Cơ cấu phòng mua hàng gồm những gì?

Tương tự như các bộ phận khác trong doanh nghiệp, cơ cấu phòng mua hàng cũng được xây dựng giống như một kim tự tháp. Trong cơ cấu đó người đứng đầu giữ vai trò đưa ra quyết định cao nhất. Đối với những công việc quan trọng, tất cả các thành viên có trách nhiệm báo cáo cho người đứng đầu bộ phận. 

Phụ thuộc vào nhu cầu của từng doanh nghiệp mà cơ cấu phòng mua hàng được tổ chức sao cho phù hợp nhất. Tuy nhiên có một số vị trí công việc thường xuất hiện trong cơ cấu phòng mua hàng.


>>> Xem thêm: Mô tả công việc của phòng thu mua hàng

1. Giám đốc mua hàng / Trưởng phòng mua hàng

Người đứng đầu phòng mua hàng thường được biết đến với chức danh Giám đốc mua hàng hoặc là Trưởng phòng mua hàng. Điều này tùy thuộc vào cơ cấu tổ chức phòng ban của mỗi công ty mà sẽ được gọi dưới các chức danh khác nhau.

Các cá nhân này là người chịu trách nhiệm cao nhất trong phòng mua hàng cũng như toàn bộ hoạt động hàng ngày và hiệu quả hoạt động của bộ phận. Họ chịu trách nhiệm quản lý nguồn cung cấp hàng hóa cùng các nguồn vật lực khác cho hoạt động sản xuất và bán hàng của doanh nghiệp. 

Công việc chính của Giám đốc mua hàng là tìm kiếm những nguồn hàng có chất lượng nhất với mức giá tốt nhất. Họ cũng chịu trách nhiệm quản lý, đánh giá năng lực của các nhà cung cấp. Đồng thời còn chịu trách nhiệm thương thảo, đàm phán hợp đồng và xem xét, kiểm soát chất lượng sản phẩm.

2. Phó Giám đốc mua hàng / Phó phòng mua hàng

Giữ vị trí thứ hai về quyền kiểm soát phòng mua hàng là Phó Giám đốc mua hàng hoặc là Phó phòng mua hàng. Mỗi công ty khác nhau sẽ có chức danh khác nhau cho vị trí này. 

Vị trí này giữ vai trò hỗ trợ người đứng đầu phòng mua hàng trong công tác quản lý quá trình mua hàng cũng như quản lý các hoạt động thường ngày của phòng mua hàng. Họ sẽ nhận lệnh từ Giám đốc mua hàng, đồng thời báo cáo kết quả công việc cho Giám đốc mua hàng.

Ngoài ra, họ còn tiến hành phân tích, tìm kiếm để đưa ra các đề xuất mới về các sản phẩm hoặc nhà cung cấp phù hợp, nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu kinh doanh và các hoạt động thường ngày của doanh nghiệp.


>>> Có thể bạn quan tâm: Top những doanh nghiệp có phòng mua hàng

3. Người mua hàng cấp cao – Senior buyer

Senior buyer được biết đến là người thực hiện việc tìm nguồn hàng, đàm phán và mua hàng hóa, vật tư cho doanh nghiệp. Người đảm nhận vị trí này cần tính toán đến các tiêu chí sau khi mua hàng: chất lượng nguồn hàng, thời gian giao hàng, tính sẵn có của nguồn hàng.

Trong doanh nghiệp sản xuất, người mua hàng cấp cao phải biết những nguyên vật liệu nào cần thiết cho sản xuất và nên mua với số lượng bao nhiêu. Ngoài ra, còn phải duy trì sự cân bằng giữa lượng nguyên vật liệu nhập vào và lượng nguyên vật liệu sẽ được sử dụng cho quá trình sản xuất, đảm bảo ngân quỹ của công ty không phải chịu gánh nặng vì những nguyên vật liệu không được sử dụng tới. 

Đối với doanh nghiệp thương mại thì người mua hàng cấp cao phải dự đoán được nhu cầu mua hàng của người tiêu dùng. Cụ thể cần dự đoán được người tiêu dùng muốn mua gì và số lượng bao nhiêu, để có thể chuẩn bị sẵn sàng nguồn hàng cần thiết khiến họ hài lòng. 

Bất cứ một quyết định sai lầm nào trong quá trình mua hàng đều có thể gây thiệt hại về mặt kinh tế và làm tổn hại đến danh tiếng của doanh nghiệp. Người mua hàng cấp cao sẽ báo cáo công việc cho Phó Giám đốc mua hàng.

4. Trợ lý mua hàng – Assistant buyer

Trợ lý mua hàng là người hỗ trợ người mua hàng cấp cao hoặc Giám đốc mua hàng quản lý tất cả các công việc liên quan đến quá trình mua hàng như hỗ trợ việc chọn lựa sản phẩm phù hợp, quản lý đơn đặt hàng, theo dõi hàng tồn kho, chuẩn bị ngân sách và hỗ trợ các công tác quản trị khác. Trợ lý mua hàng cũng làm việc với các nhà cung cấp và thường xuyên theo dõi diễn biến cũng như xu hướng thị trường.

Trợ lý mua hàng có trách nhiệm báo cáo công việc cho người mua hàng cấp cao, đồng thời họ đảm nhận các nhiệm vụ công việc riêng. Trợ lý mua hàng cũng đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá năng lực các nhà cung cấp, tìm kiếm nguồn hàng chất lượng, có độ tin cậy cao và tiết kiệm chi phí mua hàng nhất cho công ty.


>>> Đọc thêm: Chức năng - nhiệm vụ của phòng mua hàng

5. Nhân viên hỗ trợ – Support staff

Các nhân viên phòng mua hàng thường phối hợp công việc chặt chẽ với nhau theo từng nhóm. Mỗi thành viên trong nhóm sẽ chịu trách nhiệm xử lý các nhiệm vụ cụ thể. Nhưng họ lại cùng nhau thống nhất để đưa ra các quyết định sau cùng. Trong mỗi nhóm như vậy sẽ có thành viên giữ vai trò của một Trợ lý hành chính và thư ký. Họ thường là những nhân viên đa tài vì họ có khả năng xử lý nhiều nhiệm vụ cùng một lúc để giúp cho phòng mua hàng hoạt động như một khối gắn kết. Vì vậy, một nhân viên hỗ trợ có thể chuyển sang vị trí người mua hàng, khi họ quen thuộc với công việc của bộ phận.
 

------------------------------------

HRchannels - Headhunter -  Dịch vụ tuyển dụng cao cấp

Hotline: 08. 3636. 1080
Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com
Website: https://hrchannels.com/
Địa chỉ: Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam

Nguồn ảnh: internet