Chức năng, nhiệm vụ Phòng dự án

Phòng dự án giữ vai trò quan trọng trong việc giúp các doanh nghiệp hoàn thành mục tiêu của dự án. Bộ phận này đảm bảo các công việc liên quan đến dự án được thực hiện theo đúng yêu cầu, hoàn thành đạt chất lượng trong phạm vi thời gian và ngân sách được duyệt. Đồng thời giữ cho các hạng mục công việc thuộc phạm vi dự án không đổi.

Sau đây chúng ta hãy cùng tìm hiểu chức năng và nhiệm vụ của phòng dự án để hiểu rõ hơn vai trò của bộ phận này trong doanh nghiệp là gì nhé!

Chức năng của phòng dự án

Chức năng của phòng dự án là tham mưu, tư vấn cho Ban giám đốc công ty về các vấn đề liên quan đến việc quản lý quá trình thực hiện dự án. Đồng thời nghiên cứu, tìm ra phương án hiệu quả để phát triển các dự án nhằm đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của thị trường. Từ đó doanh nghiệp có thể hoàn thành các chiến lược kinh doanh và đạt được sự tăng trưởng kinh tế mong muốn.

Nhiệm vụ của phòng dự án

Phòng dự án thường đảm nhiệm các nhiệm vụ công việc chủ yếu dưới đây:

1. Tìm kiếm và khai thác dự án

Phòng dự án có nhiệm vụ xây dựng và triển khai thực hiện các kế hoạch tìm kiếm, khai thác các dự án. Trực tiếp tổ chức và chỉ đạo việc khảo sát hiện trạng, từ đó tiến hành lập, đánh giá và trình duyệt dự án. 

2. Xây dựng hồ sơ năng lực và chuẩn bị các hồ sơ, tài liệu khác 

Phòng dự án có trách nhiệm tổng hợp các thông tin liên quan đến doanh nghiệp để xây dựng hồ sơ năng lực cho doanh nghiệp khi tham gia đấu thầu. Lập hồ sơ thầu hoặc hồ sơ đề xuất (trường hợp chỉ định thầu) và thực hiện các thủ tục đấu thầu.

Ngoài ra, còn chuẩn bị các hồ sơ, tài liệu khác phục vụ cho việc đàm phán, thương lượng của Ban giám đốc với đối tác, liên quan đến các hoạt động đầu tư, liên doanh, liên kết thực hiện hiện dự án và việc ký kết các hợp đồng kinh tế.


>>>> Xem thêm: Công việc của phòng dự án là gì?

3. Thực hiện những thủ tục cần thiết để thực hiện dự án

Tiến hành việc thống kê và phân tích các yêu cầu của khách hàng và của dự án, từ đó có cơ sở xác định mục tiêu chất lượng cần đạt được của dự án; tiến hành bàn giao dự án cho bộ phận sản xuất hoặc bộ phận thi công; truyền đạt các yêu cầu và mục tiêu đã được phê duyệt của dự án.

Bên cạnh đó, phòng dự án cần hoạch định quy trình thực hiện dự án cụ thể với các nội dung sau: mục tiêu và yêu cầu chất lượng của dự án, kế hoạch tổ chức thi công, kế hoạch kiểm soát tiến độ và chất lượng dự án, kế hoạch giao việc, kế hoạch phân bổ các nguồn lực, hệ thống các tài liệu và biểu mẫu phục vụ việc kiểm soát thi công dự án.

4. Quản lý quá trình thực hiện dự án

Trong quá trình thực hiện dự án, phòng dự án cần kiểm soát tất cả các hoạt của dự án. Xây dựng sẵn các phương án dự phòng để kịp thời xử lý các sự cố phát sinh. Thực hiện việc đo lường, thống kê các dữ liệu để tiến hành phân tích, đánh giá quá trình thực hiện dự án.

Tiếp nhận thông tin phản hồi từ khách hàng và các đơn vị liên quan trong suốt quá trình thực hiện dự án. Phân công người thích hợp, đủ năng lực để xử lý các phản hồi và kiểm soát chặt chẽ việc xử lý các phản hồi cũng như quá trình thực hiện các biện pháp khắc phục, nhằm cải tiến việc quản lý quá trình thực hiện dự án.

5. Nghiệm thu, bàn giao dự án

Khi dự án hoàn thành có trách nhiệm tổ chức nghiệm thu và bàn giao dự án theo đúng quy định. Phối hợp với bộ phận sản xuất và các bộ phận có liên quan thực hiện các thủ tục cần thiết để tiến hành thanh lý hợp đồng.

6. Đánh giá kết quả hoàn thành dự án

Phòng dự án sẽ tiến hành đánh giá kết quả hoàn thành dự án, cũng như tiến hành đo lường mức độ hài lòng của khách hàng đối với dự án. Đồng thời tiến hành thống kê, phân tích, đánh giá khách hàng để có chế độ chăm sóc khách hàng phù hợp.

Toàn bộ hồ sơ dự án cần được thu thập, tổng hợp và bàn giao cho bộ phận có trách nhiệm lưu trữ, bảo quản.

7. Nghiên cứu, phát triển thị trường

Thường xuyên nghiên cứu, phân tích và đánh giá thị trường. Từ đó đề xuất biện pháp phù hợp nhằm phát triển thị trường, nâng cao năng lực cạnh tranh và xây dựng các chiến lược phát triển thương hiệu doanh nghiệp.


>>>> Có thể bạn quan tâm: Trưởng phòng dự án có những áp lực gì?

8. Các nhiệm vụ khác

Kết hợp với các bộ phận khác xây dựng định mức nội bộ, định mức kinh tế kỹ thuật. Đồng thời tổ chức xây dựng quy trình kiểm soát dự án, kiểm soát rủi ro dự án và các biện pháp phòng ngừa, khắc phục sự cố.

Tham gia xây dựng mục tiêu chất lượng và đánh giá kết quả hoàn thành mục tiêu trong phạm vi quyền hạn của phòng.

Tổ chức soạn thảo và trình Ban giám đốc phê duyệt các văn bản quản lý nội bộ trong phạm vi được giao. Kiểm soát các tài liệu, chế độ thống kê, báo cáo và các hoạt động khác theo quy định của công ty.

------------------------------------

HRchannels - Headhunter -  Dịch vụ tuyển dụng cao cấp

Hotline: 08. 3636. 1080
Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com
Website: https://hrchannels.com/
Địa chỉ: Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam

Nguồn ảnh: internet