Cơ cấu tổ chức phổ biến cho một khách sạn

Muốn điều hành một khách sạn thành công thì trước hết, chúng ta cần nắm rõ cơ cấu tổ chức của khách sạn đó. Thực tế thì không cơ cấu nào giống y chang cơ cấu nào cả vì đây cũng là nét đặc thù quản lý nội bộ của mỗi khách sạn. Chính vì vậy, khi ứng tuyển vào một khách sạn nào đó, bạn chỉ cần nắm rõ cơ cấu tổ chức phổ biến cho một khách sạn mà Ms. Uptalent sắp chia sẻ trong bài viết này là đủ ghi điểm với nhà tuyển dụng.

MỤC LỤC:
1. Cơ cấu tổ chức khách sạn là gì?
2. Tầm quan trọng của việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức khách sạn
3. Cơ cấu tổ chức điển hình cho một khách sạn
4. Khái quát vai trò của từng bộ phận trong cơ cấu tổ chức khách sạn
   4.1. Tổng giám đốc
   4.2. Giám đốc điều hành
   4.3. Các trưởng bộ phận
   4.4. Nhân viên các bộ phận

1. Cơ cấu tổ chức khách sạn là gì? 

Cơ cấu tổ chức của khách sạn là một sơ đồ thể hiện cách phối hợp hoạt động giữa các bộ phận, các chức năng trong toàn bộ hệ thống khách sạn. Cách phối hợp này đã được ban lãnh đạo nghiên cứu và hiện thực hóa nhằm đảm bảo quy trình vận hành diễn ra trong khách sạn đạt hiệu quả cao nhất.

Một cơ cấu tổ chức sẽ trải dài từ cấp quản lý cao nhất đến quản lý tầm trung, rồi đến các bộ phận thực hiện công việc chuyên môn. Tất cả được gắn kết cùng nhau trong mối quan hệ công việc, hỗ trợ lẫn nhau nhằm nâng cao tối đa sự hài lòng của khách hàng và giá trị thương hiệu kinh doanh của khách sạn.

2. Tầm quan trọng của việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức khách sạn 

Nếu không có cơ cấu tổ chức mà cứ để bộ phận nào tự vận hành theo cách của bộ phận đó thì chỉ tạo nên một tổ chức rối nùi, đùn đẩy trách nhiệm. Ngược lại, với những khách sạn xây dựng thành công cơ cấu tổ chức rành mạch, giá trị mà tổ chức nhận về rất lớn:

2.1. Tối ưu hiệu suất hoạt động

Cơ cấu tổ chức phân rõ vai trò, trách nhiệm của từng bộ phận, từng cấp bậc công việc. Nhờ vậy, việc chồng chéo trách nhiệm, đổ lỗi qua lại được giải quyết triệt để, góp phần nâng cao hiệu suất làm việc ở từng nhân sự.

2.2. Nâng cao năng lực phục vụ khách hàng

Những yêu cầu hay thắc mắc của khách hàng đều được kết nối nhanh chóng đến bộ phận chuyên trách giúp cho việc hồi đáp, giải quyết vấn đề diễn ra suôn sẻ, nâng cao mức độ hài lòng nơi khách hàng.

>>> Quan tâm thêm: Giám đốc khách sạn: Công việc, Vai trò, Kỹ năng và Mức lương

2.3. Cải thiện hiệu quả sử dụng chi phí

Mức độ sử dụng nguồn lực ở từng bộ phận dễ dàng được thống kê và đánh giá tỷ lệ thông qua các cấp bậc bố trí trong cơ cấu tổ chức. Do vậy, việc phân bổ chi phí cho toàn hệ thống trở nên sát thực tế hơn, hợp lý hơn, tránh được những lãng phí cho ngân sách.

2.4. Tăng tính chủ động trong cải tiến hoạt động

Một xu hướng cải tiến hoạt động khách sạn không nhất thiết phải tiến hành ở tất cả các bộ phận. Nhìn vào cơ cấu tổ chức, ban lãnh đạo sẽ biết được nơi đâu cần tiến hành cải tổ hoặc trình tự ưu tiên cải tổ nên diễn ra theo thứ tự nào. 

3. Cơ cấu tổ chức điển hình cho một khách sạn 

3.1. Khách sạn quy mô nhỏ (2 – 3 sao)

Ở quy mô khách sạn nhỏ, số lượng phòng ban chức năng sẽ không phân chia quá nhiều bởi lẽ lượng công việc không lớn nên nhân sự có thể kiêm nhiệm hiệu quả.

• Đứng đầu sẽ là Giám đốc chịu trách nhiệm cao nhất trong khách sạn, tiếp đến là Phó Giám đốc (thường cũng chỉ có một vị trí Phó Giám đốc)

• Các phòng nghiệp vụ chuyên môn thì sẽ tách riêng thành 2 nhóm:

  • Nhóm 1 là phòng Kế toán, chịu trách nhiệm các công việc hành chính, văn phòng như quản lý thu chi, thực hiện nghiệp vụ kế toán, báo cáo thuế, tính lương, trả lương, lưu trữ văn kiện, hợp đồng lao động…

  • Nhóm 2 là các bộ phận thực hiện các nghiệp vụ khách sạn, trực tiếp phục vụ khách đến lưu trú, gồm: Lễ tân, buồng phòng, kỹ thuật, bảo vệ, nhà hàng, bếp…

 

3.1.1. Ưu điểm

Cơ cấu đơn giản, dễ dàng kiểm soát hoạt động chi tiết

Linh hoạt trong điều chỉnh hoạt động, chiến lược phục vụ khách hàng

Đáp ứng gần như ngay lập tức mọi yêu cầu cá nhân của từng khách hàng mà không phải thông qua nhiều thủ tục

Chi phí vận hành thấp, tiết kiệm ngân sách cho khách sạn

3.1.2. Nhược điểm

Nguồn lực và cơ sở hạ tầng ở mức trung bình nên khả năng phục vụ cũng chỉ dừng ở mức tương đối, khó đáp ứng các yêu cầu lưu trú cao cấp.

Khó giữ chân nhân tài vì mức độ đa nhiệm cao, trong khi tiền lương và cơ hội thăng tiến không vượt trội bằng những khách sạn quy mô lớn.

Khó nâng cao mức độ nhận diện thương hiệu vì ở phân khúc khách sạn quy mô nhỏ, số lượng đối thủ cạnh tranh rất lớn.

3.2. Khách sạn quy mô lớn (4 – 5 sao)

Với quy mô từ 4 – 5 sao, số lượng nhân sự có thể lên đến cả nghìn người, vì vậy, cơ cấu tổ chức có tính chuyên môn cao hơn, phân định thành nhiều phòng ban, nhiều cấp bậc hơn.

• Đứng đầu sẽ là Tổng Giám đốc khách sạn

• Tiếp đó là Giám đốc điều hành (CEO)

• Kế đến là các phòng ban chuyên trách (bao gồm cả phòng ban nghiệp vụ khách sạn và các nghiệp vụ hành chính, văn phòng khác). Người đứng đầu các phòng ban này có thể là một trong hai lựa chọn sau:

  • Trưởng phòng chuyên môn

  • Giám đốc chuyên môn rồi mới đến Trưởng phòng thuộc nhiều nhánh nhỏ của chuyên môn đó.

• Cuối cùng là các nhân viên thuộc từng bộ phận, trực tiếp phục vụ khách lưu trú.

3.2.1. Ưu điểm

Tiện ích đa dạng, dịch vụ phong phú, thu hút đông đảo đối tượng khách hàng

Quản lý mang tính chuyên môn hóa nên mức độ đáp ứng yêu cầu khách hàng sẽ tốt hơn

Nguồn lực xây dựng thương hiệu lớn, tạo nên sức hút và năng lực cạnh tranh kinh doanh cao.

3.2.2. Nhược điểm

Cơ cấu tổ chức phức tạp, khó theo sát mọi hoạt động chi tiết

Chi phí vận hành khách sạn cao, tạo áp lực tài chính cho ban quản trị

Thích ứng chậm những xu hướng thay đổi trong kinh doanh vì cần nhiều thời gian để hệ thống hóa và truyền đạt sự thay đổi theo từng cấp bậc, từng chuyên môn cụ thể.

>>> Xem thêm: Tất tần tật các vị trí trong khách sạn

4. Khái quát vai trò của từng bộ phận trong cơ cấu tổ chức khách sạn 

Mỗi tầng trong cơ cấu tổ chức sẽ sở hữu quyền lợi và trách nhiệm khác nhau. Tầng càng cao thì giá trị sở hữu càng cao, lương thưởng cũng theo đó tăng đều đều:

4.1. Tổng giám đốc 

Xét về cơ cấu trực tiếp điều hành quản lý thì Tổng giám đốc là “trên vạn người” và chỉ dưới Hội đồng quản trị thôi. Vị trí này chỉ xuất hiện ở những khách sạn quy mô lớn 4 sao trở lên, chịu trách nhiệm định hướng quản lý ở tầm vĩ mô như Hoạch định chiến lược phát triển, quyết định kế hoạch triển khai chi tiết cho từng phòng ban…

4.2. Giám đốc điều hành 

Ở quy mô khách sạn nhỏ thì Giám đốc điều hành (hay Giám đốc) là lớn nhất cơ cấu tổ chức rồi. Còn ở quy mô khách sạn lớn thì sẽ dưới sự chỉ đạo của Tổng giám đốc. Nhiệm vụ chính của Giám đốc điều hành là kiểm soát, điều hành các chiến lược kinh doanh đã được Tổng giám đốc phê duyệt. Bao gồm cả Quản lý tài chính, Marketing, cân đối thu chi, tối ưu lợi nhuận… nhưng vẫn ở mức độ vĩ mô, chú trọng cụ thể hóa phần nội dung chiến lược mà Tổng giám đốc đã phê duyệt.

4.3. Các trưởng bộ phận 

Có thể là Trưởng phòng / Trưởng bộ phận ở quy mô khách sạn nhỏ, hoặc Giám đốc rồi đến Trưởng bộ phận ở quy mô khách sạn lớn. Ở cấp bậc này, người phụ trách sẽ tiếp nhận chỉ thị từ Giám đốc điều hành với nội dung nhiệm vụ đảm nhận được thu hẹp phạm vi theo mảng chuyên môn mà bộ phận được giao phó.

4.4. Nhân viên các bộ phận 

Đây là cấp bậc trực tiếp tiếp nhận phân công từ Trưởng phòng /Trưởng bộ phận chuyên môn, sau đó mỗi nhân viên sẽ dựa trên nhiệm vụ được phân công, trực tiếp cung cấp dịch vụ đến khách lưu trú theo nghiệp vụ mà mình đảm trách. Họ sẽ chịu sự giám sát rất tỉ mỉ từ người quản lý trực tiếp, đảm bảo sự hoàn hảo đến từng tiểu tiết:

• Bộ phần tiền sảnh (Lễ tân, vận chuyển hành lý) là nơi tiếp xúc với khách hàng đầu tiên vì vậy bộ phận này phải luôn niềm nở, thân thiện, tạo sự thuận lợi cao nhất cho khách lưu trú từ việc lưu trữ thông tin, sắp xếp phòng, hoàn tất thủ tục nhận/ trả phòng, đồng thời trở thành cầu nối giải đáp thắc mắc và đáp ứng yêu cầu phát sinh từ khách hàng.

• Bộ phận buồng phòng đảm bảo phòng ốc luôn sạch sẽ, ngăn nắp, bố trí đầy đủ trang thiết bị, vật dụng (chăn, khăn trải giường, khăn tắm, dép thay…), đảm bảo không gian nghỉ ngơi an toàn và thư giãn nhất cho khách lưu trú.

• Bộ phận nhà hàng chịu trách nhiệm lên thực đơn mỗi ngày, chế biến vệ sinh an toàn thực phẩm, ngoài ra, họ còn phải có trách nhiệm bảo quản tốt nguyên vật liệu chế biến món ăn, cũng như phục vụ thực đơn riêng chuẩn xác dành cho khách VIP.

• Bộ phận kỹ thuật thường xuyên bảo trì, bảo dưỡng trang thiết bị, máy móc, hệ thống điện nước… trong toàn bộ hệ thống khách sạn. Kịp thời xử lý sự cố đơn lẻ hoặc sự cố toàn cục, đảm bảo tốc độ khôi phục nhanh nhất để không làm gián đoạn sinh hoạt của khách lưu trú.

• Bộ phận an ninh được bố trí từ hầm giữ xe, cửa khách sạn, đến đội ngũ túc trực tại mỗi tầng ở những khách sạn lớn. Mục đích chỉ có một, an toàn và an toàn cho tất cả khách lưu trú. Với những khách sạn lớn, có nguyên thủ hay khách VIP lưu trú thì bộ phận an ninh còn phải phối hợp hiệu quả cùng đội ngũ an ninh riêng của khách hàng.

• Bộ phận kinh doanh (Marketing) chịu trách nhiệm quảng bá thương hiệu khách sạn đến đông đảo đối tượng khách hàng thông qua các hình thức tiếp thị truyền thông và hiện đại. Ngoài ra, đây cũng là đội ngũ xử lý khủng hoảng truyền thông cho khách sạn, đập tan những thông tin tiêu cực ảnh hưởng đến giá trị thương hiệu kinh doanh.

• Bộ phận kế toán lo tất tần tật những vấn để về thuế và các nghiệp vụ kế toán khách sạn theo đúng quy định của pháp luật hiện hành. Bộ phận này cũng có thể đảm nhận cả vai trò tài chính như giải ngân đầu tư trang thiết bị, ứng lương, tham mưu chiến lược cho Giám đốc điều hành.

• Bộ phận hành chính đảm nhận mọi vấn đề liên quan đến thủ tục hành chính, văn thư lưu trữ, kèm theo đó là các công tác tuyển dụng, đào tạo nhân sự, giải quyết mâu thuẫn nội bộ, hoàn tất bảng lương, đánh giá hiệu suất làm việc, tham mưu chiến lược phát triển nguồn nhân lực khách sạn…

Cơ cấu tổ chức phổ biến cho một khách sạn chính là hệ thống “khung xương” quan trọng, tuyệt đối không thể thiếu đối với hoạt động vận hành của khách sạn. Nhìn vào cơ cấu, mỗi nhân sự không chỉ hiểu rõ tầm quan trọng của từng bộ phận, mà còn dễ dàng định hình quy trình triển khai nhiệm vụ cho chính mình, đảm bảo sự tuân thủ vận hành thống nhất ở mọi cấp độ. Đây chính là nguyên nhân mà Ms. Uptalent luôn đánh giá cao những khách sạn có cơ cấu tổ chức chặt chẽ. 

 

------------------------------------

HRchannels - Headhunter -  Dịch vụ tuyển dụng cao cấp
Hotline: 08. 3636. 1080
Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com
Website: https://hrchannels.com/
Địa chỉ: Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam 

Nguồn ảnh: internet