Định nghĩa về dịch vụ Payroll - chi tiết về dịch vụ tính tiền lương

Nhằm đảm bảo việc tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về pháp luật tiền lương và các khoản trợ cấp phức tạp, thay vì tự mình hoàn tất mọi thứ, doanh nghiệp ngày nay đang có xu hướng chuyển sang sử dụng dịch vụ Payroll mang lại tiện ích vượt trội. Hôm nay, Ms. Uptalent sẽ cùng quý doanh nghiệp khám phá tất tần tật về dịch vụ này. 

MỤC LỤC:
1. Tìm hiểu tổng hợp dịch vụ Payroll
2. Lợi ích của việc sử dụng dịch vụ Payroll
3. Các hình thức dịch vụ Payroll phổ biến
   3.1. Quản lý lương và các khoản tiền liên quan đến lương
   3.2. Tính lương và chuyển khoản lương
   3.3. Tạo và quản lý bảng lương và tài liệu khác liên quan
   3.4. Báo cáo thuế và báo cáo tài chính liên quan đến lương
4. Lựa chọn dịch vụ Payroll doanh nghiệp cần lưu ý điều gì?

1. Tìm hiểu tổng hợp dịch vụ Payroll 

1.1. Định nghĩa Payroll

Payroll trong tiếng Anh nghĩa là Tiền lương, chính là tổng số tiền mà người sử dụng lao động phải trả cho người lao động theo khoảng thời gian định kỳ, thường là mỗi tháng.

Theo ý nghĩa này, dịch vụ Payroll là những dịch vụ hỗ trợ người sử dụng lao động hoàn thành các nghĩa vụ Payroll với người lao động thông qua một bên thứ ba được doanh nghiệp thuê – đó chính là các công ty dịch vụ hoạt động chuyên sâu về quản lý nhân sự, trong đó có quản lý tiền lương và các khoản trợ cấp, thưởng, bảo hiểm, hoa hồng, khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.Top of Form

1.2. Vai trò dịch vụ Payroll

Dịch vụ Payroll là “cộng sự” chân ái cho mọi loại hình doanh nghiệp với hàng loạt vai trò quan trọng:

• Thúc đẩy nhanh tốc độ hoàn thành công tác tiền lương và các yếu tố liên quan đến tiền lương cho doanh nghiệp

• Giảm tải gánh nặng công việc mang tính thủ tục, giúp tổ chức tập trung nguồn lực hiệu quả vào những nhiệm vụ chuyên môn cốt lõi.

• Triển khai minh bạch, chuẩn xác, góp phần phát triển mối quan hệ hợp tác lâu dài giữa doanh nghiệp và nhân sự, tránh tình trạng mâu thuẫn, xung đột hoặc chuyển việc.

• Phát triển thương hiệu nhà tuyển dụng cho doanh nghiệp, tạo thuận lợi thu hút nhân tài, nâng cao năng lực cạnh tranh.

>>> Quan tâm thêm: Payroll là gì? Cách xây dựng bảng tính lương đúng chuẩn, chính xác

2. Lợi ích của việc sử dụng dịch vụ Payroll 

Trước đây công tác quản lý tiền lương đều ưu tiên cho đội ngũ nhân sự nội bộ, tuy nhiên, thời thế thay đổi, tư duy sử dụng dịch vụ nhân sự thuê ngoài như dịch vụ Payroll ngày càng chiếm ưu thế vì lợi ích mang lại quá xá nhiều:

2.1. Tiết kiệm thời gian và nguồn lực

Đầu tư xây dựng một đội ngũ quản lý Payroll nội bộ trước hết là tốn chi phí tuyển dụng, kế đến là thời gian đào tạo, rồi lại đến chi phí nhân sự cố định… Quy mô doanh nghiệp càng lớn, khoản chi phí và nguồn lực bỏ ra càng nhiều.

Trong khi sử dụng dịch vụ Payroll, bạn chỉ cần trả chi phí ở những thời điểm phát sinh nhu cầu (ví dụ: cuối tháng, hằng quý…). Những khoản như đào tạo, tuyển dụng, phúc lợi, lương thưởng… cho nhân sự phụ trách đều sẽ do công ty dịch vụ Payroll thực hiện.

2.2. Tính lương định kỳ chuẩn xác

Mỗi đợt trả lương, số lượng nhân viên được tính lương, phúc lợi, thuế… của doanh nghiệp có thể lên đến hàng trăm hoặc hàng nghìn người. Bằng nghiệp vụ và công nghệ hiện đại, công tác tính lương được ủy thác cho dịch vụ Payroll cam kết độ chuẩn xác cao.

Cho dù nhân viên trùng họ tên, trùng ngày sinh thì nghiệp vụ chuyên nghiệp của dịch vụ Payroll vẫn sàng lọc chuẩn xác, nỗi lo khiếu nại, tranh chấp, thắc mắc về Payroll sẽ không còn xuất hiện trong doanh nghiệp nữa.

2.3. Tuân thủ pháp luật tiền lương phức tạp

Dựa trên quy định pháp luật về lương và thỏa thuận mức lương giữa doanh nghiệp và người lao động, công ty cung cấp dịch vụ Payroll sẽ tính toán chuẩn xác tiền lương cho mỗi nhân viên, kèm theo các nghiệp vụ khấu trừ thuế.

Đảm bảo doanh nghiệp thuê dịch vụ Payroll luôn an tâm về mọi tiêu chuẩn tuân thủ pháp luật. Cho dù doanh nghiệp hoạt động đa quốc gia, mỗi nước có một quy định pháp luật lương khác nhau thì cũng không gây phiền hà cho doanh nghiệp.

2.4. Nâng cao tính bảo mật thông tin về lương

Hệ thống bảo mật thông tin mà các công ty dịch vụ Payroll thực hiện được nâng cấp liên tục, đảm bảo thông tin nhân viên và thông tin tiền lương, phúc lợi… của họ đều được lưu trữ an toàn và bảo mật.

Nếu doanh nghiệp đầu tư hệ thống bảo mật như vậy cũng được nhưng sẽ khá phí vì quản lý tiền lương chỉ là một mảng nhỏ trong doanh nghiệp nên giá trị sử dụng không cao. Trong khi với công ty dịch vụ Payroll thì đó là hệ thống cốt lõi nên họ chú tâm đầu tư hơn. Lựa chọn dịch vụ Payroll, doanh nghiệp sẽ sở hữu luôn tiện ích này với chi phí siêu tiết kiệm.

2.5. Dữ liệu chi tiết, dễ dàng trích xuất

Mỗi vị trí chuyên môn có những cách tính Payroll khác nhau, trong đó có nhiều tính chất lương khá phức tạp, đòi hỏi tổng hợp nhiều nguồn dữ liệu chi tiết, chẳng hạn như tính lương, thưởng, hoa hồng cho vị trí Sales.

Cập nhật sót một số liệu nhỏ cũng ảnh hưởng đến đánh giá hiệu suất làm việc và niềm tin của nhân viên với doanh nghiệp. Dịch vụ Payroll giải quyết tận gốc mọi vấn đề này, không chỉ số liệu tỉ mỉ với đầy đủ thời gian và nội dung từng sự kiện, mà còn có thể trích xuất trong một nốt nhạc khi nhân viên cần đối chiếu.

3. Các hình thức dịch vụ Payroll phổ biến 

Lương là tên gọi chung, còn những khía cạnh hợp thành tên gọi chung này thì khá nhiều. Do đó, hình thức dịch vụ Payroll cung cấp cho doanh nghiệp rất đa màu đa sắc chứ không hề đơn điệu:

3.1. Quản lý lương và các khoản tiền liên quan đến lương

Tính lương cơ bản cho mỗi nhân viên dựa trên hợp đồng lao động, thời gian làm việc, thỏa thuận lương giữa doanh nghiệp và nhân viên.

Tính các khoản trợ cấp như tiền gửi xe, tiền ăn trưa, tiền điện thoại, tiền taxi, trợ cấp y tế ngoài bảo hiểm y tế bắt buộc…

Hoàn tất các khoản khấu trừ từ lương của nhân viên như các khoản đóng bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cá nhân, vay mượn / ứng trước lương…

Tổng hợp và in phiếu lương minh bạch cho từng nhân sự với đầy đủ thông tin về lương, hoa hồng, trợ cấp và các khoản khấu trừ.

Thiết lập báo cáo về lương và các khoản phụ cấp sau mỗi đợt cung cấp dịch vụ, giúp doanh nghiệp dễ dàng thống kê và đánh giá hiệu quả giữa chi phí nhân sự và chất lượng công việc.

3.2. Tính lương và chuyển khoản lương

Doanh nghiệp có thể ký quỹ tại công ty dịch vụ Payroll khoản tiền tương ứng tổng tiền lương cần chuyển cho nhân viên vào mỗi đợt thanh toán.

Hình thức này thường áp dụng cho các vị trí công việc có khoản tiền lương ổn định hoặc công thức tính lương đơn giản. Chủ yếu là do số lượng người lao động nhiều chứ biến động tổng tiền lương không lớn.

Bên phía công ty dịch vụ sẽ:

• Tiếp nhận ký quỹ từ doanh nghiệp vào mỗi đợt tính lương

• Áp dụng công thức, tính toán tiền lương và so sánh với tổng tiền doanh nghiệp ký quỹ

• Báo cáo về doanh nghiệp nếu có sự chênh lệch quá nhiều so với tổng tiền ký quỹ (thường là chênh lệch ít hơn tổng lương thực tế)

• Đảm bảo tổng tiền ký quỹ tương thích với tổng tiền lương trước khi chuyển khoản cho từng nhân sự.

• Thiết lập báo cáo với đầy đủ chi tiết tính toán lương, chi tiết sao kê chuyển khoản gửi về cho doanh nghiệp.

3.4. Tạo và quản lý bảng lương và tài liệu khác liên quan

Tư vấn, tham mưu cho doanh nghiệp thiết lập bảng lương và các tài liệu liên quan đến lương một cách khoa học, dễ thống kê, dễ trích xuất.

Cập nhật thông tin bảng lương và các tài liệu chi tiết cho từng nhân sự

Trực tiếp quản lý, lưu trữ, sẵn sàng trích xuất ngay khi phát sinh nghiệp vụ liên quan.

Thiết lập bản lưu gửi về doanh nghiệp sau mỗi đợt thanh toán lương.

3.4. Báo cáo thuế và báo cáo tài chính liên quan đến lương

Cập nhật những quy định mới nhất về thuế, báo cáo tài chính về lương cho doanh nghiệp

Chủ động thu thập thông tin lương ở mọi vị trí công tác trong doanh nghiệp

Thiết lập báo cáo thuế, báo cáo tài chính đúng quy định pháp luật hiện hành.

4. Lựa chọn dịch vụ Payroll doanh nghiệp cần lưu ý điều gì? 

Các thông tin về dịch vụ Payroll đã được cập nhật, nhưng lựa chọn vẫn đòi hỏi nhiều sự cân nhắc. Để không phải chọn sai hình thức dịch vụ Payroll thì đây là 4 tiêu chí doanh nghiệp cần lưu ý:

4.1. Phạm vi dịch vụ doanh nghiệp cần hỗ trợ

Sử dụng lực lượng nội bộ vẫn đảm bảo mức độ kiểm soát tốt và tính chủ động cao. Tuy nhiên, nếu nguồn lực nội bộ không đủ, đầu tư nâng cao năng lực nội bộ quá tốn kém thì doanh nghiệp nên khách quan đánh giá những khía cạnh Payroll mà đội ngũ nội bộ khó lòng đáp ứng hoàn hảo.

Đó có thể là công tác Tính lương, trợ cấp mang tính thủ tục tốn khá nhiều thời gian lại đòi hỏi chính xác con số cao, hoặc có thể là công tác khấu trừ thuế với nhiều quy định pháp luật phức tạp. Mỗi doanh nghiệp sở hữu mỗi cái khó khác nhau nên không nhất thiết phải làm theo doanh nghiệp khác bạn nhé.

4.2. Chi phí trong phạm vi ngân sách cho phép

Các gói dịch vụ Payroll có thể “xé lẻ” theo thỏa thuận chứ không nhất thiết phải chọn dịch vụ trọn gói. Doanh nghiệp ở cương vị khách hàng nên hãy chủ động đưa ra những yêu cầu dịch vụ Payroll mà mình cần.

Phía công ty dịch vụ sẽ linh hoạt điều chỉnh và báo giá phù hợp cho từng hạng mục công việc. Nhờ vậy, tổng chi phí thuê dịch vụ Payroll sẽ được tiết kiệm đáng kể, lại đánh đúng trọng tâm nghiệp vụ mà tổ chức cần đến.

4.3. Quy trình triển khai dịch vụ Payroll

Ủy thác cho công ty dịch vụ thực hiện nhưng doanh nghiệp vần cần bố trí người tham gia kiểm soát. Không nhất thiết hàng ngày, hàng giờ ngồi kè kè theo người của công ty dịch vụ vì bây giờ chúng ta có công nghệ hỗ trợ mà.

Về phía công ty dịch vụ, những đơn vị chuyên nghiệp, có định hướng phát triển lâu dài cũng sẽ đầu tư nhiều ứng dụng, phần mềm hỗ trợ dịch vụ Payroll hiệu quả nhất. Doanh nghiệp khi thuê nên yêu cầu phía dịch vụ Payrol chia sẻ quy trình và cách thức triển khai dịch vụ trước khi quyết định lựa chọn.

4.4. Công ty dịch vụ Payroll uy tín

Thương hiệu ư, cũng quan trọng đó nhưng ưu tiên chú tâm hơn vẫn là những doanh nghiệp đã từng sử dụng dịch vụ của công ty dịch vụ Payroll đó.

• Nếu có những doanh nghiệp nào mà bạn quen biết, nên tham khảo ý kiến tư vấn của họ về chất lượng dịch vụ.

• Nếu doanh nghiệp nào cũng lạ, cũng khác ngành thì bạn nên sử dụng thử dịch vụ Payroll ở những khía cạnh đơn giản, hoặc trong thời gian ngắn (1 – 3 tháng) để tự kiếm chứng.

Tựu chung lại là đừng tin vào lời quảng cáo vì chắc chắn công ty dịch vụ nào cũng nói hay cho mình cả. Chỉ có kinh nghiệm và hiệu quả công việc thực tế mới thật sự đáng tin cậy.

Dịch vụ Payroll vừa giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí, công sức, vừa đảm bảo tính bảo mật thông tin về tiền lương và trợ cập. Với những ưu điểm này, Ms. Uptalent nhận thấy Payroll đích thực là một dịch vụ không thể thiếu trong chiến lược phát triển và quản trị nhân sự của đại đa số doanh nghiệp cả trong nước và quốc tế.

------------------------------------

HRchannels - Headhunter -  Dịch vụ tuyển dụng cao cấp

Hotline: 08. 3636. 1080
Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com
Website: https://hrchannels.com/
Địa chỉ: Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam

Nguồn ảnh: internet