Cho dù doanh nghiệp có quy mô lớn hay nhỏ, lợi nhuận hay phi lợi nhuận, nhà nước hay tư nhân, thì xây dựng cơ cấu tổ chức phòng truyền thông hợp lý sẽ giúp doanh nghiệp xác định được lượng nhân sự cần thiết, cũng như quy trình hoạt động và cách thức tương tác trong công việc. Doanh nghiệp có thể chủ động điều chỉnh sơ đồ tổ chức của phòng truyền thông sao cho phù hợp với đặc thù và nhu cầu của doanh nghiệp.
1. Cơ cấu, sơ đồ tổ chức phòng truyền thông
Phòng truyền thông là bộ phận giữ vai trò quan trọng trong việc mang thương hiệu doanh nghiệp đến với khách hàng tiềm năng, cũng như quản lý các hoạt động truyền thông với các đối tượng bên ngoài và trong nội bộ doanh nghiệp.
Trong cơ cấu của phòng truyền thông bao gồm hai cấp bậc, đó là cấp quản lý và nhân viên. Vì vậy sơ đồ tổ chức của phòng truyền thông sẽ như sau: Ban giám đốc => Trưởng phòng truyền thông => cấp nhân viên (Chuyên viên truyền thông nội bộ, Nhân viên phụ trách quan hệ công chúng, Chuyên viên PR Media, Chuyên viên Digital Marketing, Chuyên viên tổ chức sự kiện).
Trong hầu hết các doanh nghiệp, Trưởng phòng truyền thông sẽ là người giúp doanh nghiệp vạch ra các chiến lược và những phương thức truyền thông hiệu quả nhất với các đối tượng bên ngoài và nội bộ doanh nghiệp. Họ sẽ dẫn dắt phòng truyền thông thực hiện các chiến dịch được Ban giám đốc phê duyệt.
Phụ thuộc vào quy mô phòng truyền thông của doanh nghiệp mà Trưởng phòng truyền thông sẽ đảm nhiệm lượng công việc khác nhau. Với phòng truyền thông chỉ là một nhóm nhỏ, họ sẽ phải đảm nhiệm nhiều việc hơn. Còn với một phòng truyền thông lớn, họ sẽ đảm nhiệm công việc quản lý là chính, các nhân viên khác sẽ được phân công đảm nhiệm các công việc quản lý internet, quản lý quảng cáo, quản lý quan hệ công chúng và quản lý truyền thông nội bộ.
>>> Xem thêm: Mô tả công việc phòng truyền thông
2. Mô tả công việc các vị trí trong phòng truyền thông
2.1. Trưởng phòng truyền thông
Trưởng phòng truyền thông là người đứng đầu phòng truyền thông, có trách nhiệm quản lý, điều hành và giám sát các công việc của phòng truyền thông.
Các công việc chính Trưởng phòng truyền thông thường đảm nhiệm gồm có:
-
Chịu trách nhiệm quản lý và điều hành phòng truyền thông. Đưa ra định hướng và phân công công việc cụ thể cho nhân viên trong phòng; hướng dẫn, đốc thúc nhân viên hoàn thành công việc đúng tiến độ.
-
Tổ chức và quản lý hoạt động xây dựng, phát triển thương hiệu.
-
Đề xuất các ý tưởng sáng tạo để truyền tải thông điệp truyền thông và thường xuyên cập nhật tin tức về doanh nghiệp trên các kênh truyền thông.
-
Thiết lập và duy trì các mối quan hệ với cơ quan báo chí, truyền thông cũng như xử lý khủng hoảng truyền thông.
-
Theo dõi và báo cáo tiến độ, kết quả của các hoạt động truyền thông.
2.2. Chuyên viên truyền thông nội bộ
Chuyên viên truyền thông nội bộ là người phụ trách việc cung cấp các thông tin cho toàn bộ nhân viên trong nội bộ doanh nghiệp, như là: quy chế, chính sách, hoạt động ngoại khóa,…
Các công việc chính:
-
Lên ý tưởng cho các chương trình và các hoạt động nội bộ của công ty.
-
Lập kế hoạch tổ chức các hoạt động hay sự kiện nhằm xây dựng và phát triển văn hóa công ty.
-
Quản lý việc giao tiếp nội bộ trong công ty. Đảm bảo truyền tải thông tin xuyên suốt các bộ phận, giúp mỗi nhân viên nắm rõ các thông điệp của công ty và ngược lại.
-
Quản lý trang web và blog của doanh nghiệp.
>>> Có thể bạn quan tâm: Chức năng, nhiệm vụ phòng truyền thông
2.3. Nhân viên quan hệ công chúng (PRE)
Nhân viên quan hệ công chúng là người có trách nhiệm cung cấp các thông tin liên quan đến thông điệp, câu chuyện của doanh nghiệp cho giới truyền thông vào thời điểm tốt nhất. Họ phải đảm bảo các thông tin được công khai đều chính xác, trung thực, rõ ràng và dễ hiểu nhất.
Các công việc chính gồm có:
-
Tham gia xây dựng các kế hoạch và chương trình PR, đồng thời triển khai thực hiện các chương trình PR theo như kế hoạch đã lập.
-
Soạn thảo các thông cáo báo chí, bài phát biểu, bài viết, sắp xếp các buổi phỏng vấn, ghi hình… cho các sự kiện và biên soạn các tài liệu truyền thông khác.
-
Tổ chức các sự kiện, chương trình tài trợ để tăng sự nhận biết của công chúng về các sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của doanh nghiệp.
2.4. Chuyên viên Digital Marketing
Chuyên viên Digital Marketing là người chịu trách nhiệm thực hiện các hoạt động truyền thông, marketing trong môi trường kỹ thuật số.
Các công việc chính của Chuyên viên Digital Marketing gồm có:
-
Tiến hành phân tích, hoạch định kế hoạch và thực hiện các hoạt động digital marketing và social media.
-
Phụ trách phát triển các chương trình PR, triển khai các chiến dịch quảng cáo trên trên các phương tiện truyền thông online để quảng bá thương hiệu và các sản phẩm của doanh nghiệp.
-
Định kỳ thực hiện việc thống kê và phân tích từ khóa.
-
Lập kế hoạch SEO, SEM, Google Adwords để tối ưu hóa thứ hạng tìm kiếm của trang web công ty trên các trang tìm kiếm.
>>> Bạn đọc thêm: Vai trò quan trọng của phòng truyền thông đối với doanh nghiệp
2.5. Chuyên viên tổ chức sự kiện
Chuyên viên tổ chức sự kiện là người chịu trách nhiệm thực hiện các công việc theo hướng dẫn của quản lý và xử lý nhiều nhiệm vụ khác nhau, từ khi tiếp nhận ý tưởng tới khi thực hiện các bước để tổ chức sự kiện một cách suôn sẻ nhất.
Công việc của Chuyên viên tổ chức sự kiện bao gồm:
-
Đánh giá quy mô sự kiện, đề xuất quy trình tiến hành sự kiện.
-
Lập kế hoạch, dự tính chi phí tổ chức.
-
Thuê địa điểm, liên hệ với các nhà cung cấp vật tư, thiết bị, thực phẩm, trang trí,…
-
Khảo sát mặt bằng, quản lý nhân sự, trang thiết bị sử dụng trong sự kiện.
-
Giám sát, quản lý chất lượng và tiến độ chuẩn bị cho sự kiện.
-
Cung cấp thông tin cần thiết cho người tham dự sự kiện.
-
Theo dõi, giám sát các hoạt động cho đến khi sự kiện kết thúc.
- Báo cáo kết quả công việc cho quản lý.
---------------------------------------------------------
HRchannels - Dịch vụ tuyển dụng cao cấp
Hotline: 08. 3636. 1080
Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com
Website: www.hrchannels.com
Địa chỉ: Tầng 12A.3, Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam
HRchannels
HRchannels là nền tảng tuyển dụng và thu hút nhân sự cấp cao hàng đầu tại Việt Nam.
Với hơn 16 năm kinh nghiệm tuyển dụng nhân sự cấp cao. Chúng tôi là công ty headhunter hàng đầu ở Việt Nam.
