Cơ cấu tổ chức phòng xuất nhập khẩu

Phòng xuất nhập khẩu là bộ phận quan trọng trong các công ty hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, kinh doanh xuất nhập khẩu, và trong các ngành nghề hỗ trợ hoạt động ngoại thương. Bộ phận này có nhiệm vụ đưa các sản phẩm từ nước ngoài vào tiêu thụ trong thị trường nội địa và xuất bán các sản phẩm ra thị trường nước ngoài với số lượng và mức giá tốt nhất.

Sau đây HRchannels sẽ giúp bạn đọc tìm hiểu cơ cấu tổ chức phòng xuất nhập khẩu và một số vị trí công việc điển hình của phòng xuất nhập khẩu.

Cơ cấu tổ chức phòng xuất nhập khẩu trong các doanh nghiệp

Phòng xuất nhập khẩu có cơ cấu tổ chức theo dạng hình tháp, bao gồm hai cấp bậc: cấp quản lý và cấp nhân viên.

Cấp quản lý là Trưởng phòng xuất nhập khẩu. Cấp nhân viên bao gồm các Nhân viên xuất nhập khẩu. Tùy thuộc vào đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp mà Nhân viên xuất nhập khẩu sẽ đảm nhiệm các chức năng khác nhau. Tương ứng với từng chức năng sẽ là một chức danh khác nhau, cụ thể như sau:

1. Công ty xuất khẩu

Các công ty này có thể là công ty chuyên sản xuất sản phẩm để xuất khẩu hoặc là công ty thương mại xuất khẩu.

Cơ cấu tổ chức phòng xuất nhập khẩu như sau: Trưởng phòng xuất nhập khẩu => Cấp nhân viên, bao gồm: Nhân viên kinh doanh xuất khẩu, Nhân viên theo dõi đơn hàng xuất khẩu, Nhân viên chứng từ.

Các doanh nghiệp lớn sẽ có đầy đủ các vị trí công việc trên đây. Nhưng công ty nhỏ sẽ chỉ do một người đảm nhiệm, thường được gọi là nhân viên xuất nhập khẩu.


>>> Đọc thêm: Mô tả công việc của phòng xuất nhập khẩu

2. Công ty nhập khẩu

Gồm có các công ty nhập khẩu sản xuất hoặc nhập khẩu thương mại.

Cơ cấu tổ chức phòng xuất nhập khẩu như sau: Trưởng phòng xuất nhập khẩu => Nhân viên mua hàng, Nhân viên theo dõi đơn hàng nhập khẩu, Nhân viên chứng từ.

3. Công ty forwarder

Công ty forwarder là công ty chuyên cung cấp dịch vụ giao nhận vận tải cho các doanh nghiệp xuất nhập khẩu.

Cơ cấu tổ chức phòng xuất nhập khẩu như sau: Trưởng phòng xuất nhập khẩu => Nhân viên sale;  Nhân viên theo dõi chứng từ, booking, file giá; Nhân viên chăm sóc khách hàng; và các nhân viên đảm nhiệm các công việc chuyên môn hóa khác.

4. Công ty logistics

Công ty logistics chuyên cung cấp các dịch vụ: cho thuê kho bãi, khai thuế hải quan, làm hồ sơ xuất nhập khẩu, đóng gói, kinh doanh trucking, kiểm định chất lượng,…

Cơ cấu tổ chức phòng xuất nhập khẩu như sau: Trưởng phòng xuất nhập khẩu => Nhân viên sale;  Nhân viên hỗ trợ; Nhân viên chứng từ; Nhân viên hiện trường,...

5. Các hãng tàu

Cơ cấu tổ chức phòng xuất nhập khẩu như sau: Trưởng phòng xuất nhập khẩu => Nhân viên sale;  Nhân viên chứng từ; Nhân viên hiện trường, Nhân viên chăm sóc khách hàng, Nhân viên theo dõi công việc tại cảng,...

Thông tin về một số vị trí công việc của phòng xuất nhập khẩu

1. Nhân viên kinh doanh xuất khẩu

Đây là vị trí có yêu cầu cao nhất trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Công việc chính của họ là tìm kiếm khách hàng cho doanh nghiệp. Đây là nhiệm vụ quan trọng nhất, là nguồn sống của công ty và cũng quyết định thu nhập của sale.

2. Nhân viên mua hàng

Nhân viên mua hàng phụ trách việc tìm kiếm nhà cung cấp quốc tế và tiến hành hoạt động mua sắm hàng hóa cho doanh nghiệp. Một Nhân viên mua hàng phải đảm bảo các sản phẩm, hàng hóa được mua từ các nhà cung cấp uy tín. Họ phải tìm được cách tối đa hóa giá trị cho công ty, bằng cách đàm phán để đạt được các thỏa thuận tốt nhất về thời gian và chi phí mua hàng. 


>>>> Có thể bạn quan tâm: Ngành Xuất nhập khẩu: Vị trị công việc, Mức lương và Yêu cầu

3. Nhân viên chứng từ

Nhân viên chứng từ có chức năng chính là tiến hành các nghiệp vụ liên quan đến chứng từ hàng hóa xuất nhập khẩu. Nhân viên chứng từ phải đảm bảo tính chính xác của hồ sơ, chứng từ xuất nhập khẩu, đảm bảo việc giao hàng diễn ra theo đúng quy trình và thủ tục pháp lý.

4. Nhân viên chăm sóc khách hàng

Nhân viên chăm sóc khách hàng chuyên làm việc tư vấn và cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa cho khách hàng. Ngoài ra, họ còn phải nắm bắt thông tin về tình trạng lô hàng trong suốt quá trình vận chuyển.

5. Nhân viên hiện trường

Công việc của Nhân viên hiện trường là đi đến trực tiếp các kho bãi, cảng hàng không, cảng biển để làm thủ tục thông quan và nhận hàng từ các công ty vận chuyển. Nhân viên hiện trường thường làm việc trong các công ty forwarder và các công ty cung cấp dịch vụ khai báo hải quan.

6. Nhân viên giao nhận

Nhân viên giao nhận là người chịu trách nhiệm tất cả các khâu trong việc chuyển thư từ, hay hàng hóa. Công việc của họ là tổ chức các chuyến hàng, quản lý việc bốc hàng lên phương tiện và lựa chọn lộ trình phù hợp nhất nhằm tuân thủ thời hạn giao hàng.

7. Nhân viên cảng

Nhân viên cảng là người chịu trách nhiệm điều phối các container lên tàu hoặc từ tàu xuống cảng. 

8. Nhân viên kho, bãi

Quản lý kho, bãi là một trong những khâu không thể thiếu trong quá trình sản xuất và kinh doanh. Tất cả các hoạt động quản lý kho, bãi đều do Nhân viên kho, với kỹ năng, kiến thức và khả năng phân tích sâu sắc thực hiện để công việc đạt hiệu quả tốt nhất. Trách nhiệm của họ là quản lý việc sản phẩm được lấy ra từ đâu, số lượng bao nhiêu, phân phối hàng hóa ra sao, vận chuyển hàng hóa như thế nào,…

------------------------------------

HRchannels - Headhunter -  Dịch vụ tuyển dụng cao cấp

Hotline: 08. 3636. 1080
Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com
Website: https://hrchannels.com/
Địa chỉ: Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam

Nguồn ảnh: internet