KPI cho Trưởng phòng hành chính

Cũng như các vị trí quản lý khác, KPI cho Trưởng phòng hành chính được xem là công cụ hữu hiệu để đánh giá và nâng cao hiệu suất làm việc cho vị trí này. Nếu bạn đang bắt đầu xây dựng KPI cho Trưởng phòng hành chính thì bài viết sau đây của Ms Uptalent sẽ hữu ích với bạn.

MỤC LỤC
1- Trưởng phòng hành chính là gì? 
2- KPI cho vị trí Trưởng phòng hành chính gồm những gì? 
3- Những lưu ý khi thiết lập KPI cho vị trí Trưởng phòng hành chính
    3.1- Xác định mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp
    3.2- Lựa chọn các chỉ số KPI phù hợp cho Trưởng phòng hành chính
    3.3- Số lượng chỉ số KPI
    3.4- Quan tâm đến KPI nguyên nhân 
    3.5- Điều chỉnh các chỉ số KPI theo thời gian
    3.6- Đảm bảo tính nhất quán cho các chỉ số KPI
    3.7- KPI phải thực tế
4- Cần chú ý gì để thực hiện KPI tốt nhất cho vị trí này?


 

1- Trưởng phòng hành chính là ai?  

Trưởng phòng hành chính là người phụ trách các hoạt động hành chính trong doanh nghiệp, bao gồm các vấn đề như thủ tục, hồ sơ, chế độ, chính sách, thiết lập và quản lý các biểu mẫu lưu hành trong doanh nghiệp,…

Bên cạnh việc kiểm soát các công việc hành chính, vị trí này cũng có trách nhiệm quản lý nhân viên trong bộ phận. Đồng thời, họ cũng là người tham mưu cho Ban giám đốc khi cần đưa ra các quyết định quan trọng và các vấn đề về nhân sự.

2- KPI cho vị trí Trưởng phòng hành chính gồm những gì?    

KPI cho vị trí Trưởng phòng hành chính bao gồm những chỉ tiêu sau:

- Tỷ lệ giải quyết vấn đề trong thời gian ngắn 

- Tỷ lệ yêu cầu, đề xuất được giải quyết

- Chỉ số hài lòng của nhân viên 

- Tỷ lệ cam kết của nhân viên 

3- Những lưu ý khi thiết lập KPI cho vị trí Trưởng phòng hành chính 

Khi thiết lập KPI cho Trưởng phòng hành chính, bạn cần lưu ý những điều sau:

3.1- Xác định mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp 

Việc xây dựng KPI cho Trưởng phòng hành chính thực chất là bạn đưa ra một kết quả cụ thể để định hướng và đánh giá hiệu quả công việc của họ. Từ đó, bạn cũng có thể đánh giá kết quả thực hiện các mục tiêu đã đặt ra.

Trước khi thiết lập KPI, bạn cần xác định mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp và tiến hành xây dựng các chỉ số dựa trên các mục tiêu đó. Điều này đảm bảo các chỉ số KPI luôn có sự liên kết chặt chẽ với mục tiêu của doanh nghiệp.

Các chỉ số KPI không phải là mục tiêu của doanh nghiệp, nhưng, chắc chắn chúng phải phù hợp với các mục tiêu của doanh nghiệp tại từng giai đoạn cụ thể. Đồng thời, các chỉ số này phải là những chỉ số thực sự quan trọng, có khả năng tác động đến kết quả công việc của Trưởng phòng hành chính.

Bằng cách thiết lập các chỉ số KPI dựa trên mục tiêu tổng thể, doanh nghiệp có thể tập trung các nguồn lực, tài nguyên cần thiết để đạt được kết quả kinh doanh tối ưu. Bên cạnh đó, việc sử dụng KPI trong đánh giá hiệu quả công việc của Trưởng phòng hành chính còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm các nguồn lực và nhanh chóng hoàn thành các mục tiêu đã đặt ra.

3.2- Lựa chọn các chỉ số KPI phù hợp cho Trưởng phòng hành chính 

Khi xây dựng KPI cho Trưởng phòng hành chính, bạn không thể lựa chọn các chỉ số một cách tuỳ ý hoặc không có mục đích rõ ràng. Các chỉ số KPI được chọn nhất thiết phải có liên quan đến tính chất và yêu cầu công việc của Trưởng phòng hành chính.

Bạn sẽ phải bám sát mô tả công việc cũng như trách nhiệm, quyền hạn của vị trí Trưởng phòng hành chính để lựa chọn được các chỉ số KPI phù hợp nhất. Đây chính là yếu tố quan trọng đảm bảo nhân sự thực hiện công việc luôn hiểu rõ trách nhiệm công việc của mình.

Bên cạnh đó, bạn còn phải chú ý đến các yếu tố được sử dụng để đánh giá kết quả công việc và các yếu tố có khả năng tác động đến hiệu quả công việc của Trưởng phòng hành chính. Các yếu tố này phải được đối chiếu với mục tiêu của doanh nghiệp nhằm đảm bảo sự phù hợp cho các chỉ số KPI.

Tuỳ thuộc vào từng ngành nghề mà sẽ có những tiêu chuẩn riêng khi thiết lập KPI. Bạn có thể tham khảo các chỉ số KPI được áp dụng tại các công ty khác nhưng không nhất định phải sử dụng các chỉ số giống như họ. 

Điều quan trọng nhất khi lựa chọn chỉ số KPI là sự phù hợp. Bạn chỉ nên chọn những chỉ số thực sự phù hợp với mục tiêu và đặc điểm công việc của Trưởng phòng hành chính tại công ty mình. Điều này sẽ giúp bạn đạt được hiệu quả tối ưu khi xây dựng KPI cho vị trí này.

3.3- Số lượng chỉ số KPI 

Bạn có thể sử dụng rất nhiều chỉ số KPI khác nhau để đánh giá kết quả công việc của Trưởng phòng hành chính. Tuy nhiên, bạn không cần thiết phải sử dụng tất cả các chỉ số đó. Trên thực tế, bạn chỉ nên áp dụng các chỉ số quan trọng và phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp tại từng giai đoạn.

Bên cạnh đó, bạn cũng không nên sử dụng quá nhiều hoặc quá ít chỉ số. Tốt nhất bạn nên sử dụng từ 4 – 10 chỉ số và các chỉ số này phải có khả năng tác động tới hiệu quả hoạt động và sự thành công của doanh nghiệp.

3.4- Quan tâm đến KPI nguyên nhân 

Rất nhiều doanh nghiệp chỉ thiết lập KPI kết quả mà hoàn toàn không nhắc đến KPI nguyên nhân. Điều này đã khiến các KPI kết quả trở nên mơ hồ và khó có thể thực hiện được.

Các chỉ số KPI thường có mối quan hệ nhân quả vô cùng chặt chẽ. Việc bỏ qua KPI nguyên nhân sẽ khiến Trưởng phòng hành chính khó nhận thức rõ các công việc họ cần làm. Từ đó, họ cũng khó hoàn thành tốt các mong đợi của doanh nghiệp.

Để có thể đạt được thành công mỹ mãn khi xây dựng KPI cho Trưởng phòng hành chính, bạn phải biết cách cân bằng thật tốt các chỉ số KPI nguyên nhân và kết quả. Đây chính là chìa khóa quan trọng giúp bạn thiết lập được các chỉ số KPI phù hợp nhất.

3.5- Điều chỉnh các chỉ số KPI theo thời gian 

Bằng cách tập trung sức lực vào việc thực hiện các chỉ số KPI mà Trưởng phòng hành chính có thể thúc đẩy quá trình đạt được các mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp. Tuy nhiên, các mục tiêu của doanh nghiệp chỉ được sử dụng trong một khoảng thời gian nhất định. Do đó, bạn sẽ phải kiểm tra và điều chỉnh các chỉ số KPI sao cho phù hợp với sự thay đổi của doanh nghiệp theo thời gian.

Khi tiến hành điều chỉnh KPI theo tình hình thực tế của doanh nghiệp, bạn sẽ tạo ra các điều kiện thuận lợi để Trưởng phòng hành chính tập trung hoàn thành những công việc quan trọng nhất. Đồng thời, điều này còn giúp bạn nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc của Trưởng phòng hành chính.

3.6- Đảm bảo tính nhất quán cho các chỉ số KPI  

Các chỉ số KPI của Trưởng phòng hành chính chỉ được sử dụng trong thời gian ngắn. Tuy nhiên, các chỉ số này cần có tính nhất quán cao để bạn có thể dựa vào chúng mà thực hiện các điều chỉnh khi cần.

Bên cạnh đó, quá trình xây dựng KPI thường có sự tham gia của nhiều nhà quản lý khác nhau. Nếu các chỉ số KPI không có tính nhất quán, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn khi áp dụng chúng vào thực tiễn.

3.7- KPI phải thực tế 

Khi thiết lập KPI, bạn phải cân nhắc trình độ phát triển của doanh nghiệp để đưa ra các chỉ số phù hợp nhất. Đặc biệt, điều này còn đảm bảo khả năng thực hiện được cho các chỉ số KPI.

4- Cần chú ý gì để thực hiện KPI tốt nhất cho vị trí này? 

Sau khi thiết lập xong KPI cho Trưởng phòng hành chính, bạn cần chú ý những điều sau để thực hiện KPI tốt nhất cho vị trí này:

4.1- Truyền đạt các chỉ số KPI một cách rõ ràng, cụ thể

Bạn sẽ phải truyền đạt các chỉ số KPI một cách rõ ràng, cụ thể cho Trưởng phòng hành chính để họ nắm bắt đầy đủ các thông tin về các chỉ số cần thực hiện. Đồng thời, bạn cũng cần giúp họ hiểu được kết quả kỳ vọng của doanh nghiệp.

Nếu Trưởng phòng hành chính có thể hiểu rõ mục tiêu và kỳ vọng của doanh nghiệp họ sẽ biết cần làm gì và làm như thế nào để doanh nghiệp đạt được hiệu quả công việc tốt nhất.

4.2- Đánh giá các chỉ số KPI 

Xuyên suốt quá trình áp dụng các chỉ số KPI cho vị trí Trưởng phòng hành chính, bạn cần thường xuyên kiểm tra, đánh giá sự phù hợp của các chỉ số này. 

Bên cạnh đó, việc đánh giá KPI còn giúp Trưởng phòng hành chính luôn nắm rõ các trách nhiệm và yêu cầu công việc của họ. Từ đó, họ có thể đảm bảo các mục tiêu, kế hoạch của doanh nghiệp luôn được theo sát.

4.3- Chú ý đến vấn đề lợi ích của nhân viên

Những lợi ích liên quan đến công việc luôn là yếu tố có khả năng thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên rất tốt. Bởi vậy, bạn cần đánh giá cẩn thận các yếu tố như điều kiện làm việc, lương thưởng, phúc lợi,… dành cho vị trí Trưởng phòng hành chính.

Bên cạnh đó, bạn cũng cần tìm hiểu mức độ hiểu biết của Trưởng phòng hành chính về tầm nhìn, sứ mệnh của doanh nghiệp. Đây cũng là yếu tố quan trọng có thể cải thiện tinh thần làm việc của họ.

4.4- Lựa chọn công nghệ theo dõi, đánh giá KPI phù hợp

Các công nghệ quản lý KPI thường được tích hợp trực tiếp vào phần mềm quản lý đang được sử dụng tại doanh nghiệp. Do đó, bạn nên cân nhắc kỹ lưỡng để chọn đúng công nghệ phù hợp. Điều này sẽ giúp quy trình hoạt động của doanh nghiệp không phải chịu bất cứ xáo trộn nào khi áp dụng KPI cho Trưởng phòng hành chính.

Trên đây là một số thông tin về KPI cho Trưởng phòng hành chính mà bạn nên nắm vững. Hy vọng qua bài viết này của Ms Uptalent, bạn đã có nhiều kiến thức hữu ích để xây dựng và thực hiện KPI cho vị trí Trưởng phòng hành chính tại công ty của mình. Chúc bạn thành công!

------------------------------------

HRchannels - Headhunter -  Dịch vụ tuyển dụng cao cấp

Hotline: 08. 3636. 1080
Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com
Website: https://hrchannels.com/
Địa chỉ: Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam

Nguồn ảnh: internet