Cơ cấu, sơ đồ tổ chức của phòng vật tư là như thế nào?

Công tác mua sắm vật tư rất quan trọng đối với thành công lâu dài của doanh nghiệp. Do đó cơ cấu tổ chức của phòng vật tư cũng đặc biệt quan trọng. Cơ cấu tổ chức phòng vật tư phải đảm bảo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động chiến lược khác nhau và đủ sức đối phó với những thay đổi bất ngờ của thị trường.

Yêu cầu đối với phòng vật tư

Cách doanh nghiệp thiết lập cơ cấu phòng vật tư sẽ ảnh hưởng đến các cá nhân trong bộ phận. Đồng thời góp phần xác định nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn của mỗi cá nhân. Hơn nữa, cách tổ chức phòng vật tư sẽ quyết định quy trình và cách tương tác giữa các cá nhân. Vì vậy khi thiết lập cơ cấu tổ chức cho phòng vật tư, cần đảm bảo xác định rõ mục tiêu và các chính sách hoạt động cụ thể, để có thể hoàn thành các mục tiêu chung của công ty.

Để tối đa hóa hiệu quả hoạt động, công ty sẽ phải điều chỉnh cơ cấu và quy trình quản lý sao cho phù hợp với những thay đổi của thị trường và tạo điều kiện hợp tác giữa các bộ phận khác nhau trong công ty. Do đó cơ cấu tổ chức phòng vật tư cần phải đáp ứng được các yêu cầu về giao tiếp với các đối tượng bên ngoài và bên trong doanh nghiệp. 

Việc đầu tiên cần thực hiện khi thiết lập cơ cấu cho phòng vật tư là xác định yêu cầu cần đạt được khi thực hiện chức năng mua sắm vật tư phục vụ cho các kế hoạch kinh doanh. Ngoài ra còn phải theo dõi xu hướng thị trường và các thay đổi liên quan đến quá trình cung ứng vật tư. Điều này giúp tăng cường sự gắn kết với môi trường kinh doanh và góp phần chuẩn bị cho sự phát triển doanh nghiệp trong tương lai.

Cơ cấu tổ chức phòng vật tư

1. Vì sao phải thiết lập cơ cấu tổ chức cho phòng vật tư

Khi đã xác định được mục tiêu và yêu cầu đối với phòng vật tư, thì đã đến lúc tiến hành thiết lập cơ cấu tổ chức cho bộ phận này. Việc thiết lập cơ cấu tổ chức được hiểu là quá trình đánh giá và lựa chọn cấu trúc, hệ thống giao tiếp, phân công giao việc, điều phối, kiểm soát và quyền hạn, trách nhiệm của các cá nhân trong bộ phận.

Vì các mục tiêu thường khá là khác nhau, nên để đạt được sự cân bằng giữa các hành động sẽ phụ thuộc rất nhiều vào công ty và môi trường kinh doanh. Mặc dù có nhiều cách tổ chức phòng vật tư, nhưng chỉ có một số mô hình thường được áp dụng vào thực tế.

Việc tổ chức cơ cấu phòng vật tư của doanh nghiệp cần được thiết lập một cách khách quan, dựa trên các chức năng quản trị của bộ phận này trong công tác quản lý vật tư. Điều này mang tính quyết định đối với hiệu quả của việc quản lý vật tư.

Nếu cơ cấu tổ chức phòng vật tư được thiết lập hợp lý sẽ đem đến lợi ích to lớn đối với công tác quản lý vật tư trong doanh nghiệp. Vì vậy, cần phải nghiên cứu thật kỹ, để đảm bảo việc thiết lập cơ cấu phòng vật tư có thể đáp ứng được yêu cầu hoạt động của doanh nghiệp. 


>>> Xem thêm: Mô tả công việc của phòng vật tư

2. Các mô hình tổ chức phòng vật tư thường gặp 

Trong thực tế, chúng ta thường bắt gặp ba mô hình cơ cấu tổ chức của phòng vật tư. Các mô hình này được thiết lập dựa trên chức năng, địa điểm và sản phẩm.

2.1 Cơ cấu tổ chức phòng vật tư theo chức năng

Trong trường hợp này phòng vật tư sẽ được tổ chức theo kiểu chuyên môn hóa các chức năng. 

Với mô hình này, sơ đồ tổ chức phòng vật tư sẽ được phân thành hai cấp như sau: Trưởng phòng vật tư => Nhân viên phụ trách vận chuyển, Nhân viên thu mua, Nhân viên quản lý tồn kho và Nhân viên quản lý ngành hàng (được phân công theo từng ngành hàng).

Ưu điểm của mô hình này là đạt được hiệu quả kinh tế qua việc sử dụng các nhân sự được trả lương cao.

Mô hình này cũng tồn tại những hạn chế sau:

• Thứ nhất, một người sẽ phải đảm nhiệm những công việc thuộc cùng một chuyên môn từ ngày này sang ngày khác. Điều này có thể khiến họ cảm thấy chán nản dẫn tới thiếu động lực làm việc.

• Thứ hai, khi công việc quá chuyên môn hóa, mọi người thường có tâm lý bỏ qua hoặc là trốn tránh trách nhiệm khi phải xử lý những việc không phải là công việc thường ngày của họ.

2.2 Cơ cấu tổ chức phòng vật tư theo địa điểm

Mô hình này được áp dụng đối với các công ty có nhà máy đặt tại nhiều địa điểm khác nhau. Khi đó sơ đồ tổ chức phòng vật tư sẽ như sau: Trưởng phòng vật tư => Nhân viên vật tư nhà máy A, Nhân viên vật tư nhà máy B, Nhân viên vật tư nhà máy C…

Ưu điểm của cơ cấu tổ chức này là mọi việc sẽ được giải quyết nhanh chóng và duy trì được sự cung ứng vật tư liên tục. Nhược điểm là giá cả cùng một loại vật tư ở các nhà máy trong cùng một thời điểm có thể không giống nhau.

2.3 Cơ cấu tổ chức phòng vật tư theo sản phẩm

Kiểu cơ cấu tổ chức này thường thấy trong các công ty sản xuất kinh doanh nhiều loại sản phẩm. Khi đó cần chuyên môn hóa các loại vật tư cần thiết để sản xuất theo từng loại sản phẩm.


>>> Có thể bạn quan tâm: KPI dành cho phòng vật tư ra sao?

Sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng vật tư sẽ như sau: Trưởng phòng vật tư => Nhân viên phụ trách sản phẩm A, Nhân viên phụ trách sản phẩm B, Nhân viên phụ trách sản phẩm C, …

Hoặc là: Trưởng phòng vật tư => Các Trợ lý phòng vật tư (sẽ có nhiều Trợ lý và mỗi Trợ lý sẽ theo dõi một loại sản phẩm).

------------------------------------

HRchannels - Headhunter -  Dịch vụ tuyển dụng cao cấp
Hotline: 08. 3636. 1080
Email - Doanh Nghiệp: sales@hrchannels.com
Email - Ứng Viên: job@hrchannels.com
Website: https://hrchannels.com/
Địa chỉ: Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam

Nguồn ảnh: internet + HRchannels