HR Outsourcing là gì? Loại hình HR Outsourcing phổ biến tại Việt Nam

Để duy trì hoạt động sản xuất kinh doanh ổn định trong bối cảnh kinh tế cạnh tranh khốc liệt như hiện nay, lựa chọn những giải pháp nâng cao tính linh động với chi phí đầu tư thấp chính là giải pháp được nhiều doanh nghiệp hướng đến. Nổi bật trong số đó phải kể đến dịch vụ HR Outsourcing mà Ms. Uptalent sẽ đồng hành cùng bạn khám phá tường tận ngay bài viết dưới đây.

MỤC LỤC:
1. Khái niệm HR Outsourcing
2. Tầm quan trọng của HR Outsourcing trong môi trường kinh doanh hiện đại
3. Các loại hình dịch vụ HR Outsourcing được ưa chuộng nhất tại Việt Nam
   3.1. Quản lý lương và tiền lương- Payroll Outsourcing
   3.2. Thuê ngoài tuyển dụng - Recruitment Process Outsourcing (RPO)
   3.3. Tổ chức cung cấp dịch vụ lao động chuyên nghiệp - Professional Employer Organisation (PEO)
   3.4. Dịch vụ quản lý nhân sự kèm hợp đồng - Employer of Record (EOR)
   3.5. Quản lý phúc lợi nhân viên - Employee Benefits Administration
   3.6. Đào tạo và phát triển - Training and Development
   3.7. Dịch vụ tư vấn pháp lý - Compliance and Legal Services
   3.8. Quản lý hiệu suất - Performance Management
   3.9. Tư vấn nhân sự - HR Consulting
4. Làm thế nào để tối ưu lợi ích từ HR Outsourcing?

1. Khái niệm HR Outsourcing 

HR Outsourcing – tạm dịch Nhân lực thuê ngoài – là dịch vụ được cung cấp bởi các công ty chuyên về quản trị nguồn nhân lực, họ có kinh nghiệm, có công cụ quản trị nhân lực hiện đại và quan trọng là luôn có sẵn đội ngũ chuyên viên giỏi ở nhiều khía cạnh nhân lực, sẵn sàng cung cấp ngay và luôn cho các doanh nghiệp có nhu cầu thuê ngắn hạn hoặc dài hạn.

Như vậy thay vì phải tự mình tuyển dụng đội ngũ quản trị công tác nhân sự nội bộ, vừa tốn nhiều thời gian tuyển dụng và đào tạo, vừa phải tốn chi phí nhân sự hằng tháng. Thay vào đó, chỉ cần tìm đến công ty HR Outsourcing, trong tích tắc, doanh nghiệp đã có ngay những chuyên viên giỏi để đảm nhận một phần hoặc toàn bộ công tác nhân sự của doanh nghiệp chỉ với một khoản tiền thuê cố định trong khoảng thời gian nhất định.

2. Tầm quan trọng của HR Outsourcing trong môi trường kinh doanh hiện đại 

Trước đây, tự chủ bằng nhân lực nội bộ là ưu tiên nhưng giờ đây, chỉ cần nhìn sơ một lượt thị trường, bạn sẽ thấy nhu cầu sử dụng dịch vụ HR Outsourcing tại mọi quy mô tổ chức đang tăng lên đáng kể. Điều này cho thấy tầm quan trọng của dịch vụ này đối với doanh nghiệp không hề nhỏ:

2.1.  Kiện toàn chuyên môn quản trị nhân lực với chi phí tiết kiệm

Bộ phận nhân sự nội bộ - doanh nghiệp nào cũng có nhưng năng lực làm việc của họ chỉ dừng ở mức độ tổng quát chung hoặc chỉ chuyên sâu ở một khía cạnh nhỏ. Vì vậy, bổ sung thêm đội ngũ chuyên viên thuê ngoài từ các công ty HR Outsourcing sẽ giúp doanh nghiệp nhanh chóng lấp đầy những khoảng trống chuyên môn, đồng thời giảm tải công việc cho đội ngũ nội bộ. So với việc tuyển thêm người cho phòng nhân lực thì chọn HR Outsourcing tiết kiệm chi phí hơn rất nhiều.

2.2. Nâng cao tính linh hoạt cho tổ chức

Nhân lực là tài sản quan trọng của doanh nghiệp nên quản trị nhân lực luôn là hoạt động được chú trọng trong tổ chức. Tuy nhiên, lĩnh vực chuyên môn của doanh nghiệp không hẳn là về nhân lực nên không có sự chuyên tâm tìm hiểu và cập nhật xu hướng. Bên cạnh đó, việc cải tiến đầu tư cho công tác nhân sự sẽ tốn khá nhiều chi phí nếu tự thân làm tất cả.

May thay, HR Outsourcing đã xuất hiện, họ có thể ngay lập tức cung cấp giải pháp ở khía cạnh quản trị nhân lực mà doanh nghiệp đang đau đầu, không phải chờ đợi nghiên cứu lâu lắc, không phải loay hoay thử hết cách này đến cách khác. Ngay khi doanh nghiệp cần, HR Outsourcing luôn có mặt.

>>> Xem thêm: Headhunter là gì? Tất tần tật về nghề Headhunter tại Việt Nam

2.3. Giảm rủi ro pháp lý

Thu hút nhân sự đa quốc gia sẽ giúp doanh nghiệp tận dụng chất xám từ nguồn nhân tài đa dạng nhưng việc quản lý nhân sự phải tuân theo rất nhiều thủ tục pháp lý và quy định pháp luật của đất nước nơi người lao động sinh sống.

Ủy thác công tác quản trị nhân lực cho công ty HR Outsourcing tại quốc gia đó sẽ giúp doanh nghiệp giảm được những rủi ro về mặt pháp lý. An tâm khai thác năng lực nhân viên giỏi, còn các hoạt động lương thưởng, phúc lợi, thủ tục pháp lý… đã có HR Outsourcing giải quyết.

2.4. Linh hoạt gói dịch vụ và thời gian thuê dịch vụ

Khía cạnh quản trị nhân sự có thể chỉ phát sinh trong một khoản thời gian ngắn, giống như là cơ hội kinh doanh vậy, nó cần được nắm bắt và xử lý nhanh. Nếu phải đợi đến khi doanh nghiệp tự hoàn thiện khía cạnh dịch vụ đó thì thời cơ đã lỡ mất rồi, doanh nghiệp đối thủ rất có thể sẽ vượt mặt.

Các đơn vị HR Outsourcing có nhiều dịch vụ trọn gói ở các khía cạnh quản trị nhân lực (tuyển dụng, đào tạo, lương thưởng…) nhưng doanh nghiệp hoàn toàn có thể yêu cầu thiết kế gói dịch vụ riêng và thời gian thuê theo nhu cầu thực tế của tổ chức. Điều này vừa đánh trúng trọng tâm quản trị nhân sự mà doanh nghiệp cần, vừa giúp nâng cao tính hiệu quả cho khoản ngân sách chi cho thuê ngoài nhân sự.

3. Các loại hình dịch vụ HR Outsourcing được ưa chuộng nhất tại Việt Nam 

Tùy theo nhu cầu quản trị nhân lực mà doanh nghiệp muốn bổ sung, HR Outsourcing đều sẽ có dịch vụ phù hợp đáp ứng chuyên nghiệp

3.1. Quản lý lương và tiền lương- Payroll Outsourcing 

Những doanh nghiệp có số lượng nhân sự đông lên đến vài nghìn người thì việc tính lương và các khoản phụ cấp, trợ cấp, hoa hồng… có thể là một gánh nặng cho phòng nhân sự của tổ chức vào mỗi đợt trả lương.

Với kinh nghiệm đa ngành nghề cùng hệ thống công nghệ hiện đại, cho phép HR Outsourcing tổng hợp dữ liệu và tính toán chuẩn xác mọi vấn đề liên quan đến thu nhập của người lao động, kể cả các khoản thuế thu nhập cá nhân và bảo hiểm xã hội.

3.2. Thuê ngoài tuyển dụng - Recruitment Process Outsourcing (RPO) 

Quy trình tuyển dụng chuyên nghiệp bao gồm rất nhiều bước và nhiều tiêu chuẩn hoàn thành ở mỗi bước. Việc đầu tư một đội ngũ tuyển dụng nội bộ đáp ứng tất cả quy trình này đòi hỏi một khoản đầu tư không hề nhỏ, chưa kể khoản phí quản lý nhân sự phải chi trả đều mỗi tháng. Đứng trước vấn đề này, giải pháp chọn dịch vụ tuyển dụng thuê ngoài trở nên hiệu quả hơn bao giờ hết.

Không chỉ tuyển dụng thông thường hay tuyển dụng số lượng lớn ở các vị trí không đòi hỏi nhiều kinh nghiệm, mà ngay cả vị trí công việc khó tìm nhân tài (ví dụ các vị trí quản lý tầm trung trở lên) thì đội ngũ Headhunter (săn nhân sự) của công ty dịch vụ thuê ngoài tuyển dụng cũng sẽ đáp ứng trọn vẹn cho doanh nghiệp nhờ vào công nghệ tuyển dụng hiện đại và mối quan hệ nhân sự rộng.

3.3. Tổ chức cung cấp dịch vụ lao động chuyên nghiệp - Professional Employer Organisation (PEO) 

Những doanh nghiệp có quy mô vừa hoặc nhỏ thường chưa đủ khả năng để đầu tư một phòng nhân sự giỏi chuyên môn, đáp ứng mọi công tác quản lý nhân sự cho tất cả nhân viên một cách chuyên nghiệp. Gi ải pháp vừa tiết kiệm, lại vừa an tâm nhất chính là chọn một công ty dịch vụ PEO ở cùng quốc gia mà doanh nghiệp có trụ sở/ chi nhánh hoạt động.

Doanh nghiệp vẫn sẽ trực tiếp ký hợp đồng lao động với nhân viên của mình, PEO chỉ thay mặt doanh nghiệp triển khai các hoạt động quản lý nhân sự theo thỏa thuận trong hợp đồng ký kết với doanh nghiệp. Đó có thể là trả lương, quyết toán thuế, giải quyết phúc lợi, đào tạo… cho người lao động để doanh nghiệp tập trung nguồn lực cho các chiến lược kinh doanh cốt lõi mà vẫn hoàn toàn an tâm tuân thủ đầy đủ nghĩa vụ, trách nhiệm pháp lý trong quản lý nhân sự.

3.4. Dịch vụ quản lý nhân sự kèm hợp đồng - Employer of Record (EOR) 

Thay vì phải tự mình tuyển dụng và quản lý tất tần tật các vấn đề liên quan đến quyền lợi, phúc lợi cho người lao động theo quy định luật lao động nơi người lao động đó đang sinh sống và làm việc thì doanh nghiệp – quy mô vừa và lớn - hoàn toàn có thể giảm đi rất nhiều gánh nặng pháp lý bằng cách ký hợp đồng với EOR.

Theo đó, doanh nghiệp chỉ tập trung khai thác kinh nghiệm, năng lực làm việc từ người lao động được tuyển, đồng thời trả một khoản phí cố định cho công ty dịch vụ EOR. Còn tất cả những vấn đề từ ký hợp đồng lao động, trả lương, hoa hồng, quyết toán thuế thu nhập, giải quyết các phúc lợi… cho người lao động đó sẽ do PEO thực hiện.

Như vậy, dù doanh nghiệp của bạn:

• Không có đại diện pháp lý ở quốc gia nơi người lao động sống (ví dụ công ty con, văn phòng đại diện…),

• Không rành về luật lao động của quốc gia đó

nhưng vẫn muốn thuê người lao động làm việc cho tổ chức và thì cũng không cần phải lo lắng nữa, vì chỉ cần ký hợp đồng với một công ty dịch vụ EOR hoạt động ở quốc gia nơi người lao động sống và làm việc mà thôi. EOR rành rẻ mọi quy định và họ sẽ thực hiện những quy định đó một cách hợp pháp, loại bỏ mọi rủi ro pháp lý trong quản lý người lao động cho doanh nghiệp.

3.5. Quản lý phúc lợi nhân viên - Employee Benefits Administration 

Đây là một nhánh nhỏ trong nhóm các dịch vụ được PEO hoặc EOR cung cấp. Thường thì khi chọn dịch vụ PEO, doanh nghiệp có thể yêu cầu ký hợp đồng ủy thác chỉ một nội dung, đó là Quản lý phúc lợi thay vì ủy thác nhiều nội dung như tiền lương, thuế, đào tạo, phúc lợi… Nhưng nếu sử dụng EOR, doanh nghiệp rất ít khi tách riêng Quản lý phúc lợi vì doanh nghiệp không rành pháp luật lao động ở quốc gia khác nên tốt nhất sẽ ủy thác trọn gói.

Doanh nghiệp lựa chọn thuê ngoài dịch vụ Quản lý phúc lợi nhân viên thường là nơi có số lượng nhân viên lớn. Mặc dù các nội dung phúc lợi không có nhiều biến động nhưng số lượng hoàn thành lại nhiều và cần độ tỉ mỉ cao nên rất cần đội ngũ chuyên nghiệp. Những phúc lợi cần sự quản lý từ HR Outsourcing có thể kể đến:

• Thu thập thông tin hiệu suất làm việc để đánh giá KPI theo tiêu chuẩn doanh nghiệp đã thiết lập, làm cơ sở xét khen thưởng, tăng lương

• Mua bảo hiểm sức khỏe cho nhân viên và người thân theo cấp bậc chức vụ

• Đào tạo nội bộ theo chuyên môn và cấp bậc chức vụ…

3.6. Đào tạo và phát triển - Training and Development 

Công tác đào tạo và phát triển nhân sự có thể diễn ra định kỳ hoặc đột xuất, dù là tình huống nào thì điều doanh nghiệp mong muốn là nhân viên phải thấu hiểu nội dung đào tạo, vận dụng kiến thức mới để cải tiến hiệu suất làm việc.

Các công ty HR Outsourcing sở hữu đội ngũ chuyên viên đào tạo giỏi kỹ năng sư phạm, lại có nhiều kinh nghiệm nâng cao chất lượng nhân sự ở các doanh nghiệp cùng ngành nghề nên ủy thác nhiệm vụ đào tạo và phát triển cho HR Outsourcing, doanh nghiệp sẽ an tâm về chất lượng nhận được. Giáo trình sẽ do doanh nghiệp đề xuất, công ty HR Outsourcing biên soạn theo đặc thù định hướng phát triển của doanh nghiệp, sau đó sẽ trình doanh nghiệp phê duyệt trước khi triển khai dịch vụ.

3.7. Dịch vụ tư vấn pháp lý - Compliance and Legal Services 

Bất chợt doanh nghiệp phát sinh vấn đề pháp lý nan giải với một hoặc nhiều nhân sự, điều mà trước đây chưa từng có tiền lệ. Để tránh những hệ lụy ảnh hưởng đến thương hiệu kinh doanh và thương hiệu tuyển dụng, xu hướng tìm đến HR Outsourcing vẫn chiếm ưu thế.

Vì HR Outsourcing bằng kinh nghiệm quản trị nhân sự của mình sẽ mang đến cho doanh nghiệp và người lao động nhiều lời khuyên hữu ích, thúc đẩy dung hòa lợi ích cả đôi bên khiến cho việc lớn hóa nhỏ, việc nhỏ hóa không. Chẳng đặng đừng đôi bên mới cần nhờ đến pháp luật xử lý và trường hợp này, HR Outsourcing vẫn sẽ là một quân sư giỏi cho doanh nghiệp.

>>> Quan tâm: EOR là gì? Doanh nghiệp cần chú ý điều gì khi sử dụng EOR?

3.8. Quản lý hiệu suất - Performance Management 

Quản lý hiệu suất không chỉ là ghi nhận kết quả hiện tại và đánh giá phân loại nhân viên mà còn phải đề ra những chiến lược cải thiện hiệu suất làm việc, đảm bảo nhân viên an tâm làm việc, nhiệt huyết cống hiến chứ không bị quá tải với hàng loạt chỉ tiêu không phù hợp thực tế.

Để có thể làm tốt công tác này đòi hỏi kinh nghiệm và năng lực phân tích hiệu suất một cách nhạy bén, thấu hiểu tính chất công việc từng bộ phận và có phương pháp phân tích khoa học nhằm tạo ra những thang bậc, định mức với những lợi ích phù hợp, góp phần thúc đẩy nâng cao hiệu suất hợp lý cho người lao động. Độ khó của công tác này không hề nhỏ nên việc xây dựng một đội ngũ chuyên nghiệp cho nội bộ sẽ rất tốn kém, thuê HR Outsourcing giàu kinh nghiệm mảng Quản lý hiệu suất chính là giải pháp kiện toàn nhất.

3.9. Tư vấn nhân sự - HR Consulting 

Doanh nghiệp muốn chuẩn hóa hoạt động nhân sự trong tổ chức nhưng không biết nên bắt đầu từ đâu, không biết nên chọn mô hình nào để quản lý bền vững. Với tư cách là đơn vị hoạt động chuyên nghiệp trong lĩnh vực tổ chức và quản lý nhân sự đa ngành nghề, đa quy mô, các công ty dịch vụ HR Outsourcing sẽ là “quân sư” chất lượng cao mang đến giải pháp hiệu quả cho doanh nghiệp.

Doanh nghiệp có thể lựa chọn chỉ sử dụng dịch vụ tư vấn và định hướng, hoặc vừa sử dụng dịch vụ tư vấn vừa để đội ngũ HR Outsourcing tham gia vào quá trình chuẩn hóa của doanh nghiệp (đồng nghĩa một số bí mật nhân sự và cả bí mật kinh doanh sẽ phải “bật mí”). Ở cả hai lựa chọn, lợi ích lớn nhất doanh nghiệp có được chính là không phải tốn nguồn lực thử đi thử lại hết cách này đến cách khác vì ngay lập tức, HR Outsourcing sẽ phân tích và xác định mô hình cũng như cách thức quản lý nhân sự hiệu quả nhất với doanh nghiệp theo ngành nghề, theo quy mô, theo định hướng phát triển…

4. Làm thế nào để tối ưu lợi ích từ HR Outsourcing? 

4.1. Khách quan nhìn nhận về HR Outsourcing

Nhiều thông tin hoàn toàn đề cao về HR Outsourcing nhưng Ms.Uptalent lại muốn doanh nghiệp có cái nhìn khách quan về dịch vụ này. Vì thực tế, bên cạnh lợi ích như tầm quan trọng đã đề cập, hay sự đa dạng gói dịch vụ quản trị nhân lực thì HR Outsourcing cũng có thể mang đến một số thách thức:

4.1.1. Tính bảo mật thông tin

Doanh nghiệp chắc chắn sẽ có những vấn đề mang giá trị độc quyền phải bảo mật trong công tác quản trị nhân sự. Do đó, những khía cạnh chuyên sâu khó có thể giao cho HR Outsourcing đảm nhận hoàn toàn. Có chăng là phòng nhân sự nội bộ sẽ trực tiếp xử lý với sự tham mưu, góp ý từ HR Outsourcing.

4.1.2. Mức độ tận tâm toàn diện

Điều này thật khó vì HR Outsourcing làm dịch vụ, họ có rất nhiều khách hàng thuê quản trị nhân lực. Với nguồn nhân sự chuyên môn có hạn, công ty HR Outsourcing có thể phân bổ một chuyên viên đảm nhận nhiều hợp đồng thuê, do đó, sự toàn tâm toàn ý sẽ khó cao như doanh nghiệp kỳ vọng.

4.1.3. Tăng khả năng lệ thuộc

Cái gì quá cũng không tốt, việc lệ thuộc quá nhiều vào HR Outsourcing cũng vậy. Cho nên, việc thuê HR Outsourcing nên đồng hành cùng việc học tập kinh nghiệm quản lý và công nghệ quản trị nhân lực của họ. Có như vậy, về lâu dài, mức độ lệ thuộc của doanh nghiệp mới được giảm bớt, cho dù thị trường nhân lực có biến động gì thì những khía cạnh cốt lõi nhân lực nội bộ vẫn xử lý được.

4.2. Đánh giá đúng nhu cầu doanh nghiệp

Trong cùng một khía cạnh quản trị nhân lực – ví dụ cùng về quản lý tuyển dụng – nhu cầu của doanh nghiệp cũng không hẳn sẽ trải dài cả một quá trình tuyển dụng dài hơi. Có thể tổ chức chỉ cần thu thập đủ lượng ứng viên tiềm năng hoặc phỏng vấn đúng trọng tâm để khai thác đúng mức độ phù hợp của ứng viên mà thôi. Lựa chọn ủy thác HR Outsourcing dàn trải, không tập trung đúng nhu cầu chỉ gây lãng phí cho tổ chức.

4.3. Lựa nhà cung cấp uy tín

Lựa chọn đối tác HR Outsourcing cần dựa vào kinh nghiệm, uy tín và chất lượng thực tế của các chuyên viên đã được nhiều doanh nghiệp khách hàng chứng thực chứ đừng chỉ dựa vào lời quảng cáo của đơn vị HR Outsourcing.

Mặt khác, khi thương thảo hợp đồng, doanh nghiệp nên cầm về nghiên cứu trước khi đặt bút ký. Những cam kết về trách nhiệm của HR Outsourcing (như tái tuyển dụng bao nhiêu lần, cam kết chất lượng ứng viên đạt bao nhiêu % tiêu chuẩn đặt ra, bồi thường hợp đồng, các đợt thanh toán…) đều cần thể hiện rõ trong các điều khoản.

4.4. Giám sát quá trình triển khai

Dù đã trao quyền xử lý công việc nhân sự cho HR Outsourcing nhưng doanh nghiệp vẫn cần cử chuyên viên phòng nhân sự giám sát chặt chẽ. Một mặt đảm bảo công ty dịch vụ thực hiện đúng những gì đã cam kết, mặt khác có thể học hỏi thêm nghiệp vụ, kỹ năng quản trị từ HR Outsourcing.

Định kỳ mỗi giai đoạn (tuần hoặc ngày), HR Outsourcing cần báo cáo tiến độ thực hiện công việc cho doanh nghiệp. Đây là điều bắt buộc và phải được ghi rõ trong hợp đồng thuê ngoài nhân sự giữa hai bên.

4.5. Đừng “dồn hết trứng vào một rổ”

Doanh nghiệp nên trải nghiệm những dịch vụ nhỏ tại nhiều đơn vị HR Outsourcing khác nhau để phát hiện thế mạnh của từng nhà cung cấp. Dựa trên đánh giá và sàng lọc, khi cần sử dụng dịch vụ, doanh nghiệp sẽ có nhiều sự lựa chọn tốt cho tổ chức. Đừng nên tập trung hết mọi sự ủy thác vào một HR Outsourcing duy nhất, vừa khiến tổ chức bị lệ thuộc, khó chủ động ứng phó, vừa không đa dạng được mức độ hiệu quả trong công tác nhân sự.

Xem xét một cách công tâm, những lợi ích mà HR Outsourcing mang lại luôn nhiều hơn thách thức mà doanh nghiệp phải đối mặt. Chính vì vậy, Ms. Uptalent vẫn cho rằng lựa chọn HR Outsourcing sẽ là giải pháp hữu hiệu hàng đầu cho công tác nhân sự, vừa tiết kiệm chi phí tìm nhân tài, vừa an tâm tập trung nguồn lực cho những hoạt động kinh doanh cốt lõi.

 

------------------------------------

HRchannels - Headhunter -  Dịch vụ tuyển dụng cao cấp
Hotline: 08. 3636. 1080
Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com
Website: https://hrchannels.com/
Địa chỉ: Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam 

Nguồn ảnh: internet