Chuyển đổi số trong doanh nghiệp: 7 bước để thành công và bứt phá

Trong thời đại công nghệ phát triển như vũ bão, doanh nghiệp nào biết tận dụng công nghệ thì sẽ đi nhanh hơn, làm tốt hơn và dễ dàng tiếp cận khách hàng hơn. Cũng vì vậy mà chuyển đổi số đang trở thành “chìa khóa” giúp các công ty không chỉ tồn tại mà còn bứt phá mạnh mẽ.

Tuy nhiên, chuyển đổi số không chỉ là mua phần mềm về là xong. Để thành công, doanh nghiệp cần có lộ trình rõ ràng và kế hoạch thực hiện đúng đắn. 

Trong bài viết này, Ms Uptalent sẽ giúp bạn đọc tìm hiểu 7 bước quan trọng giúp doanh nghiệp chuyển đổi số hiệu quả và tạo ra những bước tiến vượt trội. Hãy cùng theo dõi nhé!
MỤC LỤC:
1- Xác định mục tiêu rõ ràng
2- Đánh giá hiện trạng doanh nghiệp
3- Lên chiến lược chuyển đổi số
4- Đầu tư công nghệ phù hợp
5- Đào tạo và thay đổi tư duy nhân sự
6- Triển khai thử nghiệm và điều chỉnh
7- Đo lường kết quả và cải tiến liên tục

1- Xác định mục tiêu rõ ràng 

Mỗi doanh nghiệp có quy mô, lĩnh vực và hoàn cảnh khác nhau, nên mục tiêu cũng phải rõ ràng và phù hợp. Vì vậy, trước khi bắt đầu chuyển đổi số, doanh nghiệp cần xem xét và xác định rõ mình muốn đạt được điều gì chứ không thể làm theo người khác.

Doanh nghiệp cần xác định xem ho muốn:

- Làm việc nhanh hơn, gọn hơn để tăng hiệu quả.

- Mở rộng kênh bán hàng, tiếp cận khách ở xa để mở rộng thị trường.

- Cải thiện cách phục vụ để giữ chân khách hàng và tạo ấn tượng tốt.

Tuỳ vào từng mục tiêu cụ thể, bạn sẽ lên kế hoạch, chọn công nghệ phù hợp và biết nên bắt đầu từ đâu. Chuyển đổi số cũng giống như đi du lịch, bạn cần biết rõ điểm đến để đi đúng hướng và không bị lạc đường.

2- Đánh giá hiện trạng doanh nghiệp 

Việc tiếp theo doanh nghiệp cần làm trước khi chuyển đổi số là biết mình đang ở đâu. Cụ thể, họ sẽ phải cần nhìn lại toàn bộ hệ thống đang có để biết cần cải thiện những gì, đang thiếu điều gì.

Những yếu tố doanh nghiệp cần xem xét bao gồm:

- Nhân sự - Đội ngũ có sẵn sàng học hỏi và thích nghi với công nghệ không?

- Công nghệ - Doanh nghiệp đang dùng phần mềm gì? Có lỗi thời không? Có hỗ trợ công việc hiệu quả không?

- Quy trình làm việc - Có đang bị rườm rà, chậm trễ hay trùng lặp không?

Khi đã có cái nhìn tổng quan nhất về tình hình hiện tại, doanh nghiệp sẽ dễ dàng xác định được điểm mạnh cần phát huy và điểm yếu phải thay đổi. Đây chính là bước nền quan trọng giúp việc chuyển đổi số đi đúng hướng, tránh làm theo cảm tính hay chạy theo phong trào.

3- Lên chiến lược chuyển đổi số 

Sau khi đã xác định mục tiêu và đánh giá tình hình hiện tại, doanh nghiệp cần lên kế hoạch hành động cụ thể. Chuyển đổi số là một hành trình lâu dài, không thể hoàn thành chỉ trong “một sớm một chiều”. Vì vậy, có chiến lược, lộ trình thực hiện rõ ràng là điều rất cần với doanh nghiệp.

Trước tiên, hãy xác định những phần nào cần chuyển đổi trước, thường là những đầu mục công việc dễ triển khai như:

- Quản lý khách hàng bằng phần mềm thay vì ghi sổ tay.

- Bán hàng qua mạng xã hội hoặc sàn thương mại điện tử. 

- Sử dụng hóa đơn điện tử.

Tiếp theo, bạn sẽ cần lên lộ trình thực hiện cụ thể, bao gồm tháng nào làm gì, ai phụ trách, cần bao nhiêu chi phí, đo lường kết quả ra sao. Bạn cũng có thể chia thành từng giai đoạn nhỏ để dễ kiểm soát và điều chỉnh khi cần.

Quan trọng hơn hết là bạn cần đảm bảo chọn đúng cách làm phù hợp với quy mô và năng lực của doanh nghiệp. Với chiến lược chuyển đổi rõ ràng, bạn có thể giúp doanh nghiệp đi đúng hướng ngay từ đầu và không bị rối.


Xem thêm tại>>>Chuyển đổi số là gì?

4- Đầu tư công nghệ phù hợp 

Nhắc đến chuyển đổi số hẳn bạn sẽ nghĩ ngay đến việc mua phần mềm mắc tiền hoặc thiết bị hiện đại. Tuy nhiên, doanh nghiệp không cần phải “chơi lớn” ngay từ đầu. Điều quan trọng khi thực hiện chuyển đổi nằm ở việc chọn công nghệ sao cho phù hợp với nhu cầu và khả năng của doanh nghiệp.

Ví dụ, bạn có một cửa hàng nhỏ, vậy thì chỉ cần một phần mềm quản lý bán hàng đơn giản là đã đủ để kiểm soát đơn, tồn kho và doanh thu. Nhưng nếu bạn là công ty dịch vụ, vậy thì hãy dùng công cụ chăm sóc khách hàng như Zalo OA, chatbot hoặc phần mềm quản lý lịch hẹn.

Dưới đây là một số công nghệ phổ biến mà doanh nghiệp có thể cân nhắc:

- Phần mềm kế toán, bán hàng, quản lý kho.

- Hệ thống CRM để quản lý thông tin và tương tác với khách hàng.

- Lưu trữ dữ liệu trên đám mây (Cloud), giúp dễ truy cập mọi lúc, mọi nơi

- Công cụ làm việc nhóm online như Google Workspace, Microsoft Teams…

Để chuyển đổi số thành công, doanh nghiệp cần đầu tư đúng chỗ, đúng thời điểm. Đặc biệt, đừng chạy theo xu hướng hoặc mua công nghệ quá phức tạp nếu chưa thật sự cần. Hãy bắt đầu từ những thứ đơn giản, dễ dùng và mang lại hiệu quả rõ ràng.

5- Đào tạo và thay đổi tư duy nhân sự

Công nghệ hiện đại nhưng con người không thể sử dụng hiệu quả thì cũng khó mà thành công. Vì vậy, khi chuyển đổi số, nhân sự chính là yếu tố quan trọng nhất doanh nghiệp cần quan tâm.

Ngay khi có ý định chuyển đổi, doanh nghiệp cần nghiêm túc đầu tư vào việc đào tạo, hướng dẫn và quan trọng hơn là giúp nhân viên thay đổi tư duy. Sau đây là những việc cần làm:

- Tổ chức các buổi đào tạo kỹ năng số nhằm cung cấp kiến thức về cách dùng phần mềm, cách làm việc online, cách bảo mật thông tin,… cho nhân viên.

- Khuyến khích nhân viên cởi mở với cái mới, sẵn sàng học hỏi và thử nghiệm.

- Tạo môi trường làm việc linh hoạt, hỗ trợ lẫn nhau, để ai cũng cảm thấy mình là một phần của quá trình chuyển đổi số.

Khi nhân viên hiểu rõ lợi ích và được hỗ trợ đúng cách, họ sẽ chủ động tham gia và từ đó giúp quá trình chuyển đổi số diễn ra suôn sẻ hơn. Hãy nhớ, công nghệ chỉ là công cụ - con người mới là người quyết định thành công.


Nội dung liên quan>>>Blockchain là gì? Ưu nhược điểm và tiềm năng trong tương lai

6- Triển khai thử nghiệm và điều chỉnh 

Sau khi đã có kế hoạch và chuẩn bị đầy đủ, bạn đừng vội triển khai toàn bộ một lúc. Cách làm khôn ngoan nhất là hãy bắt đầu từ quy mô nhỏ, thử nghiệm ở một bộ phận hoặc một nhóm nhân viên trước để xem hiệu quả ra sao.

Ví dụ:

- Nếu muốn áp dụng phần mềm quản lý khách hàng, bạn hãy cho dùng thử tại phòng kinh doanh trước.

- Nếu muốn chuyển sang bán hàng online, bạn hãy thử với một vài sản phẩm trước khi đưa toàn bộ lên sàn.

Trong quá trình thử nghiệm, cần chú ý những điều sau:

- Lắng nghe phản hồi từ nhân viên và khách hàng.

- Theo dõi kết quả thực tế để biết phần mềm có giúp tiết kiệm thời gian không, có giảm sai sót không, có tăng doanh thu không.

- Điều chỉnh kịp thời nếu có vấn đề phát sinh như lỗi phần mềm, nhân viên chưa quen, quy trình chưa phù hợp,…

Bằng cách tiến hành thử nghiệm, doanh nghiệp có thể hạn chế các rủi ro, học hỏi từ thực tế và điều chỉnh cho phù hợp trước khi triển khai rộng rãi. 

7- Đo lường kết quả và cải tiến liên tục 

Sau khi đã triển khai chuyển đổi số, doanh nghiệp không nên dừng lại tại đó mà cần tiến hành đo lường kết quả và cải tiến. Bằng cách này, họ sẽ biết mình có đang đi đúng hướng hay cần điều chỉnh.

Hãy đặt ra những tiêu chí rõ ràng để đánh giá như:

- Công việc có nhanh hơn, ít lỗi hơn không?

- Khách hàng có hài lòng hơn, quay lại nhiều hơn không?

- Doanh thu có tăng lên, chi phí có giảm xuống không?

Từ kết quả thực tế thu được, doanh nghiệp có thể:

- Giữ lại những gì đang hoạt động tốt.

- Điều chỉnh những phần chưa hiệu quả

- Tiếp tục cập nhật công nghệ mới để không bị tụt lại phía sau.

Chuyển đổi số không phải việc làm một lần rồi xong mà đó là quá trình cải tiến liên tục. Trong khi đó, công nghệ thay đổi từng ngày, nhu cầu khách hàng cũng thay đổi, nên doanh nghiệp cần linh hoạt, chủ động và luôn sẵn sàng học hỏi.

Tóm lại, nếu biết cách đo lường và cải tiến thường xuyên, doanh nghiệp sẽ duy trì được hiệu quả kinh doanh và còn bứt phá mạnh mẽ hơn trong thời đại số.

Lời kết

Chuyển đổi số là cả một hành trình dài chứ không phải việc có thể xong trong một ngày hay một tuần. Do đó, doanh nghiệp cần có sự kiên trì, linh hoạt và sẵn sàng thay đổi khi thực hiện điều này.

Quan trọng hơn là, doanh nghiệp cần phải đảm bảo mình đang đi đúng hướng, mỗi bước tiến tới đều bài bản để có thể duy trì hoạt động và vươn lên dẫn đầu trên thị trường.

Công nghệ đang thay đổi từng ngày, khách hàng cũng ngày càng đòi hỏi nhiều hơn. Vì vậy, doanh nghiệp nào bắt đầu sớm sẽ có lợi thế lớn hơn. Bắt đầu ngay từ hôm nay, cho dù là việc nhỏ nhặt, cũng có thể trở thành nền tảng giúp doanh nghiệp nắm bắt tốt cơ hội trong tương lai.

Hy vọng những chia sẻ trên đây của Ms Uptalent đã giúp bạn đọc nắm được 7 bước để doanh nghiệp thành công và bứt phá khi chuyển đổi số. Chúc bạn luôn thành công!

------------------------------------

HRchannels - Headhunter -  Dịch vụ tuyển dụng cao cấp
Hotline: 08. 3636. 1080
Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com
Website: https://hrchannels.com/
Địa chỉ: Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam

Nguồn ảnh: internet