Khi nào nên im lặng trong cuộc họp?

Có một định kiến thâm căn cố đế rằng, năng suất và năng lực của một nhân sự thường tỉ lệ thuận với số lần họ phát biểu trong các cuộc họp. Bên cạnh đó, những cá nhân hăng hái tranh luận, những người luôn có câu trả lời ngay lập tức cho mọi vấn đề thường được khen ngợi và những ai im lặng đều bị coi là thụ động, rụt rè hoặc thiếu năng lực chuyên môn. Chính nỗi sợ bị đánh giá là người "vô hình" khiến nhiều người rơi vào cái bẫy phải lên tiếng vô tội vạ, hoặc là cố gắng lấp đầy các khoảng trống bằng những ý kiến hời hợt, những lời tán đồng sáo rỗng.

Thế nhưng, nếu quan sát kỹ nhóm 1% những người dẫn đầu, bạn sẽ nhận ra rằng những người xuất sắc nhất thường là những người im lặng lâu nhất trong phòng họp. Với họ, việc lên tiếng không phải để chứng minh sự hiện diện mà là để đưa ra những quyết định làm thay đổi cuộc chơi. 

Hãy cùng Ms Uptalent đào sâu nghệ thuật im lặng qua bài viết sau đây để biết khi nào nên nói và khi nào buộc phải im lặng, từ đó bạn có thể tự mình nâng tầm tư duy của mình lên hàng lãnh đạo trong tương lai.
MỤC LỤC:
1- Giữ im lặng khi bạn chưa có đầy đủ dữ liệu thực chứng
2- Thực hành sự im lặng điềm tĩnh khi cuộc họp bị chi phối bởi cảm xúc
3- Chiến thuật im lặng có chủ đích để kích thích năng lực tự chủ của đội ngũ
4- Tôn trọng vòng tròn năng lực và học cách im lặng để lắng nghe chuyên gia
5- Thu thập quân bài ngầm bằng cách im lặng để đọc vị đối phương

1- Giữ im lặng khi bạn chưa có đầy đủ dữ liệu thực chứng 

Sai lầm phổ biến của nhiều người là lo sợ bị sếp đánh giá khi không có câu trả lời ngay lập tức. Bởi vậy, khi một bài toán khó được đưa ra trong cuộc họp, họ vội vã đưa ra những suy đoán cảm tính hoặc đề xuất giải pháp dựa trên kinh nghiệm sẵn có của mình mà chưa hề kiểm chứng. Thực tế, hành động này sẽ không giúp bạn trông thông minh hơn, trái lại, nó còn ngay lập tức khiến uy tín chuyên môn của bạn bị hạ thấp trước hội đồng quản trị khi các lỗ hổng dữ liệu được phát hiện.

Trong khi đó, người sở hữu tư duy chiến lược nơi công sở luôn biết cách kìm hãm sự bốc đồng của bản thân. Nếu chưa nắm chắc trong tay các con số thực chứng đáng tin cậy, họ sẽ im lặng tuyệt đối và chỉ lắng nghe, ghi chép cũng như quan sát luồng ý kiến của các bên liên quan.

Sử dụng nghệ thuật im lặng đúng cách là giải pháp giúp họ bảo vệ thương hiệu cá nhân khỏi những lỗi sai sơ đẳng, đồng thời giải phóng băng thông não bộ để phân tích vấn đề một cách thấu đáo hơn. Trên hết, họ hiểu rằng, để người khác thắc mắc tại sao mình im lặng thì tốt hơn hơn để họ chắc chắn rằng mình chưa chuẩn bị gì khi cất lời. Tóm lại, chỉ khi đã nắm chắc giải pháp đanh thép dựa trên số liệu vững chắc, bạn mới được giơ tay phát biểu.


Xem thêm tại>>>Sai lầm lớn nhất khi phân tích quá nhiều (overthinking)

2- Thực hành sự im lặng điềm tĩnh khi cuộc họp bị chi phối bởi cảm xúc 

Các cuộc họp công sở rất dễ biến thành sàn đấu chính trị độc hại khi các phòng ban bắt đầu đổ lỗi, tranh công hoặc đôi co kịch liệt khi có sự cố xảy ra. Phản ứng thường thấy của đám đông là lao vào cuộc chiến để tự vệ hoặc bảo vệ lợi ích cục bộ cho nhóm mình. Nếu bạn cũng nhảy vào một cuộc tranh luận đang diễn ra ác liệt, bạn sẽ nhanh chóng bị cuốn vào vòng xoáy cảm xúc và lý trí bị lu mờ.

Đây là thời điểm mà nghệ thuật im lặng phát huy quyền lực tối thượng của nó. Lúc này, việc bạn có thể giữ được một thái độ điềm tĩnh và chỉ im lặng quan sát giữa tâm bão xung đột sẽ tạo ra một lực đẩy vô hình, giúp định vị bạn ở một đẳng cấp khác.

Sự im lặng của bạn thể hiện khả năng vận dụng trí tuệ cảm xúc cấp cao và là "mỏ neo" lý trí cho mọi người trong phòng họp. Trong lúc các bên đang kiệt sức vì đôi co, bạn lại dùng chính khoảng lặng hiếm hoi đó để bóc tách sâu tận gốc rễ của vấn đề. Tới khi sếp và đồng nghiệp nhận thấy bạn vẫn giữ được sự bình thản, tiếng nói của bạn sẽ mang theo một giải pháp khách quan, trung lập và sức ép nặng nề của một phán quyết, buộc tất cả phải im lặng để lắng nghe.

3- Chiến thuật im lặng có chủ đích để kích thích năng lực tự chủ của đội ngũ 

Đối với nhà quản lý, giữ im lặng trong cuộc họp là một kỹ năng họp hiệu quả, mang ý nghĩa sống còn để phát triển nhân sự. Nhiều leader mắc phải hội chứng "anh hùng", họ luôn cố để lên tiếng đầu tiên, áp đặt tầm nhìn và đưa ra câu trả lời cho tất cả các bài toán. Hệ quả là họ đang vô tình nuôi ra một đội ngũ lười tư duy, thụ động và chỉ biết ngồi đợi lệnh.

Một người có bản lĩnh nhà lãnh đạo thực thụ sẽ sử dụng nghệ thuật im lặng theo cách có chủ đích (Strategic Silence). Sau khi đặt ra một câu hỏi mở hóc búa, họ liền chủ động im lặng và nhường lại toàn bộ không gian cho nhân viên của mình thảo luận, cho dù khoảng lặng đó có thể gây ra sự gượng gạo ban đầu họ vẫn sẽ làm.

Thực tế, sự im lặng của sếp có thể tạo ra áp lực tâm lý lành mạnh tới nhân viên, buộc họ phải tự vận dụng chất xám, bảo vệ ý kiến và chịu trách nhiệm với giải pháp của mình. Đồng thời, việc bạn chọn lùi lại và giữ im lặng cũng chính là cách trao quyền lực hiệu quả, tạo không gian để nhân viên trưởng thành hơn và giải phóng bản thân bạn khỏi cái bẫy của sự bận rộn ảo.

4- Tôn trọng vòng tròn năng lực và học cách im lặng để lắng nghe chuyên gia 

Một trong những biểu hiện của cái tôi bảo thủ nơi công sở là bạn luôn cố gắng tỏ ra mình "biết tuốt" trong mọi lĩnh vực. Chẳng hạn, việc một nhân sự tài chính can thiệp sâu vào cấu trúc code của dân công nghệ, hay một chuyên viên kỹ thuật phán xét chiến lược thương hiệu của phòng marketing là một sai lầm nghiêm trọng, nó thậm chí có thể hủy hoại mối quan hệ hợp tác giữa các phòng ban.

Trong khi đó, người xuất sắc luôn ý thức rõ ràng về ranh giới của vòng tròn năng lực cá nhân (Circle of Competence). Khi cuộc thảo luận rời vào vùng chuyên môn sâu của người khác, họ sẽ giữ im lặng để thể hiện sự tôn trọng cao nhất với đồng nghiệp.

Tuy nhiên, sự im lặng này không làm họ yếu đi mà đó lại là cơ hội để họ thực hành kỹ năng "học chéo", giúp tiếp cận các góc nhìn mới nhằm kích thích tính linh hoạt thần kinh (Neuroplasticity). Khi biết vận dụng nghệ thuật im lặng đúng chỗ, bạn đang tự xây dựng cho mình một hình ảnh cá nhân khiêm nhường, thông thái và có văn hóa hành xử văn minh cao thượng.

5- Thu thập quân bài ngầm bằng cách im lặng để đọc vị đối phương 

Ngắt lời người khác để giành quyền phát biểu là biểu hiện điển hình của một người có tư duy nông cạn và thiếu kiên nhẫn. Khi bạn bận rộn tìm câu từ để đối đáp ngay trong lúc đối phương đang nói, bạn đã tự tay khép lại cánh cửa để tiếp nhận những dữ liệu quan trọng nhất.

Bằng cách sử dụng nghệ thuật im lặng, bạn có thể từng bước thực hành kỹ năng lắng nghe đa tầng. Đồng thời, hãy dùng sự im lặng tuyệt đối để đọc vị ngôn ngữ sếp hoặc đối tác qua những tín hiệu không lời như sự thay đổi tông giọng, từ khóa được lặp lại nhiều lần và đặc biệt là những khoảng trống thông tin mà họ cố tình tránh nhắc tới.

Mọi cuộc đàm phán hay tranh luận đều là một bàn cờ chiến lược. Việc bạn giữ im lặng để đối phương nói hết chính là cách giúp bạn nhận ra những sơ hở trong lập luận hoặc tiết lộ những "nỗi đau" thực sự của họ. Đến khi nắm vững trong tay những quân bài ngầm quan trọng, bạn có thể phản hồi một cách thuyết phục và hạ gục mọi sự kháng cự một cách thấu tình đạt lý.

Lời kết

Khả năng làm chủ nghệ thuật im lặng trong cuộc họp không phải là một thủ thuật giao tiếp hời hợt mà đó là biểu hiện sống động của trí tuệ cảm xúc cấp cao và khả năng tư duy hệ thống vững vàng. Người bình thường sẽ cố dùng lời nói để lấp đầy khoảng trống của sự lo âu, còn người giỏi chọn im lặng để nhìn thấu đại cục và làm chủ cuộc chơi.

Từ bây giờ, bạn hãy dũng cảm bước qua nỗi sợ bị lãng quên để rèn luyện cho mình bản lĩnh của sự im lặng chiến lược. Đồng thời, hãy học cách lắng nghe nhiều hơn, quan sát sâu hơn và chỉ cất lời khi ngôn từ của bạn thực sự mang lại giá trị thặng dư cho tổ chức. 

Hy vọng những chia sẻ của Ms Uptalent đã giúp bạn biết rõ khi nào nên im lặng trong cuộc họp. Nếu biết im lặng đúng cách, bạn không chỉ bảo vệ được tài nguyên chất xám của mình mà mỗi lời bạn nói ra sẽ mang sức nặng của những quyết định định hình tương lai thay vì chỉ là những tạp âm vụn vặt.

 

------------------------------------

 

HRchannels - Headhunter -  Dịch vụ tuyển dụng cao cấp
Hotline: 08. 3636. 1080
Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com
Website: https://hrchannels.com/
Địa chỉ: Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam

Nguồn ảnh: internet