Hiểu rõ được hình thức của các câu hỏi phỏng vấn Trợ lý Giám đốc, bạn sẽ có thể chứng minh những điểm mạnh cùng những phẩm chất tương đồng với ông chủ tương lai, mở rộng cánh cửa trên hành trình tiến thân của một Trợ lý Giám đốc tài ba thời 4.0.
Nhằm giúp bạn đọc thành công trong cuộc phỏng vấn vị trí Trợ lý Giám đốc, HRchannels chia sẻ Cẩm nang 8 câu hỏi phỏng vấn vị trí Trợ lý giám đốc phổ biến nhất. Bạn đọc hãy cùng bày tỏ quan điểm và bình luận để trở thành những người đồng sáng tạo với tác giả HRchannels nhé.
1. Vì sao bạn ứng tuyển vị trí Trợ lý Giám đốc?
Câu hỏi này nhằm khám phá những kỹ năng phù hợp và mức độ mong muốn gắn bó với vị trí Trợ lý Giám đốc của bạn. Hãy cố gắng chứng tỏ các giá trị mà bạn có thể mang đến cho công ty bạn nhé.
Mách nhỏ câu trả lời ghi điểm:
Trợ lý Giám đốc hay Assistant Manager là có khả năng làm việc độc lập, tham mưu về công việc chuyên môn và điều phối lịch công tác cho Giám đốc. Đồng thời, Trợ lý giám đốc đôi khi còn kiêm nhiệm thêm phận sự của một Phiên dịch viên trong các cuộc họp cùng các đối tác, bạn hàng lớn.
Nếu bạn tự tin thành thạo 4 kỹ năng ngoại ngữ nghe – nói – đọc – viết, là người giao tiếp – đàm phán “thành thần” và quản trị thời gian tốt, đồng thời hiểu rõ chuyên môn trong lĩnh vực mà ông chủ cần thì bạn hãy nhanh chóng “phô ra” thực tài của mình ngay thôi.
2. Những thành tích bạn đã đạt được khi đảm nhiệm vị trí Trợ lý Giám đốc?
Khác với các vị trí nhân sự khác trong doanh nghiệp, Trợ lý giám đốc hay Assistant Manager là vị trí tương đối đặc thù, làm việc độc lập. Từ đó, những thành tích hay lỗi sai của bạn đều sẽ chỉ được Giám đốc của bạn nhìn nhận và phán xét.
Thực ra, thành tích của bạn đã được highlight trong CV ấn tượng cho Trợ lý Giám đốc. Tuy nhiên, cách bạn trả lời phỏng vấn sẽ làm các thành tích đó thêm chân thực và ấn tượng.
Gợi ý: Thành tích nổi bật ở vị trí Trợ lý Giám đốc có thể là tham mưu cho Giám đốc các chiến lược đúng đắn, sắp xếp thật khéo các lịch trình và đàm phán thành công với các đối tác lớn, nhằm “kéo về” nhiều tiếng thơm cho công ty và củng cố thêm địa vị cho ông chủ của mình trước mặt Hội đồng cổ đông, bạn hàng và đối tác lớn.
3. Theo bạn những khó khăn trong công việc của một Trợ lý Giám đốc là gì?
Một ứng viên “có tâm” luôn là người có cam kết làm việc dài lâu cùng tổ chức. Đó là khi bạn đã trải qua và hiểu rõ những khó khăn trong công việc của Trợ lý Giám đốc bên cạnh những ánh hào quang mà nó đem lại. Bạn sẽ khiến Giám đốc tuyển dụng “gật đầu lia lịa” khi bạn đọc thể hiện được những nhận thức sâu sắc về những khó khăn của việc làm Trợ lý Giám đốc và đề xuất cách vượt qua những thách thức đó.
Gợi ý: Những khó khăn khi làm việc tại vị trí Trợ lý Giám đốc là làm việc dưới nhiều áp lực khi làm việc trực tiếp với sếp, là đại diện của sếp khi gặp mặt và làm việc cùng các đối tác, giữ bí mật về các hợp đồng quan trọng, biên bản cuộc họp, lịch trình công tác của sếp,...
>>> Xem thêm: 9 yếu tố cần thiết để trở thành Trợ lý giám đốc giỏi
4. Có khi nào bạn đã mắc sai lầm khi đảm nhiệm vị trí Trợ lý Giám đốc và điều bạn đã học được từ sai lầm đó?
Sai lầm trong công việc là điều không tránh khỏi, nhưng cách bạn thẳng thắn nhìn nhận và trưởng thành sau sai lầm đó sẽ là điều ý nghĩa nhất đối với chính bạn – một Trợ lý Giám đốc, với sếp và đồng nghiệp làm việc cùng.
Các lỗi sai thường thấy khi làm việc tại vị trí Assistant Manager là không giao tiếp hiệu quả với sếp, bỏ quên lịch trình quan trọng, lúng túng khi xử lý tình huống làm thất thoát hợp đồng với đối tác,...
Gợi ý: “Thời điểm tôi làm việc tại vị trí Trợ lý giám đốc tại một công ty Nhật, tôi đã mắc sai lầm trong việc giao tiếp với sếp. Do lịch trình bận rộn, sếp thường xuyên vắng mặt tại văn phòng nên mọi liên lạc của tôi với sếp chủ yếu qua email hoặc Zalo. Nội dung của các cuộc trao đổi chủ yếu bằng tiếng Anh vì tiếng Nhật của tôi khi đó mới chỉ đạt trình N4.
Công việc sẽ dần trôi qua trong yên bình nếu như một thời gian sau đó, tôi chịu trách nhiệm hỗ trợ phiên dịch hội thảo cho sếp. Lúc này, tôi phải giao tiếp bằng lời với sếp nhiều hơn. Do hiểu sai ý sếp, tôi đã dịch sai một mục lớn trong nội dung hội thảo khi đó và phải bồi thường một khoản lớn trong hợp đồng.
Từ sau này, tôi đã đi học để có bằng N2 tiếng Nhật và chuẩn bị giấy nhớ hoặc sổ để ghi chép những việc sếp giao để không để lỡ các nhiệm vụ quan trọng. Khi đó, mối quan hệ của tôi với sếp cũng đã trở nên tốt hơn trước rất nhiều.
5. Hãy kể về thời gian bạn phải đưa ra quyết định khi Giám đốc của bạn vắng mặt?
Khi Giám đốc của bạn vắng mặt, Trợ lý giám đốc sẽ thay mặt Giám đốc của mình xử lý những công việc được giao phó.
Đôi khi Trợ lý Giám đốc cần phải thay mặt Giám đốc đưa ra những quyết định quan trọng, chuyển hướng xoay vần thế bị động thành chủ động, thế bất lợi thành thuận lợi.
Gợi ý: Giám đốc là người có lịch làm việc dày đặc, chưa kể rằng có các sự cố xảy ra về các lịch trình. Vì vậy, bạn cần tạo ra những điều chỉnh hợp lý và khôn ngoan. Trong trường hợp Giám đốc của bạn vắng mặt không kịp đến cuộc họp với đối tác, bạn cần tìm cách để trì hoãn thời gian bằng cách trao đổi trước với đối tác về công việc.
6. Theo bạn, những loại báo cáo nào mà Trợ lý Giám đốc phải chuẩn bị?
Trợ lý Giám đốc hay Assistant Manager luôn được biết đến với hình ảnh tay cầm cuốn sổ kèm theo một túi tài liệu và bàn làm việc chẳng có gì ngoài những mẩu giấy nhớ. Nói vậy đã đủ hiểu việc làm Trợ lý Giám đốc yêu cầu thành thạo kỹ năng lập báo cáo và giao tiếp bằng văn bản thành thạo.
Trợ lý Giám đốc là người chuyên tâm xử lý các biên bản cuộc họp, những mẫu báo cáo lịch trình công tác của Giám đốc, hợp đồng cùng các đối tác. Chưa kể rằng, Trợ lý giám đốc còn cần có khả năng soạn thảo ra các bài phát biểu cho sếp hoặc thay mặt sếp phát biểu trong các buổi họp, họp báo, sự kiện,...
7. Nếu bạn phải tham dự cuộc họp đột xuất cùng với Giám đốc, trong khi bạn đã sắp xếp một cuộc gặp mặt với đối tác VIP thì bạn sẽ làm gì?
Câu hỏi này dùng để kiểm tra khả năng xử lý tình huống của bạn. Khách hàng, đối tác, bên nào quan trọng hơn. Tuy nhiên, nếu xét về lợi ích chung thì bạn có thể giải trình với sếp về việc này để vừa không bỏ lỡ một cuộc giao thương hoàn hảo vừa hỗ trợ được sếp một cách tốt nhất.
Nhìn chung, một sự thỏa thuận, thống nhất chung giữa bạn và sếp chính là cách tháo gỡ các nút thắt và hoạch định những phương án “chữa cháy” nhanh chóng, hiệu quả và được lòng đôi bên.
8. Bạn sẽ ứng xử như thế nào khi một người “lớn tiếng” muốn gặp CEO trong khi ông ta đang vắng mặt?
Trợ lý Giám đốc có vai trò giống một đại sứ thiện chí. Vì thế, cho dù “trời có sập”, đối tác, khách hàng có nổi trận lôi đình cỡ nào thì bạn cũng cần xử lý khéo léo, mềm mỏng.
Gợi ý: Bạn cần ngay lập tức “hạ hỏa” người đang nổi giận bằng câu: “Xin lỗi, tôi có thể giúp gì cho bạn? Giám đốc của chúng tôi hiện đang không có mặt ở đây. Tôi nhất định sẽ chuyển lời lại với Giám đốc của tôi để ông ấy liên hệ trực tiếp lại với bạn”.
Nếu là sự việc nhỏ thì bạn có thể giúp họ xử lý hoặc giới thiệu cho họ người có đủ chuyên môn và thẩm quyền trước khi cần Giám đốc trực tiếp “nhúng tay” vào.
Bất cứ ai được lắng nghe thì khi ra về, hẳn là cơn giận của họ sẽ giảm đi một nửa. Bạn biết không, màn “xử đẹp” của bạn đã giúp Giám đốc của mình củng cố hình ảnh của mình một cách triệt để, cứu cánh một bàn thua trông thấy.
>>> Có thể bạn quan tâm: Toàn bộ thông tin về tuyển dụng Trợ lý Giám đốc
Trên đây là chia sẻ của HRchannels về Cẩm nang 8 câu hỏi phỏng vấn vị trí Trợ lý Giám đốc phổ biến nhất. Hy vọng bài viết trên đây sẽ trở thành hành trang không thể thiếu trên hành trình chinh phục việc làm Trợ lý giám đốc trong mơ.
Nếu bạn đọc có hứng thú sử dụng dịch vụ Headhunter của HRchannels – Công ty giải pháp nhân sự Việt Nam thì hãy liên lạc ngay tới số hotline hoặc ghé thăm văn phòng HRchannels để điều nhận được không chỉ là cách thức trả lời phỏng vấn “đốn tim” nhà tuyển dụng ngay từ giây đầu tiên mà còn là nghệ thuật đàm phán lương, những thông tin hữu ích về văn hóa doanh nghiệp mà các chuyên viên tuyển dụng “có tâm” của HRchannels đã đúc rút được trong suốt hơn 11 năm của hành trình “săn đầu người” nhé.
------------------------------------
HRchannels - Headhunter - Dịch vụ tuyển dụng cao cấp
Hotline: 08. 3636. 1080
Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com
Website: https://hrchannels.com/
Địa chỉ: Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam
Nguồn ảnh: internet
HRchannels
HRchannels là nền tảng tuyển dụng và thu hút nhân sự cấp cao hàng đầu tại Việt Nam.
Với hơn 16 năm kinh nghiệm tuyển dụng nhân sự cấp cao. Chúng tôi là công ty headhunter hàng đầu ở Việt Nam.
