Tốc độ thay đổi của thế giới không ngừng tăng cao, đặc biệt là trong lĩnh vực kinh doanh. Muốn tồn tại và phát triển, mỗi doanh nghiệp phải chủ động đổi mới liên tục cả về mặt sản phẩm, dịch vụ và hệ thống vận hành. Để đạt được trọn vẹn những kỳ vọng này, Kaizen chính là phương pháp được áp dụng phổ biến nhất. Kaizen là gì? Bí quyết nào từ Kaizen giúp doanh nghiệp vươn xa? – Ms Upatalent sẽ giải đáp đến bạn ngay bây giờ.
1. Kaizen là gì?
Kaizen là từ có nguồn gốc từ tiếng Nhật – tạm dịch là Cải tiến hoặc Cải cách , đây là tên gọi của phương pháp hướng đến sự cải tiến liên tục trong hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm nâng cao hiệu quả ở tất cả các khâu sản xuất, dịch vụ, quản lý. Việc triển khai thường xuyên dần biến Kaizen trở thành một thói quen trong tập thể, duy trì lợi thế đổi mới không ngừng.
Cái hay của Kaizen là sự cải tiến không yêu cầu nội dung quá to tát mà chỉ cần là những cải tiến nho nhỏ nhưng liên tiếp được diễn ra trong tổ chức. Với từng cải tiến nhỏ, việc triển khai không cần đầu tư nhiều thời gian, chi phí hay sức người, mức độ cải tiến cũng rất vừa tầm nên việc hoàn thành chẳng mấy khó khăn. Thế mà chỉ sau thời gian ngắn nhìn lại, nhiều cải tiến nho nhỏ ấy đã tạo nên một chuỗi cải tiến lớn và vững chắc cho tổ chức.
2. Những ưu nhược điểm trong phương pháp Kaizen
Cũng như nhiều phương pháp khác, Kaizen cũng có ưu nhược điểm riêng nhưng thực tế đã chứng minh ưu điểm Kaizen luôn vượt trội hơn nhược điểm, chúng ta cùng điểm qua nhé:
2.1. Ưu điểm Kaizen
-
Tạo nên môi trường tiếp cận đổi mới một cách nhẹ nhàng, thoải mái, không áp lực nên doanh nghiệp không lo những tư tưởng chống đối hoặc bỏ cuộc giữa chừng.
-
Lãng phí nguồn lực được giảm thiểu tối đa vì cải tiến từng bước nhỏ nên việc giám sát chặt chẽ diễn ra dễ dàng hơn.
-
Mức độ sai sót, đi chệch hướng gần như được loại bỏ vì phạm vi ở mỗi lần cải tiến không quá lớn, hành trình và đích đến không quá xa nhau, thuận lợi kiểm soát và điều chỉnh chuẩn xác.
-
Nâng cao hiệu quả làm việc nhóm vì ở mỗi cải tiến, mỗi nhân viên sẽ được tiếp cận một phần nho nhỏ chuyên môn của những phòng ban khác.
-
Kỳ vọng cải tiến trong dài hạn không còn là thách thức lớn nữa vì nó sẽ được hiện thực hóa theo đúng yêu cầu từ nhiều cải tiến nhỏ hoàn thành chuẩn trong ngắn hạn.
-
Kaizen phù hợp áp dụng ở hầu hết mọi lĩnh vực, khía cạnh chứ không bó hẹp ở bất cứ chuyên môn hay ngành nghề nào. Nhờ vậy, doanh nghiệp sẽ dễ dàng hơn kiểm soát, so sánh hiệu quả và phát triển mục tiêu cải tiến.
Xem thêm: Employee Experience là gì? Bí quyết giữ chân nhân tài trong thời đại số
2.2. Nhược điểm của Kaizen
-
Sự nhiệt huyết cải tiến của nhân viên thường chỉ kéo dài trong ngắn hạn, do vậy, cứ mỗi lần triển khai cải tiến nhỏ mới, doanh nghiệp phải tiến hành truyền động lực một lần nữa.
-
Doanh nghiệp cần một môi trường văn hóa mở để tạo nền tảng thúc đẩy triển khai Kaizen. Đây được xem là điều kiện “cần” nên nếu doanh nghiệp có văn hóa bảo thủ, khép kín thì cần dành thời gian để thay đổi môi trường văn hóa trước rồi mới nghĩ đến việc áp dụng Kaizen.
3. Cách thức áp dụng Kaizen (cải tiến không ngừng) vào hoạt động doanh nghiệp
Bí quyết “cải tiến không ngừng” giúp doanh nghiệp vươn xa nằm ở 05 bước sau:
3.1. Thu hút sự tham gia của đông đảo nhân viên
Những lỗ hổng trong công việc chuyên môn, không ai rành bằng những nhân viên trực tiếp thực hiện chuyên môn đó mỗi ngày. Thu hút đông đảo nhân viên tham gia, doanh nghiệp sẽ có cho mình một nguồn dữ liệu lớn và thiết thực về các vấn đề cần cải tiến, đồng thời khơi dậy sự ủng hộ cũng như đồng tình tham gia từ những nhân viên đang muốn khắc phục những lỗ hổng đó.
Việc thu thập dữ liệu nên thông qua những trưởng nhóm hoặc trưởng phòng, như vậy sẽ tránh được yếu tố chủ quan trong việc đóng góp nội dung cải tiến từ mỗi nhân viên. Nguồn dữ liệu thu về xem như đã được sàng lọc một bước rồi, tốc độ hoàn thành công đoạn chuẩn bị triển khai Kaizen sẽ được nâng cao.
3.2. Xác định vấn đề sẽ cải tiến
Danh sách vấn đề chắc chắn sẽ rất dài, với nguồn lực có hạn, doanh nghiệp chỉ nên lựa chọn 1 – 2 vấn đề có :
-
Lượng nhân viên mong muốn cải tiến nhiều nhất
-
Ảnh hưởng lớn đến hiệu suất làm việc chung của cả doanh nghiệp
-
Năng lực hiện tại của doanh nghiệp đủ sức triển khai mà không làm xáo trộn guồng máy hoạt động.
Doanh nghiệp cần xác định rõ nguyên nhân sâu xa của vấn để để một khi đã cải tiến để giải quyết thì hiệu quả sẽ bền vững, ổn định chứ không phải chỉ hiệu quả trong giai đoạn ngắn khi chỉ “bề nổi” được giải quyết nhất thời mà thôi.
3.3. Phân tích tìm giải pháp
Chia sẻ vấn đề mà doanh nghiệp muốn cải tiến đến tất cả nhân viên, khuyến khích tất cả nhân viên đưa ra giải pháp sáng tạo mà mình nghĩ ra được hoặc đúc kết được từ thực tế làm việc.
Doanh nghiệp nên đưa ra một vài giải thưởng khích lệ để nhân viên hào hứng tham gia và thật sự để tâm suy nghĩ cho vấn đề đó chứ không phải chỉ đưa ý kiến hời hợt cho có với mọi người.
Ghi nhận tất cả ý kiến đóng góp, tiến hành phân tích để lựa ra một giải pháp hoặc liên kết nhiều ý nhỏ hay trong nhiều giải pháp để tạo thành giải pháp chính thức. Công bố giải pháp đến tập thể và không quen ghi nhận công trạng cho chủ nhân của những giải pháp đó.
3.4. Triển khai và kiểm tra hiệu quả
Triển khai giải pháp Kaizen đã chọn với phần đóng góp dược cụ thể hóa cho từng phòng ban, từng vị trí chuyên môn và từng cá nhân trong doanh nghiệp. Ban lãnh đạo với vai trò đầu tàu cần tiến hành:
Truyền thông, đào tạo để tất cả nhân viên đều hiểu rõ tầm quan trọng của việc cải tiến khắc phục vấn đề mà doanh nghiệp đã chọn.
Để nhân viên cảm nhận rõ nét lợi ích mà họ có được sau khi quá trình cải tiến thành công (quy chiếu ra thành hiện vật, hiện kim là dễ hiểu nhất).
Khi đó, những thách thức, những sự mới mẻ trong giải pháp cải tiến sẽ không khiến nhân viên chùn bước. Ngược lại, họ còn nỗ lực tham gia và kiểm soát chất lượng quá trình triển khai.
Về phía doanh nghiệp, dù là cải tiến nhỏ trong ngắn hạn thì việc theo sát diễn biến cải tiến, tổng hợp dữ liệu, đánh giá liên tục để điều chỉnh khi cần thiết là điều tuyệt đối không được lơ là.
3.5. Xem xét, phân tích kết quả
Trải qua hàng loạt chuỗi hành động triển khai Kaizen, đã đến lúc ban lãnh đạo xem xét, phân tích kết quả đạt được. Những nội dung đánh giá gồm:
-
Vấn đề đã được giải quyết hiệu quả tận gốc hay chưa?
-
Tỷ lệ hiệu quả cải tiến đạt được so với kế hoạch đặt ra
-
Đánh giá của nhân viên về khả năng cải thiện trong công việc sau cải tiến
-
Mức độ tiết kiệm nguồn lực giải quyết công việc so với trước cải tiến…
3.5.1. Nếu kết quả chưa khả quan
Kết quả đạt được chưa chỉ đạt dưới 50% kỳ vọng thì ban lãnh đạo cần ngồi lại với nhau để đánh giá xem:
-
Nội dung cải tiến thiếu sót điểm gì, yếu tố nào đạt điểm cải tiến thấp nhất
-
Nguyên nhân triển khai chưa hiệu quả (thiếu người, thiếu kinh phí, lý do bất khả kháng…)
Thu thập đóng góp ý kiến điều chỉnh cách thức triển khai cải tiến và tiến hành lại quá trình cải tiến để có được kết quả hoàn thành tốt hơn.
3.5.2. Nếu kết quả khả quan
Kết quả từ 50% trở lên, tốt nhất là 70 – 90% thì doanh nghiệp đã có thể an tâm chuẩn hóa giải pháp và áp dụng trong toàn tổ chức, nhất là những bộ phận cũng gặp chung vấn đề mà doanh nghiệp lựa chọn cải tiến.
Nội dung chuẩn hóa có thể đưa vào quy chế làm việc để trở thành tiêu chuẩn cho nhân viên dựa theo mà áp dụng. Với những cải tiến ngắn hạn nhưng giải pháp lại liên quan đến những ứng dụng nghiệp vụ chuyên sâu (như đầu tư máy móc công nghệ mới, áp dụng phần mềm chuyên dụng trong quản lý…) thì doanh nghiệp cần tổ chức đào tạo nội bộ cho những nhân sự trực tiếp tác nghiệp.
Có thể bạn quan tâm >>> Thao Túng Tâm Lý Nơi Công Sở: Dấu Hiệu và Cách Đối Phó Hiệu Quả
4. Lưu ý quan trọng để sở hữu tối đa giá trị từ phương pháp Kaizen
4.1. Lặp lại thường xuyên quy trình Kaizen
Quy trình 05 bước áp dụng Kaizen cần được doanh nghiệp áp dụng liên tục. Có như vậy thì giải quyết vấn đề nhỏ này xong, vấn đề nhỏ tiếp theo ở cấp độ cao hơn tiếp tục được phát hiện.
Quá trình cải tiến để giải quyết vấn đề mới lại tiếp tục diễn ra, cứ thế theo thời gian, những lỗ hổng trong sản xuất, kinh doanh, quản lý của doanh nghiệp đều được hoàn thiện dần mà không gây ra sự xáo trộn lớn nào về mặt tâm lý nhân sự.
4.2. Xây dựng môi trường làm việc hướng đến sự cải tiến
Dù là thay đổi nhỏ trong từng dự án cải tiến nhưng nhiều nhân sự quen phong cách làm việc bảo thủ sẽ không nhiệt tình thay đổi. Xây dựng dần một môi trường làm việc cởi mở sẽ là nền tảng tốt cho mọi dự án Kaizen.
Cách nhanh và tiết kiệm nhất là lựa chọn một vài nhân sự hướng ngoại, có năng lượng tốt và tư duy làm việc cải tiến tham gia vào các đội nhóm/ bộ phận, thông qua họ, nguồn năng lượng tích cực sẽ dần lan tỏa đến những nhân sự còn lại. Ngoài ra, họ cũng sẽ là những sứ giả truyền thông giúp doanh nghiệp truyền tải giá trị tốt đẹp của phương pháp “cải tiến liên tục” đến tập thể.
4.3. Không phải cải tiến nào cũng cần đầu tư tài chính lớn
Nhắc đến hiệu quả của cải tiến, nhiều doanh nghiệp sẽ có tư tưởng “sẵn sàng đầu tư lớn”. Nhưng thực tế, không ít những giải pháp cải tiến hiệu quả lại đến từ những sáng tạo ít tốn kém từ đội ngũ nhân viên.
Do vậy, những sáng kiến, đóng góp có vẻ ngô nghê đôi khi lại là giải pháp hoàn hảo nhất vì hiệu quả vẫn đạt yêu cầu mà chi phí thì siêu tiết kiệm. Đừng bỏ qua hoặc coi nhẹ bất cứ đóng góp sáng tạo nào bạn nhé!
Từ những cải tiến nhỏ hoàn thành trong ngắn hạn nhưng được triển khai đều đặn, liên tục, doanh nghiệp sẽ sở hữu nhiều cải tiến lớn một cách bền vững. Đây chính là giá trị cốt lõi tạo lợi thế cho phương pháp Kaizen mà Ms Upatalent vừa đề cập, mang đến bí quyết cải tiến không ngừng giúp doanh nghiệp vươn xa.
------------------------------------
HRchannels - Headhunter - Dịch vụ tuyển dụng cao cấp
Hotline: 08. 3636. 1080
Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com
Website: https://hrchannels.com/
Địa chỉ: Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam
Nguồn ảnh: internet
HRchannels
HRchannels là nền tảng tuyển dụng và thu hút nhân sự cấp cao hàng đầu tại Việt Nam.
Với hơn 16 năm kinh nghiệm tuyển dụng nhân sự cấp cao. Chúng tôi là công ty headhunter hàng đầu ở Việt Nam.
