KPI cho Nhân viên quản lý chất lượng

Hiện nay, Nhân viên quản lý chất lượng là vị trí có mặt trong mọi ngành nghề, lĩnh vực. Kết quả công việc của họ có tính quyết định quan trọng đến công tác quản lý chất lượng sản phẩm của các công ty. Vì vậy, thiết lập KPI cho Nhân viên quản lý chất lượng trở thành yêu cầu bức thiết giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu trong ngắn và dài hạn.

Nếu bạn đang tìm kiếm phương án xây dựng và thực hiện KPI cho Nhân viên quản lý chất lượng hiệu quả thì bài viết sau đây của Ms Uptalent sẽ hữu ích với bạn.

MỤC LỤC
1- Nhân viên quản lý chất lượng là gì? 
2- KPI cho vị trí Nhân viên quản lý chất lượng gồm những gì? 
3- Những lưu ý khi thiết lập KPI cho vị trí Nhân viên quản lý chất lượng
4- Cần chú ý gì để thực hiện KPI tốt nhất cho vị trí này?
    4.1- Truyền đạt KPI cho nhân sự thực hiện
    4.2- Đánh giá sự phù hợp của KPI thường xuyên và kịp thời
    4.3- Quan tâm đến lợi ích của nhân viên
    4.4- Lựa chọn công nghệ quản lý KPI phù hợp

1- Nhân viên quản lý chất lượng là gì?  

Nhân viên quản lý chất lượng là người phụ trách việc kiểm tra chất lượng sản phẩm tại từng công đoạn của quá trình sản xuất. Mục đích của việc này là loại bỏ các nguyên liệu, vật tư đầu vào không đạt tiêu chuẩn và những sản phẩm đầu ra kém chất lượng.

Công tác kiểm tra chất lượng cần được thực hiện liên tục và có định hướng cụ thể nhằm xác định đường lối, trách nhiệm và quy trình quản lý chất lượng cho doanh nghiệp. Bằng cách triển khai các quy trình, kế hoạch kiểm tra mà chất lượng sản phẩm luôn được kiểm soát hiệu quả.

Ngoài ra, Nhân viên quản lý chất lượng cũng là người tiếp nhận các phản hồi của khách hàng về chất lượng sản phẩm, dịch vụ. Từ đó, họ sẽ đề ra các biện pháp cải tiến hợp lý.

2- KPI cho vị trí Nhân viên quản lý chất lượng gồm những gì?  

Để đánh giá hiệu quả công việc của Nhân viên quản lý chất lượng, doanh nghiệp thường sử dụng các chỉ số KPI sau:

- Tỷ lệ hàng đạt chất lượng ngay từ đầu (First Pass Yield - FPY)

- Mức độ gia công lại (Rework Level)

- Chỉ số chất lượng (Quality Index)

- Tỷ lệ hàng đạt tiêu chuẩn khi xuất xưởng

- Tỷ lệ hàng hư, tỷ lệ phải làm lại

3- Những lưu ý khi thiết lập KPI cho vị trí Nhân viên quản lý chất lượng 

Bạn cần lưu ý những điểm sau để thiết lập được các chỉ số KPI phù hợp nhất cho Nhân viên quản lý chất lượng:

3.1- Đảm bảo mối tương quan giữa mục tiêu của doanh nghiệp và KPI

Nếu như mục tiêu kinh doanh là kết quả hoạt động doanh nghiệp mong muốn đạt được thì chỉ số KPI chính là công cụ giúp doanh nghiệp tập trung nguồn lực để đạt được các mục tiêu đó.

Vì vậy, khi xây dựng KPI cho Nhân viên quản lý chất lượng bạn cần xác định rõ mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp và tiến hành thiết lập KPI dựa trên các mục tiêu đó. Bạn cần chọn ra những chỉ số thực sự quan trọng và những chỉ số này phải hướng tới việc hoàn thành các mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp.

Nếu bạn xây dựng và đánh giá KPI không có sự liên kết với mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp sẽ dẫn đến việc lãng phí nguồn lực và tài nguyên. Đồng thời kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp cũng không được như kỳ vọng.

3.2- Lựa chọn các chỉ số KPI phù hợp nhất

Mỗi ngành nghề đều có tiêu chuẩn KPI riêng. Tuy nhiên, bạn chỉ nên áp dụng các chỉ số thực sự phù hợp với vị trí Nhân viên quản lý chất lượng và mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp tại từng giai đoạn cụ thể.

Khi muốn xây dựng KPI cho Nhân viên quản lý chất lượng, bạn sẽ phải xác định rõ chức năng, nhiệm vụ, yêu cầu công việc của vị trí này. Bạn cần bám sát tính chất công việc thực tế để đưa ra những chỉ số phù hợp nhất.

Các chỉ số KPI cần được xây dựng dựa trên cơ sở các trách nhiệm chính của Nhân viên quản lý chất lượng. Điều này đảm bảo nhân sự phụ trách có thể thực hiện công việc theo đúng mô tả và yêu cầu công việc đã đặt ra.

Bên cạnh đó, bạn cũng cần chú ý đến các yếu tố có thể ảnh hưởng đến hiệu quả công việc của Nhân viên quản lý chất lượng. Tiếp theo bạn sẽ phải cân nhắc và xác định các yếu tố được sử dụng trong việc đánh giá kết quả công việc đạt được. Các yếu tố này cần được đối chiếu với mục tiêu kinh doanh của công ty.

Bạn không nhất thiết phải sử dụng các chỉ số KPI tương tự như những doanh nghiệp trong cùng ngành nghề khác. Điểm cốt lõi ở đây là bạn phải đảm bảo các chỉ số đó có thể đáp ứng được nhu cầu quản lý và đánh giá hiệu suất công việc của nhân sự tại công ty của bạn. 

Khi bạn đảm bảo được sự phù hợp của các chỉ số KPI cũng đồng nghĩa với việc bạn đang nắm trong tay chìa khóa thành công của của việc xây dựng và thực hiện KPI cho vị trí Nhân viên quản lý chất lượng.

3.3- Xác định số lượng KPI

Không có số lượng chính xác về các chỉ số KPI có thể áp dụng cho vị trí Nhân viên quản lý chất lượng. Tuy nhiên, số lượng tối ưu bạn nên sử dụng là từ 4 – 10 chỉ số. Điều quan trọng là những chỉ số này phải phù hợp và là những chỉ số có tác động lớn đến sự thành công của doanh nghiệp.

Bạn không nên sử dụng quá nhiều hoặc quá ít chỉ số để tránh dư thừa hoặc thiếu sót một chỉ số quan trọng nào đó. Hãy xem xét kỹ lưỡng các mục tiêu, chiến lược kinh doanh của công ty để thiết lập nên các chỉ số cần thiết nhất cho vị trí Nhân viên quản lý chất lượng.

Nếu có thể thiết lập các chỉ số KPI phù hợp cho Nhân viên quản lý chất lượng, doanh nghiệp sẽ đạt được mục đích tập trung nguồn lực và đảm bảo các mục tiêu luôn liên kết chặt chẽ. Chính sự tập trung này cũng giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn và nhanh chóng đạt được mục tiêu đã đặt ra.

3.4- Thiết lập cả KPI nguyên nhân và KPI kết quả

Các chỉ số KPI có mối quan hệ nhân quả rất chặt chẽ. KPI nguyên nhân thể hiện những bước cần thực hiện để đạt được KPI kết quả. Còn KPI kết quả cho thấy thành quả khi thực hiện thành công các KPI nguyên nhân.

Nếu bạn chỉ đưa ra KPI kết quả mà không đề cập tới KPI nguyên nhân sẽ khiến KPI kết quả trở nên mơ hồ và khó thực hiện được. Vì vậy, bạn cần biết cách cân bằng hai loại KPI này để có thể đạt hiệu quả tối ưu khi áp dụng KPI cho Nhân viên quản lý chất lượng.

3.5- Điều chỉnh KPI theo thời gian

Doanh nghiệp sẽ luôn có những thay đổi nhất định tùy theo từng giai đoạn phát triển cụ thể. Các mục tiêu của họ cũng vì vậy mà thay đổi theo. Do đó, bạn không thể áp dụng cố định các chỉ số KPI mà không cập nhật, điều chỉnh.

Đặc trưng của KPI là phải SMART. Tức là các chỉ số này phải dựa trên dữ liệu hợp lý, các mục tiêu và tình hình thực tế của doanh nghiệp. Bạn sẽ phải dự đoán được các yếu tố ngoài tầm kiểm soát khiến công ty không thực hiện được mục tiêu. Quan trọng hơn là KPI cần có chu kỳ và có các điểm đo ở cuối mỗi chu kỳ.

3.6- Đảm bảo tính nhất quán và khả năng thực hiện được của KPI

Các chỉ số KPI cho Nhân viên quản lý chất lượng chỉ được áp dụng trong thời gian ngắn và có thể do nhiều nhà quản lý tham gia xây dựng. Nhưng bạn cần đảm bảo các chỉ số này luôn có tính nhất quán cao để có thể trở thành nền tảng vững chắc cho việc điều chỉnh, cải thiện khi cần thiết.

Bên cạnh đó bạn cũng cần chú ý đến tính thực tế của KPI. Có nghĩa là bạn cần xây dựng KPI phù hợp với trình độ thực tế của doanh nghiệp nhằm đảm bảo khả năng thực hiện được của các chỉ số này.

4- Cần chú ý gì để thực hiện KPI tốt nhất cho vị trí này? 

Khi đã xây dựng thành công KPI cho Nhân viên quản lý chất lượng, bạn sẽ cần lưu ý những điều sau để áp dụng các KPI này vào thực tế hiệu quả nhất:

4.1- Truyền đạt KPI cho nhân sự thực hiện 

Trước tiên bạn cần thông báo, hướng dẫn cho Nhân viên quản lý chất lượng về các chỉ số KPI họ cần thực hiện. Chỉ khi họ có thể hiểu được mục tiêu của KPI và những kỳ vọng doanh nghiệp mong đợi thì họ mới biết phải làm gì và làm như thế nào để hoàn thành những KPI đó tốt nhất.

4.2- Đánh giá sự phù hợp của KPI thường xuyên và kịp thời 

Như đã nói, KPI cần có mối tương quan chặt chẽ với mục tiêu và những sự thay đổi của doanh nghiệp. Do đó, bạn cần tiến hành đánh giá các chỉ số KPI thường xuyên để giữ cho các mục tiêu của doanh nghiệp luôn xuyên suốt trong quá trình hoạt động.

Hơn nữa, việc đánh giá KPI còn giúp Nhân viên quản lý chất lượng luôn nắm rõ yêu cầu và trách nhiệm công việc của họ. Điều này sẽ đảm bảo hiệu quả công việc luôn được tối ưu.

4.3- Quan tâm đến lợi ích của nhân viên 

Nhân viên quản lý chất lượng sẽ thực hiện công việc tốt hơn nếu họ cảm thấy hài lòng với những lợi ích mà công việc mang lại. Vì vậy, bạn nên xem xét các yếu tố như môi trường làm việc, lương thưởng, phúc lợi,… để có giải pháp phù hợp giúp khích lệ tinh thần làm việc của nhân viên.

Ngoài ra, bạn cũng nên tìm hiểu xem Nhân viên quản lý chất lượng có thực sự hiểu rõ tầm nhìn, sứ mệnh doanh nghiệp hướng đến hay không. Đây cũng là yếu tố có tác động lớn đến tinh thần làm việc của họ.

4.4- Lựa chọn công nghệ quản lý KPI phù hợp    

Các chỉ số KPI sẽ được quản lý qua các nền tảng công nghệ. Trong khi đó, các công nghệ này sẽ được tích hợp vào phần mềm quản lý hiện hữu của doanh nghiệp. Vì vậy, bạn phải cân nhắc kỹ lưỡng khi lựa chọn công nghệ để không làm xáo trộn quy trình hoạt động kinh doanh của công ty.

Trên đây là một số thông tin bạn cần biết khi xây dựng KPI cho Nhân viên quản lý chất lượng. Hy vọng với những gì Ms Uptalent chia sẻ bạn sẽ dễ dàng thiết lập KPI cho vị trí này. Chúc bạn thành công!
 

------------------------------------

HRchannels - Headhunter -  Dịch vụ tuyển dụng cao cấp

Hotline: 08. 3636. 1080
Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com
Website: https://hrchannels.com/
Địa chỉ: Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam

Nguồn ảnh: internet