Cơ cấu tổ chức phòng hành chính nhân sự

Phòng hành chính nhân sự có vai trò quan trọng trong việc duy trì và phát triển các hoạt động quản lý nhân sự của một công ty. Để bộ phận này có thể phát huy tốt nhất chức năng của mình trong doanh nghiệp thì ngay từ đầu phòng hành chính nhân sự cần được xây dựng cơ cấu tổ chức sao cho hợp lý.

Cơ cấu tổ chức phòng hành chính nhân sự

Cơ cấu tổ chức phòng hành chính nhân sự bao gồm 2 cấp: cấp quản lý và nhân viên. Cấp quản lý có Trưởng phòng và Phó phòng, cấp nhân viên có trợ lý, thư ký, chuyên viên, nhân viên.

Mỗi vị trí sẽ đảm nhận các công việc và nhiệm vụ khác nhau trong việc thực hiện quá trình quản lý nhân sự và đảm bảo quyền lợi của đội ngũ nhân sự trong công ty.

1. Trách nhiệm của Trưởng phòng hành chính nhân sự

Có trách nhiệm lãnh đạo và điều hành tất cả các hoạt động của phòng trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ được giao.

Sắp xếp, bố trí công việc cho nhân viên phòng hành chính nhân sự, đưa ra đề xuất bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức danh công việc trong phòng.

Tham mưu cho Ban giám đốc trong việc quy hoạch và lựa chọn nhân sự của phòng, đảm bảo phù hợp các quy định về tiêu chuẩn chuyên môn nghiệp vụ và tuân thủ đúng quy trình bổ nhiệm của công ty.

2. Trách nhiệm của Phó phòng hành chính nhân sự

Hỗ trợ Trưởng phòng xử lý công việc trong phạm vi được phân công. Thay mặt Trưởng phòng xử lý các công việc cụ thể trong quyền hạn được giao.

Phó phòng được ký thay Trưởng phòng một số văn bản nhằm giải quyết các công việc thuộc phạm vi nhiệm vụ được giao và thuộc thẩm quyền xử lý của phòng hành chính nhân sự.

Chịu trách nhiệm hoàn thành các nhiệm vụ được Trưởng phòng giao phó và báo cáo công việc cho Trưởng phòng.


>>> Xem thêm: Mô tả công việc phòng hành chính nhân sự

3. Trách nhiệm của nhân viên phòng hành chính nhân sự

Thực hiện tốt các nhiệm vụ công việc được giao, đưa ra ý kiến, đề xuất biện pháp phù hợp để hoàn thành công việc tốt nhất.

Có trách nhiệm hướng dẫn, đôn đốc và nắm bắt kịp thời tình hình thực hiện các quy trình, chính sách của các cá nhân, bộ phận thuộc phạm vi nghiệp vụ do mình quản lý.

Cách xây dựng phòng hành chính nhân sự hiệu quả

Để có thể xây dựng một phòng hành chính nhân sự hiệu quả, bạn nên lưu ý các điểm sau:

1. Xác định rõ phòng hành chính nhân sự cần làm những công việc gì

Theo quan sát của HRchannels thì phòng hành chính nhân sự thường đảm nhận các công việc chính sau đây:

• Hoạch định và phát triển nguồn nhân lực

• Thực hiện công tác tuyển dụng

• Tổ chức các chương trình đào tạo

• Đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên công ty

• Quản trị chính sách lương thưởng, chế độ đãi ngộ phúc lợi và chính sách BHYT, BHXH

• Xử lý hài hòa mối quan hệ nhân sự

• Thực hiện các nghiệp vụ hành chính

• Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ

• Quản lý vấn đề vệ sinh, an toàn lao động

• Tham mưu cho Ban giám đốc kế hoạch phát triển, quản lý nhân sự

• Quản lý nhân viên bộ phận hành chính nhân sự

 

>>>> Có thể bạn quan tâm: Chức năng, nhiệm vụ của phòng hành chính nhân sự

2. Chuẩn bị nguồn lực cho phòng hành chính nhân sự

Trước tiên cần xác định số lượng nhân sự và xây dựng cơ sở vật chất cần thiết cho phòng, nhằm đảm bảo có đủ người đảm đương các công việc về nhân sự và hành chính. Chẳng hạn như, một chuyên viên nhân sự có thể hỗ trợ cho 70 – 90 nhân viên thì một công ty 300 nhân viên cần từ 3 – 4 chuyên viên nhân sự.

Tiếp theo là chuẩn bị cơ cấu và sơ đồ chức năng cho phòng. Sau đó tiến hành xây dựng quy trình, chính sách và chuẩn bị các mẫu văn bản phục vụ cho công việc như hợp đồng lao động, biên bản thử việc, biên bản bàn giao…

3. Tuần tự thực hiện từng việc một 

Ngay từ đầu, bạn nên chú ý chuẩn hóa các công việc để sau này có thể từ đó phát triển, mở rộng thêm. 

Đầu tiên, bạn nên thực hiện các việc sau đây:

• Lập sơ đồ cơ cấu tổ chức

• Lập bảng lương

• Xây dựng nội quy công ty

• Xây dựng mô tả công việc

• Xây dựng quy trình ký hợp đồng lao động và tiến hành ký hợp động lao động với nhân viên công ty

• Tập hợp đầy đủ hồ sơ nhân sự

• Đăng ký bảo hiểm xã hội 

• Lập bảng theo dõi thông tin nhân sự 

• Xây dựng cơ chế lương thưởng, chính sách đãi ngộ

Tiếp tục duy trì các công việc ở trên và thực hiện thêm các việc sau:

• Hoàn thiện quy trình tuyển dụng

• Xây dựng chế độ phụ cấp, phúc lợi và khen thưởng

• Xây dựng quy chế chấm công, quy trình xin nghỉ việc

• Thiết lập các thủ tục nhằm quản lý hoạt động hành chính

• Xây dựng quy trình đào tạo, tiếp nhận nhân viên mới và thực tập

• Xây dựng quy trình đánh giá mức độ hoàn thành công việc của nhân viên

• Xây dựng quy trình và quy chế kỷ luật, khen thưởng

• Xây dựng quy chế, quy trình bổ nhiệm, miễn nhiệm 

• Xây dựng hệ thống KPI

• Thực hiện việc truyền thông, đào tạo

>>> Bạn đọc thêm: Quy trình làm việc của phòng hành chính nhân sự

Các công việc kể trên cần được xây dựng và hoàn thiện dần qua từng năm. Hàng năm, phòng hành chính nhân sự sẽ duy trì các công việc của năm trước đó, đồng thời xem xét để tiến hành cải thiện các quy trình, chính sách ngày một hoàn thiện hơn.

---------------------------------------------------------

HRchannels - Dịch vụ tuyển dụng cao cấp
Hotline: 08. 3636. 1080
Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com
Website: www.hrchannels.com
Địa chỉ: Tầng 12A.3, Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam