Chuyên Viên Xuất Nhập Khẩu: Công việc, Kỹ năng và Mức Lương

Hoạt động giao thương quốc tế đã trở thành nhu cầu không thể thiếu trong tiến trình phát triển của mọi doanh nghiệp. Theo đó, vai trò của chuyên viên xuất nhập khẩu càng được quan tâm nhiều hơn. Từ nhu cầu tuyển dụng đến khía cạnh chuyên môn trong nghiệp vụ xuất nhập khẩu đều đã và đang mở ra nhiều cơ hội việc làm đầy tiềm năng. Bài viết Ms. Uptalent chia sẻ hôm nay sẽ đề cập nhiều hơn về điều này.

MỤC LỤC:
1. Chuyên viên xuất nhập khẩu là gì?
2. Công việc chính của chuyên viên xuất nhập khẩu
   2.1. Chuyên viên chứng từ xuất nhập khẩu
   2.2. Chuyên viên thanh toán quốc tế
3. Kỹ năng cần thiết của chuyên viên xuất nhập khẩu
4. Mức lương chuyên viên xuất nhập khẩu


>>>> Việc làm Xuất Nhập Khẩu tại HRchannels.com

1. Chuyên viên xuất nhập khẩu là gì? 

Chuyên viên xuất nhập khẩu là nhân sự chịu trách nhiệm hoàn tất các thủ tục, hồ sơ, quy trình theo đúng quy định hải quan, quy định pháp luật của các nước liên quan. Mục tiêu nhằm đảm bảo hàng hóa mua từ nước ngoài được nhập khẩu vào Việt Nam thuận lợi, cũng như hàng hóa sản xuất trong nước được xuất khẩu đến tay khách hàng ở nước ngoài suông sẻ.

Xuất nhập khẩu là cụm từ chung mô tả nhóm công việc mua bán hàng hóa quốc tế, trong đó bao gồm nhiều vị trí công việc chuyên sâu được các doanh nghiệp tách ra khi tuyển dụng, tiêu biểu như:

• Chuyên viên chứng từ xuất nhập khẩu phụ trách hoàn thành những vấn đề liên quan đến giấy tờ xuất nhập khẩu như vận đơn, C/O, hóa đơn hàng hóa, bảng kê đóng hàng… theo tiêu chuẩn quốc tế, đảm bảo tiến trình vận chuyển và nhận hàng đều có sự chuẩn bị tốt trước khi hàng xuất đi hoặc nhập về.

• Chuyên viên xử lý hải quan là chuyên viên xuất nhập khẩu chịu trách nhiệm hoàn thành những thủ tục hải quan ở nước sở tại như khai báo mặt hàng, khai báo thuế, sắp xếp phân luồng để hàng hóa thuận lợi được thông quan ở cả phía xuất và phía nhập.

• Chuyên viên kinh doanh xuất nhập khẩu chịu trách nhiệm tìm kiếm đối tác mua hàng cho các đơn vị xuất khẩu hoặc đối tác cung cấp hàng hóa/ nguyên vật liệu phù hợp cho các đơn vị nhập khẩu. Đảm bảo chất lượng, giá thành, số lượng, thời gian giao hàng… phù hợp tiêu chí tìm kiếm của tổ chức.

• Chuyên viên thanh toán quốc tế đảm nhận các hoạt động liên quan đến thanh toán tiền hàng cho đối tác nước ngoài, cũng như kiểm soát tiến độ thanh toán từ phía người mua. Đảm bảo an toàn cho quá trình thanh toán, đồng thời phải đáp ứng các điều luật thanh toán quốc tế và bản địa ở cả hai nước xuất và nhập khẩu.

Chuyên viên giao nhận hàng hóa phụ trách thực hiện thủ tục giấy tờ, điều phối phương tiện vận chuyển để lấy hàng ra khỏi cảng/sân bay, hoặc vận chuyển hàng đến cảng/ sân bay để xuất đi. Hàng hóa phải đảm bảo đủ số lượng, không bị tiêu hao chất lượng, an toàn trong suốt quá trình vận chuyển để việc thông quan diễn ra thuận lợi, kịp thời gian.

2. Công việc chính của chuyên viên xuất nhập khẩu 

Đối với những doanh nghiệp quy mô nhỏ, một chuyên viên xuất nhập khẩu sẽ đảm trách khối lượng công việc nhỏ nhưng bù lại, mức độ đa dạng nghiệp vụ lại rất cao:

• Tiếp nhận yêu cầu tìm kiếm nguồn hàng hoặc tìm kiếm khách hàng tiêu thụ từ phía doanh nghiệp

• Lên kế hoạch tìm kiếm, đề xuất những lựa chọn tiềm năng với ban lãnh đạo

• Đàm phán, thương lượng với đối tác, nhà cung cấp hoặc khách hàng để thống nhất các tiêu chuẩn đơn hàng xuất nhập khẩu và phương thức vận chuyển

• Xác định HS Code cho các mặt hàng xuất nhập khẩu

• Soạn thảo và ký kết hợp đồng giao dịch xuất nhập khẩu

• Theo dõi, đốc thúc tiến độ sản xuất đơn hàng theo đúng tiêu chuẩn đã thỏa thuận

• Theo dõi, kiểm soát hành trình vận chuyển hàng hóa từ lúc xuất xưởng đến khi hàng đến tay người mua

• Kịp thời phát hiện và giải quyết những vấn đề phát sinh như thiếu hàng, hàng hỏng trên đường vận chuyển ra cảng/ sân bay, hàng không đạt chất lượng…

• Tiếp nhận hồ sơ, chứng từ của lô hàng, tiến hành so sánh, kiểm tra và triển khai những chứng từ nhập khẩu dựa trên thông tin đã nhận.

• Thực hiện các thủ tục thanh lý hải quan để giải phóng hàng khỏi kho, bãi kịp tiến độ.

• Quản lý, lưu trữ chứng từ hàng hóa khoa học, cẩn thận

• Tiến hành thanh toán cho đối tác, khách hàng theo đúng tiến độ đã thỏa thuận trong hợp đồng

Đối với những doanh nghiệp quy mô vừa và lớn, lượng đơn hàng nhiều, hoặc đòi hỏi sự chuyên sâu nghiệp vụ ở từng giai đoạn triển khai thì mỗi mô tả công việc cho từng vị trí chuyên sâu sẽ có những bổ sung chi tiết hơn. Ví dụ:


>>>> Xem thêm: Logistics là gì? Tìm hiểu A-Z về ngành Logistics

2.1. Chuyên viên chứng từ xuất nhập khẩu 

• Liên lạc, đốc thúc phòng sản xuất chuyển số liệu chuẩn xác cho lô hàng chuẩn bị xuất

• Liên lạc cùng đối tác xuất khẩu để tổng hợp dữ liệu chuẩn xác cho lô hàng nhập

• Hoàn tất thủ tục, chứng từ quan trọng, đảm bảo thông quan hàng xuất trong ngày hoặc thông quan hàng nhập ngay khi tàu / máy bay cập cảng.

• Kịp thời điều chỉnh những dữ liệu nếu có sai sót hoặc thay đổi, hạn chế tối đa phát sinh phí sửa chữa chứng từ

2.2. Chuyên viên thanh toán quốc tế 

• Nghiên cứu, cập nhật những điều lệ thanh toán quốc tế cho ngành hàng

• Phối hợp cùng ngân hàng, kiểm tra kỹ lưỡng từng chi tiết trong ký kết L/C

• Theo sát quá trình vận chuyển và kiểm tra chất lượng hàng nhập khẩu trước khi đề xuất thanh toán

• Theo sát tốc độ thanh toán của khách hàng / đối tác đối với các lô hàng xuất đã giao

• Kịp thời cảnh báo ban lãnh đạo ngừng giao hàng/ hoặc không thanh toán nếu lô hàng xuất/ hàng nhập không nhận được thanh toán đúng hạn/ không đúng chất lượng thỏa thuận.

3. Kỹ năng cần thiết của chuyên viên xuất nhập khẩu 

Hoạt động xuất nhập khẩu mang tính quốc tế, do đó, từ tốc độ đến các tiêu chuẩn hoàn thành công việc đều phải nhanh và thật chuẩn xác. Vì vậy, muốn trở thành chuyên viên xuất nhập khẩu giỏi, chắc chắn bạn sẽ cần trau dồi những yếu tố sau:

3.1. Kiến thức xuất nhập khẩu chuyên sâu

Kiến thức chuyên sâu về quy định xuất nhập khẩu, chứng từ cần có, khu vực cơ quan phụ trách… giúp cho quy trình triển khai công việc của chuyên viên xuất nhập khẩu không những nhanh hơn mà còn giảm thiểu chi phí đáng kể.Đơn cử như việc xác định HS Code, cùng một mặt hàng nhưng khi chuyên viên xuất nhập khẩu biết áp mục đích sử dụng phù hợp thì mức thuế hải quan sẽ khác nhau, tiết kiệm khoản chi phí không nhỏ cho doanh nghiệp.

3.2. Kỹ năng giao tiếp linh hoạt

Trong quá trình làm việc sẽ có rất nhiều tình huống phát sinh chẳng hạn như hàng ra kho CFS trễ, hàng bị vào luồng phải mở container kiểm tra, chứng từ chưa giao đến nhân viên hiện trường kịp… Chuyên viên xuất nhập khẩu với các mối quan hệ có được trong quá trình làm việc và kỹ năng giao tiếp linh hoạt vẫn có thể liên hệ các bên liên quan (như hãng tàu, đại lý giao nhận…) để xin thêm thời gian hoàn tất thủ tục, đảm bảo lô hàng được thông quan kịp thời gian, không phải bị nằm lại làm phát sinh phí lưu kho/ lưu bãi.

3.3. Kỹ năng tổ chức, quản lý công việc khoa học

Cùng một lúc chuyên viên xuất nhập khẩu sẽ phải đảm nhận nhiều đầu việc, có đầu việc vừa bắt đầu, có đầu việc đang triển khai, tất cả đan xen vào nhau. Nếu không có kỹ năng tổ chức, quản lý công việc tốt, rất dễ bị xáo trộn, không biết nên làm gì trước gì sau, hoặc quên mất một phần việc quan trọng. Những hệ lụy ở vị trí công việc mang tính quốc tế như chuyên viên xuất nhập khẩu đều phát sinh chi phí khắc phục. Do đó, học hỏi và tự kiến tạo cho mình cách quản lý công việc luôn là ưu tiên hàng đầu.

3.4. Thành thạo tin học và ngoại ngữ

Giao thương quốc tế nên việc liên lạc hầu hết đều thông qua các ứng dụng công nghệ thông tin (Outlook, Skype, Email, phần mềm nội bộ…) và sử dụng ngoại ngữ tiếng Anh làm ngôn ngữ trung gian khi giao tiếp. Vì vậy, chuyên viên xuất nhập khẩu phải tự trau dồi hai năng lực này ngay từ khi còn ngồi trên ghế nhà trường để có nền tảng tiếp thu những nội dung chuyên ngành xuất nhập khẩu nhanh hơn khi được tiếp cận công việc.

3.5. Tính cách cẩn trọng, tỉ mỉ

Sai sót dù là số lẻ ở phần trọng lượng hàng hóa khiến chứng từ bên vận chuyển (hãng tàu, hãng hàng không) cung cấp không khớp với chứng từ bên bán gửi trực tiếp cho bên mua thì coi như lô hàng không thể thông quan để giao đến tay người nhận. 

Ví dụ nhỏ này một lần nữa khẳng định sự cẩn trọng và tỉ mỉ cực kỳ quan trọng đối với chuyên viên xuất nhập khẩu, dù là chuyên viên chứng từ hay bất cứ vị trí chuyên sâu nào. Mọi dữ liệu khi phát hành cần được kiểm tra kỹ lưỡng nhiều lần, lưu lại bằng chứng từ nguồn cung cấp thông tin để hạn chế rủi ro cho chuyên viên.


>>>> Tham khảo: Tiết lộ mức lương ngành Logistics

4. Mức lương chuyên viên xuất nhập khẩu 

Xuất nhập khẩu sẽ luôn tồn tại và phát triển liên tục cho dù thời đại có thay đổi ra sao. Do đây là công việc đòi hỏi nghiệp vụ, kinh nghiệm và sự chủ động cao nên tùy theo thâm niên trong chuyên ngành mà mức lương của chuyên viên xuất nhập khẩu sẽ khác nhau. Nhìn chung

• Kinh nghiệm 0 – 1 năm: 5 – 9 triệu đồng/ tháng

• Kinh nghiệm 2 –  4 năm: 9,9 – 14 đồng/ tháng

• Kinh nghiệm trên 5 năm, vai trò quản lý mức lương có thể lên đến 30 triệu đồng/ tháng

Bên cạnh lương, một số vị trí chuyên viên xuất nhập khẩu còn có được những khoản thưởng theo năng lực (ví dụ như chuyên viên kinh doanh xuất nhập khẩu, chuyên viên thanh lý hải quan). Còn những vị trí văn phòng như chuyên viên chứng từ, chuyên viên thanh toán quốc tế… thì sẽ có những khoản thưởng vào cuối năm khi tổng kết doanh thu hoạt động.

Chuyên viên xuất nhập khẩu là một ngành có tiềm năng lớn, không bị hao mòn theo thời gian. Nhu cầu tuyển dụng xuất hiện ở nhiều ngành nghề, lĩnh vực nhưng bù lại, đòi hỏi ứng viên phải sở hữu những kỹ năng, kiến thức đáp ứng tốt yêu cầu công việc như Ms. Uptalent đã đề cập. Có như vậy thì dù bạn là sinh viên mới ra trường, chưa có kinh nghiệm thực tế thì cơ hội trúng tuyển vẫn rất cao.

------------------------------------

HRchannels - Headhunter -  Dịch vụ tuyển dụng cao cấp

Hotline: 08. 3636. 1080
Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com
Website: https://hrchannels.com/
Địa chỉ: Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam

Nguồn ảnh: internet