7 yếu tố giúp bạn trở thành Trưởng phòng

Trưởng phòng là một vị trí đòi hỏi cao cả về chuyên môn và quản lý, điều này đòi hỏi ứng viên nhiều tố chất và năng lực vượt trội. Vì vậy, Ms. Uptalent tin chắc muốn chinh phục không thể ngày một ngày hai mà có được thành công, chúng ta cần phải có một lộ trình cụ thể và một sự kiên định vững vàng. Và đây là những gì mà con đường trở thành Trưởng phòng chắc chắn cần đến.

MỤC LỤC:
1. Kinh nghiệm làm việc
2. Kiến thức chuyên môn sâu
3. Cập nhật chứng chỉ nghiệp vụ hữu ích
4. Kỹ năng bắt buộc cần trau dồi
5. Thái độ, tác phong làm việc chuyên nghiệp
6. Thành tựu gặt hái trong quá trình làm việc
7.Yêu cầu khác

1. Kinh nghiệm làm việc 

Kinh nghiệm luôn gắn liền với những khó khăn, thử thách và cách thức chúng ta vượt qua khó khăn, thử thách đó. Sau mỗi vấp ngã là một bài học quý giá mà không có trường lớp nào có thể truyền thụ, bản thân chỉ có thể tích lũy thông qua hành động và đúc kết.

Đây cũng là lý do mà nhà tuyển dụng vị trí Trưởng phòng luôn yêu cầu ứng viên có kinh nghiệm làm việc từ 3 – 5 năm, với doanh nghiệp quy mô lớn cỡ tập đoàn thì số năm kinh nghiệm phải đạt từ 8 – 10 năm. Vì bằng đó thời gian làm việc thực tế, ứng viên đã có đủ sự trải nghiệm cần thiết, bổ sung cho bản thân một trực giác nhạy bén, có thể dự đoán được kết quả chỉ với những dấu hiệu đơn giản, doanh nghiệp không phải lãng phí nguồn lực.

2. Kiến thức chuyên môn sâu 

Ở cấp độ Trưởng phòng, kiến thức chuyên môn không còn bó hẹp ở phạm vi lý thuyết trên giảng đường hay những bài học chia sẻ trên mạng nữa, mà ở đây, kiến thức phải thiên về khả năng cập nhật xu hướng, dự đoán thị trường và thu thập thông tin chuyên môn từ nhiều nguồn khác nhau.

Nhà tuyển dụng sẽ kiểm tra bạn bằng những câu hỏi tình huống, buộc bạn đưa ra giải pháp để ứng phó theo một cách thức mới mẻ. Vì vậy, kiến thức chuyên môn truyền thống vẫn cần thiết nhưng chỉ được xem là nền tảng, còn kiến thức để tăng lợi thế cạnh tranh ứng tuyển phải đền từ sự nhạy bén và thức thời.

>>> Bạn có thể xem thêm: 15 vị trí trưởng phòng phổ biến tại doanh nghiệp

3. Cập nhật chứng chỉ nghiệp vụ hữu ích 

Nhịp độ làm việc của Trưởng phòng rất căng thẳng, áp lực rất lớn nhưng không vì vậy mà Trưởng phòng cho mình quyền được ngừng việc học hỏi, cập nhật kiến thức vì họ còn đảm nhận vai trò dẫn dắt, định hướng phát triển năng lực cho toàn phòng ban.

Do đó, dù bằng cấp chuyên môn khi ứng tuyển Trưởng phòng không phải là thước đo chính về năng lực nhưng lại là thước đo về sự năng động, nỗ lực của ứng viên. Với những công việc chuyên môn đòi hỏi chứng chỉ, tín chỉ phải cập nhật theo thời hạn thì đã là yếu tố bắt buộc rồi, còn những chuyên môn không đòi hỏi, ứng viên cũng không nên để thời gian quá xa, ví dụ chứng chỉ tiếng Anh nên cập nhật sau khoảng 5 năm.

4. Kỹ năng bắt buộc cần trau dồi 

Kỹ năng chính là nền tảng tạo nên sự vượt trội cho con người. Với vai trò quản lý tầm trung như Trưởng phòng, kỹ năng càng trở nên hữu dụng. Và đây là những kỹ năng mà nhà tuyển dụng luôn mong chờ ở ứng viên Trưởng phòng chuyên môn:

4.1. Kỹ năng quản lý, lãnh đạo

Muốn làm tốt vai trò Trưởng phòng, bạn phải tạo được sự tin tưởng, tuân thủ mệnh lệnh từ cấp dưới, đồng thời xây dựng thành công môi trường làm việc đoàn kết. Do đó, một người giỏi chuyên môn không thể trở thành Trưởng phòng giỏi nếu thiếu kỹ năng lãnh đạo.

Kỹ năng này là sự hội tụ nhiều kỹ năng mềm quan trọng như:

• Kỹ năng giao tiếp đắc nhân tâm

• Kỹ năng lắng nghe và thấu hiểu

• Kỹ năng thúc đẩy, truyền động lực

• Kỹ năng tư duy, phân tích và ra quyết định

• Kỹ năng quản lý, sắp xếp thời gian hiệu quả

• Kỹ năng giải quyết vấn đề linh hoạt…

Thông qua sự phối hợp thuần thục những kỹ năng này, Trưởng phòng sẽ nâng cao năng lực phán đoán, thuận lợi lựa chọn chiến lược hiệu quả nhất trong những chiến lược tốt nhất.

4.2. Kỹ năng xây dựng kế hoạch

Kế hoạch không chỉ cho phần việc của Trưởng phòng mà cho cả phần việc của từng bộ phận, từng nhân sự dưới quyền. Chính vì vậy, kỹ năng xây dựng kế hoạch mà ứng viên Trưởng phòng phải sở hữu mang tính bao quát cao, đảm bảo hiệu quả công việc ở cả mức độ vi mô và vĩ mô.

Kỹ năng xây dựng kế hoạch là sự phối hợp của:

• Kỹ năng phân tách nhiệm vụ chính thành nhiều nhiệm vụ chi tiết

• Kỹ năng đánh giá và phân bổ nhân lực đúng người đúng việc

• Kỹ năng quản lý kinh phí, phân bổ tài chính hợp lý

• Kỹ năng quản trị rủi ro, thiết lập kế hoạch dự phòng

• Kỹ năng kiểm soát, điều chỉnh và phối hợp linh hoạt

• Kỹ năng đánh giá, phân tích kết quả công việc định kỳ

4.3. Kỹ năng phát triển nguồn nhân lực

Giỏi một mình chỉ tạo nên một ông chủ lúc nào cũng ôm việc, lan tỏa được cái giỏi của mình đến đông đảo nhân viên phòng ban mới tạo nên một nhà lãnh đạo giỏi, phân bổ công việc phù hợp đến từng người. Cho dù không phải là Trưởng phòng nhân sự thì kỹ năng phát triển nhân lực đều cần hiện hữu ở mọi vị trí Trưởng phòng chuyên môn.

Cụ thể chính là khả năng định hướng phát triển nâng cao năng lực cho nhân viên thông qua các khóa đào tạo nội bộ, cập nhật kiến thức mới mang tính xu hướng của thời đại. Trưởng phòng có thể không trực tiếp đào tạo nhưng bạn sẽ là người thiết lập nên giáo trình đào tạo và lựa chọn nhân sự tham gia khóa đào tạo.

Công tác này vừa giúp hoạt động chuyên môn của phòng ban giữ được sự chủ động trước những biến động của thời đại, vừa tạo sự phấn khởi nơi nhân viên vì họ được bổ sung năng lực làm việc, được nhìn thấy bản thân phát triển từng ngày, gặt hái nhiều thành tích sau khóa đào tạo, được khen thưởng, được đề bạt… Đây chính là một trong những chính sách hiệu quả giữ chân nhân tài cho tổ chức.

4.4. Kỹ năng thu thập thông tin

Những nguồn kiến thức chuyên môn phổ biến thì ai ai cũng có thể đọc và tích lũy, cho nên, để có được ưu thế cạnh tranh, ứng viên Trưởng phòng phải trang bị cho mình kỹ năng thu thập thông tin từ những nguồn đặc biệt, ít phổ biến, điển hình như:

• Học cách đọc các kết quả dự đoán xu hướng phát triển kinh doanh của tạp chí uy tín quốc tế

• Theo dõi (Follow) những kênh truyền thông, mạng xã hội của những nhà báo, chuyên gia kinh tế đầu ngành

• Mở rộng mối quan hệ giao tiếp trong ngành thông qua bạn bè thời đại học hay bạn bè trong các khóa đào tạo chứng chỉ nghiệp vụ, qua đó có nhiều cơ hội tiếp cận nguồn tin nội bộ hữu ích…

4.5. Kỹ năng truyền thông

Giao tiếp, đàm phán, thương thuyết, truyền đạt thông điệp… với nhân sự trong doanh nghiệp và đối tác ngoài doanh nghiệp là nhiệm vụ thường ngày của Trưởng phòng. Trang bị cho mình kỹ năng truyền thông hiệu quả là một lợi thế lớn cả khi ứng tuyển và khi đã nhận chức.

Kỹ năng truyền thông giỏi đặc biệt chú trọng đến cách mà chúng ta lan tỏa thông điệp và nắm bắt yêu cầu từ đối phương. Chẳng hạn cùng một nội dung về văn hóa doanh nghiệp nhưng cấp lãnh đạo sẽ chú trọng đến mức độ vĩ mô của việc hợp tác của cả một tập thể, còn cấp nhân viên sẽ quan tâm đến giá trị thực tế mà họ nhận được từ việc áp dụng văn hóa đó.

Là một Trưởng phòng khéo léo, bạn cần biết cách điều chỉnh trọng tâm câu chuyện để đảm bảo ai cũng háo hứng nắm bắt đầy đủ thông tin và hài lòng với nội dung mà mình quan tâm nhất.

5. Thái độ, tác phong làm việc chuyên nghiệp 

Công nghệ hỗ trợ công việc rất nhiều nhưng Trưởng phòng không thể cả ngày chỉ ngồi trong văn phòng với chiếc máy vi tính mà chỉ đạo nhân viên được. Sẽ luôn có những tình huống buộc Trưởng phòng phải trực tiếp chạy đến hiện trường, trực tiếp đàm phán xử lý mà hầu hết đều là tình huống khó cả.

Do đó, quá trình ứng tuyển, nhà tuyển dụng sẽ luôn để ý đến phong thái nói chuyện và tố chất sở trường tự trang bị của bạn. Hãy rèn luyện cho mình tác phong nhanh nhẹn nhưng không cẩu thả, nói chuyện linh hoạt, pha chút hài hước nhưng vẫn lịch sự, nghiêm túc, biết cách kiềm chế sự tức giận, không trễ giờ, không luộm thuộm. Đặc biệt, bạn nên tự tích lũy dần những năng lực giúp nâng cao tính chủ động cho bản thân, ví dụ biết lái xe máy / chạy xe hơi, có sẵn danh sách đội ngũ dịch vụ thuê ngoài (in ấn, tư vấn pháp luật, sửa chữa xe tận nơi…) …

6. Thành tựu gặt hái trong quá trình làm việc 

Những lời giới thiệu, chia sẻ cũng giống như quảng cáo chỉ bằng lời nói, không hiệu quả bằng những nhận xét “người thật việc thật” từ chính những khách hàng đã sử dụng sản phẩm. Cho nên, các ứng viên Trưởng phòng cũng cần gặt hái cho mình nhiều thành tích thực tế, có liên quan mật thiết đến chuyên môn Trưởng phòng mà mình ứng tuyển.

Đó có thể là những minh chứng về sự năng động của bạn thông qua những bằng khen tham gia chiến dịch Mùa hè xanh từ thời sinh viên, hay những giải thưởng ghi dấu ấn thiết kế ấn phẩm xuất sắc mà một ứng viên Trưởng phòng thiết kế đồ họa cần có.

7. Yêu cầu khác 

Ngoại hình không phải là yếu tố chủ chốt nhưng được xem là nền tảng hỗ trợ hiệu quả cho quá trình làm việc ở cương vị Trưởng phòng, nhất là những ngành nghề thiên về đối ngoại như Trưởng phòng giao dịch, Trưởng phòng quan hệ công chúng, Trưởng phòng đàm phán, Tiếp viên Trưởng, Trưởng phòng đào tạo người mẫu…

#Sức khỏe
Có một vài ngành nghề, yêu cầu bạn phải có sức khỏe tốt để có thể đảm nhiệm tốt công việc. Ví dụ: Trưởng phòng xây dựng, trưởng phòng giám sát thi công,...Vì vậy, trong lộ trình thăng tiến của bản thân, bạn đừng bỏ qua mục tiêu rèn luyện sức khỏe, nâng cao thể chất nhé.
 

Thăng tiến sự nghiệp luôn là một hành trình chông gai, con đường trở thành Trưởng phòng cũng vậy. Từ những chia sẻ Ms. Uptalent vừa gửi đến có thể thấy, một ứng viên sáng giá cho chiếc ghế Trưởng phòng không chỉ cần kinh nghiệm, kiến thức, mà những kỹ năng mềm liên quan đến năng lực lãnh đạo cũng cần được tích lũy liên tục trong suốt lộ trình phát triền mà mỗi người trong chúng ta thiết lập nên.

 

------------------------------------

HRchannels - Headhunter -  Dịch vụ tuyển dụng cao cấp

Hotline: 08. 3636. 1080
Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com
Website: https://hrchannels.com/
Địa chỉ: Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam

Nguồn ảnh: internet