#6 Câu hỏi phỏng vấn dành cho trưởng phòng hành chính thường gặp

Để chuẩn bị tốt nhất cho buổi phỏng vấn vị trí Trưởng phòng hành chính, bạn nên tìm hiểu thật kỹ các yêu cầu và mô tả chi tiết công việc. Bạn cũng nên nghiên cứu về lĩnh vực kinh doanh và các yếu tố liên quan đến ngành nghề hoạt động của nhà tuyển dụng. Đồng thời xem xét một số câu hỏi phỏng vấn dành cho trưởng phòng hành chính mà bạn có thể gặp phải sau đây.

1. Bạn hãy cho biết vai trò của Trưởng phòng hành chính trong công ty?

Nhà tuyển dụng muốn xác định xem ứng viên có hiểu rõ vai trò của một Trưởng phòng hành chính hay không. Để trả lời câu hỏi này, bạn cần thể hiện khả năng chú ý đến các chi tiết của công việc, dù là nhỏ nhất. Câu trả lời được đánh giá dựa trên mức độ phù hợp với trình độ được nêu trong thông báo tuyển dụng. Bạn nên nói về phong cách quản lý của bạn, kinh nghiệm làm công việc hành chính, khả năng sử dụng phần mềm quản lý hay là khả năng đáp ứng thời hạn công việc.

Điểm quan trọng là bạn phải thể hiện được vai trò của Trưởng phòng hành chính trong việc đảm bảo hoạt động tại văn phòng diễn ra suôn sẻ. Vai trò này bao gồm các nhiệm vụ như hỗ trợ nhân viên trong văn phòng và giao tiếp với khách hàng. 


►► Đọc thêm: Vai trò, chức năng, nhiệm vụ của Trưởng phòng hành chính

2. Theo bạn đâu là thế mạnh của Trưởng phòng hành chính?

Bạn cần nêu bật được các kỹ năng cần thiết giúp cho một Trưởng phòng hành chính đạt được thành công trong công việc. Việc này đòi hỏi bạn phải am hiểu trách nhiệm của vị trí này và những thế mạnh cần thiết để thành công. Để trở thành ứng viên tiềm năng cho vị trí này bạn cần thể hiện được khả năng lãnh đạo nhân viên và khả năng duy trì mối quan hệ với khách hàng, đối tác. Nhà tuyển dụng đặc biệt yêu thích các ứng viên có thể suy nghĩ nhanh và quyết đoán vì đó là các ứng viên phù hợp nhất.

Sau đây là câu trả lời được gợi ý cho bạn: “Một Trưởng phòng hành chính cần có khả năng tổ chức, cá tính và có kỹ năng giao tiếp tuyệt vời. Quan trọng là phải xác định và giải quyết các vấn đề kịp thời”.

3. Bạn dùng cách gì để xử lý và thúc đẩy các nhân viên có tính cách khác nhau trong văn phòng?

Một trong những trách nhiệm quan trọng nhất của Trưởng phòng hành chính là tương tác với những nhân viên khác trong công việc. Do mỗi người có tính cách riêng biệt nên cách họ làm việc rất khác nhau. Trách nhiệm của Trưởng phòng hành chính là giám sát công việc của nhân viên bộ phận để họ nỗ lực hoàn thành mục tiêu chung. Họ phải quản lý toàn bộ các nhu cầu của văn phòng. Bạn nên tập trung thể hiện kỹ năng làm việc nhóm và phân công công việc cho các thành viên khác. 

Hãy nói với nhà tuyển dụng rằng bạn là người yêu thích làm việc nhóm. Bạn trân trọng giá trị riêng của mỗi thành viên và phân công nhiệm vụ dựa trên sở thích và thế mạnh của họ nhằm tận dụng hiệu quả các kỹ năng của họ.


►► Có thể bạn quan tâm: Mô tả công việc trưởng phòng hành chính

4. Bạn dùng cách nào để xử lý các tập tin và thông tin bí mật về khách hàng và nhân viên công ty?

Trưởng phòng hành chính là người được cấp quyền truy cập vào các file lưu trữ thông tin cá nhân của nhân viên và khách hàng. Vì vậy bạn cần nhấn mạnh rằng bạn hoàn toàn ý thức được việc cần phải bảo mật các thông tin này. Bạn hiểu rõ sự nhạy cảm của loại thông tin này và hiểu rõ lý do nó cần được bảo vệ. 

Bạn có thể đưa ra ví dụ về cách bạn bảo vệ các tập tin về khách hàng và nhân viên. Hãy chứng minh cho nhà tuyển dụng thấy bạn luôn đặt vấn đề bảo mật máy tính và các tập tin nhạy cảm này lên hàng đầu.

5. Bạn tổ chức công việc như thế nào trong một ngày phải bận rộn vì rất nhiều các yêu cầu và nhiệm vụ từ nhiều nguồn khác nhau? 

Nhà tuyển dụng muốn bạn chứng minh rằng bạn có khả năng tổ chức công việc tuyệt vời. Bạn nên cung cấp cho nhà tuyển dụng một tình huống cụ thể khi bạn đã vận dụng khả năng tổ chức công việc để hoàn thành đúng hạn các nhiệm vụ được giao. Chẳng hạn như bạn đã thiết lập một danh sách các việc cần làm và thời hạn hoàn thành trên máy tính. Hay là bạn đã sử dụng các ứng dụng phần mềm để sắp xếp các nhiệm vụ theo thứ tự ưu tiên để đảm bảo đáp ứng đúng thời gian hoàn thành.

6. Bạn làm gì khi phải đối mặt với những tình huống căng thẳng?

Công việc của Trưởng phòng hành chính đôi khi phải đối mặt với tình huống căng thẳng. Như là bạn cần phải hoàn thành nhiều việc trong một khoảng thời gian hạn hẹp. Nhà tuyển dụng quan tâm đến cách bạn đối phó khi gặp áp lực trong công việc.

Bạn hãy trình bày với nhà tuyển dụng cách bạn đối phó với những tình huống căng thẳng và các bước bạn sẽ thực hiện để đảm bảo mọi việc được hoàn thành đúng thời hạn. Hãy cố gắng đưa ra các ví dụ có liên quan đến công việc bạn đang phỏng vấn.

Trưởng phòng hành chính là người có nhiệm vụ điều phối các hoạt động, quản lý và giám sát việc hoàn thành các mục tiêu của công ty cũng như cải thiện hiệu quả kinh doanh và quản lý tài sản phục vụ hoạt động kinh doanh. Vì vậy trong quá trình phỏng vấn bạn cần thể hiện kỹ năng lãnh đạo mạnh mẽ, khả năng tương tác trong công việc tốt, kỹ năng giao tiếp thuần thục và có kiến thức rộng về các mô hình kinh doanh khác nhau. 

Nguồn ảnh: iinternet