Continuous Feedback Culture: Tầm quan trọng của văn hóa phản hồi trong phát triển doanh nghiệp

Để nâng cao cam kết gắn bó với tổ chức từ phía nhân viên, doanh nghiệp phải tạo dựng được một môi trường làm việc tích cực, nơi mà nhân viên không chỉ cảm thấy yên tâm làm việc mà còn thoải mái chia sẻ tương tác với quản lý. Continuous Feedback Culture chính là yếu tố cốt lõi giúp doanh nghiệp tạo dựng được điều này. Muốn hiểu rõ tầm quan trọng của văn hóa phản hồi trong doanh nghiệp lớn mạnh ra sao, mời bạn cùng theo dõi bài viết sau đây của Ms Upatalent.

1. Định nghĩa Continuous Feedback Culture

Continuous Feedback Culture – tạm dịch Văn hóa Phản hồi Liên tục – là văn hóa ở nơi làm việc, theo đó, các thành viên trong tổ chức đều được khuyến khích trao đổi, chia sẻ, hỏi đáp thông tin liên quan đến công việc với nhau một cách thường xuyên, chứ không chỉ giới hạn trong những buổi họp giao ban hay những đợt đánh giá thường niên.

Thông qua văn hóa phản hồi liên tục, doanh nghiệp mong muốn những vấn đề trong công việc sẽ được giải quyết nhanh chóng, thậm chí là ngay lập tức, tránh dây dưa gây nhiều hệ lụy không mong đợi. Bất kể đó là vấn đề mới hay đã từng xuất hiện thì việc trao đổi liên tục sẽ giúp nhân sự chia sẻ bí kíp cho nhau, cùng nhau suy nghĩ, cùng nhau chủ động giải quyết.

2. Dấu hiệu của doanh nghiệp sở hữu Continuous Feedback Culture (văn hóa phản hồi liên tục)

2.1. Tích cực trao đổi, chia sẻ và phản hồi

Trong mọi không gian, mọi thời gian, chỉ cần vấn đề liên quan đến công việc là nhân sự trong doanh nghiệp đều sẽ tiến hành trao đổi cùng đồng nghiệp, cùng Sếp để tìm hướng giải quyết ngay và luôn.

2.2. Đội ngũ nhân sự năng động, hoạt bát, tự tin

Phản hồi liên tục một khi đạt được định hướng tích cực thì ngoài việc giúp doanh nghiệp tăng hiệu suất, giảm rủi ro thì còn là cơ hội để từng nhân viên cải thiện kỹ năng mềm trong ứng xử nơi công sở và giải quyết tình huống. Nhờ vậy, nhân viên ở những doanh nghiệp có văn hóa phản  hồi liên tục sẽ có sự năng động, tự tin và tinh thần hợp tác cao.

2.3. Nâng cao hiệu quả hợp tác

Cấp trên và cấp dưới, người lớn tuổi và người nhỏ tuổi… đôi bên đều có thể trao đổi, phản hồi với nhau bằng sự hòa nhã, lịch sự, lễ phép chứ không bó hẹp phản hồi một chiều như kiểu chỉ có Sếp mới được phản hồi nhân viên. Đặc tính đa chiều này của Continuous Feedback Culture tạo nên nhiều cơ hội giao tiếp nên giữa quản lý với nhân viên có sự thấu hiểu, nâng cao hiệu quả hợp tác.

3. Lợi ích văn hóa phản hồi liên tục mang lại cho doanh nghiệp

Xây dựng và lan tỏa thành công văn hóa phản hồi liên tục, doanh nghiệp sẽ bớt rất nhiều gánh nặng trong việc:

3.1. Đảm bảo hiệu suất, tiến độ công việc

Vấn đề vừa phát sinh, nhân viên đã chủ động nhận thức và tiến hành phản hồi đến những cá nhân, bộ phận có liên quan để nhanh chóng khắc phục, chứ không trì trệ im lặng để cho vấn đề leo thang nguy hại. Khi quá trình phản hồi liên tục được triển khai hiệu quả ở cả chiều trao và chiều nhận thông tin, mỗi nhân viên sẽ ý thức cao về trách nhiệm công việc mà mình đảm trách, thúc đẩy sự cải tiến, đổi mới sáng tạo để chủ động nâng cao hiệu suất công việc.

3.2. Đào tạo kỹ năng nghiệp vụ

Học lý thuyết ở trường lớp đâu bằng học ngay từ chính thực tế công việc mỗi ngày. Chính vào những lúc vấn đề phát sinh, nhân viên mới hiểu được đâu là điểm mạnh mình cần phát huy, đâu là điểm yếu mình cần trao đổi để học hỏi từ kinh nghiệm của những đồng nghiệp khác. Cả lý thuyết và thực hành đều được áp dụng đồng loạt vào thực tiễn, nhớ sâu hơn, hiểu rõ hơn, vận dụng chuẩn xác hơn.

3.3. Duy trì phát triển nguồn nhân lực bền vững

Nhận được phản hồi tích cực đồng nghĩa bạn đang nhận được sự quan tâm, tin tưởng và tôn trọng từ đồng nghiệp trong tổ chức, bao gồm cả Sếp của bạn. Khi bản thân được coi trọng, công sức được ghi nhận, công việc được hỗ trợ nhiệt tình thì nhân viên sẽ chẳng để tâm nghĩ đến “chân trời mới” nào nữa.

3.4. Thích ứng nhanh biến động kinh doanh

Vấn đề vừa phát sinh, nhân viên đã chủ động trao đổi thông tin, phản hồi liên tục để tìm ra cách giải quyết trước. Khi vượt quá khả năng và quyền hạn, họ mới tìm đến những cấp lãnh đạo cao hơn. Có được đội ngũ nhân sự như vậy thì trước những biến động kinh doanh như hiện nay, lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp vẫn sẽ được duy trì tốt.

4. Bí kíp xây dựng thành công văn hóa phản hồi liên tục trong tổ chức

Lợi ích rất lớn nên mọi doanh nghiệp đều muốn xây dựng Continuous Feedback Culture, vậy nên tiếp theo đây sẽ là những kinh nghiệm hỗ trợ doanh nghiệp hiện thực hóa văn hóa công sở tuyệt vời nay:

4.1. Mở rộng phương thức giao tiếp

Nói về phản hồi thì trước đây phải sử dụng lời nói trực tiếp hoặc viết ra giấy, cách làm này khiến cho nhiều người lao động sẽ cảm thấy ngại nên thôi, không phản hồi nữa. May thay, thế giới công nghệ đã cho chúng ta rất nhiều phương thức mới mẻ, lại không tốn nhiều chi phí đầu tư:

• Gửi thư điện tử (email)

• Chat hoặc Video call qua Zalo, Facebook, Viber, Skype…

• Họp trực tuyến qua Zoom, Google Meet, Slack…

• Gửi số liệu phân tích bằng công cụ phân tích như Google Analytics, Power BI…

• Ứng dụng quản lý công việc nhóm như Asana, Trello… giúp phản hồi nhanh tình hình công việc

4.2. An tâm cởi mở trong giao tiếp

Cho phản hồi đó, nhưng phản hồi không đúng ý thì bị ghét, bị chỉ trích… Vậy thì còn ai mặn mà tham gia văn hóa phản hồi liên tục nữa. Để khắc phục điều này, ban lãnh đạo doanh nghiệp phải truyền thông để mọi nhân sự đều biết rằng phản hồi là cách để học hỏi, để đóng góp nên mới lần đầu phản hồi, chất lượng sẽ chưa cao, ai cũng sẽ có lần đầu như vậy nên không sao cả, lần hai rồi lần ba sẽ có sự cải thiện rõ rệt, quan trọng là chúng ta phải hành động.

4.3. Khởi sự từ phản hồi liên tục ở cấp bậc quản lý

Muốn nhân viên tin tưởng thực hiện phản hồi liên tục thì cấp quản lý phải là những tấm gương tiên phong. Sếp cũng sẽ có Sếp cao hơn, vậy thì các Sếp hãy cho nhân viên chúng em nhìn thấy văn hóa phản hồi liên tục mà các Sếp thực hiện đi. Nếu các Sếp làm tốt, làm đúng, phản hồi mang tính xây dựng cao thì không cần kêu gọi, nhân viên dưới quyền tự khắc theo đó mà áp dụng. Còn ngược lại, Sếp nhỏ phản hồi mà Sếp lớn khó chịu, rồi phản hồi lại qua loa cho có thì làm sao mà mở rộng Continuous Feedback Culture trong toàn doanh nghiệp được.

4.4. Thiết lập quy trình phản hồi rõ ràng

Nghe có vẻ cứng nhắc nhưng ở giai đoạn đầu xây dựng, nếu không có quy chuẩn ràng buộc mà để mọi thứ diễn ra theo cách của từng người, tin chắc chỉ trong thời gian ngắn “phong trào” Continuous Feedback Culture sẽ lắng xuống và chìm nghỉm luôn. Những quy chuẩn ràng buộc ở đây không phải là yêu cầu gì quá khắt khe, chủ yếu muốn mọi nhân sự phải kỷ luật hơn trong sự hợp tác, tránh việc người thì nhiệt tình còn người thì lề mề. Điển hình như việc quy định:

• Thời gian từ lúc tiếp nhận thông tin đến lúc đưa ra phản hồi là bao lâu?

• Chủ đề được khuyến khích trao đổi, phản hồi (tăng dần phạm vi theo thời gian)

• Nội dung phản hồi cho phép vượt cấp trong tình huống khó và khẩn cấp

• Cách trình bày thông tin phản hồi cụ thể, súc tích, dễ hiểu (nêu vài ví dụ minh họa)

• Công cụ liên lạc phản hồi được phép sử dụng thường xuyên

• Khung giờ nào và ai là người phụ trách tiếp nhận phản hồi…

Mục đích chung của những quy định này là nhằm tạo sự thuận lợi và an tâm cao nhất cho nhân viên khi họ cần tìm sự hỗ trợ trong công việc.

4.5. Lồng ghép kỹ năng phản hồi trong đào tạo

Không phải ai cũng dễ dàng diễn đạt thông tin về công việc và những khó khăn trong công việc một cách khéo léo và đầy đủ. Đây phải được xem là một kỹ năng mềm cần trau dồi, qua đó, doanh nghiệp cần lồng ghép nội dung đào tạo kỹ năng mềm này thông qua các khóa huấn luyện nội bộ, hoạt động ngoại khóa… để nhân viên có nhiều cơ hội thực hành, dần tự tin hơn trong giao tiếp phản hồi.

4.6. Đo lường hiệu quả phản hồi

Những phản hồi được khích lệ từ nội dung tích cực đến tốc độ phản hồi ngay tại thời gian vấn đề phát sinh, có như vậy giá trị của văn hóa phản hồi liên tục mới được phát huy tối đa. Để đo lường điều này, doanh nghiệp cần đặt ra mục tiêu rõ ràng cho nhân viên dựa trên chiến lược phát triển của tổ chức.

Khi nhân viên tiến hành phản hồi thì những phản hồi có khả năng giúp nhân viên hoàn thành những mục tiêu mà họ đã được doanh nghiệp giao phó thì đồng nghĩa họ đã ghi điểm. Điểm số bao nhiêu trong thang điểm đánh giá thì còn phụ thuộc vào mức độ hoàn thành mục tiêu mà nhân viên đạt được.


 

4.7. Khen thưởng nhân tố xuất sắc

Những nhân viên có thành tích phản hồi liên tục tốt cần được ghi nhận và khen thưởng vì họ chính là những nhân tố xuất sắc sẽ giúp doanh nghiệp lan tỏa tiếp giá trị Continuous Feedback Culture mang lại.

Sự nỗ lực của họ như tiếp thêm tinh thần cho những nhân sự khác trong tổ chức học tập và cải thiện dần khả năng phản hồi liên tục của mình, giúp cho tiến trình xây dựng Continuous Feedback Culture của doanh nghiệp được tiếp nối vững vàng.

4.8. Đưa văn hóa phản hồi vào tiêu chuẩn tuyển dụng

Văn hóa tích cực của doanh nghiệp muốn được duy trì và phát triển thì những nhân tố làm việc trong môi trường đó cũng phải sở hữu nền tảng phù hợp với văn hóa tích cực đó. Giai đoạn đầu hình thành Continuous Feedback Culture sẽ là sự thay đổi nhận thức, quan điểm của những con người đang làm việc trong doanh nghiệp. Sẽ có người hoàn toàn phù hợp cũng có người không thích hoặc miễn cưỡng áp dụng, doanh nghiệp buộc phải chấp nhận.

Nhưng khi văn hóa phản hồi liên tục đã đi vào quỹ đạo thì những nhân sự mới gia nhập vào tổ chức nên là những người có tố chất phù hợp và có khả năng hòa nhập nhanh với văn hóa này. Chính vì vậy, tiêu chuẩn tuyển dụng trong tương lai, doanh nghiệp cần nghiên cứu để đưa thêm yếu tố này vào nội dung phỏng vấn ứng viên.

Continuous Feedback Culture là văn hóa doanh nghiệp hiện đại, đóng góp to lớn về hiệu quả kinh doanh và hiệu quả quản lý nhân sự. Trọng tâm của quá trình xây dựng văn hóa phản hồi liên tục mà Ms Upatalent đề cập cốt lõi nằm ở sự đồng lòng tham gia và thay đổi hành vi từ cấp lãnh đạo đến từng nhân viên trong tổ chức. Môi trường giao tiếp cởi mở theo hướng tích cực không chỉ nâng cao hiệu suất làm việc ở hiện tại mà còn tăng khả năng thích ứng trong tương lai.

------------------------------------

 

HRchannels - Headhunter -  Dịch vụ tuyển dụng cao cấp
Hotline: 08. 3636. 1080
Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com
Website: https://hrchannels.com/
Địa chỉ: Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam

Nguồn ảnh: internet