Phòng đối ngoại đảm nhiệm vai trò xây dựng mối quan hệ hợp tác lâu dài với các cá nhân, tổ chức có liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Bộ phận này sẽ lập kế hoạch để tạo dựng và duy trì hình ảnh tốt đẹp của doanh nghiệp cũng như nâng cao sự hiểu biết giữa doanh nghiệp và hệ sinh thái các đối tượng liên quan đến doanh nghiệp.
Hoạt động đối ngoại được coi là cách giúp doanh nghiệp kiểm soát và quản lý hiệu quả các thông tin được truyền tải với các đối tượng công chúng của họ. Một khi có chiến lược đối ngoại phù hợp, doanh nghiệp sẽ dễ dàng gửi các thông điệp của mình đến với công chúng, khách hàng, nhà đầu tư, đối tác, và các bên liên quan khác. Đồng thời duy trì hình ảnh của doanh nghiệp với các nhóm đối tượng này.
Cơ cấu, sơ đồ tổ chức phòng đối ngoại
Phòng đối ngoại là bộ phận thay mặt công ty quản lý các mối quan hệ kinh doanh và giải quyết các công việc liên quan đến lĩnh vực đối ngoại của doanh nghiệp. Vì thế, những người làm việc trong bộ phận này cần phải có kiến thức tốt, quan hệ xã hội rộng và có khả năng giao tiếp. Đồng thời, họ cũng phải có tư tưởng và cách nhìn nhận vấn đề cởi mở, linh hoạt. Trong công việc, cần đề cao lợi ích của doanh nghiệp lên trên hết. Tuy nhiên, không vì vậy mà làm thương hại đến khách hàng, đối tác và các bên khác. Đặc biệt cần giữ chữ tín trong các mối quan hệ kinh doanh.
Cơ cấu tổ chức của phòng đối ngoại gồm hai cấp bậc: cấp quản lý và cấp nhân viên. Mỗi cấp bậc sẽ đảm nhiệm những vai trò nhất định để hoàn thành các nhiệm vụ được giao.
Sơ đồ tổ chức của phòng đối ngoại như sau: Ban giám đốc => Trưởng phòng đối ngoại => Phó phòng đối ngoại => Các chuyên viên, nhân viên đối ngoại.
Để xây dựng một phòng đối ngoại làm việc hiệu quả, bạn cần chú ý các điểm sau:
-
#1 Xem xét chiến lược quảng bá của doanh nghiệp: bạn cần xác định rõ bạn mong đợi điều gì khi thiết lập phòng đối ngoại? Các thông tin bạn muốn truyền đạt là gì? Bạn cũng cần đánh giá nguồn lực hiện có và có kế hoạch hành động cụ thể.
-
#2 Làm rõ các mục tiêu: để thiết lập phòng đối ngoại thành công, bạn cần xác định rõ mục tiêu bao quát và các chức năng chính của bộ phận này.
-
#3 Tuyển dụng đúng người: khi đã xác định được mục tiêu của phòng, thì đã đến lúc bạn tìm người thích hợp để điều hành hoạt động của phòng. Bạn cần xác định người bạn muốn tìm cần có những kỹ năng và phẩm chất nào.
-
#4 Vận dụng mạng lưới quan hệ của bạn: đây được xem là cách tốt nhất để bạn bắt đầu tìm kiếm nhân sự phù hợp. Khi đã lựa chọn được một nhóm người phù hợp, bạn cần cung cấp cho họ đầy đủ thông tin để họ hoàn thành công việc tốt nhất.
-
#5 Có chiến lược và kế hoạch thực hiện công tác đối ngoại rõ ràng.
Tìm hiểu về các vị trí trong phòng đối ngoại
1. Trưởng phòng đối ngoại
Trưởng phòng đối ngoại là người đứng đầu phòng đối ngoại, chịu trách nhiệm trong việc đàm phán, kết nối và duy trì mối quan hệ với các đối tác, nhà đầu tư, khách hàng và các bên có liên quan khác trên thị trường.
Họ còn có chức năng tham mưu, đề xuất các chính sách, cách thức trong việc thiết lập và duy trì mối quan hệ với các đối tác. Đồng thời còn có trách nhiệm tìm kiếm đối tác để mở rộng thị trường, cũng như duy trì mối quan hệ giữa doanh nghiệp và các đối tác.
>>>> Xem thêm: Phòng đối ngoại đảm nhiệm công việc gì?
Chịu trách nhiệm quản lý mọi hoạt động của nhân viên phòng đối ngoại, phân công giao việc cho nhân viên phòng đối ngoại và chịu trách nhiệm về kết quả công việc của phòng.
2. Phó phòng đối ngoại
Phó phòng đối ngoại là người hỗ trợ Trưởng phòng đối ngoại trong việc quản lý hoạt động của phòng. Họ sẽ nhận lệnh trực tiếp từ Trưởng phòng và báo cáo công việc cho Trưởng phòng.
Công việc của Phó phòng đối ngoại thường bao gồm các việc chính sau đây:
- Theo dõi, tổng hợp và phân tích số liệu liên quan đến công tác đối ngoại của doanh nghiệp. Từ đó tham mưu cho Trưởng phòng trong việc xây dựng và triển khai các chương trình đối ngoại chiến lược.
-
Hỗ trợ Trưởng phòng trong việc tìm kiếm đối tác, khách hàng và nhà đầu tư tiềm năng.
-
Hỗ trợ các thông tin pháp lý và các thủ tục khi làm việc với cơ quan nhà nước. Giữ mối liên hệ thường xuyên với các cơ quan nhà nước, chính quyền địa phương để tạo thuận lợi cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
-
Đưa ra đề xuất, kiến nghị với Trưởng phòng trong công tác xây dựng các chính sách hoạt động của phòng đối ngoại.
- Thực hiện các công việc khác do Trưởng phòng giao phó.
3. Các chuyên viên, nhân viên đối ngoại
Thực hiện các công việc theo như phân công của Trưởng phòng. Có trách nhiệm báo cáo công việc chính xác, kịp thời để Trưởng phòng có thể nắm rõ tiến độ các hoạt động đang diễn ra.
Tham gia hỗ trợ các chương trình tiếp thị sản phẩm, thương hiệu của công ty, mở rộng mối quan hệ ngoại giao với các đối tượng công chúng mục tiêu nhằm phục vụ cho việc quảng bá hình ảnh của công ty. Chuẩn bị công tác hậu cần cho các sự kiện của công ty.
Tiến hành nghiên cứu và thu thập thông tin liên quan đến thị trường, đối thủ cạnh tranh… Đồng thời duy trì mối quan hệ với đối tác và khách hàng của doanh nghiệp.
>>> Có thể bạn quan tâm: 10 câu hỏi phỏng vấn tuyển dụng giám đốc đối ngoại giỏi
------------------------------------
HRchannels - Headhunter - Dịch vụ tuyển dụng cao cấp
Hotline: 08. 3636. 1080
Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com
Website: https://hrchannels.com/
Địa chỉ: Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam
Nguồn ảnh: internet
HRchannels
HRchannels là nền tảng tuyển dụng và thu hút nhân sự cấp cao hàng đầu tại Việt Nam.
Với hơn 16 năm kinh nghiệm tuyển dụng nhân sự cấp cao. Chúng tôi là công ty headhunter hàng đầu ở Việt Nam.
