Chuyên viên kế hoạch là gì? Tất tần tật về vị trí Chuyên viên Kế hoạch

Mỗi doanh nghiệp đều có những mục tiêu, dự án cần triển khai, tuy nhiên, với nguồn lực tài chính, nhân sự, cơ sở vật chất có hạn thì không thể tùy tiện thực hiện mà cần có kế hoạch cân đối tổng thể. Nhiệm vụ này được đặc biệt giao cho chuyên viên kế hoạch, một trong những vị trí chủ chốt ở cả ngành dịch vụ và sản xuất. Để tìm hiểu sâu hơn vị trí công việc này, mời bạn cùng Ms. Uptalent theo dõi bài viết hôm nay.

MỤC LỤC:
1. Chuyên viên kế hoạch là gì?
2. Công việc chính của chuyên viên kế hoạch
3. Kỹ năng không thể thiếu đối với chuyên viên kế hoạch
4. Mức lương chuyên viên kế hoạch

1. Chuyên viên kế hoạch là gì? 

Chuyên viên kế hoạch - Planning Specialist – là người đảm nhận nhiệm vụ đề xuất, xây dựng trình tự triển khai các bước trong một dự án, trong đó hội đủ mọi yếu tố giúp cho các bước được hoàn thành đúng kế hoạch, đạt tiêu chuẩn chuẩn và tiết kiệm nguồn lực nhất.

Bên cạnh đó, chuyên viên kế hoạch còn trực tiếp giám sát, kiểm tra quá trình triển khai kế hoạch, có biến động thì phải linh hoạt xử lý, có khó khăn thì phải cùng đội nhóm tìm phương án khắc phục, hoàn thành đạt chỉ tiêu cũng phải báo cáo đầy đủ.

Chức danh cụ thể của chuyên viên kế hoạch sẽ dựa trên lĩnh vực ngành nghề mà doanh nghiệp đang hoạt động. Điển hình có:

• Chuyên viên kế hoạch tài chính tập trung lên nghiên cứu và đề xuất kế hoạch đầu tư, giải ngân dựa trên nguồn vốn của doanh nghiệp

• Chuyên viên kế hoạch hàng hóa giúp cho doanh nghiệp xác định định mức mua nguyên vật liệu phù hợp, chủ động kho bãi bảo quản, quy trình giải phóng thành phẩm hoặc hàng tồn đọng…

• Chuyên viên kế hoạch nhân sự nghiên cứu đưa ra những đề xuất, giải pháp hợp lý, hợp tình cho việc tuyển dụng, sa thải, cho nghỉ việc, thuyên chuyển nhân sự… giữa các bộ phận theo từng giai đoạn nhằm đảm bảo hiệu quả hoạt động kinh doanh diễn ra suông sẻ với số lượng và chất lượng nhân sự hiệu quả nhất…
  
  

2. Công việc chính của chuyên viên kế hoạch 

Vai trò quan sát, tổng hợp và định hướng toàn cục cho dự án luôn đặt chuyên viên kế hoạch trước hàng loạt nhiệm vụ công việc phải hoàn thành:
 

2.1. Tổng hợp, phân tích, đánh giá số liệu

Định hướng kế hoạch mang giá trị vĩ mô, vì vậy, không thể chỉ dựa vào những phán đoán chủ quan của Planning Specialist mà đưa ra kế hoạch đề xuất được. Tất cả phải dựa trên những số liệu cụ thể, dữ liệu chuẩn xác, dự báo thị trường từ những tổ chức uy tín. Sau đó, bằng những công cụ, phần mềm phân tích chuyên dụng, chuyên viên kế hoạch sẽ tiến hành đánh giá và sàng lọc số liệu cần thiết.

2.2. Liên hệ mật thiết với các phòng ban chuyên môn

Dự án chuyên viên kế hoạch xây dựng sẽ liên quan đến một hoặc nhiều bộ phận chuyên môn trong tổ chức. Không có dữ liệu, không hiểu đặc thù công việc của bộ phận đó sẽ rất khó tạo nên kế hoạch chính và kế hoạch dự phòng đạt yêu cầu. Do đó, việc tạo mối quan hệ công việc tốt đẹp, phối hợp cùng với phòng ban chuyên môn khác luôn nằm trong danh sách nhiệm vụ cho vị trí này.

2.3. Cập nhật quy định liên quan đến pháp luật và nội quy doanh nghiệp

Một kế hoạch khi được thiết lập, ngoài đáp ứng về mặt nội dung công việc, còn phải phù hợp quy định pháp luật nhà nước và phù hợp chính sách riêng của doanh nghiệp. Planning Specialist càng am hiểu những điều luật, kế hoạch công việc càng hạn chế sai sót trong lúc triển khai.

2.4. Kiểm soát chặt chẽ tiến độ thực hiện

Kế hoạch cũng chỉ là dự tính, thực tế triển khai luôn có những khác biệt nhất định. Điều này đòi hỏi chuyên viên kế hoạch phải liên tục theo sát tiến trình triển khai kế hoạch, kịp thời điều chỉnh hoặc phối hợp cùng các phòng ban điều chỉnh phương án thực hiện khi cần thiết.

2.5. Mở rộng mối quan hệ với cơ quan nhà nước

Những kế hoạch đầu tư liên quan đến đối tác, dự án bên ngoài rất cần có sự hỗ trợ thông tin từ các cơ quan chính quyền. Muốn là một chuyên viên kế hoạch giỏi, tạo lập mối quan hệ trong nội bộ doanh nghiệp là chưa đủ, bạn cần mở rộng quan hệ ra bên ngoài để có lượng thông tin giá trị cao cho các phân tích dự đoán.

2.6. Cập nhật báo cáo thường xuyên

Với những dự án lớn, giá trị đầu tư cao, tần suất báo cáo sẽ theo ngày hoặc tuần. Những dự án nhỏ hơn thì có thể báo cáo định kỳ 2 tuần một lần. Những báo cáo này

• Một mặt, cập nhật cho quản lý Planning Specialist nắm bắt tình hình triển khai và có những hỗ trợ kịp thời khi có sự cố phát sinh

• Mặt khác cũng là cách để chuyên viên kế hoạch tự kiểm soát nhiệm vụ công việc mà mình đang đảm nhận.

3. Kỹ năng không thể thiếu đối với chuyên viên kế hoạch 

Công việc của chuyên viên kế hoạch mang tính định hướng tổng thể với nhiều mắt xích đan xen bao gồm cả nhóm chuyên môn cần lập kế hoạch, nguồn thu thập số liệu, nguồn hỗ trợ xử lý sự cố… Do đó, một khi đã định hướng trở thành Planning Specialist, Ms. Uptalent khuyên các bạn ứng viên nên trau dồi những kỹ năng sau càng sớm, càng chuyên sâu, càng tốt:

3.1. Kiến thức công việc đặc thù của các phòng ban chuyên môn

Vị trí chuyên viên kế hoạch có thể ứng tuyển vào nhiều ngành nghề khác nhau. Mỗi ngành nghề lại bao gồm nhiều phòng ban chuyên môn với những đặc thù công việc nhất định. 

Ví dụ với ngành bất động sản, Planning Specialist cần có kiến thức công việc của phòng Marketing, phòng nhân sự, phòng pháp lý, phòng tài vụ… để khi phối hợp xây dựng kế hoạch, Planning Specialist không bỡ ngỡ, có thể chủ động tranh luận để đưa ra những chính kiến có giá trị cho bản kế hoạch.

Do đó, khi trúng tuyển, chuyên viên kế hoạch không thể chỉ tập trung phần việc ở phòng kế hoạch, mà phải sắp xếp thời gian tìm hiểu công việc những phòng ban chuyên môn khác mà mình có thể sẽ hợp tác.

3.2. Kỹ năng giao tiếp, thương thuyết giỏi

Ngoài việc hỗ trợ Planning Specialist mở rộng mối quan hệ hiệu quả thì kỹ năng giao tiếp, thương thuyết còn giúp chuyên viên giữ được vị thế chủ động khi thu thập số liệu, đề xuất phương án kế hoạch. Bởi lẽ, trong thực tế làm việc, các phòng ban chuyên môn sẽ cho họ là người rành về công việc nhất, kế hoạch cần xây dựng theo ý của họ.

Trong khi đó, với vai trò là chuyên viên kế hoạch, bạn đâu chỉ đảm bảo về nội dung công việc không, mà còn phải dung hòa lợi ích tài chính, nhân lực và nhiều vấn đề khác trong tổ chức nữa. Nếu không có kỹ năng giao tiếp, thương thuyết, chuyên viên kế hoạch sẽ khó giữ được vị thế, khó thuyết phục tập thể tin tưởng đề xuất bản thân đưa ra là hợp lý nhất.

3.3. Kỹ năng quản trị rủi ro

Thực tế triển khai sẽ không bao giờ đúng 100% như kế hoạch. Do đó, ngoài kế hoạch chính, bằng kinh nghiệm đã tích lũy, bằng thành công và thất bại đã nếm trải, chuyên viên kế hoạch cần chuẩn bị cả những kế hoạch dự phòng để ứng phó nhanh những rủi ro phát sinh, nâng cao tính chủ động trong mọi tình huống.

3.4. Kỹ năng làm việc nhóm

Ở cấp bậc chuyên viên, bạn sẽ vừa đảm nhận công việc chuyên môn, vừa phải quản lý một nhóm những nhân viên kế hoạch dưới quyền. Kỹ năng làm việc nhóm sẽ giúp Planning Specialist biết cách phân bổ công việc cho từng nhân sự theo đúng năng lực mỗi người, kiểm soát chất lượng sát sao nhưng không gò bó nhân viên, tạo môi trường làm việc đoàn kết, đồng lòng hướng đến mục tiêu chung.

3.5. Kỹ năng phân tích, đánh giá dữ liệu

Nhờ sự hỗ trợ từ các công cụ, phần mềm phân tích dữ liệu, phần việc này của chuyên viên kế hoạch được giảm tải hơn, chất lượng đánh giá tăng cao. Tùy theo ngành nghề và doanh nghiệp mà chuyên viên kế hoạch sẽ được tiếp cận những phần mềm khác nhau. Trước mắt, ứng viên cần sử dụng tốt Excel, hoặc SPSS để có sẵn nền tảng tiếp thu nhanh những công cụ khác.

3.6. Kỹ năng ngoại ngữ

Tiếng Anh vẫn là ngoại ngữ quan trọng hàng đầu. Nguồn cung thông tin cho phân tích lập kế hoạch ngày càng phong phú, gồm cả nguồn trong và ngoài nước. Sở hữu năng lực tiếng Anh tốt vừa giúp chuyên viên kế hoạch tiếp cận nhiều nguồn thông tin chất lượng, vừa tạo thuận lợi cho lộ trình thăng tiến trong tương lai.

3.7. Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả

Tần suất làm việc căng thẳng, áp lực công việc lớn, cùng lúc phải quản lý nhiều kế hoạch cần triển khai… được xem là đặc thù của mọi ngành nghề hiện nay, trong đó có cả Planning Specialist. Vì vậy, ngay từ khi còn ngồi trên ghế nhà trường, chúng ta hãy tranh thủ mọi cơ hội để nâng cao khả năng quản lý thời gian của bản thân thông qua việc lên kế hoạch học tập, hoặc vừa học vừa đi làm thêm.

3.8. Tính cách cẩn trọng, tỉ mỉ

Một số liệu thiếu chuẩn xác có thể đem đến những đánh giá sai, dẫn đến định hướng kế hoạch sai lầm cho toàn bộ doanh nghiệp. Chính vì thế, cẩn trọng trong từng hành động, luôn ý thức cao về trách nhiệm với bản thân và tập thể, tỉ mỉ kiểm tra số liệu trước khi đưa vào phân tích… đều là những tố chất mà chuyên viên kế hoạch giỏi cần sở hữu.

4. Mức lương chuyên viên kế hoạch 

Kết quả công việc liên quan đến hiệu quả hoạt động lâu dài của tổ chức, do đó, thu nhập của chuyên viên kế hoạch đều ở mức cao, tăng đều theo thâm niên và theo năng lực làm việc. Dựa theo thống kế của trang tuyển dụng Careerbuilder:

• Kinh nghiệm 01 năm: 8 - 10 triệu đồng / tháng

• Kinh nghiệm 2 – 3 năm: 11 – 17 triệu đồng/ tháng

• Kinh nghiệm trên 3 năm: 18 – 25 triệu đồng/ tháng

Thiết lập kế hoạch mang cho chúng ta cái nhìn tổng quan trước khi hành động. Trong kinh doanh, với vô số yếu tố thiên biến vạn hóa, vai trò của việc thiết lập kế hoạch càng trở nên quan trọng hơn. Đó cũng là lý do mà nhu cầu tuyển dụng chuyên viên kế hoạch không ngừng tăng cả về số lượng và chất lượng. Với những gì Ms. Uptalent cập nhật, chúng ta đã có một cẩm nang giá trị, giúp định hướng trở thành chuyên viên kế hoạch hiệu quả ở cả hiện tại và tương lai. 

------------------------------------

HRchannels - Headhunter -  Dịch vụ tuyển dụng cao cấp

Hotline: 08. 3636. 1080
Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com
Website: https://hrchannels.com/
Địa chỉ: Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam

Nguồn ảnh: internet