KPI cho Nhân viên hành chính nhân sự

KPI của Nhân viên hành chính nhân sự là những chỉ số giúp các nhà quản trị quản lý và theo dõi hiệu quả công việc của vị trí này. Tuy nhiên, để xây dựng KPI cho Nhân viên hành chính nhân sự đạt hiệu quả cao không hề đơn giản. Để có thể hiểu rõ hơn về các chỉ số này, bạn đọc hãy cùng Ms Uptalent theo dõi bài viết sau đây.

MỤC LỤC
1- Nhân viên hành chính nhân sự là gì? 
2- KPI cho vị trí Nhân viên hành chính nhân sự gồm những gì? 
   2.1- Chỉ số đánh giá hiệu quả tuyển dụng
   2.2- Chỉ số đào tạo
   2.3- Các chỉ số KPI khác
3- Những lưu ý khi thiết lập KPI cho vị trí Nhân viên hành chính nhân sự
4- Cần chú ý gì để thực hiện KPI tốt nhất cho vị trí này?


>>>> Xem thêm Việc làm Nhân Sự tại HRchannels.com

1- Nhân viên hành chính nhân sự là gì?  

Nhân viên hành chính nhân sự là vị trí chịu trách nhiệm duy trì và phát triển các hoạt động khác nhau trong một tổ chức, doanh nghiệp. Công việc chính của họ là thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến hành chính và nhân sự. Tức là, họ sẽ làm những công việc liên quan đến thủ tục hành chính và những công việc có liên quan đến vấn đề nhân sự trong doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, Nhân viên hành chính nhân sự cũng thực hiện các công việc khác như quản lý, giám sát các sự kiện, hoạt động nội bộ của doanh nghiệp, lên kế hoạch cho các hoạt động khác nhau, giám sát quá trình làm việc của nhân viên trong công ty, hoàn thiện bảng lương, thực hiện thanh toán lương,… 

Đây là vị trí giúp bạn khởi đầu sự nghiệp lĩnh vực nhân sự. Sau một vài năm tích lũy kinh nghiệm bạn có thể trở thành chuyên gia trong ngành hoặc trở thành một nhà quản lý nhân sự. 

2- KPI cho vị trí Nhân viên hành chính nhân sự gồm những gì?   

Về cơ bản, KPI cho vị trí Nhân viên hành chính nhân sự sẽ bao gồm những chỉ số sau:

2.1- Chỉ số đánh giá hiệu quả tuyển dụng  

Bao gồm các tiêu chí sau:

- Số nhân viên được tuyển

- Thời gian thực hiện tuyển dụng

- Hiệu quả của việc đăng tin tuyển dụng 

- Số lượng CV nhận được trong một lần tuyển dụng 

- Mức độ đa dạng của các kênh tuyển dụng 

- Số lượng CV phù hợp

- Số lượng ứng viên được tiếp nhận phỏng vấn

2.2- Chỉ số đào tạo 

Bao gồm các chỉ số sau:

- Số lượng nhân viên được đào tạo trong 1 đợt

- Số đợt / chương trình đào tạo được tổ chức trong một năm hoặc một quý 

2.3- Các chỉ số KPI khác  

Bao gồm các chỉ số như:

- Hiệu suất lên bảng lương

- Hiệu quả quản lý giấy tờ, sổ sách 

- Mức độ quản lý, kiểm tra, kiểm soát tài sản chung của công ty

3- Những lưu ý khi thiết lập KPI cho vị trí Nhân viên hành chính nhân sự  

Khi thiết lập KPI cho vị trí Nhân viên hành chính nhân sự, bạn cần lưu ý những điều sau:

3.1- Đảm bảo sự liên kết giữa các chỉ số KPI và mục tiêu của doanh nghiệp

Các chỉ số KPI cho Nhân viên hành chính nhân sự phải là những chỉ số quan trọng và được xây dựng dựa trên các mục tiêu cụ thể của doanh nghiệp. Nếu các chỉ số KPI không có sự liên kết với mục tiêu sẽ chỉ khiến doanh nghiệp lãng phí các nguồn lực mà kết quả nhận được cũng không như kỳ vọng.

Để thiết lập được các chỉ số phù hợp bạn cần xác định rõ mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp. Bạn cần làm điều này trước khi bắt tay xây dựng KPI. Từ đó bạn sẽ đưa ra được những chỉ số tối ưu nhất cho vị trí Nhân viên hành chính nhân sự.

Nói đơn giản, khi thiết lập KPI là bạn đang đưa ra một kết quả cụ thể để định hướng và đánh giá hiệu quả công việc của Nhân viên hành chính nhân sự. Các kết quả này sẽ phải dựa trên các mục tiêu của doanh nghiệp tại từng giai đoạn cụ thể.

Mọi doanh nghiệp đều có ý tưởng riêng về mục tiêu và các chỉ số cần theo dõi. Nhưng, họ có thể gặp một số trở ngại làm ảnh hưởng đến quá trình hoạt động. Lúc này, việc có mục tiêu, chiến lược rõ ràng sẽ giúp họ đạt được thành công.

3.2- Lựa chọn các chỉ số KPI phù hợp 

KPI cho vị trí Nhân viên hành chính nhân sự cần thể hiện được những thông tin liên quan đến hiệu quả công việc cũng như các hoạt động cần thiết để họ có thể thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp.

Để chọn được các chỉ số KPI phù hợp, bạn sẽ phải thực hiện nhiều việc khác nhau. Chẳng hạn như thiết lập quy trình làm việc, xác định yêu cầu công việc, các thông số đánh giá hiệu quả công việc và những sai số điều chỉnh KPI.

Bên cạnh đó, bạn cũng phải xác định những yếu tố có thể tác động đến hiệu quả công việc của Nhân viên hành chính nhân sự và những yếu tố được dùng để đánh giá kết quả công việc của vị trí này. 

Mỗi ngành nghề thường có các tiêu chuẩn riêng khi lựa chọn KPI. Tuy nhiên, bạn không bắt buộc phải sử dụng các chỉ số tương tự các công ty khác. Thay vào đó, bạn chỉ nên chọn những chỉ số quan trọng và các chỉ số đó phải có mối tương quan chặt chẽ với công việc của Nhân viên hành chính nhân sự và mục tiêu của doanh nghiệp.

3.3- Số lượng KPI

Bạn có thể sử dụng nhiều chỉ số KPI khác nhau để đánh giá và đo lường hiệu suất công việc của Nhân viên hành chính nhân sự. Tuy nhiên, bạn nên tránh sử dụng quá nhiều hoặc quá ít chỉ số. Đồng thời, bạn chỉ nên chọn những chỉ số thực sự phù hợp với vị trí Nhân viên hành chính nhân sự của công ty.

Theo các chuyên gia, số lượng KPI tối ưu bạn nên sử dụng là từ 4 – 6 chỉ số. Các chỉ số được chọn đều là những chỉ số quan trọng và có tác động trực tiếp đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.

3.4- Điều chỉnh KPI phù hợp với những thay đổi của doanh nghiệp

Tại từng thời điểm, giai đoạn cụ thể, doanh nghiệp sẽ có các mục tiêu hoạt động khác nhau. Vì vậy, bạn phải thường xuyên kiểm tra và đánh giá các mục tiêu của doanh nghiệp để kịp thời điều chỉnh các chỉ số KPI cho phù hợp.

Bên cạnh đó, việc thường xuyên đánh giá, điều chỉnh KPI còn giúp Nhân viên hành chính nhân sự tập trung đủ nguồn lực cần thiết để hoàn thành tốt công việc của mình. Từ đó, họ có thể giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động và nhanh chóng hoàn thành các mục tiêu đã đặt ra.

3.5- Chú trọng cả KPI nguyên nhân và KPI kết quả

Khi thiết lập KPI cho vị trí Nhân viên hành chính nhân sự, bạn cần chú ý đến mối quan hệ nhân quả chặt chẽ giữa các chỉ số KPI. Bạn không nên tập trung quá mức vào KPI kết quả mà bỏ qua KPI nguyên nhân. Nếu làm như vậy các KPI kết quả sẽ vô cùng mơ hồ và khó mà thực hiện được.

Để có thể xây dựng KPI cho Nhân viên hành chính nhân sự đạt hiệu quả tối ưu bạn cần biết cách cân bằng thật tốt KPI kết quả và KPI nguyên nhân. Có như vậy, nhân sự thực hiện mới biết rõ những việc họ cần làm. Từ đó, doanh nghiệp có thể đạt được hiệu quả kinh doanh như mong muốn.

3.6- Đảm bảo tính nhất quán cho chỉ số KPI

Các chỉ số KPI cho Nhân viên hành chính nhân sự chỉ được thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định. Tuy nhiên, bạn cần đảm bảo tính nhất quán cho các chỉ số này để có thể dựa vào chúng mà thực hiện các tùy chỉnh khi cần thiết.

Bên cạnh đó, quá trình xây dựng KPI thường có sự tham gia của nhiều nhà quản lý khác nhau. Nếu bạn không thể đảm bảo tính nhất quán cho KPI thì rất khó áp dụng các chỉ số này vào thực tiễn.

3.7- KPI phải có tính thực tế

Tính thực tế của KPI được hiểu là khả năng thực hiện được của các chỉ số. Khi thiết lập KPI bạn sẽ phải xem xét trình độ thực tế của doanh nghiệp để đưa ra các chỉ số phù hợp. Nếu không doanh nghiệp sẽ chỉ lãng phí nguồn lực vì các chỉ số không có tính khả thi.

4- Cần chú ý gì để thực hiện KPI tốt nhất cho vị trí này? 

Sau khi thiết lập thành công KPI cho Nhân viên hành chính nhân sự, bạn cần lưu ý những điều sau để thực hiện KPI hiệu quả cho vị trí này:

4.1- Truyền đạt KPI rõ ràng, cụ thể

Để có thể áp dụng KPI cho Nhân viên hành chính nhân sự đạt hiệu quả cao, bạn cần đảm bảo truyền đạt đầy đủ các thông tin cần thiết cho họ. Hãy giúp họ hiểu rõ các mục tiêu và kết quả kỳ vọng của doanh nghiệp. Qua đó, họ sẽ biết phải hành động như thế nào để đạt được kết quả công việc tốt nhất.

4.2- Đánh giá KPI thường xuyên

Bạn cần thường xuyên đánh giá các chỉ số KPI nhằm đảm bảo mức độ phù hợp của các chỉ số với yêu cầu và trách nhiệm công việc của Nhân viên hành chính nhân sự. Đồng thời, việc đánh giá này cũng giúp nhân sự thực hiện công việc luôn hiểu rõ nhiệm vụ và công việc của họ để có thể theo sát các mục tiêu của doanh nghiệp.

4.3- Quan tâm đến lợi ích của nhân viên

Các yếu tố liên quan đến lợi ích công việc như như môi trường làm việc, lương thưởng, phúc lợi và sự hiểu biết của nhân viên với tầm nhìn, sứ mệnh của doanh nghiệp có tác động rất lớn đến tinh thần làm việc của họ. Vì vậy, bạn nên chú ý đến các yếu tố này để không ngừng khích lệ và cải thiện tinh thần làm việc cho Nhân viên hành chính nhân sự.

4.4- Lựa chọn công nghệ quản lý KPI phù hợp

Các chỉ số KPI sẽ được theo dõi và đánh giá bởi các công nghệ hiện đại và các công nghệ này sẽ được tích hợp vào phần mềm quản lý của doanh nghiệp. Do đó, bạn cần cân nhắc kỹ lưỡng khi lựa chọn công nghệ quản lý KPI để không làm ảnh hưởng đến quy trình hoạt động trong doanh nghiệp.

Như vậy, Ms Uptalent đã chia sẻ cùng bạn đọc một số thông tin hữu ích về việc xây dựng và thực hiện KPI cho vị trí Nhân viên hành chính nhân sự. Hy vọng những thông tin này sẽ giúp bạn thiết lập được hệ thống KPI hiệu quả, phù hợp cho vị trí này. Chúc bạn thành công!

------------------------------------

HRchannels - Headhunter -  Dịch vụ tuyển dụng cao cấp

Hotline: 08. 3636. 1080
Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com
Website: https://hrchannels.com/
Địa chỉ: Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam

Nguồn ảnh: internet