có thể tác động đến hiệu quả công việc của Trưởng phòng kho vận. Bạn cũng nên xem xét các yếu tố được sử dụng để đánh giá kết quả công việc. Kế tiếp, bạn cần đảm bảo các yếu tố này được đối chiếu với mục tiêu kinh doanh của công ty.

Thông thường mỗi ngành nghề, lĩnh vực đều có các tiêu chuẩn KPI riêng. Nhưng, bạn không bắt buộc phải sử dụng các chỉ số KPI tương tự như các công ty khác.

Khi lựa chọn KPI bạn cần đề cao mối liên kết giữa các chỉ số KPI với công việc của Trưởng phòng kho vận và mục tiêu của doanh nghiệp. Bởi vì, đây chính là yếu tố có tính quyết định đối với hiệu quả áp dụng KPI cho vị trí Trưởng phòng kho vận.

3.3- Số lượng chỉ số KPI 

Kết quả, hiệu suất làm việc của Trưởng phòng kho vận có thể được đánh giá bởi rất nhiều các chỉ số KPI khác nhau. Thế nhưng, bạn không nhất thiết phải sử dụng toàn bộ các chỉ số đó.

Số lượng chỉ số KPI là bao nhiêu cần dựa trên cơ sở các mục tiêu của doanh nghiệp để có quyết định phù hợp nhất. Bạn không nên sử dụng quá nhiều hoặc quá ít chỉ số. Tốt nhất bạn nên chọn ra 4 – 10 chỉ số quan trọng nhất. Đồng thời, các chỉ số được chọn phải có khả năng tác động trực tiếp đến sự thành công của doanh nghiệp.

3.4- Thiết lập cả KPI kết quả và KPI nguyên nhân

Chỉ thiết lập KPI kết quả mà hoàn toàn bỏ qua KPI nguyên nhân là sai lầm rất nhiều doanh nghiệp đã phạm phải.

Bạn nên biết rằng, các chỉ số KPI thường có mối quan hệ nhân quả vô cùng chặt chẽ. Việc bỏ qua KPI nguyên nhân sẽ khiến KPI kết quả trở nên mơ hồ và khó thực hiện. 

Ngược lại, nếu có thể kết hợp cân bằng hai loại chỉ số này, bạn sẽ giúp Trưởng phòng kho vận hiểu rõ họ phải làm gì để đạt được các kỳ vọng của doanh nghiệp.

Tóm lại, khi thiết lập KPI cho Trưởng phòng kho vận, bạn nên sử dụng cả hai chỉ số nguyên nhân và kết quả để có thể nâng cao hiệu quả khi áp dụng KPI cho vị trí này.

3.5- Thực hiện việc cập nhật và tuỳ chỉnh KPI phù hợp với những thay đổi của doanh nghiệp

Thông qua các chỉ số KPI, Trưởng phòng kho vận có thể tập trung các nỗ lực của mình cho việc hoàn thành các mục tiêu của doanh nghiệp. Nhờ có sự tập trung này, họ sẽ thực hiện công việc hiệu quả hơn và các mục tiêu cũng hoàn thành nhanh hơn.

Các mục tiêu của doanh nghiệp sẽ có sự thay đổi theo thời gian. Vì vậy, bạn cần thường xuyên kiểm tra và điều chỉnh các chỉ số KPI cho phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp. 

Hơn nữa, việc kiểm tra KPI thường xuyên sẽ tạo ra điều kiện thuận lợi để nâng cao hiệu quả, chất lượng công việc của Trưởng phòng kho vận. Từ đó có thể góp phần cải thiện kết quả hoạt động của doanh nghiệp.

3.6- Đảm bảo tính nhất quán, thực tế cho các chỉ số KPI

Quá trình xây dựng KPI sẽ có sự tham gia của nhiều nhà quản lý khác nhau. Các chỉ số KPI cũng chỉ được sử dụng trong thời gian ngắn. Do đó, bạn cần đảm bảo tính nhất quán cho các chỉ số KPI để có thể đạt hiệu quả sử dụng tốt nhất.

Ngoài ra, bạn cũng phải chú ý đến tính thực tế của các chỉ số KPI. Hãy đảm bảo các chỉ số KPI phù hợp với trình độ của doanh nghiệp và có thể thực hiện được.

4- Cần chú ý gì để thực hiện KPI tốt nhất cho vị trí này? 

Bạn cần chú ý những điều sau để thực hiện KPI tốt nhất cho vị trí Trưởng phòng kho vận:

4.1- Xác định yêu cầu công việc cụ thể đối với Trưởng phòng kho vận

Trưởng phòng kho vận là vị trí có ảnh hưởng rất lớn đến việc tổ chức, quản lý và lưu trữ hàng hoá trong kho. Các hoạt động của họ có tác động trực tiếp đến khả năng duy trì hoạt động liên tục của doanh nghiệp.

Để giữ cho các hoạt động kho vận luôn ổn định, suôn sẻ, Trưởng phòng kho vận sẽ phải nắm rõ các yêu cầu về vệ sinh, an toàn trong kho, mức tồn kho tối thiểu và các yêu cầu về bảo quản, lưu trữ hàng hóa tại kho.

Chỉ khi Trưởng phòng kho vận hiểu rõ các yêu cầu công việc, họ mới có thể thực hiện công việc với kết quả tốt nhất và đạt được các chỉ số KPI.

4.2- Lượng hoá các tiêu chuẩn đánh giá KPI

Các doanh nghiệp cần có các tiêu chuẩn đánh giá KPI cụ thể và rõ ràng. Đặc biệt, các tiêu chuẩn này cần được lượng hoá để nhà quản lý có thể đánh giá kết quả dựa trên những số liệu chính xác, thay vì chỉ nhận xét bằng cảm tính, thiếu khách quan.

4.3- Xây dựng quy trình đánh giá KPI

Để thực hiện KPI hiệu quả, bạn cần xây dựng quy trình đánh giá KPI khách quan và khoa học. Cụ thể bạn sẽ phải xác định rõ mục đích thực hiện KPI, tổng hợp kết quả thực hiện KPI, thông báo các kế hoạch phát triển cho nhân viên và lưu hồ sơ theo quy định.

4.4- Sử dụng phần mềm quản lý kho

Thay vì nhập số liệu liên quan đến hoạt động kho vận bằng cách thủ công, doanh nghiệp nên sử dụng các phần mềm quản lý chuyên nghiệp. Điều này sẽ giúp hạn chế những sai sót, nhầm lẫn khi nhập dữ liệu. Từ đó, việc theo dõi và đánh giá KPI cũng hiệu quả hơn.

Như vậy, Ms Uptalent đã chia sẻ cùng bạn đọc một số thông tin về thiết lập KPI cho Trưởng phòng kho vận sao cho hiệu quả. Mong rằng với những thông tin này, bạn sẽ thuận lợi xây dựng các chỉ số KPI phù hợp nhất cho vị trí này. Chúc bạn thành công!

------------------------------------

HRchannels - Headhunter -  Dịch vụ tuyển dụng cao cấp

Hotline: 08. 3636. 1080
Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com
Website: https://hrchannels.com/
Địa chỉ: Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam

Nguồn ảnh: internet