Mô tả công việc của Trưởng phòng Xuất Nhập Khẩu

Trưởng phòng xuất nhập khẩu là vị trí mà bất cứ ai làm trong ngành xuất nhập khẩu đều mong muốn đạt đến. Đây là vị trí quản lý cao nhất tại phòng xuất nhập khẩu, lương và phúc lợi ở mức cao, nhưng kèm theo đó là trách nhiệm công việc nặng nề mà họ phải gánh vác. Mời bạn cùng HRchannels tìm hiểu công việc của trưởng phòng xuất nhập khẩu là gì để có thêm cái nhìn tổng quan trên con đường phấn đấu chinh phục vị trí này nhé !

I. Yêu cầu đối với ứng viên trưởng phòng xuất nhập khẩu

Yêu cầu tuyển dụng chính là yếu tố “cần” mà ứng viên phải đáp ứng hoàn hảo trước khi nộp đơn ứng tuyển. Với vị trí trưởng phòng xuất nhập khẩu, những yêu cầu tuyển dụng cũng chính là nền tảng hỗ trợ hoàn hảo cho những nhiệm vụ công việc mà ứng viên trúng tuyển sẽ phải đảm nhận

1. Trình độ chuyên môn

Do nhu cầu giao thương hàng hóa ngày càng phát triển nên số lượng ngành và trường chuyên đào tạo xuất nhập khẩu ngày một tăng. Đây là một lợi thế lớn cho những ai yêu thích ngành này.

Tốt nghiệp đại học chuyên ngành kinh tế, quản trị kinh doanh, marketing, xuất nhập khẩu… đều đủ điều kiện ứng tuyển. Nếu ứng viên có bằng thạc sĩ sẽ có lợi thế hơn những ứng viên khác.

Ngoại ngữ Anh, Hoa, Nhật, Hàn… được tìm thấy nhiều nhất trong các bản tin tuyển dụng trưởng phòng xuất nhập khẩu, trong đó tiếng Anh vẫn được ưu ái hơn.

Thành thạo những phần mềm tin học văn phòng và một số phần mềm khai báo hải quan trực tuyến chính là điều kiện không thể thiếu.

2. Kinh nghiệm làm việc

Trưởng phòng xuất nhập khẩu phải là người có kinh nghiệm chuyên sâu, từng trải qua nhiều công đoạn trong quá trình hoàn thành việc xuất nhập khẩu một lô hàng. Do vậy, tùy vào quy mô doanh nghiệp, kinh nghiệm làm việc yêu cầu có thể là 05 năm, 08 năm hay 10 năm ở cùng vị trí, trong cùng ngành hàng hoặc tương đương với ngành hàng mà nhà tuyển dụng đang sản xuất kinh doanh.


>>>> Xem thêm: Những tố chất cần có ở Trưởng phòng xuất nhập khẩu giỏi

3. Một số yêu cầu khác

Trung thực, chịu áp lực công việc cao

Có khả năng tư duy, lãnh đạo và đàm phán tốt.

II. Mô tả công việc trưởng phòng xuất nhập khẩu

Dưới đây là những công việc trưởng phòng xuất nhập khẩu phải đảm nhận tại vị trí nhiều quyền lợi và cũng nhiều thách thức này

1. Đàm phán, thương lượng trong và ngoài nước

Trưởng phòng xuất nhập khẩu cần tìm hiểu luật pháp xuất nhập khẩu tại Việt Nam, tại quốc gia của khách hàng và cả những điều lệ giao thương quốc tế. Bởi lẽ, bạn sẽ là người trực tiếp trao đổi, đàm phán với đối tác các vấn đề liên quan đến

• Mẫu mã, giá thành

• Yêu cầu chất lượng

• Tiến độ giao hàng

• Những điều khoản bồi thường hợp đồng…

2. Kiểm soát quá trình hoàn thành đơn hàng

• Tiến độ thực hiện hàng hóa xuất nhập khẩu

• Cập nhật báo cáo chất lượng từ KCS ( kiểm soát chất lượng sp)

• Tiến trình giao hàng / nhận hàng từ đối tác theo từng giai đoạn

Tất cả đều phải có sự kiểm soát trực tiếp hoặc ủy thác kiểm soát từ trưởng phòng xuất nhập khẩu. Mọi sai sót dù nhỏ cũng có thể khiến phát sinh trách nhiệm và gây thiệt hại cho doanh nghiệp.

3. Hoàn tất thủ tục xuất nhập khẩu

Phân bổ nhiệm vụ hoàn thành từng thủ tục trong chuỗi quy trình xuất nhập khẩu cho nhân viên, đội nhóm. Trưởng phòng xuất nhập khẩu phải trực tiếp kiểm tra, chịu trách nhiệm về sự chuẩn xác, thậm chí, một số thủ tục phải trực tiếp hoàn thành

• Hợp đồng mua bán với đối tác

• Vận đơn vận chuyển hàng hóa

• Chứng từ xuất nhập khẩu đặc thù của ngành hàng

• Thủ tục ký kết, thanh toán đơn hàng theo hình thức đã thỏa thuận

• Thủ tục giao nhận hàng hóa, ký kết rõ ràng theo đúng điều khoản mua bán quốc tế.

>>> Có thể bạn quan tâm: 12 câu hỏi phỏng vấn Trưởng phòng xuất nhập khẩu thông dụng nhất

4. Tiếp nhận, thiết lập, triển khai kế hoạch hoạt động cho phòng xuất nhập khẩu

Từ những thông tin hàng hóa xuất nhập khẩu từ ban giám đốc, trưởng phòng xuất nhập khẩu sẽ phân tích, đánh giá tính khả thi và hiệu quả mang lại.

Trên cơ sở kế hoạch đã được phê duyệt, việc triển khai

• Chi tiết công việc trong từng giai đoạn

• Bố trí nhân sự phụ trách

• Kiểm tra giám sát, cập nhật báo cáo từ đội nhóm chuyên trách

• Phát hiện và xử lý kịp thời những vấn đề phát sinh

• Đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên cũng như sự phối hợp, hỗ trợ trong tập thể phòng ban.

đều nằm trong trách nhiệm của trưởng phòng xuất nhập khẩu.

5. Báo cáo với ban lãnh đạo

Trưởng phòng xuất nhập khẩu là người chịu trách nhiệm cao nhất trước ban giám đốc về mọi vấn đề liên quan đến quy trình xuất nhập khẩu tại doanh nghiệp. Những công việc liên quan đến cập nhật tình hình, giải trình và chịu trách nhiệm xử lý đều sẽ do trưởng phòng trực tiếp thực hiện, cụ thể:

• Tổng hợp báo cáo từ đội nhóm, xây dựng báo cáo định kỳ gửi ban giám đốc.

• Trực tiếp thuyết trình, giải trình những sự cố và đề ra hướng giải quyết.

• Chịu trách nhiệm phân rõ trách nhiệm sai phạm, tỷ lệ bồi thường và báo cáo với lãnh đạo.

>>> Đọc thêm: Nhiệm vụ, chức năng và trách nhiệm của Trưởng phòng xuất nhập khẩu

6. Xây dựng môi trường làm việc đoàn kết, nỗ lực phấn đấu trong phòng ban

Là đầu tàu của phòng xuất nhập khẩu, trưởng phòng phải đảm bảo môi trường làm việc thật sự gắn kết, hiệu quả và có sự đồng lòng vì sự phát triển chung của doanh nghiệp. Muốn vậy thì trưởng phòng phải :

• Giải quyết mâu thuẫn nội bộ phải công bằng, khách quan và cẩn trọng

• Phối hợp cùng phòng nhân sự xây dựng thang điểm đánh giá KPI sát thực tế và có tính khích lệ nhân viên

• Đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên công tâm, minh bạch, tối thiểu sai lệch, nếu không sẽ gây ra sự bất mãn.

• Đề xuất ban lãnh đạo khen thưởng cá nhân và phòng ban kịp thời

• Chia sẻ những khó khăn, thiệt hại cùng nhân viên trong phòng ban, đảm bảo mọi người đều an tâm làm việc

Có thể thấy, công việc của trưởng phòng xuất nhập khẩu không đơn thuần chỉ là công việc, đó còn là cách đối nhân xử thế, sự linh hoạt dung hòa lợi ích giữa doanh nghiệp và nhân viên. Theo HRchannels, đây là một trong những công việc luôn thôi thúc sự học hỏi, rèn luyện không ngừng. Thành công sẽ đến với những ai biết nỗ lực cho chính mình và cho cả tập thể.

------------------------------------

HRchannels - Headhunter -  Dịch vụ tuyển dụng cao cấp

Hotline: 08. 3636. 1080
Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com
Website: https://hrchannels.com/
Địa chỉ: Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam

Nguồn ảnh: internet