Lập kế hoạch là việc làm cần thiết của các nhà quản lý doanh nghiệp. Có một kế hoạch hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp hệ thống hóa các phương hướng, đường lối và vạch rõ các bước hành động cụ thể để hoàn thành một mục tiêu nhất định.
Các doanh nghiệp thường tổ chức một bộ phận gọi là phòng kế hoạch. Bộ phận này có vai trò hỗ trợ doanh nghiệp kịp thời ứng biến với các yếu tố bất định hay các thay đổi của môi trường bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Mặc dù khó có thể dự đoán chính xác những gì có thể xảy ra trong tương lai, nhưng nhờ có các kế hoạch cụ thể mà doanh nghiệp có thể tập trung thực hiện các hành động có mục đích nhất định chứ không phải là phó thác cho may rủi. Một khi biết rõ mục tiêu và mục đích cần đạt được, các hành động của con người sẽ hiệu quả hơn.
Chức năng của phòng kế hoạch
Phòng kế hoạch có chức năng tham mưu, tư vấn cho Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc và các nhà quản lý cấp cao khác trong doanh nghiệp các vấn đề liên quan đến lĩnh vực sản xuất kinh doanh, quản lý kỹ thuật chất lượng, tài chính, đầu tư và thị trường.
Bên cạnh đó, phòng kế hoạch còn có chức năng hoạch định kế hoạch và điều hành việc thực hiện kế hoạch đạt hiệu quả tốt nhất. Thường xuyên kiểm tra, giám sát và quản lý các nghiệp vụ của doanh nghiệp. Chịu trách nhiệm hướng dẫn nghiệp vụ cho các bộ phận, phòng ban khác trong doanh nghiệp.
Nhiệm vụ của phòng kế hoạch
Trong công ty phòng kế hoạch đảm nhận các nhiệm vụ chính sau đây:
1. Quản lý kế hoạch sản xuất kinh doanh
Căn cứ vào mục tiêu và định hướng phát triển kinh doanh của doanh nghiệp tại từng giai đoạn cụ thể, mà phòng kế hoạch tiến hành lập kế hoạch sản xuất kinh doanh, phân tích, tổng hợp và đưa ra các đề xuất cụ thể về các chỉ tiêu sản xuất kinh doanh cần đạt được trong kỳ. Bản kế hoạch này được trình cho Ban lãnh đạo công ty phê duyệt, trước khi tiến hành thực hiện.
Theo dõi, quản lý việc thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty. Định kỳ tiến hành phân tích, đánh giá kết quả sản xuất kinh doanh theo quý, theo năm hoặc theo yêu cầu quản lý của từng công ty. Việc đánh giá này nhằm kịp thời phát hiện các vấn đề tiêu cực và đề xuất phương án sửa chữa phù hợp một cách nhanh chóng.
>>> Xem thêm: Trưởng phòng kế hoạch: Nhiệm vụ, Chức năng và Trách nhiệm
2. Quản lý kỹ thuật, chất lượng quá trình sản xuất kinh doanh, thực hiện dự án của doanh nghiệp
Tiếp nhận, quản lý hồ sơ các dự án sẽ triển khai trong từng giai đoạn nhất định của doanh nghiệp. Kiểm tra dự toán chi tiết của các dự án, lập hợp đồng và trình cho Giám đốc công ty phê duyệt.
Hợp tác với bộ phận kỹ thuật công nghệ trong việc kiểm duyệt biện pháp sản xuất kinh doanh và thực hiện dự án. Trong quá trình triển khai dự án cần thường xuyên theo dõi, kiểm tra, giám sát kỹ thuật, chất lượng và tiến độ thực hiện dự án. Tham gia xử lý các vấn đề kỹ thuật phát sinh trong quá trình thực hiện dự án, đưa ra kiến nghị, biện pháp giải quyết phù hợp với quy định. Đồng thời còn phải theo dõi khối lượng công việc thực tế phát sinh của từng dự án.
Quản lý và kiểm tra định mức vật tư theo từng chủng loại. Giám sát việc mua bán và cung ứng vật tư phục vụ cho việc sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Hướng dẫn cho bộ phận sản xuất, bộ phận thực hiện dự án nắm rõ các quy định của Nhà nước và công ty về công tác quản lý chất lượng, kỹ thuật trong quá trình sản xuất và thực hiện dự án. Kiến nghị với Ban lãnh đạo thành lập các hội đồng nghiệm thu thành phẩm, nghiệm thu dự án phù hợp với với yêu cầu quản lý kỹ thuật chất lượng.
Kiểm tra xác nhận khối lượng hoàn thành của dự án, kiểm tra xác nhận hồ sơ thanh quyết toán dự án, cũng như hồ sơ quyết toán từng hạng mục. Dựa trên khối lượng hoàn thành mà Giám đốc công ty đưa ra quyết định tạm ứng, thanh toán cho các đối tác, nhà cung cấp.
Thực hiện việc nghiệm thu, đánh gía chất lượng và bàn giao dự án cũng như các hạng mục đã hoàn thành để đưa vào sử dụng.
Phối hợp với bộ phận kỹ thuật tiến hành việc hướng dẫn, kiểm tra và giám sát việc tuân thủ công tác an toàn vệ sinh lao động trong suốt quá trình sản xuất kinh doanh và thực hiện dự án, đảm bảo tuân thủ quy định phòng cháy chữa cháy và quy định về bảo vệ môi trường.
>>>> Có thể bạn quan tâm: Yêu cầu đối với Trưởng phòng kế hoạch
3. Các nhiệm vụ khác
Định kỳ hàng tháng, quý, năm tiến hành lập báo cáo theo quy định của doanh nghiệp và gửi cho các cấp quản lý. Tiến hành soạn thảo các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ phù hợp với chức năng của từng bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp.
Theo dõi thông tin các dự án, các định hướng phát triển kinh doanh mới của doanh nghiệp. Chủ trì việc lập hồ sơ triển khai các dự án và các kế hoạch kinh doanh mới.
Hàng năm tham gia công tác kiểm kê tài sản và đề xuất phương án thanh lý tài sản phù hợp với quy định của Nhà nước.
Tổng hợp các dữ liệu thông tin cần thiết để lập các báo cáo tổng hợp liên quan đến kết quả thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Thực hiện việc lưu trữ, bảo quản các hồ sơ, văn bản và các tài liệu có liên quan hoạt động của phòng.
------------------------------------
HRchannels - Headhunter - Dịch vụ tuyển dụng cao cấp
Hotline: 08. 3636. 1080
Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com
Website: https://hrchannels.com/
Địa chỉ: Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam
Nguồn ảnh: internet
HRchannels
HRchannels là nền tảng tuyển dụng và thu hút nhân sự cấp cao hàng đầu tại Việt Nam.
Với hơn 16 năm kinh nghiệm tuyển dụng nhân sự cấp cao. Chúng tôi là công ty headhunter hàng đầu ở Việt Nam.
