#6 Câu hỏi phỏng vấn chuyên viên hành chính tổng hợp

Trở thành chuyên viên hành chính tổng hợp là mơ ước của nhiều bạn. Một trong những lý do quan trọng là cơ hội việc làm dành cho vị trí này luôn rộng mở, lại không giới hạn ngành nghề kinh doanh. Nhằm tiếp sức cho ước mơ của bạn, HRchannels sẽ chia sẻ những câu hỏi phỏng vấn chuyên viên hành chính tổng hợp ngay trong bài viết này như một cẩm nang hữu ích giúp chinh phục mọi kỳ phỏng vấn.

Với thâm niên lâu năm trong ngành nhân sự, HRchannels đã tham gia, tư vấn và trực tiếp phỏng vấn hàng nghìn cuộc phỏng vấn chuyên viên hành chính tổng hợp. Quá trình đó đã giúp chúng tôi sàng lọc những câu hỏi phỏng vấn được nhà tuyển dụng lựa chọn nhiều nhất cho vị trí này, cụ thể như sau:

Câu hỏi liên quan đến kinh nghiệm, kỹ năng làm việc

Cấp bậc chuyên viên đều đòi hỏi ứng viên có kinh nghiệm, vì vậy, loạt câu hỏi liên quan đến thực tế làm việc của bạn sẽ luôn góp mặt trong kỳ phỏng vấn.

1. Theo bạn, chuyên viên hành chính có vai trò như thế nào quỹ đạo vận hành của một doanh nghiệp?

Nhà tuyển dụng muốn chắc chắn bạn hiểu rõ vai trò không hề nhỏ của chuyên viên hành chính trong kết cấu chung của toàn doanh nghiệp. Hơn nữa, một người biết rõ vai trò của mình sẽ hiểu những gì phải hoàn thành, luôn tự hào về vị trí của mình và quyết tâm theo đuổi công việc.

Gợi ý trả lời :

Với tôi, một chuyên viên hành chính tổ chức là sợi dây gắn kết chặt chẽ các phòng ban, đồng thời xử lý lượng lớn những vấn đề xung quanh để mỗi cá nhân, mỗi phòng ban an tâm tập trung làm việc chuyên môn. Chúng tôi không chỉ phải phối hợp với các phòng ban hiệu quả, mà còn phải tạo môi trường khích lệ sự phối hợp giữa các phòng ban, hướng tất cả đến mục tiêu phát triển chung của doanh nghiệp chính là vai trò của chúng tôi.

2. Hãy kể với chúng tôi về  một thành tích nổi bật mà bạn được đánh giá cao nhất tại vị trí hành chính tổng hợp?

Thành công cao nhất của chuyên viên hành chính tổng hợp chính là thành công của phòng ban có sự tham gia hỗ trợ tích cực của bạn.

Gợi ý trả lời:

Trong một dự án kinh doanh của công ty cũ, tôi được bố trí làm trợ lý hành chính trong suốt quá trình triển khai dự án. Tôi cùng các anh chị trong phòng kinh doanh đến Vũng Tàu và liên tục ở đó trong 2 tháng. Suốt thời gian đó, mọi công tác hành chính từ việc kết nối liên lạc với công ty, liên lạc khách hàng, thiết lập cuộc hẹn, soạn báo giá, ký kết hợp đồng, chăm lo việc ăn ở của toàn đoàn đều do tôi trực tiếp phụ trách. Dù rất bận rộn nhưng kết quả đạt được vượt ngoài sự mong đợi của doanh nghiệp. Ban lãnh đạo đã quyết định khen thưởng cho toàn đoàn và tôi được khen ngợi thêm từ quản lý trực tiếp của mình.

3. Theo bạn, chuyên viên hành chính giỏi cần những kỹ năng gì? Và bạn tự đánh giá mình cần bổ sung thêm điều gì?

Câu hỏi này là một cách hỏi khác khi nhà tuyển dụng muốn biết điểm mạnh, điểm yếu của bạn.

Gợi ý trả lời:

Những kỹ năng quan trọng của một chuyên viên hành chính tổng hợp gồm:

• Kỹ năng giao tiếp, xử lý tình huống khéo léo,linh hoạt

• Kỹ năng quản lý thời gian, sắp xếp công việc

• Kỹ năng sử dụng công nghệ tin học, phần mềm, mạng xã hội thành thạo

• Tính cách tỉ mỉ, cẩn trọng nhưng phải nhanh và chuẩn xác.

• Kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả.

Đây là những kỹ năng cốt lõi cần có, với tôi, thời gian đảm nhận công việc hành chính tổng hợp những năm qua đã giúp bản thân trau dồi hiệu quả những kỹ năng này.


Xem thêm: Mô tả công việc chuyên viên hành chính tổng hợp

Câu hỏi liên quan đến công ty ứng tuyển

4. Tại sao bạn ứng tuyển tại doanh nghiệp chúng tôi?

Nhà tuyển dụng đang muốn biết bạn quan tâm thế nào về doanh nghiệp của họ.

Thông qua website và thông tin trên google, bạn hãy chuẩn bị cho mình những ý tưởng cho câu hỏi này, chú ý súc tích và có những ghi nhận mới mẻ, đừng trả lời những thông tin mà ai ai cũng biết được.

Gợi ý trả lời:

Tôi được biết công ty thành lập từ năm 19…, ngành nghề kinh doanh hiện tại chú trọng vào lĩnh vực xuất nhập khẩu. Tôi đã từng đảm nhận công việc hành chính cho công ty XNK  trước đây, ngoài ra, cũng đã từng trải nghiệm tại vị trí nhân viên chứng từ XNK. Những nhiệm vụ hành chính liên quan tôi đều nắm khá rõ, dù rằng ở công ty mới chắc chắn sẽ có những điều cần học hỏi, nhưng với nền tảng sẵn có, việc tiếp quản công việc sẽ trở nên thuận lợi hơn rất nhiều.

5. Công ty chúng tôi bao gồm nhiều phòng ban, do vậy, lượng công việc của một chuyên viên hành chính sẽ không ít, bạn có cảm thấy áp lực không?

Một câu hỏi nhằm xác định khả năng chấp nhận thử thách của bạn, mặc dù có thể thực tế không đến nỗi quá áp lực như nhà tuyển dụng đề cập đâu. Vì vậy, bạn hãy bình thản và cho nhà tuyển dụng thấy rõ quyết tâm của bạn nhé.

Gợi ý trả lời:

Một công việc nếu cứ đều đều sẽ dễ gây nhàm chán, bản thân tôi là người không ngại thử thách, chỉ cần được hướng dẫn và bàn giao công việc đầy đủ, tôi tin mình đủ năng lực hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.

6. Nếu được tuyển dụng, bạn mong muốn điều gì ở công ty chúng tôi?

Câu hỏi ít nhiều cho thấy sự đánh giá cao về khả năng phù hợp của bạn đối với nhu cầu tuyển dụng của công ty. Tuy nhiên, đừng quá chủ quan vì còn nhiều đối thủ cạnh tranh khác nữa.

Gợi ý trả lời:

Nếu được tuyển dụng, tôi hy vọng có thể được hướng dẫn tiếp quản công việc thực tế sớm để không lãng phí thời gian của công ty, cũng là giúp tôi nhanh chóng hòa nhập môi trường làm việc mới.


Xem thêm: Chức năng, nhiệm vụ của phòng hành chính nhân sự

Những câu hỏi kèm theo khác

Bên cạnh những câu hỏi đặc thù ở trên, một vài câu hỏi phỏng vấn quen thuộc cũng sẽ xuất hiện, ví dụ:

1. Bạn làm thế nào để giải tỏa áp lực khi khối lượng công việc tăng lên?

2. Bạn có chấp nhận làm thêm giờ mà không được tính thêm thu nhập không?

3. Bạn gặp khó khăn gì khi tới một môi trường mới?

4. Bạn có chấp nhận đi công tác xa nhà vài ngày không?

5. Mức lương bạn mong muốn tại vị trí này?

6. Khi nào bạn có thể bắt đầu công việc? …

Đây là những câu hỏi phỏng vấn chuyên viên hành chính tổng hợp được sử dụng nhiều nhất hiện nay. Hy vọng qua bài viết HRchannels chia sẻ, các ứng viên sẽ có thêm thông tin hữu ích, chuẩn bị hiệu quả cho kỳ phỏng vấn của mình. Chúc các bạn thành công !

------------------------------------

HRchannels - Headhunter -  Dịch vụ tuyển dụng cao cấp

Hotline: 08. 3636. 1080
Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com
Website: https://hrchannels.com/
Địa chỉ: Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam

Nguồn ảnh: internet