Cơ cấu tổ chức phòng kế hoạch

Phòng kế hoạch là bộ phận chịu trách nhiệm chính trong việc xây dựng kế hoạch kinh doanh trong một năm của các doanh nghiệp, tổ chức. Đồng thời đặt ra các mục tiêu cần hoàn thành trong năm và hỗ trợ Ban lãnh đạo hoàn thành các mục tiêu đó. 

Xem thêm: Top 6 Câu hỏi phỏng vấn nhân viên kế hoạch sản xuất

Cơ cấu tổ chức phòng kế hoạch thường bao gồm Trưởng phòng, các Phó trưởng phòng và các nhân viên nghiệp vụ. Trong đó:

• Trưởng phòng là người đứng đầu bộ phận, đảm nhận các nhiệm vụ theo quy định của doanh nghiệp và tổ chức, có quyền điều hành cao nhất và chịu trách nhiệm trước Ban lãnh đạo về tất cả hoạt động của phòng kế hoạch.

• Phó trưởng phòng là người hỗ trợ cho Trưởng phòng, phụ trách một số phần hành công việc do Trưởng phòng phân công, có quyền thay mặt Trưởng phòng quyết định một số việc trong lúc Trưởng phòng vắng mặt và chịu trách nhiệm với các quyết định này.

• Các nhân viên nghiệp vụ, là người có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ phù hợp với yêu cầu công việc, thực hiện các công việc do Trưởng phòng hoặc Phó trưởng phòng phân công. Chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của mình trước doanh nghiệp, tổ chức và pháp luật.

>>> Đọc thêm: Mô tả công việc của phòng kế hoạch

Nhiệm vụ của các vị trí trong phòng kế hoạch

1. Trưởng phòng kế hoạch

Tham mưu, đề xuất cho Ban lãnh đạo các việc liên quan đến kế hoạch cũng như nghiên cứu, phân tích hiệu quả hoạt động kinh doanh.

Quản lý, tổ chức, phân công công việc và triển khai thực hiện công việc trong phòng sao cho phù hợp với chức năng và nhiệm vụ của phòng kế hoạch. Đảm bảo thực hiện theo đúng kế hoạch của công ty, tổ chức. 

Tổng hợp và xây dựng kế hoạch chung cho toàn công ty, tổ chức theo từng giai đoạn.

Theo dõi, kiểm tra, đánh giá tiến độ thực hiện dự án của các phòng ban; đề xuất biện pháp kiểm soát, điều chỉnh tiến độ nhằm đảm bảo tính khả thi của kế hoạch.

Nghiên cứu, phân tích, đánh giá hiệu quả các kế hoạch, dự án, các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, tổ chức. Từ đó lập báo cáo và đưa ra đề xuất phương án hoạt động hiệu quả nhất cho Ban lãnh đạo.

Theo dõi tiến độ thực hiện các hợp đồng, phối hợp với các phòng ban giải quyết các vấn đề vướng mắc trong quá trình thực hiện hợp đồng.

Theo dõi, kiểm soát và đánh giá kết quả công việc của nhân viên phòng kế hoạch.

Liên hệ và phối hợp với các phòng ban khác để hoàn thành trách nhiệm và các nhiệm vụ được giao.

Chịu trách nhiệm trước Ban lãnh đạo về kết quả công việc của phòng.

Định kỳ báo cáo kết quả công việc cho cấp quản lý trực tiếp và theo yêu cầu của công ty, tổ chức.

Tham gia huấn luyện, đào tạo để nâng cao năng lực bản thân và nhân viên phòng kế hoạch. 

Tham gia giải quyết các công việc khác theo yêu cầu của Ban lãnh đạo.


>>> Có thể bạn quan tâm: Chức năng, nhiệm vụ của phòng kế hoạch

2. Phó trưởng phòng kế hoạch

Tham gia xây dựng kế hoạch sản xuất, hoạt động của doanh nghiệp, tổ chức theo tháng, quý, năm.

Đảm bảo các điều kiện sản xuất: Nhà xưởng, nhân lực, máy móc, trang thiết bị, nguyên liệu, vật tư…

Triển khai kế hoạch sản xuất đến các bộ phận liên quan; hướng dẫn thực hiện kế hoạch; kiểm tra, đôn đốc đảm bảo hoàn thành đúng tiến độ kế hoạch và tổng hợp, đánh giá kết quả hoàn thành của các kế hoạch.

Thiết lập và duy trì kênh thông tin đa chiều phục vụ cho công tác quản lý.

Đánh giá đúng năng lực của nhân viên, phối hợp với Trưởng phòng phân công công việc sao cho hợp lý.

Đánh giá kết quả công việc của nhân viên trong phòng, từ đó có quyết định khen thưởng, đề bạt chính xác, công bằng. 

Tham gia việc tuyển dụng, đào tạo và quản lý nhân sự.

Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Trưởng phòng.


Xem thêm: Nhiệm vụ, chức năng và trách nhiệm của Trưởng phòng kế hoạch

3. Nhân viên nghiệp vụ phòng kế hoạch

Tổng hợp các thông tin cần thiết cho việc lập kế hoạch theo tuần, tháng, quý, năm.

Chuẩn bị các tài liệu cần thiết phục vụ cho công việc.

Tiếp nhận công việc từ cấp trên và lên kế hoạch thực hiện.

Làm việc với các nhà cung cấp, đối tác đảm bảo nguồn nguyên liệu, vật tư phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, tổ chức.

Tính toán các loại tài nguyên, nguyên vật liệu, nhân công… cần thiết để thực hiện các dự án, kế hoạch.

Giám sát việc thực hiện kế hoạch, dự án, đảm bảo hoàn thành đúng tiến độ đã đặt ra.

Hỗ trợ các bộ phận có liên quan trong quá trình thực hiện kế hoạch.

Nghiên cứu và đưa ra đề xuất các biện pháp nhằm khắc phục kịp thời các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện kế hoạch.

Quản lý, lưu trữ các giấy tờ, hồ sơ liên quan đến dự án, kế hoạch.

Thu thập ý kiến, phản hồi của các đối tượng có liên quan và giải quyết các bất đồng, khiếu nại sau khi hoàn thành kế hoạch.


>>> Xem thêm: Những doanh nghiệp nào có phòng kế hoạch?

Với đội ngũ nhân sự có chuyên môn vững vàng, chuyên nghiệp, có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc và được cơ cấu tổ chức hợp lý, phòng kế hoạch sẽ đưa các doanh nghiệp, tổ chức bước đi trên một lộ trình được định hướng rõ ràng và hiệu quả. Từ đó, doanh nghiệp sẽ ngày càng phát triển và đạt được thành công trong tương lai.


------------------------------------

HRchannels - Headhunter -  Dịch vụ tuyển dụng cao cấp
Hotline: 08. 3636. 1080
Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com
Website: https://hrchannels.com/
Địa chỉ: Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam

Nguồn ảnh: internet