Giao tiếp với sếp: Điều nên và không nên

Trong văn hóa công sở truyền thống, mối quan hệ giữa nhân viên và sếp thường bị đóng khung trong những định kiến cũ kỹ. Nhiều người coi sếp là một thế lực cần phải e dè, sợ hãi hoặc tệ hơn là người cần đề phòng và đối phó. Lối tư duy này đã vô tình tạo nên bức tường ngăn cách, biến các cuộc đối thoại thành sự thực thi mệnh lệnh máy móc. Thực tế là, nhân sự giỏi chuyên môn thường lận đận trong sự nghiệp không phải vì thiếu năng lực mà phần lớn họ quá thụ động khi giao tiếp với sếp.

Ngày nay, tu duy quản trị hiện đại đã bẻ gãy hoàn toàn những quan điểm lỗi thời đó. Giờ đây, sếp không còn là người cai trị mà trở thành "khách hàng lớn nhất" bạn cần chăm sóc. Bản chất của kỹ năng làm việc với sếp không nằm ở sự phục tùng hời hợt mà nằm ở cách bạn có hiểu thấu được luật chơi trong giao tiếp cấp cao và có biết cách dịch chuyển vị thế của mình từ một người làm thuê mẫn cán sang một cộng sự chiến lược đáng tin cậy hay không. Hãy cùng Ms Uptalent mổ xẻ những điều nên và không nên để làm chủ khi giao tiếp cùng sếp qua bài viết sau đây.
MỤC LỤC:
1- Những điều nên làm để khẳng định vị thế của một cộng sự chiến lược
2- Những điều không nên làm để tránh bẫy tử huyệt nơi công sở
3- Framework ba bước xử lý khi xảy ra bất đồng quan điểm với sếp

1- Những điều nên làm để khẳng định vị thế của một cộng sự chiến lược 

Để tiếng nói của mình có trọng lượng trong những quyết định được đưa ra ở mọi cuộc họp, bạn phải học cách được cách tư duy người làm chủ và có khả năng nhìn mọi việc từ lăng kính của người đứng đầu. Thực tế, điều này đòi hỏi bạn phải thành thạo kỹ năng làm việc với sếp, luôn chủ động và biết cách truyền thông có chiến lược.

Dưới đây là 3 hành động bạn nên làm để khẳng đinh vị thế của mình:

(1)- Nên mang đến giải pháp kèm theo các phương án lựa chọn

Thay vì ném lại một câu hỏi mở để sếp tự tìm câu trả lời, bạn hãy mang tới cho họ giải pháp cùng các phương án cụ thể để lựa chọn. Hãy nhớ. sếp thuê bạn để giải quyết vấn đề chứ không phải để gánh thêm áp lực từ việc động não. Thay vì hỏi "Việc này giờ làm thế nào sếp?", bạn hãy trình bày theo cấu trúc "Vấn đề X hiện có hai phương án giải quyết A và B. Em đề xuất chọn phương án A vì nó tối ưu được chi phí và em đã chuẩn bị sẵn nhân sự để kiểm soát phần nhược điểm". Với cách nói này, bạn đặt sếp vào đúng vai trò là người đánh giá chiến lược và ra quyết định phê duyệt.

(2)- Nên chuyển dịch toàn bộ ngôn từ báo cáo sang ngôn ngữ của con số và kết quả định lượng

Các quản lý cấp cao thường không có thời gian cho những câu nói mơ hồ kiểu như "Em thấy dự án này khá tốt" hay "Em nghĩ tuần sau sẽ xong". Điều họ muốn nghe thực tế là "Dự án đã hoàn thành 85% tiến độ, dự kiến mang lại mức tăng trưởng 12% so với quý trước". Những con số là sự khách quan, nó cho thấy bạn là một người làm việc bằng dữ liệu thực tế và có tư duy hệ thống vững vàng.

(3)- Nên đồng bộ mục tiêu cá nhân với nỗi đau lớn nhất của sếp tại thời điểm đó

Bạn nên chủ động tìm hiểu bảng KPIs hay những áp lực chiến lược mà sếp đang phải gánh vác trước ban giám đốc. Khi những nỗ lực của bạn tập trung vào việc giải quyết điểm nghẽn cho sếp, giá trị của bạn trong doanh nghiệp sẽ tự động được nhân lên gấp bội. Quan trọng hơn, bạn không còn là một nhân viên bình thường mà trở thành người đồng hành với họ trên thương trường.

2- Những điều không nên làm để tránh bẫy tử huyệt nơi công sở 

Bên cạnh những chiến thuật tấn công, bạn cần quan tâm tới việc giao tiếp hiệu quả nơi công sở để không bước vào các "vùng cấm" trong nghệ thuật giao tiếp lãnh đạo. Hãy đảm bảo bạn luôn nắm vững kỹ năng làm việc với sếp để bảo vệ sự nghiệp của chính mình.

Có 3 điều bạn không nên làm để tránh được cạm bẫy nơi công sở:

(1)- Không nên duy trì thói quen báo cáo muộn hoặc giấu giếm tin xấu

Nhiều nhân sự vì lo sợ bị sếp khiển trách đã chọn cách im lặng trước các sự cố với hy vọng có thể tự mình sửa chữa. Thực ra, đây là một sai lầm chết người. Hãy nhớ, sếp ghét nhất là những bất ngờ mang tính tiêu cực. Khi nhận ra một vấn đề đang vượt ngoài tầm kiểm soát, bạn phải ngay lập tức báo cáo cho sếp và đính kèm theo lộ trình khắc phục dự kiến. Để bảo vệ uy tín cá nhân trước cơn khủng hoảng, bạn giữ sự trung thực và cung cấp thông tin với tốc độ nhanh nhất.

(2)- Không nên sa đà vào chủ nghĩa lười tư duy và ỷ lại vào quyền lực cấp trên

Bạn tuyệt đối đừng bắt sếp phải làm giùm phần việc của mình chỉ vì bạn ngại nghiên cứu các giải pháp mới. Việc liên tục hỏi sếp những câu hỏi vụn vặt chỉ chứng tỏ bạn chưa đủ trưởng thành để tự chịu trách nhiệm với vị trí mình đang nắm giữ mà thôi.

(3)- Không nên có hành vi tranh công với đội ngũ hoặc đổ lỗi cho hoàn cảnh khi xảy ra thất bại

Một người sếp tồi sẽ tìm mọi cách đùn đẩy trách nhiệm, còn một nhân viên muốn lên làm sếp phải thể hiện được bản lĩnh của người lãnh đạo. Khi có sự cố, bạn cần dũng cảm nhận phần lỗi thuộc về trách nhiệm của mình. Điều này không làm bạn yếu đi trong mắt sếp, trái lại, nó giúp bạn tạo nên hình ảnh của một nhân sự chính trực và có bản lĩnh cao thượng.


Xem thêm tại>>>Cách đọc “ngầm” trong các quyết định của lãnh đạo

3- Framework ba bước xử lý khi xảy ra bất đồng quan điểm với sếp 

Trong công việc, bất đồng quan điểm với sếp là điều tất yếu xảy ra. Khi đó, người tầm thường chọn cách im lặng hoặc tranh cãi bằng cảm xúc, còn người xuất sắc áp dụng kỹ năng làm việc với sếp bằng bộ khung ba bước để biến xung đột thành một cơ hội cộng hưởng giá trị.

Bộ khung 3 bước giúp bạn xử lý khi có bất đồng với sếp cụ thể như sau:

(1)- Lắng nghe và ghi nhận góc nhìn của sếp (Validate)

Trước khi đưa ra ý kiến trái chiều, bạn hãy thể hiện rằng mình hiểu bối cảnh vĩ mô mà sếp đang nhìn thấy nhưng bạn có thể chưa thấy và cố gắng đồng bộ mục tiêu chiến lược với sếp. Hãy nói với sếp của bạn "Em hoàn toàn hiểu áp lực cắt giảm ngân sách của công ty trong giai đoạn này là rất lớn". Chỉ với hành động nhỏ này, bạn có thể gạt bỏ trạng thái phòng thủ của sếp và đưa cuộc đối thoại về thế cởi mở.

(2)- Trình bày dữ liệu phản biện khách quan (Counter with data)

Bạn tuyệt đối đừng dùng các lập luận cảm tính kiểu như "Em thấy làm vậy không hợp lý". Thay vào do, bạn cần đưa ra bằng chứng thuyết phục bằng cách nói "Tuy nhiên, dựa trên dữ liệu chiến dịch trước, nếu chúng ta cắt giảm 30% ngân sách khâu này, tỷ lệ chuyển đổi khách hàng có nguy cơ sụt giảm đến 50%, gây thiệt hại lớn hơn số tiền tiết kiệm được". Hãy để dữ liệu thực tế nói thay cho bản lĩnh của bạn.

(3)- Chấp nhận quyết định cuối cùng với tinh thần cam kết (Disagree and Commit)

Có thể nói, đây mới là đỉnh cao của sự chuyên nghiệp. Sau khi bạn đã trình bày hết lập luận mà sếp vẫn giữ nguyên quyết định dựa trên những toan tính ở tầng cao hơn, hãy ngay lập tức dừng cuộc tranh luận lại. Hãy nỗ lực quản trị sự kỳ vọng và nói với sếp của bạn "Em đã hiểu góc nhìn của anh. Em sẽ dồn toàn lực cùng đội ngũ thực thi phương án này một cách xuất sắc nhất". Khi bạn chứng minh cho sếp thấy mình vừa có tư duy độc lập, vừa có kỷ luật thực thi sắt đá, họ chắc chắn sẽ coi bạn là một cộng sự vàng không thể thay thế.

Lời kết

Bạn đừng cho rằng kỹ năng làm việc với sếp chỉ là những chiêu trò thao túng tâm lý hay sự nịnh bợ hời hợt để tìm kiếm sự ưu ái. Thực ra, đây là kết quả của quá trình rèn luyện tư duy hệ thống vững vàng, lòng chính trực nghề nghiệp và một trí tuệ cảm xúc sắc sảo.

Khi bạn dũng cảm bước qua những rào cản sợ hãi bẩm sinh để tiếp cận sếp bằng tâm thế của một người giải quyết bài toán kinh doanh, quỹ đạo sự nghiệp của bạn sẽ hoàn toàn thay đổi. Ngay lúc này, bạn nên ngừng làm một người thợ chỉ biết đợi lệnh, hãy bắt đầu hành xử với phong thái của một người lãnh đạo trong tương lai. 

Hy vọng những chia sẻ của Ms Uptalent đã giúp bạn nhận diện rõ những điều nên và không nên trong giao tiếp với sếp. Chỉ khi bạn gắn giá trị của chính mình với giải pháp, con số và sự an toàn của hệ thống, sếp mới không còn là người quản lý của bạn mà trở thành bệ phóng giúp sự nghiệp của bạn tiến xa hơn nữa.

------------------------------------

 

HRchannels - Headhunter -  Dịch vụ tuyển dụng cao cấp
Hotline: 08. 3636. 1080
Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com
Website: https://hrchannels.com/
Địa chỉ: Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam

Nguồn ảnh: internet