Giảm thiểu chi phí và tối ưu hiệu quả nhân sự?

Trong các khoản chi phí vận hành doanh nghiệp, chi phí quản lý nhân sự luôn thuộc nhóm chiếm tỷ trọng cao nhất. Giảm thiểu chi phí và tối ưu hiệu quả nhân sự là mục tiêu hàng đầu của mọi loại hình tổ chức hiện nay. Vì sao cần thực hiện điều này và nên thực hiện thế nào cho hiệu quả? Tất cả sẽ được Ms. Uptalent tổng hợp và gửi đến bạn ngay trong bài viết này.

MỤC LỤC:
1. Vì sao cần giảm thiểu chi phí quản lý nhân sự?
   1.1. Nguồn cung nhân sự lớn, mức độ cạnh tranh tìm việc cao
   1.2. Tình hình kinh tế suy thoái buộc phải cân đối chi tiêu
   1.3. Sự hỗ trợ từ công nghệ kỹ thuật số
2. Danh mục các khoản phí phục vụ công tác quản lý nhân sự
3. Ưu nhược điểm khi tiến hành giảm thiểu chi phí nhân sự
4. Các chiến lược hiệu quả giúp giảm chi phí nhân sự trong doanh nghiệp

1. Vì sao cần giảm thiểu chi phí quản lý nhân sự? 

Nhân sự là nguồn tài nguyên vô giá cho mọi nền tảng thành công của tổ chức. Để thu hút và giữ chân nhân tài, không ít doanh nghiệp cố gắng gồng mình để nâng cao lợi ích tài chính cho nhân viên của mình. Nhưng thực tế hiện nay, giảm thiểu chi phí quản lý nhân sự lại là một xu hướng và đang được áp dụng rộng rãi. Nguyên nhân là vì:

1.1. Nguồn cung nhân sự lớn, mức độ cạnh tranh tìm việc cao 

Môi trường kết nối nhà tuyển dụng và người lao động ngày nay không còn bó hẹp trong những bản tin tuyển dụng trên báo, hay những tin tức tuyển dụng tại địa phương sinh sống nữa. Thông qua mạng Internet, nguồn nhân lực lao động từ khắp mọi miền đất nước đều có thể lựa chọn ứng tuyển làm việc tại một nhà tuyển dụng. Số lượng ứng viên lớn, nguồn cung việc làm giới hạn đã tạo nên làn sóng cạnh tranh ứng tuyển lớn, thôi thúc nhân viên phải nỗ lực phát huy khả năng đa nhiệm.

1.2. Tình hình kinh tế suy thoái buộc phải cân đối chi tiêu 

Thị trường cạnh tranh ngày một khắc nghiệt, từ thương hiệu lâu năm đến những doanh nghiệp mới gia nhập đều phải nỗ lực cân đối chi tiêu dựa trên nguồn lực có hạn để hạn chế tối đa sự lệ thuộc nguồn vốn vay hoặc huy động từ bên ngoài.

Do đó, những khoản phí có thể cắt giảm trong quản lý nhân sự cũng như nhiều hoạt động quản lý khác đều sẽ được cân nhắc và áp dụng tối đa. Tránh lãng phí ngân sách vào những hoạt động không góp phần nâng cao hiệu suất công việc, tập trung nguồn vốn cho các chiến lược phát triển dài hạn.

1.3. Sự hỗ trợ từ công nghệ kỹ thuật số 

Thông qua máy móc kỹ thuật cao cùng những ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại, rất nhiều khâu trong quy trình làm việc của người lao động được triển khai một cách tự động hoặc theo phương thức tiên tiến. Nhân sự có nhiều thời gian để xử lý công việc nhiều hơn và hiệu quả hơn, do đó, doanh nghiệp không nhất thiết phải duy trì bộ máy nhân sự cồng kềnh với quy trình quản lý cũ kỹ, thay vào đó sẽ là việc đầu tư cơ sở hạ tầng công nghệ cao, tăng cường định hướng làm việc đa nhiệm.

>>> Bạn có thể quan tâm: Ngành nhân sự và định hướng nghề nghiệp

2. Danh mục các khoản phí phục vụ công tác quản lý nhân sự 

Dù cùng hoạt động trong bất kỳ lĩnh vực ngành nghề nào thì hoạt động quản l1y nhân sự của mỗi tổ chức đều hội tụ những danh mục chi phí sau:

2.1. Tiền lương

Tiền lương là khoản tiền mà doanh nghiệp trả công cho người lao động dựa trên những thỏa thuận trong hợp đồng thử việc, hợp đồng lao động mà đôi bên đã ký kết. Tiền lương có thể tính theo giờ, theo tháng hoặc theo sản phẩm. Tổng tiền lương có thể được cộng thêm tiền hoa hồng theo tỷ lệ doanh số ở một số vị trí như Sales, tư vấn tài chính, môi giới chứng khoán…

2.2. Tiền thưởng

Tiền thưởng là khoản tiền doanh nghiệp trả cho người lao động dựa trên kết quả làm việc trong một khoảng thời gian nhất định, thường là theo quý, nửa năm hoặc một năm nhằm khích lệ tinh thần làm việc hết mình của người lao động,

Ngoài tiền thưởng theo quy định thống nhất trong toàn doanh nghiệp, người sử dụng lao động vẫn có thể tạo ra những khoản thưởng đột xuất cho những nỗ lực mang lại giá trị cao mà quy định doanh nghiệp chưa đề cập đến.

2.3. Phụ cấp

Phụ cấp là những khoản tiền mà doanh nghiệp bù đắp cho những yếu tố mà người lao động phải bỏ ra, phải chấp nhận để hoàn thành công việc được giao, ví dụ như phụ cấp cơm trưa, phụ cấp tiền điện thoại, phụ cấp chức vụ, phụ cấp công tác tỉnh… Mức phụ cấp sẽ do doanh nghiệp quy định.

2.4. Trợ cấp

Trợ cấp là khoản tiền người lao động được trả trong trường hợp người lao động phải tạm ngưng hoặc không thể tiếp tục làm việc. Mức trợ cấp phải theo quy định của pháp luật lao động và dựa trên số tiền tham gia bảo hiểm của người lao động (gồm cả khoản doanh nghiệp và người lao động nộp vào). Ví dụ: Trợ cấp thai sản, trợ cấp thôi việc, trợ cấp tử tuất, trợ cấp hư trí…

2.5. Các khoản bảo hiểm

Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp đều là những khoản bắt buộc mà người sử dụng lao động và người lao động sẽ cùng tham gia để đóng cho người lao động. Mức bảo hiểm tính dựa theo tỷ lệ % trên mức lương người lao động được hưởng hoặc lương tối thiểu vùng.

STT	Loại hình bảo hiểm	Người sử dụng lao động	Người lao động
1	Bảo hiểm xã hội	17,5%	8%
2	Bảo hiểm y tế	1%	1%
3	Bảo hiểm thất nghiệp	3%	1,5%
Tổng cộng		21,5%	10,5%

2.6. Chi phí đào tạo nhân sự

Dựa theo văn hóa doanh nghiệp và quy trình vận hành, những đợt đào tạo cập nhật nghiệp vụ, kỹ năng cho người lao động sẽ được tiến hành.

• Nếu đào tạo ở cơ sở bên ngoài thì kinh phí có thể do doanh nghiệp bỏ ra hoặc cùng chi trả một phần cho nhân viên theo học với những điều kiện ràng buộc về thời gian làm việc sau khi tốt nghiệp.

• Nếu do phòng nhân sự tự tổ chức trong nội bộ thì sẽ không tốn học phí và cũng không phát sinh ràng buộc.

2.7. Phúc lợi dành cho người lao động

Tùy theo chính sách quản lý của từng doanh nghiệp mà quyền lợi của người lao động sẽ được bổ sung những phúc lợi sau:

• Tổ chức sinh nhật theo tháng

• Du lịch thường niên

• Khám sức khỏe định kỳ kèm theo khám phụ khoa dành cho lao động nữ

• Bảo hiểm tai nạn lao động mua thêm bên ngoài

• Ký túc xá miễn phí, nhà trẻ miễn phí cho lao động có con nhỏ…

3. Ưu nhược điểm khi tiến hành giảm thiểu chi phí nhân sự 

Quá trình giảm thiểu chi phí nhân sự cũng có hai mặt ưu nhược điểm, khách quan nhìn nhận toàn diện, doanh nghiệp mới có thể lựa chọn chuẩn xác phương thức tinh giảm chi phí nhân sự phù hợp trong từng giai đoạn phát triển.

3.1. Ưu điểm của quá trình giảm thiểu chi phí nhân sự

3.1.1. Tăng nguồn vốn vận hành doanh nghiệp

Những khoản chi phí cắt giảm từ công tác quản lý nhân sự sẽ trở thành nguồn đóng góp hiệu quả cho nguồn vốn vận hành nhiều khía cạnh công việc khác của tổ chức. Hạn chế vay ngân hàng, huy động vốn bằng trái phiếu rồi phải xoay xở trả lãi vay hằng tháng hoặc trả lợi tức khi đến kỳ hạn thanh toán.

3.1.2. Giảm sự cồng kềnh trong quy trình tổ chức

Linh hoạt lựa chọn nguồn nhân viên chính thức hoặc nhân viên thuê ngoài tùy theo giai đoạn và tính chất công việc giúp doanh nghiệp giảm bớt gánh nặng duy trì một đội ngũ nhân lực cồng kềnh, lãng phí tài chính ở những giai đoạn thấp điểm, ít đơn hàng.

3.1.3. Bổ sung quyền lợi cho nhân sự còn lại

Giảm bớt chi phí nhân sự có thể bao gồm giảm bớt số lượng và nhu cầu tuyển dụng mới. Phần tài chính dư ra sẽ được bổ sung thêm quyền lợi cho những nhân sự còn làm việc tại tổ chức, qua đó khích lệ mọi người an tâm đảm nhận nhiều nhiệm vụ hơn, đồng thời thức tỉnh ý thức làm việc tích cực, tránh tình trạng lười biếng, ỷ lại hoặc thoái thác nhiệm vụ.

3.2. Nhược điểm của quá trình giảm thiểu chi phí nhân sự

3.2.1. Nhân sự thiếu động lực làm việc

Trưởng hợp doanh nghiệp không giảm nhân sự mà chọn cách giảm quyền lợi tài chính thì như thế nào? Đang sở hữu nhiều quyền lợi tài chính tốt, bỗng nhiên bị giảm bớt, dù biết là tình hình chung của thị trường lao động nhưng nhân sự doanh nghiệp cũng không tránh khỏi những cảm xúc hụt hẫng, giảm động lực phấn đấu, giảm nhiệt huyết cải tiến phương thức làm việc.

3.2.2. Đánh mất nhân tài

Những nhân sự giàu kinh nghiệm rất có thể sẽ bị các đối thủ cạnh tranh tìm cách tuyển dụng. Đây có thể là tổn thất lớn của doanh nghiệp vì tổ chức đã tốn rất nhiều công sức, tài chính để đào tạo họ. Để giảm rủi ro, doanh nghiệp nên thiết lập quy chế đánh giá trong lộ trình giảm chi phí nhân sự, để những nhân viên giỏi biết rằng chỉ cần họ vẫn duy trì hiệu suất tốt thì quyền lợi không hề giảm mà còn có thể tăng lên.

4. Các chiến lược hiệu quả giúp giảm chi phí nhân sự trong doanh nghiệp 

Giải pháp giảm chi phí nhân sự không nhất thiết chỉ phụ thuộc vào đội ngũ nội bộ, doanh nghiệp hoàn toàn có thể phối hợp nguồn nhân lực từ bên ngoài để tối ưu kỳ vọng tiết kiệm chi phí, tối ưu hiệu quả.

4.1. Rà soát toàn bộ hoạt động nhân sự

Giảm chi phí nhân sự vẫn phải đảm bảo hiệu quả hoạt động nhân sự, chính vì vậy, phòng nhân sự phải rà soát toàn bộ hoạt động nhân sự, hiểu rõ vai trò đóng góp của từng phòng ban và từng nhân sự chuyên môn trực thuộc từng phòng ban.

Từ đó có thể đưa ra những tiêu chuẩn giảm thiểu chi phí nhân sự hợp lý, tiến hành phân tích và đánh giá hiệu quả và cả những tổn thất có thể xảy ra. Vì thực tế, một đợt giảm chi phí nhân sự không nhất thiết phải đánh đồng mọi cá nhân, khiến tất cả nhân sự đều bất an. Có sự phân tách cụ thể thì khi công bố tiêu chuẩn giảm chi phí sẽ không gây tác động xấu đến những vị trí nhân viên chủ chốt, cũng không khiến nhân viên thuộc nhóm giảm chi phí cảm thấy bất mãn.

4.2. Hiện đại hóa quy trình tuyển dụng

Tuyển dụng đúng người là một trong những tiêu chuẩn giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí nhân sự, tiêu biểu là chi phí đào tạo, chi phí tái tuyển dụng, chi phí hỗ trợ giải quyết rủi ro… Và để quy trình tuyển dụng phát triển theo hướng hiện đại, khách quan thì việc sử dụng các công cụ hỗ trợ như phần mềm quản lý tuyển dụng là rất cần thiết. Ở quy mô nhỏ, doanh nghiệp có thể chọn phiên bản phần mềm miễn phí, khi mở rộng quy mô, cần thêm tính năng phân tích thì hãy chọn gói trả phí.

4.3. Sử dụng dịch vụ thuê ngoài nhân sự

Rất nhiều vị trí công việc mang tính thủ tục, chỉ phát sinh nhiệm vụ trong khoảng thời gian ngắn, không liên quan đến những bí mật doanh nghiệp… Vậy thì doanh nghiệp không cần tuyển dụng nhân viên chính thức, những chuyên viên giỏi từ các công ty thuê ngoài nhân sự luôn sẵn sàng đáp ứng ngay và luôn các vị trí này với một hợp đồng ngắn hạn ký trực tiếp với công ty dịch vụ và chỉ cần trả khoản phí dịch vụ mà thôi. Những vấn đề phúc lợi, lương thưởng của nhân viên thuê ngoài đều sẽ do công ty dịch vụ chi trả.

4.4. Lên kế hoạch tìm người kế nhiệm

Các vị trí quản lý cấp cao nên ưu tiên hình thức tuyển dụng nội bộ, đề bạt nhân sự giỏi từ cấp chuyên viên. Cách làm này giúp tổ chức chủ động trong công tác thay thế nhân sự, tiết kiệm lượng lớn nguồn lực tuyển dụng quản lý, đồng thời tạo động lực giúp nhân viên giỏi gắn kết lâu dài.

4.5. Ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI)

Trang bị công nghệ phục vụ quy trình sản xuất kinh doanh là xu hướng phát triển của thời đại, vì vậy, doanh nghiệp càng chủ động trang bị sớm thì càng dễ dàng thích ứng trước những chuyển biến mới. Về phía nhân sự cũng nhờ vậy mà số lượng các bước công việc được tinh giảm, khả năng đảm nhận lượng việc lớn hiệu quả hơn, doanh nghiệp không cần tuyển dụng nhiều.

Trong giai đoạn cạnh tranh khốc liệt, để tồn tại, doanh nghiệp buộc phải tìm cách giảm thiểu chi phí và tối ưu hiệu quả nhân sự. Những bộ máy cồng kềnh năng suất thấp sẽ thông qua quá trình này để sàng lọc. Đây là nhiệm vụ mà Ms. Uptalent khẳng định rất cần thiết, mang tính sống còn cho một tổ chức, vừa giúp doanh nghiệp giảm những gánh nặng tài chính không đáng có, vừa giúp nhân sự nâng cao ý thức trách nhiệm trong thời đại mới. 

------------------------------------

HRchannels - Headhunter -  Dịch vụ tuyển dụng cao cấp

Hotline: 08. 3636. 1080
Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com
Website: https://hrchannels.com/
Địa chỉ: Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam

Nguồn ảnh: internet