Kỹ năng và Phẩm chất của người làm nghề Nhân Sự

HR là bộ phận quan trọng trong các doanh nghiệp. Thế nhưng không phải ai cũng hiểu rõ HR là gì. Vì vậy, trong bài viết này Ms Uptalent sẽ chia sẻ chi tiết tất tần tật về các bộ phận của HR. Bạn đọc hãy cùng tìm hiểu nhé.

MỤC LỤC
Các bộ phận của phòng HR
Công việc của các bộ phận HR
    - Bộ phận tuyển dụng
    - Bộ phận hành chính nhân sự
    - Bộ phận lương thưởng và phúc lợi
    - Bộ phận đào tạo và phát triển
Những phẩm chất người làm nghề HR cần có


>>>> Xem thêm Việc làm HR tại HRchannels.com

HR là viết tắt của Human resources, được hiểu là ngành quản trị nhân sự. Trong doanh nghiệp HR là bộ phận chịu trách nhiệm quản lý các hoạt động, công việc liên quan đến đội ngũ nhân sự.

Cụ thể, HR sẽ thực hiện các hoạt động tuyển dụng, đào tạo, phát triển nguồn nhân lực cho doanh nghiệp. Đồng thời họ cũng đảm bảo thực hiện các chính sách phù hợp và tạo dựng môi trường làm việc hiệu quả cho toàn bộ nhân viên.

Thông thường HR sẽ phụ trách hai mảng chính. Thứ nhất là quản lý công tác hành chính và thực hiện các chính sách lao động. Thứ hai là quản trị nguồn nhân lực. Trong đó, mảng thứ hai mang tính chiến lược lâu dài với các hoạt động như chiêu mộ, phát triển nhân tài, xây dựng cơ chế đánh giá nhân viên,…


Đừng bỏ lỡ >>> HR là gì? Tất tần tật về ngành Nhân Sự

2- Các bộ phận của phòng HR 

Nhằm đảm bảo các hoạt động nhân sự diễn ra hiệu quả, cơ cấu phòng nhân sự thường được chia thành các bộ phận nhỏ, mỗi bộ phận sẽ đảm nhận một chức năng khác nhau.

Sau đây là 4 bộ phận thường thấy tại phòng HR:

+ Một, Bộ phận tuyển dụng (Recruitment): trách nhiệm chính của bộ phận này là tìm kiếm và tuyển dụng nhân sự cho doanh nghiệp. Họ sẽ lên kế hoạch tuyển dụng và trực tiếp thực hiện các chiến dịch tuyển dụng để thu hút được những ứng viên chất lượng nhất.

+ Hai, Bộ phận lương thưởng và phúc lợi (C&B): bộ phận này sẽ chịu trách nhiệm xây dựng và quản lý hệ thống tiền lương, phúc lợi, khen thưởng và các chính sách khác của công ty. Họ sẽ phải đảm bảo các chính sách lương thưởng, phúc lợi của công ty phù hợp với các quy định chung của Nhà nước và đảm bảo sự công bằng đối với quyền lợi của nhân viên.

+Ba,  Bộ phận hành chính (HR Admin): trách nhiệm của bộ phận này là quản lý các giấy tờ, thủ tục, hồ sơ liên quan đến đội ngũ nhân viên và tài sản của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, họ cũng phụ trách các công việc hành chính khác như sắp xếp lịch họp, cuộc hẹn, trực điện thoại,…

+ Bốn Bộ phận đào tạo và phát triển (T&D): bộ phận này có trách nhiệm triển khai các chương trình đào tạo cần thiết để cải thiện hiệu suất làm việc cho đội ngũ nhân viên trong doanh nghiệp. Đồng thời bộ phận này cũng tạo ra các cơ hội để các nhân viên trong công ty có thể phát triển xa hơn trong sự nghiệp.


Xem thêm >>> #18 vị trí công việc ngành HR và mô tả công việc

3- Mô tả công việc của các bộ phận 

Tuỳ thuộc vào chức năng của từng bộ phận mà tính chất và phạm vi công việc sẽ khác nhau. Sau đây những công việc mà mỗi bộ phận trong phòng nhân sự sẽ thực hiện:

Bộ phận tuyển dụng  

Với nhiệm vụ chính là tìm kiếm và tuyển dụng những nhân sự có chuyên môn giỏi, năng lực cao, làm việc hiệu quả, bộ phận tuyển dụng sẽ phải thực hiện các công việc sau:

- Liên hệ các phòng ban, nắm bắt nhu cầu tuyển dụng và yêu cầu tuyển dụng của từng vị trí.

- Đăng tin tuyển dụng, tìm kiếm và sàng lọc CV của các ứng viên.

- Liên hệ ứng viên, sắp xếp lịch phỏng vấn.

- Phổ biến các quy định và chính sách của công ty cho nhân viên mới.

- Tiếp cận các kênh truyền thông để thu hút được nhiều ứng viên tiềm năng hơn.

- Liên kết với Trường Đại học, Cao đẳng, đơn vị đào tạo nghề phù hợp với lĩnh vực kinh doanh của công ty để mở rộng nguồn ứng viên.

- Đề xuất ý tưởng nhằm nâng cao chất lượng công việc của nhân viên trong công ty và nhân viên trong bộ phận nhân sự.

- Giải quyết các vấn đề liên quan đến pháp lý trong hoạt động tuyển dụng.

Bộ phận hành chính nhân sự  

Công việc chính của bộ phận HR Admin bao gồm:

- Quản lý và cập nhật hồ sơ của nhân viên đang làm hay đã nghỉ việc như hợp đồng, BHXH, các loại giấy tờ liên quan. 

- Lưu trữ hồ sơ của các ứng viên đã ứng tuyển vào công ty.

- Thống kê số lượng nhân viên trong công ty. 

- Quản lý cơ sở vật chất, mua sắm đồng phục và các trang thiết bị hành chính cần thiết cho văn phòng.

- Theo dõi và thanh toán các chi phí liên quan đến công tác hành chính đúng thời hạn.

- Tìm kiếm, đánh giá và chọn lựa các nhà cung cấp uy tín, chất lượng.

- Xử lý các thủ tục liên quan đến giấy phép lao động, visa, nơi ở, giấy tạm trú,... cho người lao động nước ngoài.

- Đặt vé máy bay, khách sạn,... cho các nhân viên có lịch công tác.

- Quản lý, sắp xếp, lưu trữ hồ sơ nhân viên và giải quyết các thủ tục liên quan đến người lao động như thử việc, bổ nhiệm, thuyên chuyển, thanh lý HĐLĐ,…


 

Bộ phận lương thưởng và phúc lợi  

Bộ phận C&B phụ trách các công việc chính sau:

- Chấm công, tính lương, lập bảng lương và giải đáp các thắc mắc liên quan đến lương, chế độ đãi ngộ cho nhân viên.

- Thanh toán lương cho nhân viên đúng ngày.

- Giải quyết các thủ tục liên quan đến BHXH, BHYT, BHTN và Thuế TNCN.

- Tham gia xây dựng quy trình, quy định, chính sách về lương thưởng, phúc lợi, đãi ngộ.

- Tiếp nhận các đơn khiếu nại và giải quyết các khiếu nại của nhân viên.

- Hỗ trợ công tác truyền thông nội bộ, tổ chức các hoạt động vui chơi, giải trí giúp gắn kết đội ngũ nhân viên như: teambuilding, du lịch,…

Bộ phận đào tạo và phát triển 

Các công việc chính bao gồm:

- Lập kế hoạch và triển khai các chương trình đào tạo cho nhân viên nhằm nâng cao kiến thức, kỹ năng để đáp ứng tốt nhất yêu cầu công việc.

- Giám sát và đánh giá chất lượng các chương trình đào tạo.

- Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng đội ngũ nhân sự.

- Lên kế hoạch và tổ chức các sự kiện phục vụ công tác đào tạo trong doanh nghiệp.

- Lập danh sách nhân viên tham gia đào tạo, liên hệ người đào tạo và chuẩn bị cơ sở vật chất, trang thiết bị cho các chương trình, sự kiện đào tạo.

- Tìm kiếm các khóa đào tạo nghiệp vụ phù hợp với nhu cầu đào tạo của công ty. 

- Tổ chức các hoạt động chia sẻ kinh nghiệm làm việc giữa lãnh đạo và nhân viên trong công ty.

Những phẩm chất người làm HR cần có 

HR là một nghề hấp dẫn với mức thu nhập tốt. Tuy nhiên, để theo nghề này đòi hỏi bạn phải có những kỹ năng và tố chất nhất định.

Vậy những phẩm chất, kỹ năng cần có của HR là gì? Theo Uptalent bạn cần có các phẩm chất quan trọng sau để theo nghề HR:


Có thể bạn >>> Chức năng, nhiệm vụ, vai trò của HR trong doanh nghiệp

Khả năng quan sát

Công việc chính của HR là tìm được những nhân sự phù hợp cho các vị trí còn thiếu trong công ty. Điều này đòi hỏi họ phải có khả năng quan sát tinh tế để có thể đánh giá chính xác năng lực của ứng viên.

Nếu chỉ dựa trên những gì ứng viên viết trong CV để đánh giá tiềm năng của họ là chưa đủ. Trên thực tế bạn còn phải dựa vào gì ứng viên nói trong buổi phỏng vấn và những hành động, cử chỉ của họ để đánh giá khách quan tính cách và con người của họ. 

Đôi khi những gì bạn quan sát được còn khách quan hơn những gì ứng viên nói. Chẳng hạn chỉ qua ánh mắt hoặc cử chỉ của ứng viên, một HR giỏi quan sát có thể biết được người đó có đang nói dối hay không.

Khả năng phán đoán 

Mặc dù quá trình tuyển dụng luôn phải trải qua nhiều vòng và bạn đã quan sát, đánh giá ứng viên cẩn thận, nhưng bạn vẫn có thể chọn sai người.

Vì vậy, người làm HR cần có khả năng phán đoán thật tốt. Bạn cần dựa trên những gì đã tìm hiểu về ứng viên, những điều bạn quan sát được để phán đoán một cách logic chứ không chỉ dựa vào linh cảm hay trực giác.

Tính kiên nhẫn

Công việc HR đôi khi bao gồm rất nhiều công việc nhỏ nhặt như mua văn phòng phẩm, sắp xếp hồ sơ, chấm công,… Hoặc bạn sẽ phải thường xuyên đọc các CV, hồ sơ rập khuôn, ghi chép hàng trăm hồ sơ ứng viên,… 

Đây đều là những công việc đơn giản nhưng đòi hỏi bạn phải tỉ mỉ, kiên nhẫn để không sai sót. Do đó tính kiên nhẫn là tố chất rất cần thiết với người làm HR.

Kỹ năng giao tiếp

Công việc nhân sự liên quan đến con người nên để theo nghề này bạn cần có khả năng giao tiếp tốt với mọi người. Bên cạnh đó bạn còn phải biết cách lắng nghe và kết nối mọi người lại với nhau. Có như vậy bạn mới có thể xây dựng đội ngũ nhân sự vững mạnh cho doanh nghiệp.

Kỹ năng giải quyết vấn đề

Bộ phận nhân sự là nơi giải đáp những thắc mắc về lương, chế độ của nhân viên và giải quyết tất cả những vấn đề liên quan đến đội ngũ nhân sự của doanh nghiệp. Vì vậy kỹ năng giải quyết vấn đề là yếu tố không thể thiếu của HR.

Việc sở hữu kỹ năng giải quyết vấn đề sẽ giúp bạn dễ dàng đàm phán, hoà giải, xử lý các vấn đề nhân sự công bằng, minh bạch. Từ đó có thể giúp công ty luôn vận hành thuận lợi, hiệu quả.

Công bằng và tôn trọng nguyên tắc

Tính chất công việc yêu cầu HR phải luôn công bằng và tôn trọng nguyên tắc. Cụ thể HR có trách nhiệm đảm bảo các nội quy, quy định trong công ty được tuân thủ nghiêm túc. Đồng thời còn phải đưa ra các quyết định xử phạt, khen thưởng phù hợp, công bằng.

Ứng xử linh hoạt

Mặc dù HR luôn phải tôn trọng các nguyên tắc của công ty, nhưng không có nghĩa là họ sẽ áp dụng mọi thứ một cách cứng nhắc. Thay vào đó, một HR giỏi là người có khả năng ứng xử linh hoạt, khéo léo trong mọi tình huống.

Trong quá trình làm việc sẽ luôn có những trường hợp phát sinh ngoài ý muốn. Khi đó nếu HR áp dụng cứng nhắc các quy định sẽ làm nảy sinh sự bất mãn giữa nhân viên và công ty. Về lâu dài điều này sẽ ảnh hưởng đến tinh thần gắn kết và kéo theo sự suy giảm về hiệu suất làm việc.

Hy vọng qua những chia sẻ trong bài viết này, bạn đọc đã hiểu đầy đủ HR là gì cũng như công việc của các bộ phận trong phòng nhân sự và những phẩm chất cần có của HR. Quả thực HR là một nghề thú vị và có triển vọng phát triển tốt. Do đó, nếu bạn yêu thích lĩnh vực này hãy mạnh dạn ứng tuyển việc làm HR tại HRchannels.com nhé. Chúc bạn thành công!

------------------------------------

HRchannels - Headhunter -  Dịch vụ tuyển dụng cao cấp

Hotline: 08. 3636. 1080
Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com
Website: https://hrchannels.com/
Địa chỉ: Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam

Nguồn ảnh: internet