Định biên nhân sự là gì? Phương pháp tính định biên nhân sự chuẩn

Với tất cả doanh nghiệp, công tác lên kế hoạch định biên nhân sự luôn rất được xem trọng. Nguyên nhân là bởi nó có thể giúp doanh nghiệp hoạch định, kiểm soát quá trình tuyển dụng cũng như quản trị nguồn nhân lực hiệu quả hơn.

Vậy, bạn đã hiểu định biên nhân sự là gì chưa? Phương pháp tính định biên nhân sự chuẩn như thế nào? Hãy tìm hiểu tất cả những thông tin thú vị về chủ đề này qua bài viết sau đây của Ms Uptalent nhé!

MỤC LỤC:
1- Định biên nhân sự là gì?
2- Tầm quan trọng của định biên nhân sự
3- Quy trình tính định biên nhân sự
4- Phương pháp tính định biên nhân sự

1- Định biên nhân sự là gì? 

Định biên nhân sự được hiểu là việc xác định số lượng, yêu cầu đối với nhân viên cho từng vị trí công việc trong tổ chức, doanh nghiệp.

Trong quản lý nguồn nhân lực thì định biên nhân sự giữ vai trò rất quan trọng. Nó sẽ được thực hiện định kỳ hàng quý, hàng năm nhằm đảm bảo doanh nghiệp có đủ số lượng nhân viên cần thiết cho các kế hoạch kinh doanh cũng như hoàn thành mục tiêu đã đặt ra.

Ngoài cách gọi “định biên nhân sự” thì thuật ngữ này còn được gọi là biên chế lao động hay biên chế cán bộ. Bạn sẽ bắt gặp cách gọi này được sử dụng phổ biến trong các cơ quan, tổ chức nhà nước.

Bên cạnh đó, định biên nhân sự trong tiếng Anh cũng có nhiều cách gọi khác nhau, như là: Manpower Allocation, Manpower Planning hay Manpower Forecasting.

>>> Bạn có thể tham khảo: Nhân sự chủ chốt là gì? Làm sao để trở thành nhân sự chủ chốt?

2- Tầm quan trọng của định biên nhân sự 

Theo các chuyên gia, định biên nhân sự đóng vai trò rất quan trọng trong việc đảm bảo sự ổn định, hiệu quả của công tác quản trị nguồn nhân lực. Cụ thể, định biên nhân sự có thể mang tới cho doanh nghiệp những lợi ích to lớn sau:

2.1- Đảm bảo doanh nghiệp có đủ số lượng nhân viên cần cho hoạt động kinh doanh

Bằng cách xác định rõ số lượng nhân viên cần cho từng vị trí công việc mà doanh nghiệp có thể chủ động hơn trong việc tổ chức và thực hiện các kế hoạch kinh doanh.

Mặt khác, việc định biên còn giúp doanh nghiệp hạn chế các khó khăn, thử thách có thể gây ra ảnh hưởng tiêu cực đến quá trình sản xuất, chất lượng sản phẩm cũng như năng lực cạnh tranh trên thị trường.

2.2- Hỗ trợ việc tối ưu hóa quá trình phân công công việc

Quá trình định biên nhân sự cho phép doanh nghiệp phân công nhiệm vụ, vai trò công việc phù hợp với năng lực, trình độ của từng nhân viên. 

Khi được đảm nhận công việc phù hợp khả năng, nhân viên có thể phát huy tối đa sở trường của họ và không ngừng nỗ lực để hoàn thành mục tiêu chung nhất của doanh nghiệp.

2.3- Tối ưu hiệu suất làm việc

Đội ngũ nhân viên được phân công công việc phù hợp, doanh nghiệp có đủ nguồn lực lao động cho việc phát triển kinh doanh là những yếu tố quan trọng giúp đảm bảo hiệu suất làm việc luôn tối ưu.

Bên cạnh đó, việc xác định rõ vai trò của từng vị trí nhân viên và số lượng nhân viên cần thiết còn giúp giảm thiểu vấn đề chồng chéo nhiệm vụ thường gặp trong các doanh nghiệp cũng như làm giảm khối lượng công việc mà mỗi nhân viên phải thực hiện.

2.4- Tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý, phát triển nguồn nhân lực

Thông qua quá trình định biên, doanh nghiệp sẽ nắm bắt tốt nhất các điều kiện, cơ hội phù hợp để phát triển hoạt động đào tạo, huấn luyện. Đồng thời, nó cũng giúp doanh nghiệp nhận biết chính xác các nội dung, kỹ năng cần đưa vào chương trình đào tạo.

Một khi hoạt động đào tạo được thực hiện hiệu quả, năng lực nhân viên cũng được cải thiện hơn trước và doanh nghiệp cũng dễ dàng quản lý nguồn nhân lực của mình hơn.

2.5- Kiểm soát hiệu quả chi phí nhân sự

Định biên nhân sự chính xác cho phép doanh nghiệp kiểm soát tốt các chi phí liên quan đến nguồn lực nhân sự. 

Cụ thể, nếu định biên quá ít, nhân viên sẽ phải đối mặt với tình trạng quá tải, tiến độ công việc cũng vì thế mà chịu ảnh hưởng. Đổi lại, định biên quá nhiều lại khiến doanh nghiệp phải chi trả khoản chi phí lớn cho nhân sự. Điều này gây ra sự lãng phí không cần thiết đối với nguồn lực của doanh nghiệp.

3- Quy trình tính định biên nhân sự 

Quy trình tính toán định biên nhân sự cơ bản sẽ bao gồm 5 bước sau đây:

3.1- Xác định nhu cầu nhân lực của doanh nghiệp

Trước tiên, doanh nghiệp sẽ dựa theo mục tiêu, kế hoạch kinh doanh trong tương lai để xác định nhu cầu nhân sự cần sử dụng.

Những thông tin cần xác định rõ gồm có:

- Số lượng nhân sự cần cho từng vị trí công việc.

- Các yêu cầu về kỹ năng, chuyên môn nhân viên mỗi vị trí cần phải có.

- Thời điểm doanh nghiệp cần sử dụng lượng lớn nhân sự.

3.2- Phân tích, đánh giá thực trạng nguồn nhân lực

Công tác phân tích, đánh giá nguồn nhân lực sẽ cho thấy các sở trường, hạn chế của đội ngũ nhân viên trong doanh nghiệp. Kế tiếp, doanh nghiệp sẽ dựa vào đó để lên chiến lược nhân sự cho phù hợp.

3.3- Ra quyết định nên tăng hay giảm đội ngũ nhân sự

Sau khi đã đánh giá kỹ lưỡng tình hình nhân sự, doanh nghiệp cần có quyết định tăng, giảm nhân sự cho phù hợp.

Theo Uptalent, đây là cơ hội tốt giúp doanh nghiệp sàng lọc nhân sự từ cấp quản lý cho đến nhân viên. Vì vậy, hãy đảm bảo doanh nghiệp của bạn thực hiện mọi việc thật thận trọng, tránh bỏ sót nhân sự tài năng.

3.4- Lên kế hoạch thực hiện định biên nhân sự

Trong bước tiếp theo, doanh nghiệp sẽ phải xây dựng kế hoạch định biên cho phù hợp nhất. Với một kế hoạch tốt, doanh nghiệp có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian, chi phí cho việc tối ưu hóa nguồn nhân sự.

Khi lập kế hoạch, bạn cần lưu ý các thông tin quan trọng sau:

- Lịch trình, kế hoạch tuyển dụng.

- Kế hoạch thuyên chuyển, đề bạt nhân sự trong nội bộ doanh nghiệp.

- Kế hoạch bố trí, tổ chức lại cơ cấu nhân sự trong các bộ phận, phòng ban.

- Kế hoạch cắt giảm nhân sự kém năng lực, không mang lại giá trị cho doanh nghiệp.

3.5- Đánh giá

Bước cuối cùng của quy trình định biên chính là đánh giá kết quả thực hiện kế hoạch. Đây được xem là thao tác quan trọng bởi nó giúp doanh nghiệp nhận định chính xác các hạn chế và nguyên nhân gây ra điều đó.

Đồng thời, doanh nghiệp cũng có thể dựa vào kết quả đánh giá để có giải pháp điều chỉnh hợp lý cũng như tiếp tục cải tiến kế hoạch định biên sau này.

4- Phương pháp tính định biên nhân sự 

Thực tế, không có công thức chung nhất cho việc định biên nhân sự. Thay vào đó, bạn cần nắm vững 3 nguyên tắc quan trọng sau để đạt hiệu quả định biên tối ưu:

4.1- Nguyên tắc tỷ lệ tương quan

Có 3 yếu tố bạn cần quan tâm là:

- Tỷ lệ tăng, giảm nhân sự giữa các năm dựa theo mức tăng, giảm doanh thu tương ứng.

- Tỷ lệ tương quan giữa nhóm nhân trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất, kinh doanh với đội ngũ nhân viên gián tiếp.

- Tỷ lệ tương quan về ngân sách cần cho nhóm quản lý và nhân viên, trực tiếp và gián tiếp.

4.2- Nguyên tắc định mức lao động

Có 4 chỉ tiêu định mức lao động cần được quan tâm, gồm có:

- Theo khối lượng, được sử dụng cho bộ phận sản xuất và kinh doanh. Chẳng hạn, 25 sản phẩm/người/ca, 10 khách hàng/ngày,… Với chỉ tiêu này, định mức khối lượng sẽ tăng theo mức độ thành thạo của nhân viên.

- Theo hiệu suất, được áp dụng cho bộ phận kinh doanh. Nó cho thấy độ lớn doanh thu và lượng khách hàng trong một năm.

- Theo tần suất công việc, doanh nghiệp sẽ đánh giá dựa vào số lượng giao dịch trong ngày, số chứng từ, báo cáo đã hoàn thành và tần suất làm việc trong năm.

- Theo đối tượng phục vụ, doanh nghiệp thường dùng chỉ tiêu này để đánh giá bộ phận gián tiếp.

4.3- Nguyên tắc tần suất và thời lượng

Nguyên tắc này thường sử dụng để quản lý bộ phận gián tiếp. Bạn sẽ dựa vào chức danh, tần suất công việc cũng như thời gian thực hiện từng nhiệm vụ để tiến hành định biên cho chính xác.

Chẳng hạn, với vị trí kế toán, nhân viên phải đảm bảo hoàn thành lượng công việc sau:

- Hoàn thành việc kiểm tra, hạch toán 80 chứng từ/ngày.

- Lập báo cáo hàng tháng.

- Thực hiện công việc thanh tra, kiểm tra vào cuối quý.

- Hoàn thành các chứng từ, hồ sơ thanh toán vào cuối năm.

…

Tóm lại, định biên nhân sự là công tác thập phần quan trọng trong quy trình quản trị, hoạch định và phát triển nguồn nhân lực của doanh nghiệp. Để làm tốt việc này bạn sẽ phải tìm hiểu kỹ lưỡng và nỗ lực hết mình nhằm mang tới kết quả đúng như kỳ vọng. 

Hy vọng những chia sẻ vừa rồi của Ms Uptalent có thể giúp bạn hiểu đầy đủ định biên nhân sự là gì và biết cách tính toán định biên chuẩn xác nhất. Chúc bạn thành công!

------------------------------------

HRchannels - Headhunter -  Dịch vụ tuyển dụng cao cấp

Hotline: 08. 3636. 1080
Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com
Website: https://hrchannels.com/
Địa chỉ: Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam

Nguồn ảnh: internet