Trong hành trình quản lý nhân sự, khó khăn lớn nhất của một leader không phải là điều phối những nhân tài mà là biết cách đối diện với những cá nhân đang làm việc kém hiệu quả (underperform). Một nhân viên thường xuyên chậm deadline, sai sót trong chi tiết hoặc thiếu nhiệt huyết không chỉ kéo lùi tiến độ chung mà còn là nhân tố độc hại âm thầm phá vỡ cấu trúc tinh thần của cả tập thể. Trong khi đó, những người giỏi trong team sẽ bắt đầu cảm thấy bất công khi họ phải gánh vác phần việc của người yếu kém, và nếu không được giải quyết, văn hóa doanh nghiệp sẽ trở nên độc hại.

Tuy nhiên, việc xử lý nhân viên kém hiệu quả là một bài toán đòi hỏi sự cân bằng tuyệt đối giữa lý trí và lòng trắc ẩn. Nếu hành động quá gay gắt, bạn sẽ gieo rắc nỗi sợ hãi và làm lung lay sự gắn kết của cả team. Ngược lại, nếu quá nhu nhược, bạn đang gián tiếp phản bội lại những thành viên ưu tú. Để giải quyết dứt điểm vấn đề này mà vẫn giữ vững được tinh thần cho cả team, bạn đọc hãy cùng tham khảo một lộ trình bài bản với 5 bước đi chiến lược qua bài viết sau đây của Ms Uptalent.
MỤC LỤC:
1- Truy tìm nguyên nhân gốc rễ
2- Đối thoại thẳng thắn nhưng vẫn đảm bảo tính riêng tư
3- Thiết lập Kế hoạch cải thiện hiệu suất (Performance Improvement Plan - PIP)
4- Quản trị năng lượng và bảo vệ tinh thần đội ngũ
5- Chấp nhận sự thật và "chia tay trong văn minh"

1- Truy tìm nguyên nhân gốc rễ 

Bước đầu tiên và quan trọng nhất trong quy trình quản lý nhân sự không phải là khiển trách hay phán xét mà là thấu hiểu. Thực tế, Underperform chỉ là một triệu chứng, không phải là bản chất. Một nhân viên từng làm việc vô cùng hiệu quả nhưng đột ngột sa sút có thể vì họ đang phải đối mặt với những vấn đề cá nhân nghiêm trọng, bị kiệt sức hoặc là họ đang bị đặt sai vị trí trong bộ máy của doanh nghiệp.

Trước khi nhận định nhân viên nào đó là "yếu kém", một leader giỏi cần tự vấn bản thân xem mình đã giao việc rõ ràng chưa? KPIs/OKRs có khả thi không? Hoặc là mình đã hỗ trợ cho họ đủ nguồn lực cần thiết chưa? Đôi khi, lỗi không nằm ở nhân sự mà nằm ở những lỗ hổng trong quy trình quản trị.

Xét về khía cạnh tâm lý học, khi bạn tiếp cận sự việc bằng sự tò mò thay vì phán xét sẽ giúp giảm thiểu sự phản kháng của nhân viên. Trong khi đó, nhân viên sẽ dễ dàng mở lòng hơn khi cảm thấy sếp đang thực sự muốn tìm hiểu nguyên nhân để giúp đỡ thay vì tìm lỗi để trừng phạt. 

Việc xác định đúng nguyên nhân gốc rễ có ý nghĩa rất lớn trong xử lý nhân viên kém hiệu quả. Tùy thuộc vào từng nguyên nhân, có thể do thiếu kỹ năng, thiếu động lực hay do hoàn cảnh khách quan, mà bạn sẽ có biện pháp xử lý hiệu quả cho các bước tiếp theo.


Xem thêm tại>>>Người làm việc hiệu quả không quản lý thời gian — họ quản lý gì?

2- Đối thoại thẳng thắn nhưng vẫn đảm bảo tính riêng tư 

Khi đã có trong tay những dữ liệu cận thiết, bạn có thể bắt đầu việc xử lý nhân viên kém hiệu quả bằng một cuộc đối thoại trực diện. Nguyên tắc vàng để làm những việc kiểu này là “khen thưởng công khai, góp ý riêng tư". Bạn tuyệt đối đừng bao giờ phê bình sự yếu kém của một cá nhân trước mặt các thành viên khác, bởi hành động này sẽ phá hủy lòng tự trọng của người đó và tạo ra bầu không khí làm việc căng thẳng, khiến mọi người luôn lo sợ mình sẽ là nạn nhân tiếp theo.

Trong cuộc họp này, bạn cần gạt bỏ mọi cảm xúc cá nhân sang một bên và sử dụng những dữ liệu thực tế làm căn cứ ra quyết định. Bạn đừng nói "Tôi cảm thấy bạn lười biếng", hãy nói "Trong 3 tuần qua, bạn đã trễ 4 deadline và tỷ lệ lỗi trong báo cáo tăng 15% so với tháng trước". Việc sử dựng dữ liệu giúp bạn đảm bảo tính khách quan và giúp nhân viên hiểu rõ vấn đề thực tế mà không thể chối cãi.

Đồng thời, bạn cũng nên dùng thấu cảm và chân thành lắng nghe những giải trình của nhân viên. Một leader xuất sắc hiểu rằng sự thật thường có nhiều mặt. Bởi vậy, để nhân viên được lên tiếng là cách tốt nhất giúp bạn thể hiện sự tôn trọng giá trị "con người" của họ, đồng thời nó còn giúp cuộc đối thoại không trở thành một buổi luận tội mà là một buổi tư vấn tìm giải pháp.

3- Thiết lập Kế hoạch cải thiện hiệu suất (Performance Improvement Plan - PIP) 

Sau khi đã xác định được nguyên nhân và thống nhất với nhân viên những vấn đề quan trọng, bạn cần vận dụng công cụ quyền lực nhất trong quản lý nhân sự chính là Kế hoạch cải thiện hiệu suất để triển khai tiến trình cứu vãn thật sự. Điều này không nên được đánh đồng với việc sa thải trá hình mà phải là hành động cải thiện thực chất.

Một PIP hiệu quả phải đảm bảo 3 yếu tố sau:

- Mục tiêu đo lường được (Micro goals).

- Thời gian cụ thể (30-90 ngày).

- Hỗ trợ sát sao. 

Thay vì yêu cầu nhân viên "phải làm tốt hơn", bạn cần chia nhỏ hành trình này thánh các cột mốc cụ thể. Ví dụ, hãy nói với nhân viên, trong 2 tuần tới, bạn cần hoàn thành báo cáo X mà không có lỗi định dạng. Bằng cách kiến tạo nên những chiến thắng nhỏ, bạn sẽ giúp nhân viên lấy lại sự tự tin và động lực đã mất.

Ngoài ra, hãy cử một Buddy (người đồng hành) hoặc Mentor (người hướng dẫn) giỏi để kèm cặp cho nhân viên đang gặp khó khăn. Điều này giúp bạn chứng tỏ với nhân viên rằng, doanh nghiệp sẽ không bỏ rơi họ và luôn cho họ cơ hội để sửa sai. 

Với sự trợ giúp của PIP, quy trình xử lý nhân viên kém hiệu quả trở nên minh bạch và công bằng hơn. Đồng thời, nó cũng giúp bạn ngăn chặn những lời đồn thổi thất thiệt về việc sếp "trù dập" nhân viên.

4- Quản trị năng lượng và bảo vệ tinh thần đội ngũ 

Vì quá tập trung cứu vãn một nhân sự yếu kém, nhà quản lý thường phạm phải một sai lầm là bỏ quên những “ngôi sao” còn lại. Khi bạn dành quá nhiều thời gian cho người underperform, những người giỏi sẽ cảm thấy bị bỏ rơi hoặc tệ hơn họ cảm thấy mình đang phải "gánh team" thay cho người kia. Nếu tình trạng này kéo dài, bạn sẽ mất đi những nhân tài thực sự.

Một Leader giỏi sẽ phải biết cách giao tiếp khéo léo với các thành viên khác. Bạn không cần tiết lộ chi tiết PIP của cá nhân đó, nhưng hãy cho team biết rằng vấn đề hiệu suất đang được xử lý theo đúng quy trình công bằng của công ty. Đồng thời, hãy đảm bảo rằng khối lượng công việc của những người giỏi được ghi nhận và bù đắp xứng đáng.

Khi xử lý nhân viên kém hiệu quả, việc giữ vững tinh thần đội ngũ giữ vai trò then chốt. Bạn cần chứng minh cho đội ngũ của mình thấy rằng team vẫn đang hoạt động với những tiêu chuẩn rất cao và bạn đang hành động để bảo vệ tiêu chuẩn đó. Sự công bằng không đơn thuần là bạn đối xử với mọi nhân viên như nhau, thay vào đó bạn cần đảm bảo ai cũng phải đóng góp tương xứng với vị trí họ đang nắm giữ.

5- Chấp nhận sự thật và "chia tay trong văn minh" 

Nếu sau tất cả những nỗ lực từ Leader và kế hoạch PIP, hiệu suất của nhân viên vẫn không cải thiện, thì lựa chọn cho nghỉ việc là không thể tránh khỏi. Trong quản lý nhân sự, việc giữ lại một người không phù hợp trong thời gian dài không phải là nhân từ mà là sự tàn nhẫn đối với chính cá nhân đó và cả đội ngũ. Thực tế, họ đang bị mắc kẹt trong một công việc không thuộc về mình và team đang phải chịu gánh nặng không đáng có.

Xử lý nhân viên kém hiệu quả ở giai đoạn cuối đòi hỏi bạn phải thật sự quyết liệt nhưng vẫn đảm bảo tính nhân văn. Bạn có thể tổ chức một buổi Exit interview (phỏng vấn nghỉ việc) chân thành để giúp họ hiểu rằng việc rời đi là để họ có cơ hội tìm kiếm một môi trường phù hợp hơn với thế mạnh của mình.

Ngoài ra, bạn cũng có thể giúp định hướng hoặc giới thiệu họ tới những vị trí phù hợp hơn ở công ty khác. Khi một nhân viên rời đi trong sự nể trọng và không có hằn học, tinh thần của những người ở lại sẽ không bị lung lay. Đồng thời, họ cũng thấy rõ bản lĩnh lãnh đạo của bạn trong việc biết giúp đỡ khi cần nhưng cũng kiên quyết bảo vệ giá trị cốt lõi của tập thể.

Lời kết

Xử lý nhân sự underperform chưa bao giờ là công việc dễ dàng, nhưng đó chính là bài kiểm tra về năng lực lãnh đạo mà Leader nào cũng phải trải qua. Quản lý nhân sự không chỉ là việc thúc đẩy những người giỏi đi nhanh hơn mà đó còn là nghệ thuật xử lý nhân viên kém hiệu quả sao cho không làm đứt gãy toàn bộ sợi dây liên kết.

Để thực hiện việc này một cách hiệu quả, bạn nên vận dụng khéo léo dữ liệu thực tế, sự minh bạch và trí tuệ cảm xúc. Nhờ đó, bạn không chỉ xử lý sự vụ êm đẹp mà còn củng cố thêm niềm tin của cả team vào sự công bằng và chuyên nghiệp của người dẫn dắt. 

Hy vọng những chia sẻ của Ms Uptalent đã giúp bạn biết cách xử lý nhân sự underperform mà không phá team. Đồng thời, bạn cũng biết cách cách giúp người yếu trở nên mạnh hơn hoặc rời đi trong sự tôn trọng để bảo vệ lý tưởng chung của đội ngũ.

------------------------------------

 

HRchannels - Headhunter -  Dịch vụ tuyển dụng cao cấp
Hotline: 08. 3636. 1080
Email: sales@hrchannels.com / job@hrchannels.com
Website: https://hrchannels.com/
Địa chỉ: Tòa MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam

Nguồn ảnh: internet

 

•