CAO – một chức danh chịu trách nhiệm quản lý hoạt động hành chính trong doanh nghiệp và cũng là vai trò không thể thiếu trong bất cứ doanh nghiệp nào. Hãy cùng Ms Uptalent tìm hiểu một số thông tin thú vị về chức danh này để hiểu rõ hơn CAO là gì nhé.
MỤC LỤC:
1- CAO là chức danh gì?
2- Vai trò, chức năng, nhiệm vụ của CAO
3- Mô tả công việc
4- Mức lương của CAO bao nhiêu
5- Làm sao để trở thành CAO
6- Tại Việt Nam có CAO không?
Xem thêm >>>> Tìm việc làm Manager tại HRchannels
1- CAO là chức danh gì?
CAO viết đầy đủ là “Chief Administrative Officer”, có nghĩa là Giám đốc hành chính. Đây là chức danh thường thấy tại các công ty, tổ chức lớn có nhiều bộ phận, phòng ban.
Mỗi ngày, CAO phải xử lý rất nhiều công việc hành chính khác nhau nhằm giúp doanh nghiệp luôn hoạt động nhịp nhàng, ổn định. Khối lượng công việc lớn, phạm vi tiếp cận rộng nên có thể so sánh vị thế của CAO ngang với vị trí Phó tổng giám đốc trong công ty.
2- Vai trò, chức năng, nhiệm vụ của CAO
2.1- Vai trò của CAO
Vai trò chính của CAO là xử lý toàn bộ các công việc hành chính phát sinh mỗi ngày trong các doanh nghiệp. Họ sẽ phải lên kế hoạch, tổ chức, kiểm soát và quản lý tất cả các công việc hành chính của doanh nghiệp. Qua đó họ có thể góp phần giúp doanh nghiệp luôn vận hành một cách trơn tru, hiệu quả.
Bên cạnh đó, CAO cũng giữ vai trò quan trọng trong việc duy trì và quản lý mối quan hệ với các đối tượng, các bên thuộc cả bên trong và bên ngoài doanh nghiệp.
Chính vì có phạm vi công việc rộng và giữ vai trò quan trọng trong bộ máy tổ chức doanh nghiệp nên người đảm nhận vị trí CAO nhất định phải đáp ứng được những yêu cầu rất cao về kiến thức, kỹ năng và có năng lực lãnh đạo xuất sắc.
2.2- Chức năng của CAO
Vị trí Chief Administrative Officer có các chức năng cơ bản sau:
+ Tham mưu, tư vấn: CAO có trách nhiệm tham mưu và tư vấn cho cấp trên các vấn đề về quy định, chính sách, thủ tục hành chính. Họ sẽ phải làm sao để hoạt động hành chính có thể diễn ra một cách dễ dàng, thuận lợi và hiệu quả nhất.
+ Điều phối, tổ chức công việc: CAO không những chịu trách nhiệm điều phối, tổ chức công việc cho bộ phận hành chính mà còn là toàn bộ công ty. Những công việc họ phải làm gồm có: sắp xếp công việc cho nhân viên hành chính; đào tạo, tuyển dụng nhân viên; điều phối hoạt động hành chính trong công ty; quản lý, lưu trữ giấy tờ, hồ sơ và tổ chức các hội thảo, sự kiện nội bộ.
+ Giám sát, đánh giá: CAO có trách nhiệm giám sát và đánh giá hiệu quả cũng như hiệu suất làm việc của nhân viên và toàn bộ phận. Đồng thời họ cũng phải giám sát việc cấp phát, sử dụng các thiết bị, tài sản trong công ty và đảm bảo việc tuân thủ các quy định hành chính.
+ Đào tạo, tuyển dụng: CAO là người chịu trách nhiệm đào tạo và tuyển dụng nhân viên trong bộ phận hành chính. Họ phải đảm bảo tuyển được những nhân sự tài năng và đào tạo họ để nâng cao hiệu suất công việc.
2.3- Nhiệm vụ của CAO trong doanh nghiệp
Chief Administrative Officer cần có kiến thức chuyên môn sâu rộng về lĩnh vực hành chính cùng sự hiểu biết về hoạt động đối nội, đối ngoại và xây dựng môi trường làm việc. Để có thể đảm bảo các hoạt động hành chính trong doanh nghiệp diễn ra hiệu quả, CAO cần thực hiện những nhiệm vụ chính sau:
- Giải quyết toàn bộ những vấn đề liên quan các hồ sơ, thủ tục, chính sách của doanh nghiệp. Những việc này thường được gọi chung là công việc hành chính tổng hợp.
- Lên kế hoạch làm việc cho bộ phận hành chính.
- Tham mưu cho Ban giám đốc về những quy định, chính sách, thủ tục và biện pháp chế tài có liên quan đến mảng hành chính trong doanh nghiệp.
- Hỗ trợ công tác tuyển dụng, đào tạo nhân sự của công ty.
- Xây dựng các chính sách, thủ tục hành chính cho doanh nghiệp.
- Xây dựng, xét duyệt ngân sách dành cho các hoạt động hành chính, nhân sự.
- Tham gia vào việc đánh giá, xét duyệt các chính sách thăng tiến, thay thế, bổ sung các vị trí nhân sự trong công ty.
Tham khảo >>>> HR là gì? Các vị trí và công việc trong ngành HR
3- Mô tả công việc
Mô tả công việc của CAO sẽ có những thay đổi nhất định tùy thuộc vào công ty họ làm việc. Tuy vậy, có những công việc hầu hết CAO nào cũng phải thực hiện, bao gồm:
- Chuẩn bị, tổ chức những buổi hội nghị nhân viên định kỳ, các cuộc họp hành chính hay các hoạt động quan trọng của công ty.
- Tham gia vào việc lập dự toán, tiến hành phân tích, điều chỉnh và cân đối dự toán sao cho phù hợp.
- Tổ chức thực hiện các hoạt động hậu cần, nỗ lực xây dựng môi trường làm việc tốt nhất cho nhân viên trong công ty.
- Đại diện cho công ty liên hệ, làm việc với các cơ quan, tổ chức có liên quan.
- Kiểm soát vấn đề an toàn lao động, phòng cháy chữa cháy và đảm bảo an ninh cho toàn công ty.
- Tiếp đón khách và chịu trách nhiệm xử lý các văn kiện hành chính quan trọng.
- Kiểm tra định kỳ các hệ thống, thiết bị, kịp thời phát hiện vấn đề và giám sát công tác sửa chữa, bảo trì hệ thống.
- Điều phối mối quan hệ công việc giữa các bộ phận trong công ty, nhanh chóng giải quyết những vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc.
- Tham gia vào việc xây dựng cơ cấu tổ chức và phân công nhiệm vụ công việc tại các phòng ban. Khi phát hiện điểm không hợp lý phải kịp thời nêu ra vấn đề và kiến nghị điều chỉnh.
- Xác định nhu cầu nhân sự cũng như yêu cầu, nhiệm vụ và chức danh của vị trí cần tuyển dụng.
- Tham gia vào quá trình tuyển dụng, đào tạo, bổ nhiệm và bãi chức nhân viên trong công ty.
- Thiết lập các quy tắc, quy trình kiểm tra, đánh giá cũng như khen thưởng, kỷ luật nhân viên.
- Thực hiện việc đánh giá nhân viên cấp dưới và gửi báo cáo cho bộ phận nhân sự.
- Kiểm tra, nắm bắt tình hình các hoạt động hành chính trong công ty, tập hợp ý kiến phản hồi từ các phòng ban khác, tiến hành phân tích và lập báo cáo cho Ban giám đốc.
4- Mức lương của CAO bao nhiêu
Chief Administrative Officer là chức vụ rất quan trọng trong doanh nghiệp. Vị trí này giữ vai trò to lớn trong việc đảm bảo các hoạt động hành chính hàng ngày của doanh nghiệp luôn diễn ra suôn sẻ.
Yêu cầu đối với CAO luôn rất cao và khối lượng công việc họ phải thực hiện cũng rất lớn. Vì vậy, mức lương vị trí này nhận được vô cùng hấp dẫn.
Theo ghi nhận của Uptalent, lương của CAO dao động từ 15 – 20 triệu/tháng. Với những CAO có năng lực xuất sắc, làm việc tại các công ty lớn, mức lương có thể lên tới 50 triệu/tháng.
Ngoài lương, Giám đốc hành chính còn nhận được các khoản thưởng theo tháng hoặc theo quý. Nhờ vậy, tổng thu nhập của vị trí này là một con số rất đáng mơ ước.
5- Làm sao để trở thành CAO
Nếu mục tiêu của bạn là trở thành CAO thì hãy nỗ lực học tập, rèn luyện để đạt được những yêu cầu sau:
5.1- Bằng cấp, kiến thức
Nhà tuyển dụng thường yêu cầu CAO phải có tối thiểu bằng tốt nghiệp Đại học các chuyên ngành như Quản trị nhân sự, Quản trị kinh doanh, Kế toán, Luật,…
Bên cạnh đó, bạn còn phải nắm vững các kiến thức nền tảng về hành chính cũng như các thủ tục, quy trình, quy định có liên quan khác. Bạn cũng phải có hiểu biết về quản trị nhân lực, luật lao động, bảo hiểm và các quy định có liên quan đến vấn đề nhân sự trong công ty.
5.2- Kinh nghiệm
Không chỉ có yêu cầu cao về kiến thức, vị trí CAO còn đòi hỏi bạn phải có kinh nghiệm thực tiễn sâu rộng. Thông thường, bạn cần có từ 3 – 5 kinh nghiệm làm việc tại vị trí tương đương nếu muốn đảm đương vai trò CAO này.
>>>> Quan tâm: KPI cho Trưởng phòng hành chính
5.3- Kỹ năng, phẩm chất
Ngoài việc đáp ứng được tiêu chí về bằng cấp và kinh nghiệm thì Giám đốc hành chính còn phải sở hữu những kỹ năng quan trọng như:
+ Kỹ năng lãnh đạo: Với khả năng lãnh đạo tốt, CAO có thể dễ dàng quản lý nhân viên trong bộ phận. Từ đó có thể đảm bảo hiệu suất làm việc luôn được tối ưu và hệ thống hành chính của doanh nghiệp cũng luôn hoạt động hiệu quả.
+ Kỹ năng hợp tác: CAO sẽ phải làm việc cùng các phòng ban, bộ phận khác trong doanh nghiệp. Do đó, khả năng hợp tác tốt là điều rất cần thiết với CAO.
+ Kỹ năng giao tiếp: Đây chính là chìa khoá giúp CAO truyền đạt, hướng dẫn các chính sách, thủ tục hành chính cho tất cả nhân viên trong công ty.
+ Tính quyết đoán, nhạy bén trong mọi việc: Chief Administrative Officer sẽ phải đối mặt với nhiều vấn đề phát sinh. Khi đó, tính quyết đoán, nhạy bén và khả năng tư duy tốt chính là những yếu tố giúp bạn xử lý mọi việc một cách tốt nhất.
+ Các kỹ năng khác: Ngoài những kỹ năng kể trên thì CAO cũng cần thành thạo các kỹ năng tin học, ngoại ngữ, có khả năng lập kế hoạch, phân tích, tổng hợp tốt và chịu được áp lực công việc.
6- Tại Việt Nam có CAO không?
Quản lý các hoạt động hành chính là công tác không thể thiếu trong bất cứ công ty, tổ chức nào. Điều này đã mở ra cơ hội việc làm rộng mở cho những bạn muốn theo đuổi sự nghiệp trong lĩnh vực hành chính.
Tại Việt Nam, các doanh nghiệp đều cần đến bộ phận hành chính. Để xin được việc làm trong lĩnh vực này cũng không hề khó. Sau khi tốt nghiệp các chuyên ngành phù hợp, bạn có thể tìm đến các công ty, doanh nghiệp để bắt đầu công việc tại các vị trí thấp như trợ lý, thư ký, chuyên viên hành chính,…
Đến khi tích lũy đủ năng lực, kinh nghiệm cần thiết, bạn sẽ có cơ hội thăng tiến lên làm CAO. Mặc dù vị trí CAO không dành cho tất cả mọi người, nhưng với niềm đam mê và sự nỗ lực, bạn sẽ tìm được cơ hội thăng tiến cho mình.
Mong rằng những thông tin Ms Uptalent vừa chia sẻ đã giúp bạn hiểu rõ CAO là gì. Nếu mục tiêu của bạn là trở thành một CAO trong tương lai thì hãy nỗ lực từ sớm. Chúc bạn nhanh chóng đạt đến mục tiêu sự nghiệp hằng mong đợi và luôn thành công trên con đường đã chọn.
------------------------------------
HRchannels - Headhunter - Dịch vụ tuyển dụng cao cấp
Hotline: 08. 3636. 1080
Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com
Website: https://hrchannels.com/
Địa chỉ: Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam
Nguồn ảnh: internet
HRchannels
HRchannels là nền tảng tuyển dụng và thu hút nhân sự cấp cao hàng đầu tại Việt Nam.
Với hơn 16 năm kinh nghiệm tuyển dụng nhân sự cấp cao. Chúng tôi là công ty headhunter hàng đầu ở Việt Nam.
