Công việc chuyên viên mua hàng gồm những gì?

Chuyên viên mua hàng là người có trách nhiệm quản lý toàn bộ hoạt động mua sắm hàng hóa hoặc dịch vụ để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nhiệm vụ của họ là đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra liên tục và đạt hiệu quả cao nhất.

Để hiểu rõ hơn công việc của chuyên viên mua hàng gồm những gì, bạn đọc có thể tham khảo bài viết sau đây.

Công việc của chuyên viên mua hàng

1. Lập kế hoạch mua hàng

Sau khi nhận được yêu cầu mua hàng từ bộ phận có nhu cầu, chuyên viên mua hàng tiến hành phân tích, xác định rõ các yêu cầu cụ thể của mặt hàng cần mua: chủng loại, màu sắc, thành phần, kích thước, thông số kỹ thuật,…để lập kế hoạch và xác định các ưu tiên liên quan đến hoạt động mua hàng.

Kế hoạch mua hàng cần đảm bảo cung cấp đủ các sản phẩm, hàng hóa, trang thiết bị,… cần thiết cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Trách nhiệm của chuyên viên mua hàng là phải đánh giá kỹ lưỡng kế hoạch mua hàng và quản lý quá trình lựa chọn nhà cung cấp, quản lý việc truyền tải thông tin và cung cấp các văn bản cần thiết cho nhà cung cấp.

2. Tìm kiếm, lựa chọn nhà cung cấp phù hợp

Với những mặt hàng đã mua nhiều lần trước đó, chuyên viên mua hàng sẽ liên hệ với nhà cung cấp trước đó để đặt hàng. Việc này giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian do không phải bàn bạc, đàm phán nhiều về giá cả hay các điều kiện mua hàng kèm theo. Tuy nhiên, chuyên viên mua hàng cũng nên kiểm tra giá từ các nhà cung cấp khác để nắm bắt giá trên thị trường, cũng như mở rộng thêm nguồn cung hàng hóa, không để phụ thuộc  vào một nguồn cung duy nhất.

Với những mặt hàng mới mua lần đầu, chuyên viên mua hàng cần lập bảng kê chi tiết các loại hàng hóa cần mua, có kèm theo đặc tính và các yêu cầu đến nhà cung cấp, để họ báo giá. Sau đó tiến hành phân tích, so sánh giữa các nhà cung cấp, kiểm tra hàng mẫu xem có đạt yêu cầu hay không trước khi đưa ra quyết định đặt hàng.

Các chuyên viên mua hàng cần lập một danh sách các nhà cung cấp tiềm năng để luôn chủ động trong việc điều tiết nguồn cung sản phẩm, hàng hóa.

3. Thực hiện quá trình mua hàng

Sau khi đã lựa chọn được nhà cung cấp, tiến hành thương lượng, thỏa thuận các điều kiện hợp đồng và tiến hành ký kết hợp đồng. 


>>> Xem thêm: Kỹ năng cần thiết của một chuyên viên mua hàng

Chuyên viên mua hàng có trách nhiệm theo dõi tiến độ giao hàng, kiểm tra số lượng và chất lượng hàng hóa khi nhận có đạt yêu cầu hay không. Khi phát hiện hàng không đạt yêu cầu cần có biện pháp xử lý kịp thời.

Với những lô hàng đã được bàn giao đạt yêu cầu, chuyên viên mua hàng sẽ lập hồ sơ thanh toán để thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp. 

Thực hiện việc cung ứng hàng hóa đến các bộ phận có nhu cầu hoặc cho lưu kho với những hàng hóa chưa dùng đến.

Toàn bộ các hồ sơ, tài liệu liên quan đến hoạt động mua hàng cần được quản lý, lưu trữ đầy đủ, khoa học, đảm bảo dễ dàng tra cứu khi cần. 

Trong suốt quá trình thực hiện đơn hàng, chuyên viên mua hàng có trách nhiệm theo dõi đơn đặt hàng, kiểm tra lịch trình sản xuất, thời gian giao hàng và kiểm soát chi phí mua hàng. Các đơn hàng cần được cập nhật liên tục cho đến khi hoàn thành. Sau mỗi lần nhập hàng cần tiến hành đánh giá hiệu quả đạt được để rút kinh nghiệm cho những lần nhập hàng sau. Đặc biệt, chuyên viên mua hàng cần đảm bảo các điều khoản trên hợp đồng được tuân thủ, đồng thời cần lập báo cáo kết quả hoạt động mua hàng cho các cấp quản lý.

4. Thực hiện các công việc khác

Định kỳ, chuyên viên mua hàng cần tiến hành đánh giá các nhà cung cấp nhằm góp phần củng cố và phương án giảm chi phí từ các nhà cung cấp.

Xử lý các loại chứng từ thanh toán và chuyển cho bộ phận kế toán quản lý, lưu trữ.

Lập các báo cáo công việc theo quy định, tham gia các cuộc họp bộ phận và đưa ra những ý tưởng, đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả công việc của bộ phận.

Tham gia các chương trình đào tạo để cập nhật kiến thức mới và các nghiệp vụ chuyên môn trong lĩnh vực thu mua. 

Chủ động tìm kiếm các cơ hội và nỗ lực thực hiện công việc để đạt được hiệu quả tốt nhất.

Thực hiện các công việc khác khi nhận được yêu cầu từ các cấp quản lý.


>>>> Có thể bạn quan tâm: 10 câu hỏi phỏng vấn chuyên viên mua hàng hay nhất

Những kiến thức và kỹ năng cần thiết mà chuyên viên mua hàng nào cũng phải có

Mặc dù công việc của một chuyên viên mua hàng không có những yêu cầu quá khắt khe về kiến thức chuyên môn. Tuy nhiên, để thành công trong vai trò công việc này, bạn cần có những kinh nghiệm nhất định trong việc tìm kiếm nguồn hàng, đàm phán giá cả với nhà cung cấp và các kiến thức thực tế khác liên quan đến thông tin các loại sản phẩm, hàng hóa doanh nghiệp cần cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Khi đó bạn mới có thể đảm bảo việc tối ưu hóa các khoản chi phí mua hàng cho doanh nghiệp.

Để trở thành một chuyên viên mua hàng thành công, bạn cần sở hữu các kỹ năng như: giao tiếp, đàm phán, quản lý tài chính, quản lý hợp đồng, khả năng sáng tạo, luôn chủ động tiếp thu những kiến thức mới và có hiểu biết về thị trường.

------------------------------------

HRchannels - Headhunter -  Dịch vụ tuyển dụng cao cấp

Hotline: 08. 3636. 1080
Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com
Website: https://hrchannels.com/
Địa chỉ: Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam

Nguồn ảnh: internet