Quản trị nhân sự chưa bao giờ là bài toán dễ dàng với các doanh nghiệp. Đặc biệt, các chủ doanh nghiệp và Quản lý HR thường xuyên phải đau đầu với câu hỏi “Nên tự xây dựng một phòng nhân sự nội bộ (HR Inhouse) hay thuê ngoài dịch vụ (HR Outsource)?”.
Thực tế, mỗi mô hình đều có những thế mạnh và điểm yếu riêng. Sau đây, Ms Uptalent sẽ giúp bạn đọc hiểu thấu HR outsource khác inhouse ra sao, từ đó bạn có thể tự tìm ra câu trả lời phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình.
1- Định nghĩa và bản chất của hai mô hình HR
Trước khi đi sâu phân tích HR outsource khác inhouse thế nào bạn cần hiểu rõ bản chất của từng mô hình.
1.1- Phòng nhân sự Inhouse là gì?
Phòng nhân sự Inhouse có nghĩa là đội ngũ HR thuộc biên chế chính thức của công ty, làm việc trực tiếp tại văn phòng, nhận lương, phúc lợi từ doanh nghiệp và chịu sự quản lý toàn diện của ban giám đốc. Họ thực hiện các nhiệm vụ liên quan tới toàn bộ vòng đời của một nhân viên bao gồm tuyển dụng, đào tạo, tính lương, gắn kết nội bộ và nghỉ việc. Họ sẽ "thở" cùng nhịp thở của doanh nghiệp và thấu hiểu sâu sắc tầm nhìn cũng như văn hóa công ty.
1.2- Dịch vụ HR Outsource là gì?
Dịch vụ HR Outsource là hình thức mà doanh nghiệp sẽ ký kết hợp đồng với một đơn vị thứ ba để xử lý một phần hoặc toàn bộ các nghiệp vụ nhân sự. Tức là doanh nghiệp không tự tuyển dụng và quản lý nhân viên làm công tác C&B hay tuyển dụng mà sẽ giao các đầu việc này cho một đại lý chuyên nghiệp. Các dịch vụ nhân sự phổ biến hiện nay thường bao gồm tính lương (Payroll), quản lý bảo hiểm xã hội, tuyển dụng đại trà (Mass Recruitment) hoặc là dịch vụ Giám đốc nhân sự thuê ngoài (Chractional CHRO).
2- Điểm khác biệt cốt lõi giữa HR Outsource và Inhouse
Điểm cốt lõi cho thấy HR outsource khác inhouse ra sao nằm ở cách thức phân bổ nguồn lực và mức độ kiểm soát công việc. Chi tiết được thể hiện qua bảng sau:
|
Tiêu chí so sánh
|
Phòng nhân sự Inhouse
|
Dịch vụ HR Outsource
|
|
Mô hình hoạt động
|
Gắn liền với văn hóa nội bộ, tương tác trực tiếp hàng ngày với nhân viên.
|
Hoạt động độc lập, cam kết chất lượng dựa trên chỉ số kết quả (SLA).
|
|
Chi phí vận hành
|
Chi phí cố định cao (lương, thưởng, công cụ làm việc, không gian văn phòng).
|
Chi phí linh hoạt, biến đổi theo quy mô nhân sự và nhu cầu thực tế.
|
|
Tốc độ & Chuyên môn
|
Hiểu sâu về sản phẩm và văn hóa nhưng khó am hiểu sâu mọi mảng luật, thuế.
|
Chuyên môn hóa cao, sở hữu mạng lưới ứng viên rộng và công nghệ hiện đại.
|
|
Tính bảo mật
|
Kiểm soát dữ liệu tuyệt đối trong nội bộ doanh nghiệp.
|
Phụ thuộc vào uy tín, điều khoản hợp đồng của bên thứ ba.
|
Tóm lại:
- Nhân sự Inhouse làm việc ngay tại văn phòng công ty, họ gặp gỡ nhân viên hàng ngày, lắng nghe những phàn nàn nhỏ nhất và hiểu rõ những xung đột ngầm giữa các phòng ban nên có thể xử lý các vấn đề nội bộ một cách mềm dẻo, có tình có lý. Trong khi đó, đơn vị Outsource làm việc dựa trên các con số, quy trình và các điều khoản cam kết dịch vụ (SLA). Họ giải quyết công việc nhanh, chính xác, khách quan nhưng lại thiếu đi sự kết nối cảm xúc với nhân viên.
- Khi vận hành một phòng HR nội bộ, doanh nghiệp phải trả chi phí cố định hàng tháng bao gồm lương cứng, BHXH, thưởng Tết, chỗ ngồi, máy tính làm việc và các phần mềm quản lý. Nhưng với HR Outsource thì chi phí thuê HR ngoài sẽ được tối ưu hóa tối đa. Doanh nghiệp chỉ phải chi trả cho những gì mình sử dụng. Ví dụ, nếu bạn cần tuyển 50 telesales trong tháng này thì chỉ cần trả tiền cho chiến dịch đó, tới tháng sau không tuyển nữa, chi phí sẽ về mức tối thiểu hoặc bằng không.
3- Ưu nhược điểm của HR Outsource và HR Inhouse
Không có một mô hình HR nào hoàn hảo tuyệt đối. Để chọn được mô hình phù hợp, bạn cần nắm rõ cả mặt sáng lẫn mặt tối của từng giải pháp và hiểu được HR outsource khác inhouse như thế nào.
3.1- Đối với HR Inhouse
HR Inhouse nổi bật với những ưu điểm sau:
- Giúp xây dựng văn hóa doanh nghiệp vững mạnh vì nhân sự là người trong nội bộ doanh nghiệp nên có thể dễ dàng truyền lửa, lan tỏa giá trị cốt lõi của công ty đến từng nhân viên.
- HR Inhouse có thể ngay lập tức có mặt để xử lý khủng hoảng một cách nhanh chóng khi xảy ra tranh chấp lao động, tai nạn nghề nghiệp hoặc nhân sự chủ chốt nghỉ việc đột ngột.
- Thấu hiểu sâu yêu cầu công việc, điều mà các headhunter bên ngoài phải mất rất nhiều thời gian mới cảm nhận được.
Bên cạnh ưu điểm thì HR Inhouse cũng có những nhược điểm sau:
- Một nhân sự HR nội bộ ở các công ty SME thường phải kiêm nhiệm nhiều đầu việc khác nhau như tuyển dụng, tính lương, vừa lo thủ tục bảo hiểm. Điều này dễ dẫn đến sai sót pháp lý vì quá tải công việc cũng như thiếu hụt chuyên môn.
- Chi phí cần để duy trì một bộ máy bao gồm các chuyên gia về đào tạo, tuyển dụng và chính sách không hề nhỏ.
3.2- Đối với dịch vụ HR Outsource
Dịch vụ HR Outsource có những ưu điểm sau:
- Giải phóng chủ doanh nghiệp, đặc biệt là ở khối Startup/SME, khỏi việc bị sa lầy vào các thủ tục giấy tờ, tính lương, đóng bảo hiểm mỗi cuối tháng, từ đó có thể tập trung 100% năng lượng vào việc bán hàng và phát triển sản phẩm.
- Tiết kiệm và tối ưu các khoản tiền thưởng tháng 13, tiền ốm đau thai sản của nhân viên HR. Chi phí doanh nghiệp phải bỏ ra sẽ được hiển thị rõ ràng trên hóa đơn dịch vụ hàng tháng.
- Được tiếp cận chuyên môn cao và công nghệ tiên tiến bởi các công ty outsource thường sở hữu các phần mềm quản trị nhân sự, chấm công, tính lương trị giá hàng ngàn USD cùng đội ngũ chuyên gia am hiểu sâu sắc về Luật Lao động.
Bên cạnh ưu điểm thì hình thức này cũng có những nhược điểm như:
- Khoảng cách về văn hóa do nhân viên thuê ngoài không làm việc tại văn phòng công ty, cũng không hiểu được áp lực của đội ngũ kinh doanh hay những khó khăn đặc thù của đội kỹ thuật.
- Nguy cơ rò rỉ dữ liệu từ việc chuyển giao toàn bộ thông tin lương bổng, số căn cước công dân, dữ liệu nhân sự nếu chọn nhầm đơn vị thiếu uy tín.
4- Doanh nghiệp nên lựa chọn hình thức nào?
Sau khi so sánh outsource và inhouse HR, bạn sẽ thấy rằng việc chọn mô hình nào không phụ thuộc vào việc hình thức đó tốt ra sao mà phụ thuộc vào việc doanh nghiệp của bạn đang ở giai đoạn nào trong vòng đời phát triển.
4.1- Khi nào nên chọn HR Inhouse?
Theo Uptalent, doanh nghiệp nên tập trung xây dựng phòng nhân sự nội bộ khi:
- Đã bước vào giai đoạn tăng trưởng ổn định, quy mô nhân sự lớn (thường từ 80 - 100 người trở lên).
- Có văn hóa doanh nghiệp và lòng trung thành của nhân viên làm lợi thế cạnh tranh cốt lõi.
- Doanh nghiệp hoạt động trong các ngành nghề có tính bảo mật thông tin cực cao như tài chính, ngân hàng, công nghệ cốt lõi hoặc quân sự.
4.2- Khi nào nên thuê ngoài nhân sự (HR Outsource)?
Bạn nên cân nhắc chọn giải pháp thuê ngoài cho doanh nghiệp khi rơi vào một trong các trường hợp sau:
- Doanh nghiệp Startup và SME có nguồn vốn còn mỏng, cần dồn toàn lực tài chính và tâm trí cho các hoạt động tạo ra doanh thu trực tiếp.
- Doanh nghiệp nước ngoài mới vào Việt Nam, chưa am hiểu hệ thống pháp luật, luật lao động, cách tính thuế thu nhập cá nhân tại địa phương.
- Doanh nghiệp cần mở rộng quy mô thần tốc. Ví dụ, ban giám đốc yêu cầu mở liên tiếp 20 cửa hàng trong 2 tháng và cần tuyển gấp 300 nhân viên.
5- Xu hướng Hybrid
Trong quản trị doanh nghiệp hiện đại, ranh giới giữa việc chọn 100% Inhouse hay 100% Outsource đang dần bị xóa nhòa. Ngày nay, các nhà quản lý nhân sự thông minh sẽ không chỉ nhìn vào việc outsource khác inhouse ra sao mà thường ưu tiên lựa chọn giải pháp Hybrid (Mô hình kết hợp).
Theo mô hình này, doanh nghiệp sẽ giữ lại một "bộ khung" nhân sự nội bộ tinh gọn (Core-team) để giữ các vai trò chiến lược như xây dựng văn hóa, hoạch định chính sách giữ chân nhân tài, đánh giá hiệu suất và làm việc trực tiếp với ban giám đốc. Trong khi đó, các tác vụ mang tính thủ tục, lặp đi lặp lại, tốn thời gian và dễ xảy ra sai sót như chấm công, làm bảng lương, hồ sơ bảo hiểm xã hội, kê khai thuế thu nhập cá nhân hoặc lọc hồ sơ ứng viên giai đoạn đầu sẽ được chuyển giao hoàn toàn cho các đơn vị HR Outsource thực hiện.
Sự kết hợp hài hòa của mô hình Hybrid giúp doanh nghiệp vừa giữ được cái "hồn" riêng biệt của văn hóa công ty, vừa có thể vận hành bộ máy nhân sự với mức chi phí tối ưu và linh hoạt nhất. Từ đó, bạn có thể dành nguồn lực cho những việc quan trọng hơn.
Lời kết
Sẽ không có mô hình chung phù hợp cho tất cả mọi doanh nghiệp, nhưng bạn vẫn hoàn toàn có thể lựa chọn mô hình giải được bài toán hiện tại của công ty với mức chi phí hợp lý nhất. Nếu quy mô doanh nghiệp còn nhỏ, bạn hãy tận dụng sức mạnh của các dịch vụ HR Outsource để giảm bớt gánh nặng vận hành, từ đó giúp doanh nghiệp lướt đi nhanh hơn. Khi quy mô đã đủ lớn và dòng tiền ổn định, hãy đầu tư xây dựng một phòng HR Inhouse bài bản để đưa doanh nghiệp phát triển bền vững trong dài hạn.
Hy vọng những chia sẻ của Ms Uptalent đã giúp bạn hiểu được HR outsource khác inhouse như thế nào, từ đó bạn có thể chọn được mô hình phù hợp với doanh nghiệp của mình. Chúc bạn thành công!
HRchannels
HRchannels là nền tảng tuyển dụng và thu hút nhân sự cấp cao hàng đầu tại Việt Nam.
Với hơn 16 năm kinh nghiệm tuyển dụng nhân sự cấp cao. Chúng tôi là công ty headhunter hàng đầu ở Việt Nam.
