Công nghệ giúp gì cho việc tối ưu hoạt động nhân sự?

Sự phát triển của thế giới công nghệ đã tạo nên những bước đột phá mạnh mẽ trong hoạt động quản lý nguồn nhân lực. Tiết kiệm chi phí hơn, hiệu quả nâng cao hơn chính là những phản hồi tích cực từ nhiều chủ doanh nghiệp sau quá trình cải tiến. Vậy cụ thể công nghệ đã giúp gì cho việc tối ưu hoạt động nhân sự? Câu trả lời sẽ có trong bài viết mà Ms. Uptalent sắp chia sẻ đến bạn hôm nay.

MỤC LỤC:
1. Vai trò của công nghệ trong hoạt động quản lý tổ chức
   1.1. Thiết lập kho dữ liệu nhân sự lớn
   1.2. Tối ưu không gian quản lý nhân sự
   1.3. Mở rộng kết nối doanh nghiệp và người lao động
   1.4. Xây dựng môi trường gắn kết nhân viên
   1.5. Nâng cao hiệu suất quản lý
   1.6. Hoàn thiện quy trình tuyển dụng chuyên nghiệp
   1.7. Phát huy tính công bằng
2. Sử dụng công nghệ trong quản lý nhân sự như thế nào?
3. Lợi ích công nghệ mang lại trong việc tối ưu hoạt động nhân sự doanh nghiệp
   3.1. Đối với người lao động
   3.2. Đối với người sử dụng lao động

1. Vai trò của công nghệ trong hoạt động quản lý tổ chức 

1.1. Thiết lập kho dữ liệu nhân sự lớn 

Khi chưa có công nghệ hỗ trợ, việc lưu trữ dữ liệu đều do nhân sự phụ trách tự lựa chọn, thiếu tính đồng nhất, khó tiếp nối kế thừa ở những thế hệ quản lý nhân sự sau. Thông qua những tài nguyên lưu trữ khoa học, dung lượng lớn, độ an toàn bảo mật cao mà công nghệ cung cấp, việc thiết lập và lưu trữ dữ liệu nhân sự lên đến hàng thập kỷ không còn là vấn đề nan giải nữa.

1.2. Tối ưu không gian quản lý nhân sự 

Dựa trên nền tảng mạng Internet và những ứng dụng quản lý nhân sự trực tuyến, mọi hoạt động quản lý nhân sự (tiền lương, phúc lợi, nhân tài…) của tổ chức được phép triển khai ở mọi không gian, thời gian chỉ với những thiết bị kết nối mạng nhỏ gọn như smartphone, laptop…

1.3. Mở rộng kết nối doanh nghiệp và người lao động 

Những nền tảng kết nối việc làm như trang web tuyển dụng trực tuyến, mạng xã hội tuyển dụng, diễn đàn hội nhóm tìm việc… sẽ giúp nhà tuyển dụng và người tìm việc dễ dàng kết nối và hợp tác dù cách xa nhau cả nửa vòng trái đất.

1.4. Xây dựng môi trường gắn kết nhân viên 

Các ứng dụng trực tuyến từ cá nhân đến quản lý đội nhóm trong tổ chức đã và đang mang lại không gian trò chuyện miễn phí giúp cho việc giao lưu, gắn kết giữa những các nhân sự được cải thiện đáng kể.

1.5. Nâng cao hiệu suất quản lý 

Mấu chốt chính là nhờ tính năng liên kết, tiếp nhận và phản hồi vấn đề ngay lập tức đã giúp quá trình giải quyết công việc được đẩy nhanh tiến độ, giảm thiểu sự chậm trễ và những phát sinh tổn thất.

>>> Bạn có thể quan tâm: Giảm thiểu chi phí và tối ưu hiệu quả nhân sự?

1.6. Hoàn thiện quy trình tuyển dụng chuyên nghiệp 

Ngoài việc cung cấp các tính năng thu thập dữ liệu, phân tích, lưu trữ, sàng lọc, công nghệ còn giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả đạt được sau một kỳ tuyển dụng. Từ đó những cái chưa tốt được khắc phục, cái tốt được phát huy, sớm hoàn thiện quy trình tuyển dụng chất lượng mang tính đặc thù cao.

1.7. Phát huy tính công bằng 

Để khích lệ nhân viên an tâm nỗ lực làm việc thì các quy định cần được áp dụng công bằng, minh bạch. Muốn vậy, doanh nghiệp phải theo dõi sát sao quá trình tuân thủ quy định của từng nhân viên, và điều này đang được công nghệ hỗ trợ rất hiệu quả với chi phí và nguồn lực siêu tiết kiệm.

2. Sử dụng công nghệ trong quản lý nhân sự như thế nào? 

2.1. Quản lý thông tin nhân sự

Hoạt động quản lý nhằm mục đích hỗ trợ, giúp đỡ nhân viên phát huy hết năng lực chuyên môn của từng nhân sự, thúc đẩy quá trình hoàn thành các mục tiêu trong chiến lược phát triển. Trước đây, mỗi người mỗi cách quản lý, đến khi cần tổng hợp thì phải mất rất nhiều thời gian để tổng hợp dữ liệu, khi dữ liệu không trùng khớp lại phải đi tìm đồng nghiệp, đối chiếu, chỉnh sửa.

Bằng các phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp, các quy trình quản lý tuyển dụng, quản lý tiền lương, quản lý nhân tài đều được thiết lập một cách đồng bộ khoa học, cho phép các cấp quản lý đều có thể truy cập, nắm bắt và bổ sung dữ liệu chuẩn xác.

Các dữ liệu liên kết trên hệ thống chung, khi một phòng ban cần một phần dữ liệu từ phòng ban khác, chỉ cần được phân quyền truy cập là người quản lý đã có thể trích xuất dữ liệu ngay lập tức. Không phải chờ đợi, không lo dữ liệu sai lệch hoặc chồng chéo, không sợ lộ thông tin, dễ dàng phân định trách nhiệm.

2.2. Quản lý gắn kết nhân viên

Thu hút nhân tài đã khó, giữ chân nhân tài các khó hơn, chính vì vậy, nhu cầu sử dụng các ứng dụng gắn kết nhân viên cùng tổ chức ngày càng được chú trọng. Trong các ứng dụng này, nhà lập trình đã nghiên cứu và định hình nhiều chiến lược giữ chân nhân viên gắn bó cùng doanh nghiệp thông qua việc gắn bó cùng công việc và sự thăng tiến theo chuyên môn từng người.

Nội dung ứng dụng cho phép:

• Doanh nghiệp đăng bài chia sẻ, bình luận và hồi đáp nhân viên

• Nhân viên phản hồi, bày tỏ suy nghĩ công khai hoặc trao đổi riêng

• Cài đặt lịch hẹn họp giao ban, hẹn trả lời thắc mắc của nhân viên…

• Tạo lời chúc mừng sinh nhật, gửi thiệp khen thưởng, gửi thông báo nội bộ…

2.3. Quản lý hiệu suất hoạt động

Giám sát tốt hiệu suất làm việc của nhân viên không chỉ giúp nhân viên ý thức hơn về trách nhiệm công việc, mà còn giúp người quản lý thuận lợi hỗ trợ nhân viên phòng rủi ro và giải quyết vấn đề kịp thời.

Công nghệ quản lý hiệu suất công việc đều có tính năng:

• Tương tác nhanh, nhờ vậy, nhân viên có thể trao đổi nhanh với cấp quản lý hoặc đồng nghiệp, tiết kiệm thời gian di chuyển, cũng không phải ngại ngùng khi mặt đối mặt với Sếp.

• Cập nhật liên tục thông tin triển khai công việc của nhân viên giúp cho việc phân tích điểm yếu, điểm mạnh trở nên dễ dàng hơn

• Sàng lọc những yếu tố nghiệp vụ, kỹ năng nhân viên cần cải thiện, từ đó bố trí chương trình huấn luyện phù hợp

• Thiết lập danh sách nhân sự giỏi tạo nguồn ứng viên nội bộ cho việc đề bạt sau này…

2.4. Quản lý tuyển dụng

Công nghệ mang đến thách thức cho công tác tuyển dụng nhưng cũng cung cấp giải pháp để tạo lợi thế trong thách thức cho các doanh nghiệp. Cụ thể chính là các phần mềm quản lý nhân sự tích hợp nhiều tính năng:

• Soạn tin tuyển dụng và đăng trên các nguồn cung ứng viên

• Tự động thu thập dữ liệu hồ sơ ứng viên nộp theo các mục dữ liệu đã thiết lập

• Tìm kiếm, sàng lọc ứng viên đạt chuẩn theo các tiêu chí tùy chọn

• Lên danh sách câu hỏi và thang điểm đánh giá

• Đánh giá tự động và cung cấp kết quả phỏng vấn ngay lập tức…

Toàn bộ tính năng này tạo nên một quy trình tuyển dụng liền mạch, khoa học, phân công nhiệm vụ rõ ràng và đồng bộ trên một nền tảng duy nhất. Nhờ vậy năng suất và chất lượng tuyển dụng đúng người đúng việc nâng cao đáng kể.

2.5. Quản lý truy cập tài liệu

Những nhân viên trong tổ chức cũng cần được biết và kiểm soát những nội dung liên quan đến quyền lợi của họ, chẳng hạn như:

• Số ngày phép còn lại trong năm

• Doanh số tiêu thụ trong tuần

• Chi tiết đóng Bảo hiểm xã hội đến thời điểm hiện tại…

Cung cấp cho nhân viên những dữ liệu này giúp cho hoạt động quản lý nhân sự trở nên minh bạch, ít phát sinh tranh chấp, nhưng dễ vướng vấn đề bảo mật và an toàn thông tin. Những lo nghĩ này đã được công nghệ với hệ thống lưu trữ đám mây giải quyết thay doanh nghiệp. Ngoài kho dữ liệu lưu trữ khổng lồ, công nghệ quản lý tài liệu còn cung cấp tính năng:

• Đăng nhập truy cập ở bất cứ đâu có kết nối Internet, ở bất cứ thời gian nào mà bạn cần tài liệu.

• Phân quyền truy cập cho từng nhân viên, có người chỉ được xem, có người được xem và chỉnh sửa. Mọi thao tác đều sẽ được ghi lại lịch sử rõ ràng theo tài khoản truy cập.

• Bảo vệ dữ liệu không bị mất ngay cả khi hệ thống gặp sự cố virus. Công nghệ lưu trữ đám mây sẽ giúp phục hồi đầy đủ nhanh chóng.

3. Lợi ích công nghệ mang lại trong việc tối ưu hoạt động nhân sự doanh nghiệp 

3.1. Đối với người lao động 

3.1.1. Cải thiện tốc độ hoàn thành công việc

Nhờ khả năng liên kết dữ liệu khoa học, nhờ ứng dụng kết nối giữa các nhân sự và các phòng ban tiên tiến mà tổng thời gian hoàn thành nhiệm vụ của nhân viên được rút ngắn, có thể xử lý công việc từ xa. Số lượng việc giải quyết nhiều hơn, nâng cao khả năng đa nhiệm và cơ hội học hỏi thăng tiến.

3.1.2. Tiếp nhận đào tạo hiệu quả

Những chương trình, tài liệu đào tạo nghiệp vụ đều được tích hợp trên hệ thống mạng nội bộ của doanh nghiệp. Người lao động có thể đăng ký và học tập vào bất cứ thời gian nào bản thân rảnh rỗi, kiểm tra cuối khóa thì mới phải tập trung. Như vậy, nhân viên vừa không lo ảnh hưởng tiến độ công việc, vừa yên tâm cập nhật nghiệp vụ theo yêu cầu của tổ chức.

3.1.3. Nâng cao sự thấu hiểu giữa nhân viên và lãnh đạo

Nhân viên đôi khi ngại tiếp cận nói chuyện trực tiếp với cấp trên, hoặc không biết khi nào Sếp rảnh để trình bày. Nhờ ứng dụng liên lạc trực tuyến, việc trao đổi, phản hồi và thấu hiểu lẫn nhau giữa các cấp bậc trong tổ chức được triển khai nhanh gọn, chuẩn xác, tiết kiệm thời gian.

3.2. Đối với người sử dụng lao động 

3.2.1. Chủ động trong công tác quản lý

Các ứng dụng quản lý nhân sự trực tuyến ngoài khả năng thu thập dữ liệu liên tục và tự động, còn mở rộng không gian, thời gian tiếp cận dữ liệu của người quản lý. Qua đó sự tiện ích được nâng cao, các vấn đề nhân sự có thể xử lý tức thời từ xa thông qua không gian mạng, không cần phải di chuyển đến văn phòng như trước nữa.

3.2.2. Thuận lợi cải tiến chất lượng hoạt động

Hiệu quả làm việc của nhân viên sẽ luôn đi kèm những phản hồi từ khách hàng, tất cả đều được hệ thống quản lý hiệu suất hoạt động ghi nhận với những đánh dấu tốt, chưa tốt, cần cải thiện gấp… Người quản lý chỉ cần vài cú nhấp chuột sàng lọc đơn giản là có thể nắm bắt ngay những vấn đề chưa hiệu quả và lên kế hoạch cải thiện ngay chứ không cần đợi đến khi kết thúc dự án mới phát hiện ra.

3.2.3. Tiết kiệm thời gian xử lý việc giấy tờ

Phân quyền cho nhân viên tự truy xuất dữ liệu là một minh chứng cụ thể cho khả năng tiết kiệm thời gian giải quyết những việc mang tính thủ tục, giấy tờ cho cấp bậc quản lý trong doanh nghiệp. Lịch sử ai đã truy cập và truy cập nội dung gì vẫn được ghi nhận và kiểm soát hiệu quả.

3.2.4. Phát triển giá trị thông tin phân tích

Khi cần phân tích số liệu, người quản lý không phải tốn thời gian đi nhiều nơi tổng hợp dữ liệu, không phải cân nhắc nên lựa chọn công cụ phân tích nào vì tất cả đã được ứng dụng công nghệ thông minh cung cấp trọn vẹn.

3.2.5. Phát triển thương hiệu nhà tuyển dụng

Công nghệ tuyển dụng hiện đại giúp cho ứng viên đón nhận những trải nghiệm tìm việc rất thuận lợi. Từ đó, thương hiệu nhà tuyển dụng được đông đảo ứng viên đánh giá cao, giúp doanh nghiệp thuận lợi tiếp cận nguồn nhân lực giỏi, hướng đến tự xây dựng kênh tuyển dụng riêng.

Mọi hoạt động xã hội gắn liền với công nghệ là xu hướng tất yếu của thời đại. Thông qua những gì công nghệ giúp cho việc tối ưu hoạt động nhân sự, Ms. Uptalent càng khẳng định mạnh mẽ giá trị mà doanh nghiệp nhận được khi áp dụng công nghệ vào quản lý. Công cụ đã có sẵn, việc còn lại là lựa chọn và áp dụng vào tổ chức càng sớm càng tốt.

 

------------------------------------

HRchannels - Headhunter -  Dịch vụ tuyển dụng cao cấp

Hotline: 08. 3636. 1080
Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com
Website: https://hrchannels.com/
Địa chỉ: Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam

Nguồn ảnh: internet