Công việc của phòng quản lý chất lượng là gì?

Phòng quản lý chất lượng là bộ phận có trách nhiệm thực hiện công tác kiểm tra, kiểm soát chất lượng của tất cả các giai đoạn trong quá trình sản xuất. Hoạt động quản lý chất lượng này bắt đầu từ việc kiểm soát nguyên liệu, vật tư đầu vào để loại bỏ những nguyên liệu, vật tư kém chất lượng; cho đến kiểm soát chất lượng sản phẩm đầu ra, đảm bảo không để các sản phẩm kém chất lượng xuất ra thị trường.

Xem thêm >>>> Việc làm Quản lý chất lượng (QA / QC) lương $1000+

Trong vai trò của mình, phòng quản lý chất lượng thường thực hiện các công việc chính sau đây:

1. Lập kế hoạch kiểm tra chất lượng

Để quá trình quản lý chất lượng diễn ra thuận lợi, nhất quán, thì trước tiên phòng quản lý chất lượng cần lập kế hoạch kiểm tra cụ thể. Kế hoạch kiểm tra cần trình bày rõ các đặc trưng mang tính định lượng cần kiểm nghiệm, đồng thời còn thể hiện phương pháp kiểm tra và cách thức lập hồ sơ kiểm tra. Việc kiểm tra được thực hiện từ lúc nhập kho nguyên vật liệu, trong quá trình sản xuất và kiểm tra lần cuối trước khi sản phẩm được xuất kho.

Kiểm tra đầu vào nhằm đảm bảo chất lượng của các nguyên vật liệu dùng cho sản xuất. Khi kiểm tra nhập kho cần kiểm tra chủng loại, số lượng và chất lượng của các sản phẩm được mua từ các nhà cung cấp.

Kiểm tra giữa quy trình sản xuất sẽ được thực hiện khi quá trình sản xuất đang diễn ra. Nếu như cần thực hiện kiểm tra sau công đoạn sản xuất nào đó, thì phải được thể hiện rõ trong kế hoạch kiểm tra. Kế hoạch kiểm tra cũng phải thể hiện rõ yêu cầu về trình độ của người thực hiện việc kiểm tra. Toàn bộ các kết quả kiểm tra đều được lập thành văn bản.

Sản phẩm trước khi được giao tới tay khách hàng cần được kiểm tra một lần cuối, để đảm bảo không có bất cứ lỗi sai hỏng nào.


>>> Xem thêm: QC là gì? Tất tần tật thông tin về ngành QC

2. Hướng dẫn các bộ phận liên quan thực hiện việc kiểm tra

Phòng quản lý có trách nhiệm hướng dẫn cho các bộ phận có liên quan hiểu rõ và áp dụng thuần thục các tài liệu quản lý chất lượng, bao gồm: quy trình, quy định, biểu mẫu, biên bản…. Đồng thời trực tiếp chỉ đạo, đôn đốc các bộ phận thực hiện theo như các chỉ dẫn trong tài liệu.

3. Kiểm soát các công đoạn của quá trình sản xuất

Thường xuyên kiểm tra, giám sát các công đoạn của quá trình sản xuất để kịp thời phát hiện ra các lỗi sai hỏng của sản phẩm để kịp thời sửa chữa. Thực tế cho thấy nếu các sai hỏng được phát hiện sớm sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được rất nhiều chi phí. Ngược lại, nếu để các sản phẩm sau khi được xuất đi tiêu thụ rồi mới phát hiện lỗi sai hỏng sẽ khiến doanh nghiệp phải tiến hành thu hồi sản phẩm. Khi đó không những gây tốn kém nhiều chi phí mà còn gây tổn hại đến uy tín của doanh nghiệp.

Vì thế, tại mỗi công đoạn của quá trình sản xuất, phải tránh xảy ra lỗi, khi đó chất lượng sản phẩm sau cùng mới hoàn hảo được. Hoạt động sản xuất luôn đề cao tiêu chí làm đúng ngay từ đầu, tránh được các lỗi sai hỏng sẽ tốt hơn phải sửa lỗi.


>>>> Có thể bạn quan tâm: Vai trò của Phòng quản lý chất lượng

4. Quản lý, lưu trữ các hồ sơ, tài liệu liên quan hoạt động quản lý chất lượng

Phòng quản lý chất lượng cần lưu trữ toàn bộ các hồ sơ, tài liệu liên quan đến việc mua nguyên vật liệu, kiểm tra và nghiệm thu sản phẩm. Có biện pháp quản lý các tài liệu này một cách khoa học và hợp lý. Điều này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi, quản lý chất lượng cũng như thuận lợi cho việc nghiên cứu và tra cứu sau này.

5. Lập báo cáo kiểm tra chất lượng

Trong khi tiến hành kế hoạch kiểm tra chất lượng, nếu có phát hiện điều bất thường cần nhanh chóng ghi nhận và lập báo cáo gửi đến Ban giám đốc cũng như các bộ phận có liên quan. Từ các báo cáo này, cùng họp bàn để tìm ra biện pháp xử lý kịp thời và hiệu quả nhất. Chỉ khi các lỗi sai hỏng được phát hiện và xử lý kịp thời thì chất lượng sản phẩm đầu ra của doanh nghiệp mới được đảm bảo.

6. Lập báo cáo kết quả khắc phục các lỗi sai hỏng

Sau khi các lỗi sai hỏng đã được khắc phục, phòng quản lý chất lượng cần lập báo cáo trình bày rõ kết quả đạt được cho Ban giám đốc nắm rõ. Bên cạnh đó còn phải đưa ra được phương án phòng ngừa các rủi ro có thể phát sinh trong quá trình sản xuất và kiểm tra chất lượng sản phẩm.


>>> Bạn xem thêm: Trưởng phòng quản lý chất lượng: Nhiệm vụ, Chức năng & Trách nhiệm

7. Truyền tải thông tin về tình hình chất lượng sản phẩm

Phòng quản lý chất lượng chính là kênh liên lạc quan trọng với bộ phận chăm sóc khách hàng trong việc truyền tải và cung cấp các thông tin về tình hình chất lượng sản phẩm. Các thông tin này cần được truyền tải một cách rõ ràng, đầy đủ, chính xác và nhanh chóng nhất.

8. Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Ban giám đốc

Ngoài các công việc liên quan hoạt động kiểm soát chất lượng sản phẩm, phòng quản lý chất lượng còn thực hiện các nhiệm vụ phù hợp với chuyên môn khác theo sự phân công của Ban giám đốc.

------------------------------------

HRchannels - Headhunter -  Dịch vụ tuyển dụng cao cấp

Hotline: 08. 3636. 1080
Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com
Website: https://hrchannels.com/
Địa chỉ: Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam

Nguồn ảnh: internet